Что такое open space
Что такое офис опен спейс и каковы его особенности
По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.
В некоторых компаниях сотрудникам в принципе не запрещено обедать прямо за офисным столом, хотя это сомнительно с точки зрения гигиены и вызывает неудовольствие у коллег, обедающих в столовой, а также у посетителей (клиентов). А как это касается ситуации при организации офиса открытого типа «open-space»?
Что собой представляют open space?
Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.
Преимущества
В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:
Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?
Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.
Недостатки
Опен спейс свойственны многие минусы:
Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.
А что говорят сами сотрудники?
Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:
Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?
Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:
Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.
Рекомендации сотрудникам
Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:
Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.
Что такое офис open space
Сегодня большие и малые компании стараются максимально повысить продуктивность своих сотрудников, грамотно организовать и оптимизировать работу. Именно поэтому большинство прибегает к использованию площадок опенспейс, а не кабинетов.
В таком случае у руководителей есть возможность проконтролировать сразу работу всего отдела, коллеги учатся работать в команде и никто не прячется в кабинетах. Но действительно ли так хорош опенспейс, что это и какие есть у него достоинства и недостатки.
Что такое open space офис
Опенспейс — это один из типов планировки помещения, основное отличие которого — наличие большого свободного пространства, где размещаются рабочие места. При этом вся основная масса сотрудников трудится бок о бок.
Удивительно, но самой идее Open Space уже практически 100 лет. Особую популярность такой вариант планировки офисного помещения завоевал во время индустриального бума в Америке. Именно тогда клерков начали рассаживать в больших комнатах, в которых стояли рядами столы.
Одна из главных причин высокой популярности офисов по типу опенспейс — это экономичность. Безусловно аренда отдельных кабинетов — это намного дороже, чем большое открытое пространство.
Кроме этого все сотрудники получают одинаковые столы, стулья, технику. В результате сокращаются затраты (ведь больше не нужно более престижное оформление кабинетов для вышестоящих служащих).
Преимущества
Недостатки
Работа в помещении, где находится более 5 человек, всё-таки имеет негативные стороны. В первую очередь неуютно в помещении будет людям, которые испытывают дискомфорт в толпе. В данном случае перегородки помогут оградиться от основной массы сотрудников.
Ещё один недостаток — это телефонные звонки. Если вам посчастливилось работать в опенспейс офисе рядом с кол центром, менеджерами, однозначно постоянно вы будете слышать их телефонные разговоры. В таком случае ваше спасение — наушники с подавлением шума.
Следующая неприятная особенность работы в опенспейс — это наличие запахов. Это такой же отвлекающий фактор, как и шум. Важно помнить, что вас в помещении много и ваш любимый запах духов для кого-то может быть неприятен. Есть люди, которые очень чувствительны к сладким, резким ароматам и аллергию у них может вызвать запах чужих духов и даже косметики. Поэтому откажитесь от парфюма, не используйте на рабочем месте различные масла, благовония.
Возможный недостаток — неконтролируемое общение. Отсутствие границ между коллегами может привести к тому, что отдельные работники начнут больше помогать другим, но меньше будут заниматься выполнением своих прямых обязанностей. Однако эту проблему может решить опытный руководитель.
Психологическая перегрузка — частая проблема работников опенспейс. К сожалению далеко не все могут вынести постоянный контакт с большим количеством людей и это будет оказывать серьезное давление на них. Возможность решить данную проблему — устраивать 2-3 кофе-брейка на протяжении всего рабочего дня (кроме полноценного обеденного перерыва), чтобы сотрудники могли размяться, пройтись, попить кофе и отдохнуть от рабочей суеты.
Офис опен спейс — далеко не новый вариант планировки помещений и довольно выгодный для руководства. Однако, чтобы сотрудники чувствовали себя в таком офисе комфортно, необходимо обеспечить их качественными наушниками с подавлением шума, чтобы они смогли изолироваться и сосредоточиться на работе, составить корректный распорядок дня и тогда все служащие будут довольны.
Как изменится офисный формат open space из-за коронавируса
Планировка open space была придумана для того, чтобы мотивировать людей к коммуникации и сотрудничеству. После многолетнего затворничества в отдельных кабинетах работникам было наконец предоставлено совместное пространство для общения и генерации идей. Но сегодня некоторые исследования доказывают — open space часто производят эффект прямо противоположный, и сотрудники, скорее, хотят отгородиться от гудящего офиса, чем активно с ним взаимодействовать.
