Что значит тип документа в описи
Внутренняя опись документов личного дела
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
Правила составления описи документов для ИФНС и контрагентов
При передаче документов в налоговую инспекцию или контрагентам необходимо зафиксировать этот момент на бумаге. Если документ передается только один, то на его втором экземпляре можно поставить штамп о приеме. Но если передается пакет документации, то так уже поступить нельзя. И в этом случае требуется составлять опись.
Зачем формировать опись передаваемых документов
Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам). Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте.
Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.
Обменивайтесь с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет с помощью 1С:ЭДО.
Нормы формирования описи документов
Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.
Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.
Опись документов для ИФНС
При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов. Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде.
При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@).
Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением.
В содержании описи желательно указать не только сведения о передаваемых документах (наименование, реквизиты, количество), но и информацию относительно оснований их передачи, а также отправителя и адресата. Следовательно, в описи будут данные о компании или ИП, которые передают документы, а также реквизиты требования или иного документа ИФНС, на основании которого нужно предоставить передаваемые документы, указанные в описи.
Также целесообразно не просто составить список передаваемых документов, но и пронумеровать их.
Сформированная таким образом опись будет дополнительно включать реквизиты компании или ИП, а также документа налоговой инспекции, по которому пакет документации передается. Грамотное оформление описи поможет в случае возникновения претензий или споров с налоговиками сориентироваться в перечне документов и оперативно подать требуемые пояснения или возражения.
Опись документов для архива
Если требуется составить опись документов для их передачи в архив, то по каждому делу формируется внутренняя опись включенных в дело документов. Форму этой описи можно посмотреть в приложении № 27 к правилам, утвержденным Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526. Правила оформления данной описи регламентированы п. 3.6.17 Правил работы архивов компаний, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
К примеру, в правилах сказано, что опись составляется на отдельном листе и подписывается составителем. Внутренняя опись дела включает информацию о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов. В конце описи указывается итоговая запись с цифрами и прописью количества включенных документов и листов внутренней описи.
Однако в архивной описи не нужно указывать конкретное содержание документов. В дело включаются документы, имеющие одну и ту же разновидность, а потому вполне хватит заголовка (названия контрагента, ФИО сотрудника и т.д.).
Опись документов для контрагента
Для такой описи не установлено каких-либо особых правил ее формирования. Стороны могут согласовать форму описи, например, в качестве приложения к договору. Или же передающая сторона может разработать эту форму самостоятельно. Но обязательное требование к описи — в ней должно быть понятно, какое количество документов передается, в связи с чем, от кого и кому.
В описи могут быть не только реквизиты документов, но и дополнительная информация, к примеру, об основаниях передачи. Для этого можно сделать ссылку на пункт договора или на переписку. Чтобы заверить опись документов, нужно указать ФИО, должность и подпись составителя, а также дату формирования описи.
Опись документов для отправки почтой
При передаче документов через Почту России отправлением с объявленной ценностью нужно использовать опись документов, указанную в приложении № 26 к порядку, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 07.03.2019 г. № 98-п. Согласно п. 6.1.1.1 при пересылке документов требуется в описи по форме 107 указать их название и реквизиты (при необходимости), а также количество листов в каждом документе. Затем по каждому документу присваивается стоимость оценки в руб. (минимум — 1 руб.). Далее определяется общая сумма — количество листов и сумма оценки.
Внимание! Опись по форме 107 нужно заполнить в 2-х экземплярах — оба подписываются отправителем.
В случае, когда количество документов больше строк в бланке описи, используются дополнительные бланки. На первом из них указывается пометка «лист 1», на последующих — в последовательности «лист 2» и т.д. В результате количество листов и сумма оценки ставятся только на последнем листе описи. Однако подпись отправителя ставится на всех листах описи.
Внимание! Бланк описи по форме 107 можно заполнить и распечатать на сайте Почты России.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Опись заполняется также при передаче больничных листов на оплату в ФСС. Как заполнить опись представленных заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи
Потребность в том, чтобы зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами. Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись.
Для чего нужно делать опись передаваемых документов
Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.
Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте.
Нормы составления описи документов
Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.
Опись документов для передачи в налоговую
При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ ).
ВНИМАНИЕ
При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к. состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.
Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень.
Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.
Опись документов для передачи в архив
При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России от 31.03.15 № 526. А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).
В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).
Опись документов для передачи другой организации
Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.
Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления.
Опись документов для отправки Почтой России
Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.
ВАЖНО
Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.
Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки. При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.
Как отправить в ИФНС опись документов в ответ на требование
Разберём в статье, что необходимо сделать, чтобы отправить ответ на поступившее из налоговой требование, через сервис Экстерн.
Согласно приказу ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@, налогоплательщик может передать по электронным каналам связи документы (информацию) в ответ на поступившее требование.
Налоговая может выслать требование о представлении документов или требование о представлении пояснений. В статье мы подробно рассмотрим представление документов.
