Что значит расставить приоритеты в решаемых задачах
Как отдавать приоритет самой важной работе
Как и большинство людей, вы, наверное, начинаете рабочий день, намереваясь провести его как можно более продуктивно. Но время идёт, и количество срочных запросов и новых задач в вашем списке только увеличивается. Почти всегда это приводит к тому, что вы откладываете то, что собирались делать.
Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Многие не занимаются расстановкой приоритетов задач, и работа превращается в игру в догонялки. Мы рискуем сорвать важные сроки и постоянно беспокоимся о том, как бы остаться в потоке и не растерять концентрацию. Но всему есть предел. С помощью этих простых методов расстановки приоритетов вы сможете чётко управлять загрузкой, чтобы всегда быть на шаг впереди и укладываться в сроки.
Начав определять приоритет рабочих задач, вы сможете действовать на опережение, что позволит вам повысить продуктивность своего труда, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем. Прочитайте наши советы и сформируйте процесс, который поможет вам расставлять приоритеты в своей работе:
Начните с создания списка всех своих дел
Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать. Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно. Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.
Как только ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, например количество времени, которое потребуется для их выполнения, уровень важности или срочности, а также дату выполнения. Собрав все задачи в одном месте, вы сможете увидеть общую картину того, что должно быть сделано, понять общий объём работы для целей тайм-менеджмента, и определить что, скорее всего, требует вашего внимания прямо сейчас.
Не стоит пока беспокоиться об упорядочивании своих задач. Для начала просто соберите их все в одном месте. Собрать всё вместе — важнейший первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.
Совет от Asana: «Мои задачи» — это функция Asana, которая автоматически собирает все назначенные вам задачи в одном месте. Она представляет собой главный список, который позволяет концентрироваться на нужной работе, а также определять приоритет задач и систематизировать их по сроку выполнения.
Выберите метод определения приоритета задач
Как именно вы будете расставлять приоритеты в задачах, зависит от вашего рода занятий и стиля работы. Однако есть несколько распространённых методов определения приоритетов задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим их подробнее:
1. Съешьте лягушку
Метод «Съешьте лягушку» не подразумевает включения в рацион земноводных. Это система, основанная на словах мудрейшего Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». В мире управления работой это означает, что первым делом нужно браться за большие или сложные задачи, и только после них переходить к менее важным и срочным.
Важные задачи, связанные с наиболее значимыми направлениями работы или целями и ключевыми результатами (OKR), должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы приступаете к работе. Как только вы съели свою лягушку на сегодня, можно браться за другие дела, выбирая наиболее срочные из них и испытывая при этом меньше стресса, потому что самое важное вы уже сделали.
Метод «Съешьте лягушку» в действии. Доделайте важную презентацию, которую вы будете показывать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на письма, работать над формой оценки, звонить клиентам или доводить до идеала правки в договоре. Если взяться за большой проект в первую очередь, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на посторонние задачи и вопросы. Так вам будет проще выполнить большой объём работы.
2. Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра или матрица «Важно/срочно» — это метод, при котором задачи распределяются по четырём секторам на основании того, являются ли они «срочными», «важными», «срочными и важными» или «несрочными и неважными». Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США во время Второй мировой войны, а позже — президент страны, умел быстро принимать решения, для чего он и создал этот метод.
Такой подход позволяет понять, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что нужно спланировать (важно, но несрочно), что можно делегировать (неважно, но срочно) и что можно вообще отбросить (неважно и несрочно). Это отличный метод для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и организации работы.
Матрица Эйзенхауэра в действии. Коллега только что прислал вам письмо с просьбой помочь с презентацией для клиентов. Это срочный запрос, потому что подготовить презентацию надо сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оцените срочность и важность каждой задачи из своего списка на сегодня и определите, сможете ли вы поставить их на паузу, чтобы помочь коллеге, или придётся всё же ему отказать. Понимание своих обязательств также поможет вам говорить «нет», когда это необходимо.
