Что такое jira confluence
Использование JIRA и Confluence в большом проекте
Начало нового проекта как правило сопровождается решением массы организационных вопросов: как будут взаимодействовать участники проекта, где будут храниться документы и как будет построено их согласование, как будут ставить задачи и выдавать поручения… В каждой компании, у каждого руководителя проектов, уже есть заготовки и предпочтения. Но всегда полезно посмотреть, как это делают другие. Поэтому предлагаю познакомиться с примером из практики, который вышел весьма удачным.
Для организации работы проектной команды необходим единый информационный центр, с помощью которого решаются следующие задачи:
Портал проекта — Confluence
Confluence — это удобный и продвинутый wiki движок от компании Atlassian. Он позволяет организовать внутренний интернет портал и дать доступ к нему всем пользователям — для редактирования или для чтения.
Проектный портал содержал все проектные материалы, часть которых мы сделали в виде иерархии страниц.
Верхний уровень иерархии — это этапы проекта. На каждом этапе создали страницы-ключевые задачи этапа. Причем на каждой странице — описание задачи, каково ее содержание, зачем она необходима, кто ее выполняет, приложены шаблоны документов.
Все контрактные документы, которые должны сдаваться в качестве результатов проекта, выкладывали на соответствующую страницу в Word, Excel или pdf. Таким образом все проектные материалы, были в одном месте, структурированы, и не было путаницы с версиями.
Масса полезной информации мы организовали в виде специальных страниц. Например, для большой команды крайне популярной является контактная карта, на которой у нас был список проектной команды по группам, с фотографиями и данными участников.
Страница со ссылками на экземпляры системы поддерживались системными администраторами. Там же была схема эволюции технической инфраструктуры — когда какие экземпляры появлялись и выводились из эксплуатации.
Процедуры и регламенты
Собрание всех инструкций и проектных регламентов на портале, в актуальном и удобном для чтения виде позволяет экономить на объяснениях новым участникам и бороться с отговорками «не прочитал, не нашел, не видел». Когда вопрос все-таки возникает, можно выслать ссылку на страничку, чтобы не пересылать документ и тратить время на его поиск. Версия — всегда актуальная, т.к. обновление происходит непосредственно на портале.
Риски и открытые вопросы
Мы вели на портале риски и открытые вопросы. На каждый риск или вопрос мы заводили отдельную страницу, по заранее созданному шаблону. На странице риска, кроме обязательных названия и классификаторов, было подробное описание содержания, последствий, а также план действий со сроками и ответственными, и статус риска. Примерно так же были организованы открытые вопросы.
Специальная страница автоматически собирала список страниц с рисками, образуя таким образом реестр рисков.
Просматривая список можно перейти на соответствующую страницу, прочитать описание риска и посмотреть план действий по нему.
План действий может представлять из себя простой текст, задачу в Confluence или ссылку на задачу в JIRA.
Рассмотрим варианты, которые можно использовать, которые позволяют напоминать о действиях участникам и контролировать их исполнение.
Задача в Confluence — это отдельная сущность, которую можно добавить на страницу. Напоминание о задаче высвечивается для пользователя, когда он входит на портал, значком в правом верхнему углу. Кликнув по этому значку пользователь переходит к списку своих поручений. Когда задача выполнена, он ставит галочку, и статус задачи меняется за завершенный.
Однако так же точно можно снять галочку и задача опять становится не выполненной. Поэтому такая система выглядит не очень надежно и контроль за поручениями в этом случае слабый.
Второй вариант — использование для поручений задач в JIRA. Непосредственно со страницы проектного портала можно создать задачу в JIRA, назначить ответственного и установить срок исполнения. Для этого мы сделали специальный макрос, срабатывающий по кнопке Создать поручение.
В отличие от предыдущего варианта эта задача может быть настроена так, чтобы ее мог закрыть только ответственный, отличный от исполнителя, что дает хороший контроль ее выполнения.