Впрочем, недавно многим сотрудникам по всему миру — в силу известных причин — предоставилась возможность поменять корпоративный open space на работу из дома. Понравится ли руководителям и их подчиненным этот формат труда? И что станется с офисами? Какими окажутся наши рабочие пространства после того, как пандемия отступит и мы снова вернемся в бизнес-центры?
В США open space долгое время оставался самым популярным форматом офисной планировки. Появившись в Кремниевой долине, open space пропагандировал максимальную свободу общения сотрудников между собой, избавление от корпоративной иерархии, символами которой были в том числе и отдельные кабинеты.
Офисы с открытой планировкой позволяли, помимо прочего, довольно гибко и эффективно использовать рабочий метраж, а также снижать расходы на оборудование и оснащение рабочих мест, в связи с чем и стали пользоваться особым почетом у руководителей компаний. Кроме того, последние полюбили open space и из-за возможности напрямую наблюдать за рабочим процессом, отслеживать коммуникации и видеть жизнь компании как на ладони.
В начале 2000-х около 80% всех американских компаний внедрили в свои интерьеры планировки open space. Формат становился популярным и на других географических рынках. Однако когда в 2017 году психолог Мэтью Дэвис провел исследование рабочих процессов в более чем 100 офисах (Breaking Out Of Open-Plan: Extending Social Interference Theory Through An Evaluation of Contemporary Offices), он обнаружил, что открытое пространство негативно влияет на концентрацию внимания, креативное мышление, продуктивность и удовлетворенность работой. Работники open space имели более высокий уровень конфликтных ситуаций и стресса, чаще страдали повышенным кровяным давлением и мигренью.
В свою очередь, по итогам исследования Oxford Economics о влиянии рабочей среды на продуктивность сотрудников (How smart companies are rewriting the rules of the open workplace), в рамках которого было проинтервьюировано более 600 руководителей и 600 работников, выяснилось, что открытая планировка создает помехи производительности труда и моральному состоянию сотрудников и в целом является проблемой более серьезной, чем думает о ней большинство руководителей.
Для респондентов идеальный офис оказался тот, в котором есть возможность сосредоточиться на задаче. Такие вещи, как «бесплатное питание» или «наличие в офисе зон для неформального общения», оказались менее важны. Более половины сотрудников в рамках исследования констатировали, что окружающий шум снижает их удовлетворение от рабочего процесса. Многие из опрошенных пытались решить эту проблему самостоятельно, удаляясь на время из шумной зоны или заглушая посторонние звуки при помощи музыки в своих наушниках.
Сотрудники Оклендского технологического университета в рамках проведенного исследования (Open plan office space? If you’re going to do it, do it right: A fourteen-month longitudinal case study) обнаружили, что, помимо общих претензий сотрудников к открытым офисам, существуют еще и особенные женские проблемы, вызванные работой в open space. Выяснилось, что женщины там чувствуют себя более незащищенными. В частности, большинству респонденток кажется, что окружающие постоянно оценивают их внешность. Женщины, работающие в открытой планировке, даже разрабатывают специальные стратегии передвижения по офису — они не хотят, чтобы коллеги лишний раз смотрели на них.
Но самыми категоричными и прямолинейными оказались исследователи из Гарварда, которые заявили, что убытки от снижения эффективности работы персонала в open space в итоге окажутся больше, чем сэкономленная на площади сумма. «Вместо того чтобы сосредоточиться на поставленной задаче, в открытых пространствах многие люди заняты обороной своей зоны комфорта», — утверждают они (исследование The unintended effects of open office space).
Почти во всех приведенных исследованиях говорится о том, что офисы со свободной рассадкой, вопреки задумке, сокращают в разы личностное общение: архитектура офисов open space вызывает так называемый обратный эффект — сотрудники хотят максимально снизить количество социальных контактов, отгородившись от офиса при помощи настольных экранов (которые ко всему прочему подавляют офисный шум), кресел с высокими спинками или хотя бы наушников.
Перейдем ли массово на дистанционную работу
Распространяющаяся сегодня пандемия заставляет многие компании по всему миру вводить дистанционный формат труда. И кажется, что наконец-то у всех, кому так мешал open space, будет возможность сосредоточенно поработать из дома. Ключевой вопрос, который сейчас тревожит экспертов отрасли, девелоперов и корпоративный сектор, — что же станется с офисами? Стоит ли ожидать, что после этой всемирной репетиции дистанционной работы многие компании осознают, что можно запросто вести бизнес с сотрудниками на удаленке и тем самым оптимизировать расходы на дорогой офисный метраж?