3. Метод АБВГД
Согласно методу АБВГД вам нужно взять созданный список задач и назначить каждой задаче букву в соответствии с её важностью, а затем начать работать над ними в этом порядке. Это способ быстро оценить важность задач, чтобы определить их приоритет и управлять своим временем. Вы как бы даёте своим задачам оценки от А (очень важно) до Д (можно не принимать во внимание). Начинать работу нужно всегда с задач А и Б, потому что именно от них зависит её успех.
Метод АБВГД также хорошо применять в сочетании с методом «Съешьте лягушку». Если начать день с задач А и Б, то его остаток можно потратить на менее важные задачи — В, Г и Д.
Метод АБВГД в действии. Сегодня у вас восемь часов рабочего времени и список задач, выполнение которых займёт пятнадцать часов. Однако когда вы присвоите каждой задаче букву, окажется, что только две из них относятся к категории А; большинство же являются задачами под буквой Г, которые можно делегировать или выполнить позже. Теперь вы можете всё внимание уделить задачам А и оставить задачи Д на потом или передать коллеге. Вы только что были перегружены, а теперь у вас есть список задач с приоритетами, из которого сразу понятно, что на сегодня важнее всего.
4. Деление на куски
В методе деления на куски под куском подразумевается отрезок времени, в течение которого вы концентрируетесь на определённой задаче. Это может быть отдельная работа (например, чтение почты), часть большего проекта (написание первой черновой версии документа) или подборка мелких несвязанных между собой задач. Самое главное здесь, что это отрезки времени, в течение которых вы не будете делать ничего другого.
Отключите внешние помехи и дайте другим понять, что вы сейчас недоступны, воспользовавшись такой функцией платформы для совместной работы, как «Не беспокоить». Также можно использовать собственный календарь, чтобы выделять время, в течение которого вы можете сфокусироваться на задачах, чтобы никто не назначал вам встречи в эти промежутки. Если вам нравится этот метод, возможно, вам стоит внедрить политику «Среды без встреч» для себя и своей команды, если это возможно. В любом случае важно делать перерывы между периодами сконцентрированной работы, чтобы расслабиться и освежиться.
Деление на куски в действии. Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, а потом сделать перерыв на кофе. Затем у вас два часа запланированных заранее встреч, перерыв на обед и тридцать минут, отведённые ответам на письма. Затем вы один час занимаетесь анализом информации о новом клиенте. Вы отмечаете все свои действия в календаре для самоконтроля, а также, чтобы никто не назначал вам встречи на эти часы. В конце дня вы ненадолго прерываетесь на социальные сети, идёте на собрание команды по статусам и заканчиваете день ещё одним часом работы над дизайном.
Совет от Asana. Если для управления задачами вы используете Asana, то можете создать настраиваемые поля и указывать дополнительную информацию, например оценку в виде буквы (если вы используете метод АБВГД), срочность и важность (если вы предпочитаете матрицу Эйзенхауэра), уровень приоритета (для метода «Съешьте лягушку») или примерное время на выполнение задачи.
Составьте расписание задач с помощью календаря
Независимо от того, тратите вы на задачу несколько минут или несколько дней, у неё есть начало и конец. Поэтому после составления списка задач укажите дату начала и дату завершения каждой из них. Так вы будете уверены в том, что ничего не потеряется при добавлении новых задач и изменении приоритетов.
Если вам назначили задачу без чётких дат начала и завершения, запросите эту информацию, чтобы запланировать время на её выполнение и сформировать ожидания. Имея эти даты, вы сможете даже установить свой личный срок выполнения раньше необходимого, чтобы оставить время на возможные проблемы или закончить работу раньше. Смотрите на работу как на пазл: вам нужно знать, что сойдутся все детали, крайними из которых являются даты начала и завершения.