Практика, которой мы придерживались, помогала нам сохранять все решения, которые мы принимали на совещаниях. В ходе каждого совещания мы вели протоколы непосредственно на портале проекта. В начале каждого совещания мы создавали новую страницу протокола на основании шаблона, и записывали основные моменты по ходу обсуждения. В конце формулировали решение и план действий.
Если кто-то после совещания хотел уточнить текст протокола, тот мог это сделать прямо на страничке портала, и было видно, кто и когда какие изменения внес. Протокол считался согласованным сразу после совещания, это экономило массу времени.
JIRA — Система для ведения списков, поручений, задач
JIRA создана как система регистрации и исполнения запросов на обслуживание. Однако она может быть использована для ведения любых реестров и управления любыми задачами.
В нашем проекта мы использовали JIRA для контроля исполнения поручений, ведения разработок и отслеживания задач по конвертации данных.
Ведение разработок с помощью JIRA подробно описано в статье Управление разработками. Здесь я расскажу о контроле поручений и интеграции с Confluence.
Для создания задачи JIRA из Confluence достаточно выделить текст, навести курсор на выделенный текст и нажать кнопку в контекстном меню, чтобы вызвать экран JIRA для создания задачи.
На странице протокола появится ссылка на задачу, а в задаче JIRA будет ссылка на страницу в Confluence.
Таким образом мы можем переходить между этими двумя системами, с одной стороны, чтобы уточнить состояние и историю исполнения поручения, а с другой — посмотреть контекст и причину возникновения задачи.
Интеграция между системами также помогала нам отслеживать списки открытых вопросов, связанными с разработками.
В конце проекта, когда остался список критичных разработок, которые необходимо было закрыть для завершения проекта, мы организовали его в виде таблицы на странице портала проекта, в одной из ячеек которой была ссылка на разработку в JIRA. Кроме номера задачи там отображается и текущий статус. Просматривая список мы можем видеть, какие задачи еще не закрыты, в каком состоянии они находятся, и при необходимости можем перейти к ней, чтобы увидеть всю историю и переписку по ней.
Работа с JIRA требует определенной квалификации и опыта. Здесь я описал некоторые варианты использования, однако на самом деле их гораздо больше. Прелесть в том, что можно начать с самых базовых вещей, и это уже будет работать, а затем развивать систему по мере приобретения опыта и понимания потребностей.
Кроме Confluence, в интеграции с JIRA, мы также использовали BitBucket, также продукт Atlassian — репозиторий разработок, позволяющий отслеживать версии кода. Для этих же целей на другом проекте использовали бесплатный SVN.
Множество плагинов позволяет расширять функциональность системы, в частности, для интеграции с MS Project или реализации диаграммы Гантта непосредственно в JIRA.
Большое количество вариантов использования может стать препятствием для тех, кто берется за использование этих инструментов в первый раз. В этом случае можно воспользоваться опытом других проектов, которых великое множество, либо начать с самого простого.
Организация проектного пространства с помощью JIRA и Confluence доказало свою эффективность и удобство. Ключевые преимущества — это удобство, надежность и широчайшие возможности для адаптации. На наших проектах такая системам стала стандартом де факто.
Обучающее руководство. Использование Confluence вместе с Jira Service Management
Confluence и Jira Service Management превосходно интегрируются. Объединение возможностей этих двух продуктов экономит время команды и ведет к повышению удовлетворенности клиентов, поскольку информацию, необходимую для решения их проблем, становится гораздо быстрее найти.
Благодаря эффективной интеграции Confluence и Jira Service Management команды могут обеспечивать высокое качество обслуживания. В базе знаний о решенных вы можете быстро находить все необходимое для обработки заявок в базе знаний о решенных инцидентах, обсуждать и отслеживать управление изменениями с помощью готовых шаблонов ITSM, вести совместную работу и быстро принимать решения вместе с командой на общих страницах.