Думаю, для некоторых родные стены работе не помогают. Особенно если, кроме вас, дистанционно работают, учатся, занимаются йогой, вокалом или балетом и ваши социально активные домочадцы. В этих условиях удаленная работа будет сильно напоминать open space — когда в одном пространстве и звонят по телефону, и едят, и спорят, и ремонтируют вышедший из строя принтер. В квартире часто не представляется возможным найти уединенное место. Уже спустя неделю затворничества в социальных сетях появилось множество забавных мемов, видео и картинок про дистанционную работу: каким бы организованным ты ни был, если тебе приходится делить пространство с домочадцами — эффективно трудиться непросто.
Если не open space
Скорее всего, доля open space в офисе станет существенно меньше. Уже сегодня в офисах, безусловно, присутствует определенное количество незакрепленных рабочих станций в общей зоне, но остальной метраж разделяется между кабинетами для проектных групп и функциональными зонами (переговорные, комнаты отдыха, кофе-пойнты, телефонные будки). Сотрудникам, работающим над единым проектом или задачей, как правило, выделяется отдельное пространство, которое, с одной стороны, вмещает в себя всю проектную группу, с другой стороны, отделено от общего офиса. В таких кабинетах индивидуальная работа идет продуктивнее, но в то же время по мере необходимости можно коммуницировать с коллегами, решать текущие проблемы.
Компании уже сегодня активно адаптируют open space под потребности своих сотрудников и ищут новые способы повышения эффективности рабочего пространства. Например, во многих интерьерах появляются так называемые тихие комнаты — небольшие помещения, в которых можно сосредоточенно поработать над важным проектом, проанализировать документы, подготовить презентацию. Многие компании идут другим путем — создают в офисе множество переговорных зон — разного масштаба и назначения. Если, например, по каким-то причинам разместить сотрудников, работающих над одним проектом, в отдельном пространстве невозможно, на время решения задачи члены команды оккупируют одну из переговорных зон, подходящую как по количеству участников, так и по техническому оснащению. Вообще, переговорные зоны во многих офисах становятся эдакими универсальными пространствами, которые с легкостью адаптируются под разные функциональные задачи — они могут примерять на себя роль тренинг-центров, лабораторий, пространств для командной работы, зон для неформального общения, залов для презентаций и т. д.
Активно способствуют эффективной работе и технологии — в некоторых офисах сегодня устанавливают датчики, которые отслеживают уровни шума, температуру воздуха и уровень загруженности того или иного пространства. В свою очередь, сотрудники через специальное приложение могут найти себе самую тихую и комфортную точку в офисе для уединенной работы.
Open space на новый лад
Получается, что open space из ключевой офисной зоны сегодня превратится во вспомогательную и обрастет новыми разноформатными пространствами. По большому счету, при условии наличия в интерьере зон для индивидуальной работы и неформальных коммуникаций open space останется хорошим решением для сотрудников, работающих «в полях», коллег, приехавших в командировку из других офисов компании, и тех, кому для решения текущих задач высокий уровень концентрации не требуется.
При этом о какой бы офисной зоне ни шла речь, все они сегодня должны соответствовать определенным стандартам, чтобы пребывание в них было комфортным и позитивно сказывалось на рабочем процессе:
Что не так с open space и чем его заменить
Руководитель направления LEED и BREEAM отдела сертификации EcoStandard group
Анастасия Макаренко и Ирина Быкова, специалисты отдела экологической сертификации EcoStandard group, рассказывают о том, какие ошибки в организации офиса допускают компании, как создать комфортное для всех рабочее пространство и почему США, главный идеолог концепции open space, постепенно отказывается от нее.
В современном мегаполисе есть множество форматов трудовой деятельности — производство, выездная и удаленная работа, сфера обслуживания. Каждая из них предполагает различные виды организации рабочих пространств. Самым распространенным на протяжении последних 50 лет остается офис.
Офисный сотрудник проводит на работе в среднем около девяти часов в день (хотя иногда и намного больше). В месяц выходит 170 часов, в год — 2040 часов, которые за всю жизнь при стаже в 35 лет складываются в 71400 часов. Это целых восемь лет! Только представьте, восемь лет своей жизни вы находитесь в рабочих помещениях, и не просто находитесь, а более или менее усердно трудитесь.
При таких цифрах очевидно, что качественная организация офисного пространства очень важна для здоровья и успешной деятельности работников, а значит, и процветания компании. Современный офис должен быть безопасным для сотрудников, способствовать продуктивной и комфортной (в том числе психологически) работе, обеспечивать минимизацию негативного экологического воздействия, быть эстетически привлекательным.
Преимущества и недостатки open space
Для России долгое время традиционным форматом устройства офиса являлся кабинетно-коридорный тип, однако со временем все больше компаний начало переходить на open space.
Для сотрудников любой фирмы важно чувство общности, позволяющее им ощущать себя частью чего-то большего, чем повседневные обязанности и задачи. Трудно продвигать концепцию командной работы, когда ваши сотрудники весь день проводят в отдельных помещениях, часто не имея возможности открыто общаться друг с другом. Чувство товарищества в открытых офисах более развито, что, в свою очередь, помогает повысить моральный дух компании и дает сотрудникам дополнительный импульс для достижения успеха и позитивного отношения к их целям и проектам.
В США, где процветает рыночная экономика и конкуренция, open space был самым популярным форматом офиса многие годы. Однако сегодня все чаще можно услышать, что эта концепция устаревает в своем чистом виде. Маловероятно, что она полностью исчезнет в ближайшее время, но многие компании, особенно на Западе, возвращаются к офисным решениям, где у каждого сотрудника есть свое, пусть и небольшое, личное пространство.
В основном такой подход выбирают компании, работающие в сфере технологий, финансов и фармацевтики. Например, в штаб-квартире компании Bayer U.S. в городе Виппани, Нью-Джерси, каждой группе из 12 человек предоставляется свое отдельное пространство. В нью-йоркском офисе Facebook сотрудники могут использовать для уединенной работы тихую «библиотеку», специально организованную для возможности поработать индивидуально.
С чем это связано? Одна из причин, почему большинству сотрудников нравится работа в типичном небольшом офисе с четырьмя стенами и дверями — это возможность сконцентрироваться на задаче. Постоянно воздействующие на нас отвлекающие факторы, неизбежные в open space, заставляют нас много раз в день терять концентрацию внимания, на восстановление которой требуется до 20 минут.
Кроме того, работа в офисах типа open space негативно влияет на нашу память, на способность к запоминанию и удерживанию информации. Особенно ярко это проявляется в так называемых hot-desking офисах, где люди могут свободно перемещаться по офису с ноутбуком, выбирая любое удобное место для работы. Конечно, у такой организации офиса есть свои плюсы: сотрудники получают возможность больше взаимодействовать друг с другом, и в то же время они могут в любой момент переместиться из зоны активной командной работы в более уединенное и спокойное место.
Однако мы способны запоминать больше информации, когда находимся на одном месте. Это не так очевидно в повседневной жизни, но мы «выгружаем» воспоминания, ассоциируя их с нашим окружением. Это могут быть мелкие, но важные детали. Например, идея могла прийти к вам при беглом взгляде на какой-то предмет на рабочем столе.
Самым деструктивным воздействием open space для многих сотрудников офисов является шум. Профессоры Сиднейского университета обнаружили, что около 50% сотрудников офисов с полностью открытой планировкой и около 60% сотрудников, работающих в офисах с низкими стенами, не удовлетворены своей «звуковой приватностью». В то же время среди сотрудников традиционных, индивидуальных офисов такое недовольство выразили только 16% опрошенных. Также респондентов попросили оценить уровень удовлетворенности 14 различными факторами внутреннего микроклимата в офисах, такими как температура, качество воздуха, уровень шума и т.д. Уровень удовлетворенности сотрудников личных офисов был значительно выше, чем у сотрудников open space.
Интересно, что самое социально активное поколение «миллениалов», похоже, не обращает внимания на шум в рабочих пространствах открытой планировки. Согласно опросам офисных работников в Финляндии, представители поколения, родившегося в 1980-х и 1990-х годах, видят те же недостатки офисов с открытой планировкой — шум, отвлекающие факторы, отсутствие конфиденциальности — как и более старшие поколения. Но они твердо убеждены, что возможности для общения, работы в команде или получения помощи и обмена опыта с коллегами перевешивают негативные стороны.
Одним из основных аргументов «за» открытый офис, помимо более низкой стоимости организации такого пространства, является утверждение, что подобные офисы повышают уровень сотрудничества между участниками коллектива. На самом деле мы редко генерируем хорошие идеи, разговаривая о пустяках, как это обычно и происходит в open space.