Продолжая метафору, если задачи — это элементы пазла, а даты начала и завершения — это его края, то ваш календарь — это доска, на которой вы собираете пазл с общей картиной. Планируйте работу, упорядочивайте задачи, которые имеют высокий приоритет и требуют много усилий, так, чтобы это не приводило к перегрузке, и вы успевали всё в срок. Если вы выбрали какой-то один или сразу несколько из перечисленных выше методов определения приоритетов, используйте их, чтобы более эффективно создавать расписания и управлять временем.
Совет от Asana. С помощью представления календаря в Asana можно находить дни, когда вы чересчур загружены, а также свободные промежутки времени. Передвигайте задачи по календарю и распределяйте работу равномернее. Превентивное управление календарём позволяет работать организованно и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи нужно выполнить.
Информируйте коллег о ходе работы над задачами
И наконец, не забывайте держать в курсе коллег, которые ждут выполнения вами задач или хотят получить немного вашего времени. Заранее предоставляя им обновления статуса по задаче, а также информацию о том, когда вы планируете её закончить, или о том, что возникли проблемы или задержки, можно сократить количество получаемых вопросов о статусе задачи. Вместо того чтобы постоянно отвечать на эти вопросы, можно продолжать продуктивно работать.
Совет от Asana. С помощью функции комментариев к задачам можно делиться актуальной информацией и задавать вопросы прямо в задаче, чтобы общение было связано с конкретной работой. Кроме того, с помощью обновления статуса в проекте можно информировать всех заинтересованных лиц о ходе работы над всем проектом, а не отдельными задачами.
Работа с приоритетами — продуктивная работа
Чётко расставленные приоритеты позволяют повысить продуктивность, лучше управлять временем и всегда быть уверенным в том, что сроки будут соблюдены. Чтобы ещё больше повысить производительность, пользуйтесь инструментом для управления работой, например Asana, с помощью которого все задачи независимо от их размера можно контролировать в одном месте.
Приоритеты: что это такое и как их расставлять
Слово «приоритет» образовано от латинского prior, что переводится как первый, старший, идущий первым. Выявление первоочередных целей и задач называется расстановкой приоритетов или приоритизацией.
Примеры
Чтобы лучше понять, что представляет собой расстановка приоритетов, давайте разберем несколько очень простых примеров из жизни:
Пример 1. Человек уезжает на несколько дней в командировку. Через пять минут за ним должно приехать такси и отвезти его в аэропорт. За это время он успеет либо помыть посуду, либо полить цветы. Что важнее?
Приоритетная задача: полить цветы. С посудой за эти дни ничего не случится, а цветы могут погибнуть.
Пример 2. Человек зашел в супермаркет, чтобы купить ребенку молока, а себе — острой приправы к мясу. Внезапно он обнаружил, что денег хватит только на одно. Что лучше купить?
Приоритетная задача: купить молока. Приправа не является необходимым.
Пример 3. Менеджер по продажам собрался почистить корпоративную почту от спама. В этот момент ему позвонил постоянный клиент и попросил принять заказ. Чем сейчас следует заняться?
Приоритетная задача: принять заказ. Это основная обязанность менеджера.
Пример 4. Молодой человек окончил университет. Он поставил перед собой две краткосрочных цели: найти высокооплачиваемую работу по специальности и собрать денег на первичный взнос по ипотеке. О чем он должен думать в первую очередь?
Приоритетная цель: найти работу. Без этого вторая цель вряд ли осуществима.
Заметим, что все перечисленные выше примеры однозначные и даже немного утрированные: в них сразу понятно, что важно, а что нет.
Однако в реальной жизни приоритеты далеко не всегда можно определить «на глазок». Иногда для этого требуется тщательно проанализировать ситуацию, обдумать последствия и взвесить все возможные за и против.
Также важно понимать, что приоритет задачи — это понятие, как правило, субъективное. В одной и той же ситуации для одного человека будет важно «закончить проект по работе», для другого — «пойти на тренировку», а для третьего — «съездить с семьей на пикник». Здесь многое зависит от целей и ценностей человека, его характера и личных качеств.
