Что значит срок резерва
Управление резервами товаров в УТ 11 и ERP. Особенности и нюансы
Система управления резервами является сердцем работы большой части торговых компаний. Данная статья сделана как обзор типовых механизмов резервирования и основных проблем, с которыми приходится сталкиваться при его использовании. Статья написана на примере торгового функционала. Но для производственного предприятия все описанное ниже тоже актуально; просто в нем вместо потребности в готовой продукции по Заказам клиентов будет возникать потребность в материалах по Заказам на производство, а принципиально механизм резервов устроен точно так же.
Три слоя регистров – три варианта остатков товаров
Обособленный учет только по ВидамЗапасов – опасный рудимент
Исторически, виды запасов были первым механизмом конфигурации по обособлению товаров под конкретное назначение (Сделку, Менеджера). На текущий момент – это рудимент, использование которого не рекомендуется, если вы не готовы сразу решить как поступать со всеми подвохами, которые в них скрыты.
Единственное принципиальное преимущество обособленного учета по видам запасов – вместе с учетом по видам запасов всегда идет учет себестоимости. Т.е. если товары разделены по разным видам запасов, и разные виды запасов были куплены по разным ценам (поставщик продает товары дешевле, при условии их продаж определенным клиентам) – можно будет увидеть, что прибыльность у сделок получилась разная.
Иногда бывает необходимость совместить резервы с обособленным учетом себестоимости. Такая возможность есть при использовании резервирования под «назначение», которое совмещает обособленный учет видов запасов с отражением таких резервов в системе регистров управления резервами. Об этом будет рассказано ниже.
Функционал «обособленного учета себестоимости по видам запасов» включается в разделе Администрирование – Финансы.
Указание порядка резервирования в документах
Возможны следующие варианты:
Резервирование по графику («к дате отгрузки» и «требуется»)
Контроль резервов по графику работает по-другому – все планируемые отгрузки и поступления товаров выстраиваются по датам в товарном календаре. И если заказ клиента запланирован с отгрузкой в определенную дату – он не привязан ни к одному конкретному поступлению, а только к плановому наличию товара на эту дату. Когда принимается новый заказ клиента – для всех существующих заказов проверяется условие: если в предыдущую дату добавится еще одна отгрузка – хватит ли товара на дату заказа? Т.е. из какого именно заказа поставщику будет обеспечен заказ клиента – заранее неизвестно, при каждом контроле резервов контроль производится сопоставление дат на момент контроля.
В действиях в Заказе клиента для резервирования по графику нужно использовать вариант «Резервировать к [дате отгрузки]». Когда ожидаемые поступления еще не запланированы – указанный вариант действий будет недоступен, т.к. его указание означает для продавца гарантию наличия товара к определенной дате, при условии соблюдения графика поставок.
При отсутствии товара на складе следует указывать действие «К обеспечению». После того как поставки товаров будут запланированы – требуется вручную зайти в заказ клиента и изменить резерв на вариант «к дате отгрузки», до этого товар не будет числиться в резерве. Таким образом, при отсутствии товара на складе – конфигурация не позволяет гарантировать для продавца его наличие к определенной дате. Если в момент, когда была запланирована поставка, продавец не успел поставить резерв под свой ранее оформленный заказ – его коллега может забрать этот резерв под свой более новый заказ, действует правило «кто раньше встал, того и тапки». Таким образом, даже при гарантированных сроках поставок товаров на склад – для клиента гарантировать наличие товара к определенной дате невозможно!
Возможность поставить товар в резерв с учетом еще не запланированных поступлений, исходя из стандартных сроков поставки товаров, существовала в УТ 11.0, но потом от нее отказались ради упрощения интерфейса.
Надо отметить, что если компании требуется максимально сократить избыточные резервы, то даже при наличии товара на складе – следует использовать резервирование к дате отгрузки, а не резервирование со склада. В типовой конфигурации на текущий релиз (УТ 11.1.9, УП 2.0.9), при наличии товара на складе и отсутствии ожидаемых поступлений в – нельзя использовать резерв по графику, пользователю доступен только резерв со склада. Архитектурных ограничений для этого в конфигурации нет, в версиях 11.0 существовала возможность ставить резерв из графика, когда планируемых поступлений еще нет, но товар есть на текущих остатках. Эту возможность убрали ради упрощения функционала. Но если компания имеет высокий товарооборот по одной номенклатурной позиции – может быть целесообразно доработать программу и вернуть такую возможность. Стоит отметить, что частичный возврат этих возможностей из версии 11.0 – потребует значительных трудозатрат, т.к. потребуется частично переписать логику многих интерфейсов и контролей резервов.
Резервирование под «назначение» (под заказ)
Важно отметить, что хотя в типовой конфигурации назначением может являться только заказ: заказ клиента, на перемещение, сборку, производство – технически, назначение на уровне конфигурации сделано справочником. После не очень сложных доработок можно будет через назначения обособлять запасы под сделки, подразделения и менеджеров, т.е. реализовать полноценный учет в логистике того обособления, которое в типовой конфигурации, как было описано выше, может работать только для раздельного учета себестоимости.
Обособленное обеспечение под назначение имеет следующие принципы работы:
В случае, когда товар уже успел поступить на склад – вместо корректировки назначения в Заказе поставщику используется документ «Корректировка назначения товаров». С помощью него можно перебросить товары с одного назначения на другое или из под назначения вывести в свободный складской остаток. В практике внедрений – для этого документа часто используют согласование руководителями отдела продаж, которые контролируют чтобы сотрудники не злоупотребляли возможностью отказа от заказанного ими неликвидного товара.
Функционал «обособленного обеспечения заказов» включается в разделе Администрирование – Закупки. Но данная функциональная опция включает только само обеспечение, для обособленного учета себестоимости по разным назначениям – нужно поставить соответствующий признак в разделе Администрирование – Финансы; при включении обособленной себестоимости – для каждого назначения товаров будет генерироваться отдельный ВидЗапасов.
Связь управления резервами с контролем оплат. Резервы и реализации
Тут есть важный нюанс – до получения аванса программа позволяет использовать вариант резерва со склада. В этом случае, при установке резерва в одном заказе – под другой уже оплаченный заказ свободного остатка может будет не хватать. Скорее всего, в этом случае будет принято решение о дополнительной закупке товара. Таким образом, хотя аванс от покупателя еще не поступил – его заказ вынудит нас потратить деньги на закупку товара. Если этот риск является для компании неприемлимым – требуется доработка, запрещающая резерв со склада до получения аванса от клиента.
В УТ 11 и ERP появилась возможность использования Реализации товаров как Заказа. Реализация имеет статус «К предоплате», в котором она отражает не продажу товара, а его постановку в резерв на складе. Если в документе указан обязательный процент предоплаты – перевести реализацию в статус «К отгрузке» будет невозможно до получения оплаты. В статусе «К отгрузке» товар отражается как проданный по РН ТоварыОрганизаций, но еще числится на складе, если используется ордерная схема. При отражении складского ордера – товар списывается по РН ТоварыНаСкладах.
Инструменты контроля и управления резервами
Функция «Заполнить обеспечение» в заказе
Состояние обеспечения
В этом рабочем месте видна текущая ситуация с наличием товаров и можно увидеть в какие даты необходимый товар поступит на склад, в случае его отсутствия в текущий момент. Для товаров, поставки которых еще не запланированы, даты ближайших поставок рассчитываются согласно «сроку исполнения заказа» заданному в «способе обеспечения» для данного товара на данном складе (тут на этом подробнее останавливаться не будем – это функционал смежной подсистемы «обеспечения потребностей»).
Рабочее место позволяет не только контролировать текущую ситуацию, но и управлять резервами. Из рабочего места можно изменить способ резервирования товаров и перепланировать дату отгрузки, если в запланированную дату обеспечить его невозможно.
Понять весь функционал по письменному описанию невозможно, т.к. в нем много мелких сервисных возможностей. Но т.к. это ключевой инструмент продавцов по управлению резервами и их контролю, то разобраться ним лучше детальнее. Лучший способ это сделать – создать разные заказы клиентов, конкурирующие за один товар, затем усложнить ситуацию частичным наличием товара на складе, частичным наличием в ожидаемых поставках и далее нужно «поиграть» с этим инструментом, чтобы разобраться как он работает в разных комбинациях резервов.