В этом руководстве мы будем рассматривать использование Confluence в качестве базы знаний для Jira Service Management. Это самый распространенный пример использования данной интеграции. Безусловно, существует множество других эффективных способов совместного использования Confluence и Jira Service Management для управления изменениями и проблемами, а также для других вариантов совместной работы в команде. Готовая интеграция базы знаний для Jira Service Management — это лишь один из способов, с помощью которых команда может масштабировать рабочие процессы ИТ и поддержки с использованием Confluence и Jira Service Management.
Что такое база знаний и нужна ли она мне?
База знаний — это место, где можно хранить часто задаваемые вопросы, инструкции, статьи об устранении неполадок и другую важную информацию, которая может понадобиться вашей команде или клиентам.
Информация в базе знаний шире, чем то, что содержится в документации (она, как правило, описывает пограничные случаи и сложные сценарии, которые не требуются пользователям вашего ПО для решения основных задач). Хотя базы знаний могут работать в режиме самообслуживания, чаще всего участник команды ИТ или команды поддержки высылает клиенту нужную статью, после того как поработает с ним и поймет, в чем особенность ситуации.
Интеграция Confluence и Jira Service Management
Любая команда поддержки или команда ИТ скажет вам, что ПО не всегда ведет себя так, как задумано. К числу достоинств превосходного ИТ-менеджера или специалиста службы поддержки относится его знание пограничных случаев, которые могут быть не описаны в документации по продукту: профессиональных хитростей, стандартных ответов, распространенных проблем и обходных путей решения проблем, которые кажутся очень сложными.
А если бы все могли использовать знания, накопленные опытными специалистами за многие годы? Интеграция базы знаний Confluence с Jira Service Management дает именно такую возможность. База знаний Confluence предоставляет команде место для централизованного хранения и упорядочения документации и часто задаваемых вопросов для клиентов и сотрудников. Кроме того, она предоставляет закрытое рабочее пространство, где участники команды могут делиться рекомендациями и знаниями по своей организации. Благодаря этому никому не приходится начинать с чистого листа. Все участники команды вооружены знаниями из опыта прошлой работы, а клиенты получают стандартизованные ответы, проверенные всей командой.
Как только вы свяжете проект службы поддержки с базой знаний, все статьи, публикуемые в базе знаний, будут автоматически отображаться в базе знаний службы поддержки. Это повысит степень удовлетворенности клиентов, которые будут получать ответы быстрее, а в некоторых случаях даже не обращаясь за помощью. Публикуемые вами статьи (страницы) смогут просматривать все пользователи, имеющие право просматривать информацию службы поддержки, и для этого им не понадобится лицензия Confluence. Лицензии Confluence нужны только для участников команды, которые будут создавать и обновлять статьи.
Чтобы создать страницу, которую сможет увидеть только ваша команда, используйте права доступа к страницам Confluence и предоставляйте доступ к внутренним статьям только участникам команды. Страницы с ограниченным доступом не будут отображаться в службе поддержки, но ваша команда сможет использовать их при работе над устранением проблем. Подробнее о доступе к базе знаний и правах доступа читайте в этой документации.
Чтобы создать новую базу знаний команды и связать ее с проектом службы поддержки, выполните следующее.
Чтобы создать новый раздел в Confluence, вы должны иметь глобальные права администратора Confluence и права на создание раздела в Confluence. Для управления этими правами доступа перейдите к глобальным правам в Confluence.
Возможности для управления знаниями и совместной работы над проектами
Confluence — это единый достоверный источник информации в организации.
Интуитивная структура упрощает организацию, создание и поиск контента
В Confluence все упорядочено в виде страниц и разделов.
СТРАНИЦЫ
Страницы — это документы, в которых участники создают, редактируют и обсуждают рабочие материалы.
Разделы
Разделы — это области, содержащие страницы для отдельных участников, команд или стратегических проектов.
Создайте базу знаний по документации и требованиям к продукту
Расширенный поиск и дерево страниц
С легкостью упорядочивайте и находите страницы, используя расширенный поиск, метки и интуитивную иерархию страниц.