Для чего нужно расставлять приоритеты
Вот основные преимущества, которые дает этот принцип:
1. Эффективное использование ресурсов. Наши запасы времени, сил и других ресурсов всегда ограничены. Выполняя свои задачи, мы постепенно устаем, теряем мотивацию и начинаем хуже думать. В сутках у нас только 24 часа, из которых 8 часов приходится на сон. Кроме того, нам постоянно не хватает денег, материалов, инструментов, рабочих рук
Расстановка приоритетов позволяет распоряжаться этими ресурсами с максимальной пользой. Мы не растрачиваем их на мелочи, а направляем на выполнение самых важных для нас задач.
2. Улучшение результатов. Стоящие перед нами задачи очень неоднородны: некоторые оказывают большое влияние на нашу жизнь, другие — почти ни на что не влияют. Если мы, например, овладеем новым профессиональным навыком, это благоприятно отразится на нашей карьере. А если мы протрем пыль с тумбочки, то в нашей жизни вряд ли изменится.
Сосредоточившись на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь, мы можем добиваться более высоких результатов и быстрее достигать своих целей.
3. Наведение порядка в делах. На современного человека обрушиваются десятки, а иногда и сотни задач. В результате он регулярно испытывает стресс, «утопает» в делах и не знает за что хвататься.
Расстановка приоритетов — это своеобразный фильтр задач. Он отделяет те дела, которые действительно нужно выполнять, от тех дел, которые можно безболезненно отложить или не делать вовсе. Эта «фильтрация» снижает уровень стресса и помогает относиться к своим задачам более спокойно.
4. Достижение гармонии в жизни. Счастье людей во многом зависит от их умения «ходить путями своего сердца». И если они занимаются тем, что им не по душе, то даже самые выдающиеся результаты в этой области не сделают их счастливыми.
Расстановка приоритетов помогает нам сосредоточиться на тех сферах, которые для нас являются самыми важными. Благодаря этому, мы можем получать от жизни именно то, чего действительно хотим.
Критерии приоритетности
Не существует единственно правильного способа расстановки приоритетов: каждая ситуация требует своего подхода. Например, в одном случае логичнее начинать работу с самой срочной задачи, в другом — с самой важной, а в третьем — с самой приятной.
Чаще всего в используются следующие критерии приоритетности:
Важность
В обиходной речи под важностью может подразумеваться все что угодно. Например, «важными» в быту часто называют просто срочные дела («купить сахар») или дела, связанные с эмоциями («сходить на концерт любимой группы»).
Однако в важными обычно считаются те цели и задачи, которые помогают человеку менять свою жизнь в нужном направлении. Отсюда следуют два определения:
1. Важная цель — это цель, которая соответствует главным ценностям человека. Например, цель «создать » будет важной, если главная ценность человека «материальное благополучие», и менее важной, если его больше заботит «творчество» или «духовное развитие».
Вот еще примеры того, как меняется важность целей в контексте разных ценностей:
Если цель не соответствует ценностям, ее достижение не принесет человеку удовлетворения. Она, конечно же, изменит его жизнь, но изменит совсем не так, как ему хотелось бы.
2. Важная задача — это задача, которая направлена на достижение главных целей или опять же, соответствует главным ценностям.
Например, пусть наша главная цель — «создать ». В контексте этой цели задача «выбрать доменное имя для сайта» будет считаться важной, а «навести порядок в шкафу» — нет. Это не значит, что не нужно вообще наводить порядок в шкафу: просто эта задача не приближает нас к заявленной цели.
Важность — это главный критерий приоритетности, поскольку он непосредственно влияет на нашу жизнь.
Срочность
Срочность задачи определяется крайним сроком ее выполнения (дедлайном). Невыполнение задачи к этому сроку приведет к неприятностям, упущенной выгоде или к тому, что задача потеряет актуальность.
Для примера возьмем задачу «написать отчет»:
Задача может и не иметь конкретного срока, но все равно быть срочной. Например, если у нас сломался холодильник, его нужно отремонтировать как можно скорее (иначе могут испортиться продукты). У таких задач дедлайн как бы уже наступил и чем раньше мы их выполним, тем лучше.
Критерий срочности может применяться ко всем текущим делам. Особенно он полезен тогда, когда мы активно взаимодействуем с окружающим миром или другими людьми: с клиентами, коллегами, чиновниками Расстановка приоритетов по срочности, позволяет нам не «тонуть» в делах и избегать неприятностей.
Срочность и важность используется в матрице Эйзенхауэра — самой популярной технике расстановки приоритетов.
Затраты
Затраты — это количество времени, сил, денег и других ресурсов, необходимых для выполнения задачи или достижения цели. При прочих равных приоритетным будет считаться тот вариант, где эти затраты окажутся самыми низкими.
Например, мы хотим купить книгу. Она продается в двух по одинаковой цене — 750 рублей. Но в первом магазине доставка книги в наш регион стоит 350 рублей, а второй магазин доставляет книгу бесплатно. Естественно, нам лучше выбрать второй магазин.
Ожидаемые результаты
Критерий показывает, насколько выгодным будет выполнение той или иной задачи.
Например, мы хотим разместить рекламу своих услуг в социальной сети. Мы нашли три группы с подходящей тематикой, с одинаковой вовлеченностью читателей и одинаковыми ценами на рекламу. Но у первой группы аудитория 20 000 человек, у второй — 30 000, а у третьей — 50 000. Предпочтительнее выбрать третью группу, поскольку кликов по рекламе в ней наверняка будет больше.
Эффективность
Эффективность — это соотношение двух предыдущих критериев: ожидаемого результата и ожидаемых затрат.
Давайте еще раз возьмем пример с рекламой в социальных сетях. На этот раз представим, что у каждой группы своя цена на рекламу. Посчитаем эффективность размещения объявления в каждой группе:
Оценивать свои задачи по эффективности обычно гораздо полезнее, чем просто по затратам или результатам. Этот критерий хорош тем, что помогает достигать целей с минимальными усилиями.
«Приятно / не приятно»
Хотя этот критерий полностью субъективен, он отлично подходит для повышения личной эффективности. Использовать его можно двумя прямо противоположными способами:
Способ 2. Начать с приятного. Если вы не можете заставить себя приступить к работе, выполните ту ее часть, которая вызывает у вас наименьшее сопротивление. Этот подход называется «методом швейцарского сыра».
Экологичность
Экологичность — это соответствие цели или задачи нашим ценностям, моральным принципам или характеру. Если цель не экологична, ее достижение может негативно отразиться на нашем внутреннем состоянии.
Например, если неисправимый интроверт станет владельцем компании, ему придется постоянно общаться с подчиненными, клиентами, деловыми партнерами От этого он вряд ли станет более счастливым.
Этот критерий может применяться и для расстановки приоритетов в жизни, и для определения главных целей. Тут все просто: чем экологичнее наш выбор, тем лучше мы себя чувствуем и тем больше мы своей жизнью удовлетворены.
Специфические критерии
К ним относятся те критерии приоритетности, которые имеют очень узкую и конкретную область применения. Они не подходят для оценки обычных целей и задач, а используются лишь в определенных жизненных ситуациях, связанных с выбором: покупкой машины, поиском новой работы, поиском сотрудников
Предположим, мы решили снять жилье. На наш выбор могут повлиять следующие факторы:
Иногда решающим для нас может быть лишь один из этих критериев (например, цена), а иногда особая комбинация из различных характеристик. В некоторых случаях удобно использовать специальные техники выбора, например, метод многокритериальной оценки.
Методы расстановки приоритетов
Заметим, что все эти методики носят скорее рекомендательный характер. Окончательное решение по расстановке приоритетов всегда остается за самим человеком.
Приоритизация задач
Описанные здесь техники помогают наводить порядок в текущих делах, эффективно планировать свой день и выявлять первоочередные задачи в различных проектах. Техники расположены в порядке возрастания сложности начиная с наиболее простых.