Подбор товаров в документы продажи
Отчет «Доступные для продажи товары»
Возможные проблемы с резервами
Особые случаи использования резервов. Резервы по сериям
Учет серий удобно использовать для различия физически различающихся товаров, даже если производитель не делит их по сериям. Например, компания торгующая кабелем может иметь на остатках бухты кабеля разной длины. Потенциальный клиент, заказывая 50 метров кабеля будет ожидать, что ему дадут этот кабель единым куском, а не обрезками по 20 и 30 метров. Таким образом, для подобных товаров необходимо хранить информацию об остатке кабеля в каждой бухте. Для этого каждую бухту можно обозначить отдельной серией и учитывать остатки товаров в разрезе серий, т.е. остатки кабеля в каждой бухте. При получения заказа от клиента – достаточно будет найти единственную серию достаточной для клиента длины и предложить ее.
Аналогичный принцип учета по сериям может применяться для кабелей, тканей, веревок и т.п.
Похожий принцип может использоваться для обоев и красок. Хотя их обычно продают полными рулонами и полными ведрами (для краски), но в разных сериях может незначительно отличаться цветовой оттенок. Чтобы гарантировано продать клиенту товары с одним оттенком – разные партии рекомендуется обозначать отдельными сериями и отпускать клиенту товары только одной серии.
Возможности по резервированию конкретных серий в программе ограничены. Резерв по сериям можно сделать только из текущих складских остатков. Для случаев, когда серии имеют физические различия (например, разные оттенки цвета) это может являться ограничением, если какая-то серия, продававшаяся ранее или имеющаяся на остатках, еще раз придет в одном из планируемых поступлений. Однако, когда деление товара на серии производится только для учета длины – подобных резервов скорее всего будет вполне достаточно, т.к. в планируемых поставках мы всегда ожидаем получить полные бухты кабелей, а не их обрезков, т.е. учитываться их с той же детализацией, с которой учитываются складские остатки, нет необходимости. Если все же необходимо под конкретного клиента зарезервировать конкретную ожидаемую поставку – вместо резервов по сериям можно воспользоваться обособленным обеспечением по назначениям, и привязать будущую поставку к конкретному заказу клиента.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Резервирование товаров в 1С: Управление торговлей
Все компании, занимающиеся торговлей, сталкиваются с необходимостью резервирования наименования по заказу покупателя. Резерв может использоваться как для позиций, находящихся на складе фирмы, так и для наименований, которые ожидаются в ближайших поставках и находятся в пути.
Механизм резервирования номенклатуры в 1С: УТ прост и удобен. Пользователи могут поставить резерв товара для конкретного клиента, провести отгрузку зарезервированных наименований, а также снять резерв с позиций при необходимости. В обзоре рассмотрим, как работает схема резерва товарных позиций в программе 1С 8.3: Управление торговлей.
Способы резервирования товара в 1С
Для того чтобы зарезервировать наименования, приобретённые покупателем, пользователь может воспользоваться несколькими способами.
В форме заказа покупателю
В первую очередь, необходимо проверить остатки номенклатуры на складе. Для этого перейдём в раздел «Склады и доставка» – «Отчеты по складу» и формируем аналитическую ведомость «Остатки и доступность товаров».
Для того чтобы упростить работу, пользователь может установить фильтр по названию нужного наименования, кликнув на кнопку «Настройки» в форме отчета.
Создадим документ «Заказ клиента». Видим, что в 1С доступно два статуса заказа покупателя «К выполнению» и «На согласовании». Первый используется, если заказ точно подтвержден, второй – в случае, если покупатель может внести какие-либо изменения (например, по срокам доставки, количеству наименований и др.).
После того как заказ покупателя создан, зарегистрируем на его основании счет на оплату. Сделать это можно прямо из формы заказа, кликнув на опцию «Создать на основании». После проведения документа вы сможете как отправить счет по электронной почте, так и распечатать его.
Как только покупатель внесет полную (частичную) оплату за заказ или предоставит определенные гарантии, можно переходить к резерву наименования. Обратите внимание: не имеет значения, какой статус присвоен документу «На согласовании» или «К выполнению».
Для того чтоб зарезервировать определенное количество товара, откроем форму заказа клиенту, выберем опцию «Обеспечение» – «Заполнить обеспечение».
В открывшейся форме отметьте галочкой чек-бокс «Резервировать на складе» и нажмите кнопку «Заполнить». Все данные будут перенесены автоматически.
Для того чтобы убедиться в том, что нужные позиции зарезервированы на складе, повторно сформируем отчет «Остатки и доступность товаров». Видно, что на текущую дату на складе доступно 25 наименований «Спортивная куртка красная», 25 из которых зарезервированы на складе.
Обратите внимание: для того чтобы отгрузить заказ, необходимо изменить статус в форме заказа. Выберите статус «К выполнению», после чего нажмите на кнопку «Обеспечение» – «Заполнить обеспечение» – «Отгрузить».
Повторно сформируем отчет «Остатки и доступность товаров». Видим, что зарезервированная позиция находится на отгрузке, однако фактически на складе до сих пор числится 25 наименований.
Далее создадим документы по отгрузке заказа покупателю. Перейдем в раздел «Заказы», выберем нужный и создадим на его основании документ «Реализация товаров и услуг».
Открывшаяся форма будет заполнена автоматически. Нажмите на кнопку «Провести», а затем сформируйте счет-фактуру (для организаций, работающих о общей системе налогообложения).
Документы по отгрузке можно как распечатать, так и отправить заказчику в программе через 1С–ЭДО.
Следующий шаг – выписка ордера на отгрузку заказа. Перейдите в раздел «Склад и доставка» – Ордерный склад» – «Отгрузка».
На новой странице появится область «Отгрузка товаров со склада».
На вкладке «Заказ» выберите заказ клиента, после чего нажмите на вкладку «Создать ордера». В открывшемся диалоговом окне выберите «По выделенным распоряжениям» и нажмите кнопку «ОК».
Если все шаги выполнены верно, в нижней части рабочей области будет сформирован ордер на отгрузку. Документ также будет доступен в разделе «Склад и доставка» – «Расходные ордера на товары».
Проведите документ, перейдите в раздел «Склад» и повторно сформируйте отчёт «Остатки и доступность товаров». Видим, что зарезервированное наименование в документе больше не отражается.
В форме документа «Резервирование товаров»
Зарезервировать нужные наименования можно, используя отдельный документ «Резервирование товаров». Форму можно создать как на основании выбранного заказа покупателю,
В открывшейся форме документа необходимо выбрать заказ покупателя, наименование товарной позиции и количество, которое необходимо зарезервировать. Не забудьте указать склад. Для того чтобы установить резерв, кликните на опцию «Записать и провести».
В форме документа «Корректировка заказа покупателя»
Многие пользователи 1С используют форму «Корректировка заказа покупателя» для того, чтобы внести изменения в заказ (например, если необходимо удалить определенные позиции, уменьшить или увеличить количество).
Создать форму можно на основании заказа покупателя. В открывшейся форме измените данные, выберите склад и нажмите на кнопку «Записать и провести».
Как зарезервировать товар, если наименований на складе недостаточно?
Рассмотрим второй случай – покупатель сделал заказ 30 шт. наименования «Спортивная куртка белая»». На складе компании нет достаточного количества номенклатуры. В нашем примере покупатель делает заказ на 30 шт. наименования «Спортивная куртка белая», фактическое наличие на ордерном складе – 25 шт.
В данном случае необходимо не только зарезервировать позицию, имеющуюся в наличии, но и наименования, которые поступят на склад в ближайшей поставке.
Создадим новый заказ клиента, заполним поле «Товары», «Количество», «Покупатель», присвоим документу статус «На согласовании». Кликнем по полю «Действия» на вкладке «Товары» два раза.
В новом окне «Выбор действия» выберем пункт «К обеспечению». Также мы видим, что фактически на складе доступно 25 шт. В графе «Подобрано» укажем необходимое количество позиций (в нашем случае – 30). Для того чтобы это сделать, кликните на синюю стрелку напротив поля «Резервировать на складе».
После нажатия на кнопку «ОК» 1С: УТ автоматически поставит резерв в табличной части формы «Заказ клиента».
Для того чтобы убедиться в том, что нужная номенклатура зарезервирована, перейдем в раздел «Склад» – «Отчеты по складу» – «Остатки и доступность товаров».
В ближайшей поставке на ордерный склад поступит 5 наименований «Спортивная куртка белая». Повторно сформируем документ «Остатки и доступность товаров». Видим, что фактический остаток увеличился.
Теперь необходимо зарезервировать поступившую номенклатуру. Перейдем в созданный ранее «Заказ клиента», обратимся к вкладке «Товары», кликнем на кнопку «Обеспечение» – «Состояние обеспечения».
На новой странице будет открыто диалоговое окно «Состояние обеспечения заказов». Видим, что в программе появилась возможность зарезервировать недостающее наименование.
Нажмем на кнопку «Резервировать» – наименования из обеспечения будут перенесены в резерв автоматически.
Повторно сформируем отчет «Остатки и доступность товаров». Видим, что 30 шт. наименования «Спортивная куртка белая» в резерве.
Для того чтобы отгрузить заказ, создадим документ «Реализация товаров и услуг», а затем «Счет-фактура» и «Расходный ордер».
Снятие товара с резерва в 1С
В документе «Реализация товаров и услуг»
Для отгрузки номенклатуры покупателю в программе 1С: УТ используется документ «Реализация товаров и услуг». Сформировать форму можно вручную, обратившись к разделу «Продажи» или создать ее из документа «Заказ покупателя».
Если определенные наименования зарезервированы по заказу клиента, в момент реализации резерв следует снять. На вкладке «Товары» выберем пункт «Из резерва». Обращайте внимание на правильность ввода данных при ручном заполнении наименований – резервирование не может быть отменено, что приведет к тому, что номенклатура останется неиспользованной.
В документах «Требование-накладная» и «Перемещение товаров»
Если компания перемещает позиции между своими подразделениями или складами, снять резерв можно в форме документов «Требование-накладная» или «Перемещение товаров». Обратите внимание, что для проведения каждой из форм необходимо заполнить поле «Документ резерва».
Кроме того, снять резерв номенклатуры в 1С: УТ можно и другими способами:
Отчеты по резервированию товаров в 1С: УТ
Ведомость по товарам на складах
Отчет «Ведомость по товарам на складах» позволяет оценить движение номенклатуры в количественном выражении. Данные можно получить как по компании в целом, так и по конкретному складу. Пользователи могут задать любой временной промежуток.
Сформировать документ можно, обратившись к разделу «Склады» – «Отчеты по складу».
Оборачиваемость товаров на складах
Аналитический отчет позволяет узнать, на каких складах зафиксирована низкая оборачиваемость номенклатурных позиций. Пользователи смогут получить информацию об уровне запаса интересующих наименований и уточнить остатки номенклатуры на выбранную дату.
Остатки и доступность товаров
Форма «Остатки и доступность товаров» предназначена для контроля состояния запасов на складах компании. Сформировав отчетный документ, можно узнать, какие количество наименований отгружается (в обособлении или в резерве), какими заказами зарезервированы наименования.
Контроль оформления документов товародвижения
Документ предназначен для контроля корректности оформления документов движения позиций в учете. В отчете представлена информация обо всех незаверенных операциях, сделках, по которым зарегистрированы различия между остатками номенклатурных позиций в финансовом и оперативном учете.
Товарный календарь
Документ «Товарный календарь» используется для оценки будущего состояния склада с учетом текущих остатков, запланированных отгрузок и поступлений. Для того чтобы сформировать форму, пользователю необходимо указать дату, на которую необходимо просмотреть план.
Звоните нашим специалистам и мы поможем настроить вам все необходимые отчёты по резервированию в 1С:УТ.