Рекомендуемые шаблоны
Начните с пустой страницы или выберите один из более чем 75 настраиваемых шаблонов для каждой команды: от документов по стратегии и планированию до отчетов.
Интеграция с JIRA
Свяжите планы с процессом разработки, используя мощные интеграции с Jira, включая отслеживание задач и динамически обновляемые дорожные карты.
Избавились от неразберихи в документах… Confluence — наше ключевое информационное звено.
Эван Лерер
Директор по разработке ПО компании Redfin
Создавайте контент, сотрудничайте и оставляйте комментарии на страницах и в планах проектов
Редактирование в режиме реального времени
Редактируйте документы совместно в режиме реального времени и публикуйте обновления с выделением изменений и историей версий.
Комментирование
Включите всю команду в процесс, используя комментарии внизу страницы или по тексту, а также лайки и такие визуальные элементы, как изображения, GIF-файлы и эмодзи.
Уведомления
Уведомляйте участников команды, когда отмечаете их тегом или назначаете задание, чтобы держать их в курсе прогресса.
Каждый может увидеть, как идея движется от плана действий к осуществлению.
Скай Фростенсон
Директор по управлению технологией продуктов компании VSCO
Предоставляйте доступ к информации командам и всей компании
Права доступа
Предоставляйте сотрудникам открытый доступ ко всей необходимой актуальной информации, защитив конфиденциальные данные при помощи настроек прав доступа.
Индивидуальная лента на персональной домашней странице
Возвращайтесь к недавно посещенным разделам, незавершенной работе или черновикам и оставайтесь в курсе происходящего, просматривая ленты событий и популярного контента на персональной домашней странице.
Объявления и блоги
Делитесь последними новостями и объединяйте сотрудников с помощью блогов, которые поддерживают их вовлеченность и обеспечивают прозрачность взаимодействия.
Если мы хотим что-то узнать или сообщить другим, мы делаем это через Confluence.
Кейти Берк
Руководитель отдела кадров компании HubSpot
Упростите работу с помощью интеграций
Используйте интегрированный набор решений Atlassian, чтобы не прерывать работу, где бы ни находились участники вашей команды.
Jira Software
76 % наших клиентов стали выпускать проекты быстрее. Свяжите отслеживание проектов в Jira Software с документацией в Confluence и присоединитесь к их числу.
Jira Service Management
Расширьте базу знаний для клиентов с помощью интеллектуальных рекомендаций и ресурсов.
Trello
Создайте свою концепцию в Confluence. А затем разбейте ее на небольшие отдельные задания в Trello.
Настраивайте Confluence с помощью приложений
Настройте Confluence в соответствии с потребностями своей команды: в Atlassian Marketplace есть сотни приложений, позволяющих менять темы, создавать диаграммы и управлять рабочими процессами.
Масштабируйте уверенно и безопасно
Решения корпоративного уровня для масштабирования Confluence в рамках всей организации позволяют работать спокойно.
Конфиденциальность, шифрование и соответствие требованиям
Шифрование при передаче и хранении данных защищает команду и отвечает требованиям GDPR и Privacy Shield. Убедитесь в безопасности, проверив систему на соответствие стандартам SOC2, SOC3, ISO 27001, ISO 27018, PCI DSS и др.
Atlassian Access
Получите продвинутые возможности администрирования и обеспечения безопасности продуктов Atlassian, такие как система единого входа на базе SAML, принудительная двухэтапная проверка, автоматическое создание пользователей и многое другое.
Confluence Cloud Premium
Больше мощных возможностей Confluence для растущей команды: аналитика, расширенные средства администрирования, неограниченное хранилище, SLA с доступностью на уровне 99,9 %, круглосуточная Premium-поддержка и многое другое.
Ваше рабочее пространство — повсюду
Оставайтесь с командой на одной волне и продолжайте работу в любом месте — с любого устройства.
Ваше рабочее пространство — повсюду
Оставайтесь с командой на одной волне и продолжайте работу в любом месте — с любого устройства.