1. Самая важная задача. Определяем самую важную на данный момент задачу и выполняем ее. Затем определяем следующую самую важную задачу
Метод СВЗ — это самый простой и естественный для человека способ расстановки приоритетов, которым многие пользуются интуитивно. Обычно эту технику выполняют мысленно, не делая никаких записей.
2. Метод Шваба (метод Айви Ли). Тоже очень простой способ: составляем список дел, нумеруем их в порядке важности и именно в таком порядке выполняем. Часто советуют планировать не более шести задач, но это, на наш взгляд, не принципиально.
4. Матрица Эйзенхауэра. Самый популярный в наши дни способ расстановки приоритетов. Суть его в том, чтобы сортировать задачи по их важности и срочности. Для сортировки используется таблица из четырех квадратов (см. рисунок ниже), где по вертикальной шкале оценивается важность задач, а по горизонтальной — их срочность. В результате самые приоритетные задачи попадают в квадрат «важно — срочно», а самые незначительные — в квадрат «не важно — не срочно».
5. Матрица «усилия — отдача» (вариант: усилия — влияние). Служит для оценки эффективности предстоящих дел.
Здесь тоже используются две шкалы: по одной оценивают усилия, необходимые для выполнения задачи, а по другой — влияние этой задачи на общий результат (например, на достижение целей). Приоритетными считаются те задачи, которые помогают получать максимальный результат с минимальными усилиями.
6. Метод АБВГД. Суть этой техники в том, чтобы оценить последствия выполнения или невыполнения каждой задачи. Задачи разбивают на пять групп и каждой группе присваивают свою букву:
Затем задачи нумеруются в пределах своей группы: самая важная — А1, вторая по важности — А2
8. Метод многокритериальной оценки. Полезен в тех случаях, когда перед нами стоит сложный выбор. Например, мы решили купить новую стиральную машину, но не знаем, какую лучше взять. В такой ситуации можно оценить доступные модели стиральных машин сразу по нескольким критериям и выбрать наиболее приемлемый вариант.
Метод работает так:
Такие расчеты удобнее всего выполнять в электронных таблицах (Excel, LibreOffice Calc ).
Приоритизация целей и ценностей
Свои приоритетные цели и ценности люди обычно определяют интуитивно, и в большинстве случаев такой подход вполне оправдан. В сложных ситуациях можно воспользоваться одной из перечисленных ниже техник.
1. Матрица целей и ценностей. Техника похожа на метод многокритериальной оценки (см. выше). Она помогает понять, какие цели для нас действительно важны, а какие не очень. Алгоритм следующий:
2. Взаимосвязь целей. Наши цели обычно тесно связаны друг с другом. Например, чтобы достичь цели «купить квартиру», нужно сперва «найти хорошую работу», а для этого, в свою очередь, потребуется «получить востребованную профессию». Самой важной будет та цель, которая оказывает наибольшее влияние на остальные.
Определить ее можно так:
3. Колесо жизненного баланса. Техника помогает выявить те сферы, над которыми следует работать для достижения гармонии в жизни.
5 правил расстановки приоритетов
1. У расстановки приоритетов должна быть цель. Задачи не являются приоритетными сами по себе: они становятся приоритетными только в контексте конкретных целей и ценностей. Если мы не знаем, для чего расставляем приоритеты, этот метод превращается в бессмысленный ритуал.
3. Не верьте первому впечатлению: оно может оказаться ошибочным. Например, все новые дела обычно кажутся нам более важными, чем старые, а срочные — более важными, чем несрочные (зачастую это совсем не так). Поэтому всегда старайтесь рационально обосновать решение по каждой задаче.
4. Все задачи не могут быть приоритетными, иначе расстановка приоритетов теряет всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.
5. Не забывайте о балансе. Некоторые люди впадают в другую крайность: они выбирают одну цель или одну задачу и отбрасывают все остальное. Однако наша жизнь редко сводится к одной цели. Расставляя приоритеты, мы должны стараться сохранять баланс между важными для нас сферами.