Что значит сводить таблицы в excel

Excel-plus

Пошаговые инструкции, как использовать функции, формулы и другие инструменты табличного редактора Microsoft Excel

Как построить сводную таблицу в Excel. Настройки сводной таблицы. Примеры и описание.

Как построить сводную таблицу в Excel. Настройки сводной таблицы. Примеры и описание.

Сводная таблица, это инструмент MS Excel, который используется для анализа дынных. С помощью Сводной таблицы можно анализировать огромные массивы данных. При этом пользователь настраивает результаты анализа, так как ему необходимо. Построим Сводную таблицу на примере таблицы, в которой приведены продажи пяти товаров в пяти магазинах, за пол года (январь — июнь).

Исходная таблица.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Обратите внимание, что таблицу на основе которой будет построена Сводная таблица, непосредственно перед построением необходимо отформатировать как Таблицу. Для этого необходимо выделить исходную таблицу и в закладке Вставка нажать на кнопку Таблица.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Как построить сводную таблицу в Excel.

Сначала необходимо выделить исходную таблицу или диапазон данных. После этого в закладке Вставка выбрать Сводная таблица.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Появляется диалоговое окно Создание сводной таблицы.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

В поле Таблица или диапазон можно выбрать диапазон данных или таблицу, на основе которых будет построена Сводная таблица. Это необходимо сделать, если это не сделано перед началом построения Сводной таблицы.

Далее выбираем, куда поместить непосредственно Сводную таблицу. На новый лист или На существующий лист. Как правило Сводную таблицу помещают на новый лист. Если ее поместить на существующий лист, то в этом диалоговом окне, в соответствующем поле Диапазон, можно указать место куда разместить Сводную таблицу.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Открылся новый лист в правой части которого появился блок настройки Сводной таблицы — Поля сводной таблицы.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Он содержит в себе следующие элементы:

После того, как выбраны (поставлены галочки) поля для добавления в отчет, они отобразятся в блоках (полях) Фильтры, Столбцы, Строки и Значения. Далее, их необходимо перетащить в соответствующие поля исходя их того, какую Сводную таблицу необходимо получить в результате.

Пункт Отложить обновление макета, позволяет настраивать обновление Сводной таблицы. Если галочка не стоит, настройки сделанные в блоке Поля сводной таблицы отобразятся в Сводной таблице сразу. Если галочка стоит, то только после того, как нажата кнопка Обновить.

Настройки сводной таблицы в Excel.

Итак, рассмотрим настройку Сводной таблицы на нашем примере. В первую очередь выберем поля для отображения в Сводной таблице. В нашем примере галочки нужно поставить напротив всех элементов.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

После того, как галочки поставлены, элементы появились в блоках (областях) Фильтры, Столбцы, Строки и Значения.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

И уже будет сформирована Сводная таблица.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Продолжим настройку Сводной таблицы. Наша цель, чтобы в столбцах Сводной таблицы отражалась сумма проданных товаров, во всех пяти магазинах, помесячно (январь — июнь). А в строках отражались товары, по видам (Товар №1, Товар №2 и т.д.). На выходе мы получим суммарное количество проданных товаров, каждого вида, указные по месяцам. В качестве фильтра используем магазины. Таким образом, в случае необходимости, мы сможем отразить в Сводной таблице только нужный нам магазин (Магазин №1, Магазин №2 и т.д.).

Как это сделать.

Перетаскиваем элемент Магазин в поле Фильтры.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Наша таблица готова.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

В ячейки В1 располагается фильтр. Если нажать на стрелочку фильтра в этой ячейки, появиться возможность выбрать одни или несколько магазинов, после чего в Сводной таблице отобразятся соответствующие этим магазинам продажи. Но предварительно нужно поставить галочку в пункте Выделить несколько элементов.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Самое главное при построение Сводной таблицы, исходя и задачи, правильно выбрать элементы поля для добавления в отчёт. После этого перетащить их в нужные блоки (области).

Если Поля сводной таблице закроются, вернуть их можно вызвав контекстное меню, нажав правой клавишей мыши в поле построенной Сводной таблицы и выбрав пункт: Показать список полей.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Получаем суммы заказов по годам.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».

Полезные советы:

2. Создаем и размещаем макет

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Полезные советы:

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку «Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку «Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Также можно нажать кнопку «Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню «Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам «Анализ» и «Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку «Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку «Создать стиль….» внизу галереи «Стили сводной таблицы».

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Я изменил цветовой макет, а также постарался, чтобы таблица была более компактной. Для этого поменяем параметры представления товара. Какие параметры я использовал – вы видите на скриншоте.

Думаю, стало даже лучше. 😊

Как избавиться от заголовков «Метки строк» ​​и «Метки столбцов».

При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

И вот что мы получим в результате.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Показаны реальные имена, как вы видите на рисунке справа, что имеет гораздо больше смысла.

Как обновить сводную таблицу.

Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить его, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.

Как обновить вручную.

Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и « Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.

Как переместить на новое место?

Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть фото Что значит сводить таблицы в excel. Смотреть картинку Что значит сводить таблицы в excel. Картинка про Что значит сводить таблицы в excel. Фото Что значит сводить таблицы в excel

Как удалить сводную таблицу?

Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.

Примечание. Если у вас есть какая-либо диаграмма, построенная на основе свода, то описанная выше процедура удаления превратит ее в стандартную диаграмму, которую больше нельзя будет изменять или обновлять.

Надеемся, что этот самоучитель станет для вас хорошей отправной точкой. Далее нас ждут еще несколько рекомендаций, как работать со сводными таблицами. И спасибо за чтение!

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *