Что значит тип документа например
Какие бывают типы документов?
Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-.
От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:
Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:
Существует классификация по назначению:
В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.
Функции документа
Каждый отдельный документ может также выполнять дополнительные функции. Например: управленческая (распоряжение директора), отчётная (отчёт бухгалтерии), справочная (справка о зарплате).
Что такое шаблон документа
По форме изложения выделяют 2 типа документов:
Шаблоном называют образец, содержащий всю неизменяемую часть. Например, название (“Заявление”), шапка (“Кому”, “От кого”), каркас текста, подпись. Использование шаблонов сильно ускоряет создание заявления, справки, договора, так как достаточно только вписать необходимые данные и текст в предусмотренные места.
Кроме этого, шаблон помогает при выстраивании эффективного электронного документооборота, поскольку разные типы документации (заявления, справки, распоряжения) не смешиваются друг с другом. А для понимания, с чем вы имеете дело, не нужно читать текст целиком, достаточно ознакомиться с основными атрибутами, такими как название, автор и адресат.
Как оптимизировать документооборот на предприятии
Важнейшим понятием здесь является распознавание типа документа.
Идя по второму пути, можно использовать обширные возможности автоматизации. Например, существуют программы, работающие с почтой. Программа видит новый объект, анализирует заголовок, адресата, отправителя, а также используемые слова и выражения. Это помогает ей почти безошибочно фильтровать “входящие”, перенаправлять корреспонденцию тем людям, которые, скорее всего, должны с нею работать.
Ещё более совершенной является заранее выстроенная система маршрутизации. В этом случае на основе выбранного шаблона или в зависимости от его атрибутов автоматически выбирается маршрут движения. Такой подход помогает исключить из маршрута всех лиц, которые не имеют отношения к данному вопросу, экономит время множества людей. Также исключаются многократные пересылки, задержки, потери.
Для оптимизации документооборота хорошо подходят BPM-системы, именно потому, что они помогают прописывать маршрутизацию для каждого шаблона. Например, настраивая решение на базе Low-code BPM платформы Comindware Business Application Platform, бизнес-аналитик может создать новый шаблон документа, добавить в форму поля, которые необходимо заполнить, и выстроить схему движения. Например, если сотрудник компании запрашивает справку, то запрос, в зависимости от типа справки, направляется либо в HR-отдел, либо в бухгалтерию.
Подобная система автоматизации документооборота сильно повышает его скорость, устраняет потери, исключает из маршрутов избыточные шаги. Чтобы начать работать с платформой, достаточно создать решение для автоматизации одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов времени и один бизнес-аналитик. Впоследствии легко добавляются новые процессы, а существующие могут расширяться и усложняться.
Закажите демо, чтобы понять, насколько Comindware Business Application Platform подходит для автоматизации вашего документооборота.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Типы документов. Документ: понятие и виды
Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов. 
Терминология
В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.
Основные характеристики
Делопроизводство
Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.
При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.
Классы документов
Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.
В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации. 
Категории по способу внесения сведений
В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:
В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:
В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер. 
Объем содержания и ограниченность доступа
В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.
Способ изложения
По этому критерию документы разделяют на:
В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.
Степень подлинности
Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.
Прочие критерии
В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:
Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).
Назначение информационных носителей
Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.
Основные признаки
К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:
В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.
Формуляр
Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.
К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.
Письмовник
Реквизиты – что это такое?
Стили и жанры
Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:
Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:
Логотип
или товарный знак
Отправитель: наименование организации-отправителя и
её структурного подразделения
в именительном падеже
Контакты: почтовый адрес организации-отправителя,
номер телефона, факса,
адрес электронной почты
Наименование
вида документа
Дата
Рег. № документа
Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?
Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:
| Главному бухгалтеру ООО «Ферма «Рассветы Ильича» Иванченко Ю. В. |
© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.
Начнем сначала: где форма, а где формат?
Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а формат — отдельным приказом ФНС.
Разница между формой и форматом
Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.
Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для чего нужны формализованные документы
Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.
Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:
? в учетной системе документ создается;
? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;
? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;
? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;
? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.
Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.
Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.
Почему меняются форматы документов
Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:
? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.
? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.
Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.
Со временем появляются новые задачи, которые не получается решить при помощи существующих форматов. Приходится вносить изменения в текущие или разрабатывать новые. Так в форматах первичных документов перечислен закрытый перечень допустимых ставок НДС. С января 2019 года ставка НДС поднялась с 18% до 20%. Потребовалось внести исправления в действующие форматы. Еще одной заметной задачей в 2019 году стал контроль движения товаров, подлежащих маркировке. Для решения этой задачи был разработан новый формат, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее приказ 820@).
Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов
Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.
В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.
На практике наблюдается сильная задержка в поддержке новых форматов элементами ИТ-окружения, обеспечивающего обмен формализованными документами. Так поддержка формата, утвержденного приказом 820@ некоторыми сервисами задержалась на несколько месяцев после вступления приказа в силу. Хотя ФНС сообщали, что данным форматом можно пользоваться до вступления приказа в силу. Сервисы, которые реализовали поддержку формата, дают возможность бизнесу работать с системой маркировки.
Аналогичная задержка происходит сейчас с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423@. Данный формат уже действующий, однако очень мало сервисов его поддерживают.
Можно ли использовать неактуальные форматы
Единственное ограничение, которое устанавливает ФНС — запрет обмена электронными счетами-фактурами в формате, не установленном ФНС. На данный момент для обмена электронными счетами-фактурами можно использовать только формат, утвержденный приказом 820@.
С 1 января 2020 г. запрещено обмениваться электронными счетами-фактурами, созданными в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.
По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.
К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами
В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.
В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.
Что требуется от организации для работы с актуальными форматами
Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.
Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.
Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.
Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.
Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота
Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.