Люди действительно общаются друг с другом больше в открытом офисе, но, к сожалению, это неформальное общение, в основном никак не связанное с рабочими моментами. Мы по-прежнему бронируем переговорные комнаты для обсуждения важных рабочих моментов и «мозгового штурма», несмотря на заявляемую эффективность open space как средства повышения уровня коммуникации между сотрудниками. Наиболее качественно, несмотря ни на что, мы работаем тогда, когда у нас есть возможность полностью сконцентрироваться на деле. Мы можем работать и в шумных пространствах, но качество работы, итогового продукта будет значительно ниже, чем если бы мы работали уединенно.
Сейчас во многих компаниях, чтобы не уходить полностью от концепции open space, экспериментируют с так называемыми тихими комнатами — небольшими помещениями, в которых можно уединенно поработать над важным проектом в течение нескольких часов. Некоторые компании предпочитают создавать небольшие офисы для отделов и команд из нескольких (3–16) человек.
Хорошее решение — создавать рабочие пространства двух типов: открытые «залы», где можно свободно взаимодействовать с коллегами, и уединенные небольшие помещения для сосредоточенной работы или телефонного звонка. Такие помещения должны быть небольшими, на одного человека или небольшую группу. В них может стоять рабочий стол и стул.
Некоторые производители мебели — например, Steelcase — даже предлагают специальные серии мебели для «интровертов», которые составляют в компаниях в среднем от трети до половины коллектива. В некоторых компаниях даже устраивают специальные комнаты для отдыха, легких физических упражнений или медитации.
Решение Steelcase для «интровертов». Фото: Steelcase
На помощь также приходят технологии — в некоторых офисах устанавливают датчики, которые отслеживают уровни шума, температуру воздуха и уровень загруженности того или иного пространства. В свою очередь, сотрудники через специальное приложение могут найти себе самую тихую и комфортную точку в офисе для продуктивной работы.
Итак, подытожим. У концепции open space есть свои достоинства:
Однако хватает у открытого офиса и недостатков:
Частые ошибки в организации офиса типа open space
Можно ли назвать open space оптимальным видом устройства офиса? При условии обеспечения здоровых и комфортных условий и наличия зон для неформального общения и индивидуальной работы, возможно, да. Если же в помещении слишком шумно, душно, суетливо и неуютно, а для отдыха сотрудники могут только выйти покурить, такой офис явно не будет отвечать принципам современного и оптимального.
Чтобы ваш open space был безопасной, здоровой и комфортной рабочей средой, вам необходимо избегать наиболее частых ошибок, которые допускают компании:
Как правильно организовать open space?
Чтобы минимизировать все перечисленные выше риски, рекомендуются следующие меры по созданию комфортного пространства в открытом офисе.
Во-первых, обеспечьте сотрудникам возможность контролировать показатели внутренней среды – температуру, влажность, кондиционирование. Для этого понадобятся:
Во-вторых, установите качественную приточную вентиляцию и обеспечьте кондиционирование воздуха. Это даст такие преимущества, как:
Имеет смысл также вмонтировать устройство контроля потока воздуха в приточные системы и установить приборы для обеззараживания помещения от микробов и вирусов – например, бактерицидные облучатели-рециркуляторы серии «ДЕЗАР».
В-третьих, следите за уровнем освещенности и видом из окна. В open space должно быть реализовано:
В-четвертых, минимизируйте шум — это повысит психологический комфорт сотрудников. Для этого нужно:
Наконец, в-пятых, позаботьтесь о приятном и удобном интерьере. Имеет смысл:
Хороший пример
В качестве примера грамотно спланированного open space можно привести офис компании Mars в Москве. В 2016 году он получил сертификат LEED Gold, консультантом при прохождении сертификации выступила EcoStandard group.
Офис компании Mars – образец удачного совмещения общих рабочих пространств и других видов зон, предназначенных для отдыха или индивидуальной работы. В нем также предусмотрено специальное помещение для кошек и созданы условия для собак сотрудников. Mars – один из крупнейших мировых производителей питания для домашних животных. Pet friendly-офис – важный аспект корпоративной культуры компании. Сотрудники могут приходить со своими собаками в любой день недели, предварительно получив специальный пропуск на питомца.
В Microsoft некоторые сотрудники размещаются в т.н. «кварталах» с открытой планировкой, в которых также есть комнаты для частных телефонных звонков, индивидуальной работы или встреч с командой. Комнаты располагаются в отдалении от основных зон циркуляции людей в офисе — коридоров, ресепшена и зон общей работы — чтобы минимизировать зрительные отвлекающие факторы. Такие пространства рекомендуется разделять на помещения двух типов – доступные по предварительной брони и по принципу «живой» очереди.