Обучающее руководство. Использование Confluence Cloud вместе с Jira Software Cloud
Confluence и Jira являются мощными инструментами и по отдельности, а вместе они способны полностью преобразить совместную работу над проектами, разработку программного обеспечения, отслеживание принятия ключевых решений в команде и многое другое. Объединить Confluence и Jira можно разными способами, и здесь описано, с чего можно начать работу.
Если вы используете вариант Confluence Data Center или Confluence Server, узнайте из этого документа (на английском языке), как использовать приложения Jira вместе с Confluence.
Интеграция Confluence и Jira Software
Инструмент Jira специально разработан, чтобы командам было проще планировать и отслеживать работу по проекту. Если объединить его с Confluence, вы получите возможность упорядочивать все идеи, содержимое и файлы, которые создаете вместе с командой, по мере того как задуманное претворяется в жизнь.
Установив связь между проектом Jira Software и разделом Confluence, где находится вся документация по проекту, вы избавитесь от необходимости в совместно используемых дисках и папках с файлами. Поиск необходимого станет невероятно простым. Давайте же приступим к делу!
Подключение раздела Confluence к проекту Jira
Это первый шаг к интеграции Confluence и Jira.
Отлично! Теперь вы можете просматривать, создавать и редактировать страницы в Jira.
Добавление ярлыка Jira на страницу Confluence
Ярлыки позволяют легко переключаться между продуктами.
Теперь вы можете с легкостью переходить в свой проект Jira, нажимая ярлык в левой боковой панели. Использовать ярлыки может любой пользователь, но только администраторы сайта могут создавать новые ярлыки в разделе Confluence.
Добавление ярлыка Confluence в проект Jira
Администраторы могут добавить ярлык Confluence в проект Jira.
Теперь вы сможете переключаться между проектом Jira и связанным разделом Confluence в мгновение ока. Установив связь между проектом Jira и страницей Confluence, вы будете видеть важные уведомления Jira (например, об обмене файлами, упоминаниях и комментариях) в разделе уведомлений Confluence. Ни одно важное уведомление Jira не останется незамеченным, даже если вы с головой уйдете в работу в Confluence.
См. пошаговые инструкции в этом видео:
Использование встроенных страниц Confluence в Jira
Если проект Jira подключен к разделу Confluence, вы можете просматривать, редактировать и создавать страницы Confluence, не покидая продукт. Это формирует более интегрированный интерфейс страниц проектов в Jira и сводит к минимуму количество переключений контекста.
Просматривать страницы просто. Перейдите в «Страницы проектов» и выберите страницу, чтобы открыть ее во встроенном окне, не переключаясь на Confluence.
Чтобы добавить новый контент из пункта «Страницы проектов», вы можете создать его из пустой страницы Confluence либо с помощью шаблона Confluence, и все это — в Jira Software.
С помощью встроенных страниц в Jira также можно редактировать страницы Confluence. Для этого в пункте «Страницы проектов» наведите курсор на страницу и нажмите появившийся значок карандаша для внесения правок.
Создавайте задачи JIRA из Confluence
Задачу или эпик Jira можно создать непосредственно в Confluence. Чтобы создать задачу, выполните следующие действия.
Задача будет автоматически добавлена страницу Confluence и в выбранный проект Jira.
Точно так же вы можете создавать задачи Jira из контента в Confluence. Для этого выделите на странице в режиме просмотра любой текст и выберите «Создать задачу», чтобы создать задачу Jira.
См. пошаговые инструкции в этом видео:
Добавление задач Jira на страницы Confluence
Большинству людей не хочется постоянно тратить время на переключение между приложениями. К счастью, благодаря интеграции Jira и Confluence отслеживать задачи Jira без труда можно прямо в Confluence. Даже если вы проводите целый день в Confluence или Jira, у вас всегда перед глазами будет необходимый контекст с возможностью отслеживания. Благодаря этому эффективность команды изо дня в день повышается.
Отслеживание задач Jira непосредственно в Confluence
Просто вставьте ссылку Jira на страницу Confluence. На вашей странице Confluence автоматически появится динамическая ссылка на задачу Jira. После публикации страницы в ссылке отобразится идентификатор и название задачи, категория задачи (эпик, задание и т. д.) и ее статус в рабочем процессе («Предстоит сделать», «В процессе», «Завершено» и т. д.).
На странице задачи Jira в разделе «Страницы Confluence» появится ссылка на страницу Confluence.
Отображение динамического списка задач Jira на странице Confluence
Чтобы отобразить список задач Jira на странице Confluence, выполните следующие действия.
Выбирая задачи Jira для добавления на страницу, можно выполнить поиск по существующим задачам, создать новую задачу или выбрать одну из недавно просмотренных. Возможности поиска весьма широки: вы можете искать по ключу задачи, URL-адресу, ссылке Jira, JQL-запросу, простому тексту или фильтру. Фильтры позволяют значительно сэкономить время. Создайте фильтр для группы задач или выполните поиск по сохраненным фильтрам из Jira.
Теперь вы можете выбрать формат, в котором задачи Jira должны отображаться на странице: должна выводиться таблица со списком задач или только количество задач, относящихся к поисковому запросу. Созданная таблица является динамической и будет уточняться при каждом обновлении страницы Confluence.
См. пошаговые инструкции в этом видео:
Добавление «сборщика» задач Jira
Чтобы еще лучше усовершенствовать процесс создания задач, создайте «сборщик» задач Jira.
С помощью «сборщика» задач можно без труда встроить форму Jira в страницу или веб-сайт Confluence. После настройки и размещения на странице Confluence «сборщик» появится в виде кнопки, при нажатии которой отображается форма создания задачи Jira. Любой пользователь, который имеет право просматривать страницу Confluence, может нажать кнопку, внести данные в персонализированную вами форму и создать заявку Jira для проекта Jira, связанного с разделом или страницей Confluence.
«Сборщик» задач Jira идеально подходит для сбора информации от клиентов. С его помощью сотрудники организации могут регистрировать баги или проблемы во время разработки версии приложения для внутреннего использования, а сотрудникам, работающим в Confluence, будет проще и быстрее создавать заявки в Jira, и это не приведет к помехам в их рабочем процессе.
Добавление дорожной карты Jira в Confluence
Вы можете добавить макрос Jira Roadmap (в том числе макрос для Advanced Roadmaps), который позволяет встроить на страницу Confluence дорожную карту, обновляющуюся в режиме реального времени. Это позволит держать команду в курсе происходящего, предоставляя контекст для запланированной работы, актуальные статусы и многое другое. Вы сможете найти все необходимое в одном месте, не переключаясь в другое приложение и не занимаясь копированием и вставкой содержимого вручную.
Создание отчетов Jira в Confluence Cloud
Отслеживание прогресса, результатов и решений не всегда проходит просто, как по шаблону. Когда дело касается множества заинтересованных лиц и команд, важно уметь доносить информацию до их сведения эффективными способами. Благодаря шаблону «Отчет Jira» отчитаться о работе, выполняемой в рамках проектов Jira, становится проще простого. Сообщайте информацию о ходе работы над текущим релизом или предоставляйте статический лог изменений, из которого можно узнать о различиях между последними релизами.
Сначала нужно создать страницу Confluence с помощью шаблона Jira Report. Выберите проект, по которому необходимо отчитаться, и шаблон автоматически создаст уже настроенную страницу с отчетом о статусе. В отчет будут автоматически добавлены круговые диаграммы, составленные на основе информации в полях вашего проекта, таких как «приоритет», «тип задачи» и др. Вы можете настроить свой отчет, выбрав другие поля для использования в отчете.
С помощью отчетов Jira заинтересованные лица получат общее представление о прогрессе команды, сделав всего лишь несколько щелчков мышью. Представив информацию для всех заинтересованных лиц наглядно и доступно, команда может сосредоточиться на насущных делах и быстрее завершить работу.