Если вы получили требование о представлении пояснений по НДС, ознакомьтесь с инструкцией. На требования по другим основаниям всегда можно направить в ответ корректировку отчета. Также есть возможность заполнить форму ответа через кнопку «Ответить на требование» в разделе «Пояснительное письмо» (по согласованию с инспекцией).
Чтобы отправить ответ на поступившее из налоговой требование, необходимо:
1. На главной странице системы Экстерн перейти в раздел «Новое», выбрать пункт «Требования» > «Все требования». Далее кликнуть по нужному требованию в списке. При необходимости администратор может поделиться требованием с другими пользователями.
2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Ответить на требование». Кнопка становится активной после отправки квитанции о приеме. Затем выбрать «Отправить истребуемые документы ».
3. В следующем окне следует выбрать, каким способом будут добавлены документы. Добавить готовые файлы можно, нажав на ссылку «Загрузить с компьютера» (также можно перетащить нужные файлы в появившееся поле). Если для обмена документами между контрагентами используется Диадок, то в появившемся окне можно нажать ссылку «Выбрать в Диадоке».
4. В появившемся окне следует выбрать файлы для загрузки и нажать «Открыть».
В опись можно добавить документы в виде скан-копий (файлы с расширением jpg, tif, pdf и др.), а также документы в виде xml-файлов (файлы с расширением xml).
Добавить недостающие файлы можно и на следующем шаге.
Согласно формату описи, утвержденному приказом от 18 января 2017 г. N ММВ-7-6/16@, в описи можно передать следующие виды документов:
5. Начнется загрузка и распознавание выбранных файлов. По окончании процесса на экране отобразится список загруженных документов.
При необходимости можно добавить недостающие документы с помощью кнопки «+Еще документы». В ответ на требование можно загрузить большое количество документов вместе с метаинформацией.
Чтобы удалить лишние файлы, следует навести мышкой на строку с ненужным документом и нажать на кнопку «Удалить» справа в строке.
6. После загрузки необходимо приступить к редактированию добавленных документов. Для этого следует нажать на ссылку с названием загруженного файла.
Документы в виде скан-образов
В окне редактирования следует выбрать вид загруженного документа. В зависимости от выбранного вида, появятся поля, которые следует заполнить. Обязательные для заполнения является пункт требования.
Пункт требования — в данном разделе указывается номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.
1.ХХ указывается для направляемых в описи документов (указанных в требовании), а 2.ХХ — для направляемой информации, запрашиваемой в требовании (не являются конкретными документами и обычно в требовании выделяются отдельно от документов).
Если загруженный документ состоит из нескольких страниц, то следует объединить их, нажав кнопку «Соединить»
И наоборот, лишние страницы следует выделить в новый документ, нажав кнопку «Разделить».
После того как все пункты будут заполнены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ. Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку 
в правом верхнем углу либо на серый фон.
Документы в виде xml-файлов
В отличие от скан-копий документы в виде xml-файлов практически не требуют редактирования. После их загрузки следует заполнить пункт требования — номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.
Вместе с xml-файлами счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, акта приемки-сдачи работ (услуг), а также товарной накладной (ТОРГ-12), должны передаваться и файлы подписи sgn. Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например Диадок).
Остальные документы, которые можно передавать в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист Книги покупок, дополнительный лист Книги продаж), передаются без файлов подписи.
Например, чтобы передать в описи товарную накладную в виде xml, следует добавить 4 файла — два из них должны иметь расширение xml (титул продавца и титул покупателя) и соответствующие им два файла подписи с расширением sgn.
После того как данные будут внесены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ.
Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.
Если в xml-файле будут обнаружены ошибки (например, «Не загружен титул покупателя», «Подпись к титулу покупателя не загружена», то следует загрузить недостающие документы. Также можно удалить такой документ и выгрузить его повторно из программы, в которой он формировался. После этого повторить загрузку в Экстерн.
7. Как только все необходимые документы будут отредактированы, следует перейти к списку и нажать кнопку «Перейти к отправке».
Кнопка будет неактивна до тех пор, пока напротив каждого загруженного документа не появится статус «Готов к отправке».
8. Откроется окно с результатами проверки, в котором следует нажать кнопку «Перейти к отправке».
Если опись подписывается сертификатом уполномоченного представителя, то совместно с ней в налоговую передается сообщение о представительстве (СоП).
Если форма подписывается сертификатом законного представителя (руководителя), то сообщение о представительстве не передается.
Кнопка «Перейти к отправке» не появляется, если в форме или сообщении о представительстве обнаружены ошибки. В этом случае следует исправить найденные ошибки и повторить отправку.
9. В следующем окне необходимо нажать на кнопку «Подписать и отправить».
10. Опись отправлена. Список переданных в описи документов и статус их обработки в ИФНС будет содержаться под требованием.
После отправки описи статусы обработки будут меняться следующим образом: