Что значит на забаланс
Забалансовые счета
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Есть мнение, что забалансовые счета бухучета можно не вести без всяких последствий. Но это не так: сведения об имуществе и обязательствах компании станут неполными, и аудиторы выскажут свои претензии. Расскажем, зачем нужны забалансовые счета в бухучете и что на них отражают.
Для чего в учете забалансовые счета
Забалансовые счета — вспомогательные. Остатки с этих счетов не включаются в баланс и отражаются за балансом, отсюда их название. Здесь учитывается имущество, которым компания пользуется, но не владеет. Это имущество временно находится в обороте компании и предоставлено на основании конкретного договора. Это может быть арендованное помещение или оборудование, переданные под ответственное хранение ценности, сырье для переработки.
Самое главное — забалансовые счета позволяют достоверно и полно отразить сведения о работе организации и ее имуществе. Поэтому забалансовый учет важен и для контролирующих органов: скажем, если компания не ведет его, вряд ли аудитор даст положительное заключение после проверки, да и от налоговой можно ждать санкций.
Сведения об активах, которые учитывают на забалансовых счетах, будут полезны самому предпринимателю для управленческого учета и планирования. А еще они многое могут объяснить инспекторам при проверке: например, если вы арендуете основные средства и отражаете их на счете 001, то к вам будет меньше вопросов по поводу трат на их обслуживание.
Как учитывают имущество за балансом
Учет на забалансовых счетах ведут по упрощенной схеме — без двойной записи. Счета за балансом выглядят как таблица с двумя столбцами: один для отражения дебета, другой — кредита, одинаковую сумму в них можно не прописывать.
Как и на обычных счетах, на забалансовых компания ставит на учет и списывает ценности. Возможна и продажа забалансового имущества: тогда его прописывают в кредите соответствующего забалансового счета, а полученные деньги отражают как доходы от реализации и добавляют НДС. Этот доход попадет в базу налога на прибыль. При этом начальную стоимость актива, которую учитывали при вводе в эксплуатацию, не отражают в учете, чтобы не искажать финансовые результаты.
Какое имущество отражают за балансом
Закон вводит 11 забалансовых счетов. Но если компании не хватает этого списка, она может открыть новые счета или субсчета, прописав это в учетной политике.
Инструкция по работе с забалансовыми счетами утверждена Минфином РФ от 31.10.2000 №94н. Согласно этому документу, забалансовые счета разделяют на три группы:
Рассмотрим каждую группу.
Забалансовые счета для учета чужого имущества
Если компания распоряжается имуществом, которое ей не принадлежит, его отражают на счетах этой группы. Например, на счете 001 — основные средства, взятые в аренду. На счете 002 — ценности, принятые на ответственное хранение. На счете 004 — продукция, взятая на комиссию.
Обычно сложности при работе с таким имуществом связаны с тем, что бухгалтер не знает о стоимости активов, которыми не владеет компания. А значит непонятно, по какой стоимости принимать их к учету. Эту проблему можно решить разными способами:
Важно только отразить выбранный способ в учетной политике компании.
Забалансовые счета для учета обеспечений
Вторая группа счетов нужна для учета залогов, задатков, поручительства, банковских гарантий и пр. Снова встает вопрос, какую стоимость назначить обеспечению? Например, компания учитывает за балансом залог, какую стоимость ему назначить — стоимость заложенного актива или размер платежа залогодателя? Эти суммы не всегда равны, и чаще обеспечение отражают по стоимости заложенного актива. Тогда если залогодатель не выполнит обязательство, держатель залога возместит свой убыток из стоимости заложенного имущества.
При получении обеспечения бухгалтер делает запись в учете: Дт 008 (отражается стоимость полученного обеспечения. При погашении долга бухгалтер делает запись: Кт 008 (списывается целиком или частично стоимость погашенного обеспечения).
Забалансовые счета для иного имущества
На счетах этой группы отражают имущество, которым компания владеет, но его важно учитывать отдельно. Это могут быть простаивающие, малоценные или законсервированные объекты, спецодежда, спецоснастка, давальческие материалы.
Давальческие материалы. Если компания производит продукцию из материалов, которые предоставил собственник (давалец), то нужно учитывать отдельно сами материалы и продукцию, изготовленную из них. Для этого используют счет 003, оценивают имущество согласно договору. Результат работы передают заказчику сам по себе или вместе с отходами производства.
Спецодежда и спецоснастка. Если специальная одежда и оснастка переданы компании в распоряжение или пользование, их принимают на забалансовый счет “Спецоснастка, переданная в эксплуатацию” (п. 23 Методических указаний по бухучету специального инструмента, приспособлений, оборудования и одежды, утверждены приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н). А выдачу и возврат одежды или оснастки фиксируйте в личной карточке учета выдачи средств индзащиты.
Инвентаризация забалансовых счетов
Если компания проводит инвентаризацию имущества и обязательств — например, при составлении годовой бухотчетности — нужно инвентаризировать и забалансовое имущество.
Для этого придется оформлять отдельные ведомости для сличения (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации, утверждены приказом Минфина РФ 13.06.1995 № 49). В остальном процесс не отличается от обычной инвентаризации. По результатам все участники комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационные акты.
Если выявлена недостача имущества, принятого на комиссию, или давальческого сырья, компания возмещает собственнику недостачу, при этом сумму убытков отражают среди прочих расходов.
Если обнаружены излишки забалансового имущества, их можно принять на баланс среди прочих доходов. Или, например, держать избыток товаров, принятых на комиссию, на забалансовом счете 002 “ТМЦ, принятые на ответственное хранение”, пока комитент не примет решение по поводу излишка товаров.
Данные забалансовых счетов в отчетности
Сведения забалансового учета включают в состав бухотчетности — в пояснения к бухбалансу и отчету о финансовых результатах. Указывают стоимость арендованных основных средств, суммы обеспечений (приложение № 3 к приказу Минфина РФ 2.07.2010 № 66н). Также в пояснения можно внести забалансовое имущество в условной и количественной форме.
Ведите учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: простой учет, возможность добавлять счета бухучета, готовая учетная политика, зарплатный блок, отчетность через интернет. Все новички получают бесплатный тестовый период две недели.
Виды и функции забалансовых счетов
Имущественные права предприятия крайне обширны. Капитал компании может включать в себя и материальные, и нематериальные объекты, финансовые средства, денежные эквиваленты. Для реализации деятельности фирмы часто используются ценности, которые ей не принадлежат. Такие объекты могут передаваться по договору лизинга. Они должны быть отражены в бухгалтерском учете.
Что собой представляют забалансовые счета?
Забалансовые счета (ЗС) предназначаются для хранения сведений об объектах, которыми пользуется компания. Ключевым их признаком является то, что у предприятия нет прав собственности на данные объекты. Они временно находятся в составе фирмы. Предоставляются на основании различных договоров. В состав данных объектов могут входить:
Как арендатору учитывать на забалансовом счете 001 объекты аренды (помещения, оборудование, иное имущество)?
Принцип имущественной обособленности и забалансовые счета
В основе организации забалансовых счетов лежит принцип имущественной обособленности. Он гласит, что учет активов организации не должен совпадать с учетом активов ее собственников, а также активов других организаций, находящихся на попечении у данной. Тот же принцип действует не только для активов, но и для обязательств.
Временно попавшие в состав активов объекты, предоставленные по тем или иным договорам, не принадлежат предприятию. Тем не менее, в определенный промежуток времени именно предприятие несет за них ответственность, значит, должно их определенным образом учитывать. Но смешивать такие ценности вместе с принадлежащими по праву собственности нельзя в рамках одних и тех же бухгалтерских счетов.
Забалансовые счета являются вспомогательными в рамках бухгалтерского учета. Они становятся актуальными в том случае, если требуется получить информацию, не содержащуюся на балансовых счетах. Данной особенностью объясняется их название. Остатки с забалансовых счетов включаться в баланс не будут. Они отображаются за итогом этого показателя. То есть, фиксируются за балансом.
ВАЖНО! Сведения с рассматриваемых счетов не оказывают влияния на финансовые показатели. По этой причине они не будут фигурировать в финансовой отчетности компании.
Для чего нужны забалансовые счета?
Забалансовые счета выполняют следующие функции:
Грамотно оформленные забалансовые счета позволяют получить все данные по объектам, которые находятся на территории предприятия, но не принадлежат ему. Информация необходима для анализа кредитоспособности компании, определения ее финансовой стабильности.
Разновидности забалансовых счетов и их учет
Необходимый вид забалансового счета определяется в зависимости от того, какой именно объект подлежит бухгалтерскому учету. Существуют следующие разновидности ЗС:
На забалансовых счетах отражаются ценности, являющиеся собственностью предприятия, которые были списаны на траты:
Забалансовые счета являются актуальными для сбора сведений, необходимых в качестве дополнительной информации к пояснениям отчетности:
Все данные счета указаны в специальном бухгалтерском плане. Предприятие может заводить и другие счета, которых нет в плане, если это требуется для обеспечения деятельности.
Организация вправе открыть субсчет к уже существующему забалансовому счету либо ввести новый счет, если он не предусмотрен планом. Главное, чтобы это изменение было должным образом прописано в учетной политике.
ВАЖНО! Организация забалансовых счетов крайне важна. Если в рамках налоговой проверки обнаружатся объекты, которые никак не фигурируют в отчетности, они будут списаны во внереализационные доходы. То есть, на них будет начислен налог на прибыль.
Особенности учета на ЗС
Забалансовые счета представлены в форме таблицы с двумя столбцами. В одном из них отображается дебет, в другом – кредит. Учет на ЗС осуществляется по упрощенной системе. Двойная запись не требуется. То есть, в дебете и кредите можно не прописывать одинаковую сумму. В столбце по дебету нужно указывать следующие операции:
В столбце по кредиту отображается:
Дебет будет отображать приход, а кредит – расход.
Операции с забалансовыми счетами
На забалансовых счетах, так же, как и на обычных, производятся процедуры постановки на учет и списания ценностей. Также можно совершать продажи с забалансовых счетов. Следует принять во внимание некоторые нюансы.
Как поставить актив на забалансовый счет
Законодательство не регламентирует учет отдельных забалансовых ценностей, предоставляя бухгалтерии самостоятельно выбрать стратегию, уточнив ее в учетной политике. Организация может открыть дополнительный счет для, например, малоценного имущества, присвоив ему номер, следующий после плановых и отразив это в политике. Малоценные активы удобно учитывать именно на забалансовых счетах, потому что:
Реализация с забалансового счета
Если руководители приняли решение продать актив, учитывающийся на забалансовом счете, которым до того пользовались и продолжают это делать, нужно списать данный актив в кредит соответствующего забалансового счета. Полученные от продажи средства нужно обязательно отразить как доходы от реализации и добавить НДС. При этом в налоговом учете данная операция повлечет за собой отражение доходов, попадающих в базу налога на прибыль.
ВНИМАНИЕ! Поскольку начальная стоимость актива уже была учтена в момент ввода в эксплуатацию, ее не отражают в бухгалтерском или налоговом учете, иначе возможны искажения финансовых результатов.
Списание актива с забалансового счета
Объекты можно не только учитывать на забалансовых счетах, но при необходимости и списывать с них. Это происходит, если актив стал полностью негодным, либо его собираются реализовать, по этим причинам он уже не используется в деятельности предприятия. Сведения об операции вносятся в специальный журнал материальных ценностей, который ведется специально для объектов забалансовых счетов. Необходимо в обязательном порядке проставить следующие данные:
После того, как в журнал внесена дата списания, указанным активом предприятие больше пользоваться не может, что подтверждается специальным актом.
Проводки по забалансовым счетам на примере
Два предприятия заключили между собой договор по поставке товаров. Одна из сторон предоставляет обеспечение платежа в форме техники, переданной в залог. Стоимость оборудования составляет 200 000 рублей. Оплата по договору совершенна не была, а потому другое предприятие получает оборудование в свое распоряжение, а затем реализует его. Данные операции будут отражены при помощи следующих проводок:
Из данной схемы можно извлечь сведения о движении ценностей, сумме сделки. Все операции подтверждаются первичной документацией.
Забалансовые счета в бюджетных организациях
Если организация относится к бюджетным, учет забалансовых ценностей в ней происходит по упрощенной схеме – не нужно вести корреспондирующие записи. Когда имущество оприходуется, в дебете определенного забалансового счета делается нужная запись. В момент списания эта запись производится по кредиту. Разрешается вводить и дополнительные забалансовые счета для большей достоверности управленческого учета, естественно, указав их при формировании учетной политики.
Итак.
Забалансовые счета позволяют отобразить сведения об имуществе, которое находится на территории предприятия, но не относится к его собственности. Также на ЗС хранятся другие данные. Наличие забалансовых счетов при налоговых проверках позволит не делать лишние налоговые отчисления. Также это источник важной информации о деятельности компании. Сведения позволяют отследить операции, проводимые предприятием.
Забалансовые счета
Забалансовые счета – это счета, предназначенные для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих организации- хозяйствующему субъекту, но временно находящихся в его пользовании или распоряжении.
Они используются, если бухгалтеру нужна информация, которой нет на балансовых счетах.
Остатки по забалансовым счетам не входят в баланс, а показываются за его итогом, т.е. за балансом.
На финансовый результат данные этих счетов не влияют и в отчетности предприятия их отражать не нужно.
Для каких целей используются забалансовые счета
Как правило, на забалансовых счетах:
1) ведется учет наличия и движения имущества (для обеспечения его сохранности):
или не принадлежащего организации;
или собственного имущества организации, стоимость которого списана в расходы.
2) собирается информация, которую нужно раскрыть в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.
Основными задачами забалансовых счетов являются:
обеспечение контроля за использованием материальных ценностей, не принадлежащих данному предприятию;
контроль за сохранностью материальных ценностей, числящихся на этих счетах, за своевременным оформлением документов на поступление и выбытие этих средств;
обеспечение правильной организации бухгалтерского учета на этих счетах;
обеспечение всесторонней и полной информацией по этим счетам для оценки кредитоспособности и финансовой устойчивости предприятия.
Виды забалансовых счетов
Существуют следующие забалансовые счета, предусмотренные Планом счетов.
Для учета имущества, не принадлежащего организации, используются забалансовые счета:
001 «Арендованные основные средства». По этому счету отражаются арендованные основные средства в оценке, указанной в договоре;
002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Если товарно-материальные ценности поступают в компанию, но по условиям договора право собственности на них переходит к организации после соблюдения определенных условий (например, после перечисления 100% оплаты), то такие ТМЦ компания отражает на забалансовом счете 002;
003 «Материалы, принятые в переработку». По этому счету отражается сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), которые не оплачиваются изготовителем;
004 «Материалы, принятые на комиссию» По этому счету отражаются товары, принятые комиссионером на продажу;
005 «Оборудование, принятое для монтажа». По этому счету отражается оборудование, полученное подрядчиком от заказчика для монтажа.
Для учета имущества организации, списанного на расходы используются забалансовые счета:
007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». По этому счету отражается задолженность неплатежеспособных дебиторов, учитываемая за балансом в течение пяти лет после списания на случай изменения имущественного положения должников.
Для сбора информации для раскрытия в пояснениях к бухгалтерской отчетности, используются забалансовые счета:
011 «Основные средства, сданные в аренду». Если по условиям договора аренды имущество учитывается на балансе арендатора (нанимателя), то у собственника оно отражается на счете 011 «Основные средства, сданные в аренду»;
008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные». Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении полученных гарантий в обеспечение выполнения обязательств и платежей, а также обеспечений, полученных под товары, переданные другим организациям (лицам);
009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении выданных гарантий в обеспечение выполнения обязательств и платежей. В случае если в гарантии не указана сумма, то для бухгалтерского учета она определяется исходя из условий договора.
При этом Организация может заводить и забалансовые счета, не предусмотренные Планом счетов.
Следует отметить, что не стоит пренебрегать учетом хозяйственных операций на забалансовых счетах, так как при проведении налоговой проверки неучтенные нигде товары, основные средства и прочее могут быть расценены как излишки, которые в бухгалтерском учете относятся к внереализационным доходам и с которых нужно платить налог на прибыль.
Учет на забалансовых счетах
Забалансовые счета также, как и обычные счета бухгалтерского учета, представляют собой двухстороннюю таблицу: дебет и кредит.
Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе.
Двойная запись на забалансовых счетах не используется, то есть при составлении проводок на забалансовых счетах не нужно отражать одну и ту же сумму по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Сальдо на начало месяца отражает наличие вида средств, учитываемого на счете.
Сальдо на конец месяца по дебету показывает остаток средств на конец месяца и вычисляется по формуле:
Конечное сальдо такого счета всегда дебетовое.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.
Простая памятка для корректного забалансового учета
Забалансовый учет имеет свои особенности, которые важно не упустить бухгалтеру. Поможет в этом наша подборка – в одной статье об учете за балансом основных средств, сырья и других материальных ценностей.
План счетов бухгалтерского учета содержит одиннадцать забалансовых счетов, из них семь счетов предназначены для учета имущества. Среди особенностей учета за балансом выделим две основные:
Забалансовый учет собственного имущества
Так, на счете 006 можно учитывать абонементы, дипломы, товаросопроводительные документы и другие бланки строгой отчетности. Эти документы отражают за балансом в условной оценке.
Если компания сдает свое имущество в аренду, то может понадобиться забалансовый учет. Отразить сданные в аренду основные средства на счете 011 нужно, если договором предусмотрен учет имущества на балансе арендатора (лизингополучателя). Если такого условия нет, арендодатель ведет учет основных средств как обычно — на балансовом счете 01. Передача в аренду отражается по дебету счета 011. Когда арендатор вернет имущество, арендодатель спишет его с учета записью по кредиту счета 011.
Малоценные основные средства
Для малоценного имущества план счетов не предусматривает специальных забалансовых счетов. Поэтому организация вправе самостоятельно добавить соответствующий счет в свой рабочий план счетов. Например, учесть списанные основные средства можно, открыв счет 012 «Учет малоценного имущества».
Очень важно учитывать списанные основные средства за балансом, пока они пригодны для использования. В таком случае можно легко следить за сохранностью имущества на предприятии. При проведении инвентаризации ценности, учтенные на забалансовых счетах, нужно отражать также в инвентаризационных описях.
Пример учета списанных основных средств
Бухгалтер ООО «Снежинка» оформит хозяйственные операции проводками:
Дебет 10 Кредит 60 — 5 700 — оприходован ксерокс в составе материально-производственных запасов/
Дебет 25 Кредит 10 — 5 700 — стоимость ксерокса списана на затраты/
Дебет 012 — 5 700 — ксерокс поставлен на забалансовый учет/
Через три года ксерокс сломался и его решили списать с учета в связи с непригодностью для работы. Бухгалтер сделал проводку:
Забалансовый учет чужого имущества
Арендаторы должны учитывать полученное имущество на счете 001 «Арендованные основные средства» (абз. 7 п. 32 ПБУ 6/01, п. 27 ПБУ 4/99). Если такой учет не вести, компанию могут оштрафовать (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ). Поступление арендованных средств отражается по дебету счета 001, возврат арендодателю — по кредиту счета. Учитывают арендованное имущество по стоимости, указанной в договоре аренды. Если в договоре стоимость объекта не обозначена, то можно учесть его и без цены.
Комиссионеры отражают товары, принятые на комиссию, по дебету счета 004. Вид, стоимость и количество товаров можно посмотреть в приемо-сдаточных актах. Реализованный и возвращенный товар комиссионеры отражают по кредиту счета 004.
Товарно-материальные ценности (ТМЦ), принятые на ответственное хранение, поставщики и покупатели учитывают на счете 002. Поставщики товара отражают на счете 002 оплаченный, но не вывезенный покупателем товар по не зависящим от сторон причинам. Такой учет ведется, когда покупатель оставил товар на ответственное хранение. Покупатели используют счет 002, принимая товар на хранение, если:
Налогоплательщик не может принять к вычету НДС, пока ТМЦ учитываются за балансом. Контролеры считают, что если покупатель не вправе использовать эти товары в операциях, облагаемых налогом на добавленную стоимость, то и права на вычет налога у него нет (письмо Минфина РФ от 22.08.2016 № 03-07-11/48963).
Учет давальческого сырья
Давальческое сырье исполнитель учитывает на счете 003 «Материалы, принятые в переработку». Поступление таких материалов отражают записью по дебету счета 003. Когда получена готовая продукция, сырье списывается в кредит счета 003, одновременно делается проводка по дебету 002 (до того момента, пока готовую продукцию не примет заказчик). Если израсходованы не все материалы, они возвращаются заказчику, и исполнитель делает запись по кредиту счета 003.
Оборудование для монтажа
Елена Рогачева, эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Забалансовый учет: кому он нужен и что будет, если вести неправильно
Годовой отчет составлен и сдан, первый квартал закрыт. Самое время наверстать упущенное и подтянуть те участки учета, которые остались в списке грядущих дел.
Зачем это нужно?
В учете коммерческих организаций с конца 2000 года в забалансовых счетах изменений не происходило. Счетов, согласно типового плана счетов как было 11, так и осталось. А вот у коллег, работающих в бюджетной сфере, этот раздел учета ежегодно меняется и разрастается на глазах. На сегодняшний день бюджетники используют для ведения забалансового учета счета с 01 по 42. Кстати, именно в бюджетном учете можно подсмотреть методологию по некоторым участкам для своей компании. Например, если правила работы не определены для коммерческого учета и оставлены на откуп главного бухгалтера при составлении учетной политики.
У вас наверняка созрел вопрос – зачем это нужно главному бухгалтеру коммерческой организации и причем тут бюджетники? У тех компаний, деятельность которых не связана с жестким регламентом по ведению забалансового учета (например, комиссионная торговля), с первого взгляда, действительно, отсутствует необходимость в забалансовом учете. Это не так.
Во-первых, главные бухгалтеры, которые проходили аудиторскую проверку знают, что без должного состояния забалансового учета заключение аудиторов не будет идеальным.
Прямой ответственности за отсутствие забалансового учета нет. Зато есть административная ответственность за неотражение информации в учете по показателям, если они скрывают не менее, чем 10% значения. Штраф будет по ст. 15.11 КоАП РФ.
Во-вторых, в последнее время наметилась тенденция, что налоговики с особым пристрастием проверяют ведение забалансового учета. И это логично, их проверяет государство и ежегодно усиливает контроль по забалансовым счетам. Налоговики по аналогии со своими проверками по накатанным дорожкам начинают делать схожие запросы с поправкой на коммерческий учет.
От фискалов можно получить самые разнообразные вопросы. Где в балансе отражается помещение, в котором работают ваши сотрудники? Если его нет в учете, получается, что ваши сотрудники сидят на улице или работают из дома? А если нет в учете помещения, то как можно принимать в расходы по налогу на прибыль затраты по аренде? Нет имущества в балансе – нет расходов. Дальнейшие оправдания и возражения уже будут в судебном порядке. Сложившаяся судебная практика по вопросам забалансового учета не всегда на стороне налогоплательщиков.
В-третьих, ведение забалансового учета позволяет сблизить бухгалтерский и управленческий учет.
Руководство любит задавать бухгалтеру вполне логичные вопросы. Ноутбук, стоимостью менее 40 тысяч рублей не отражен в учете, так как он был списан в материалы, а потом на затраты. Значит ноутбук более не принадлежит компании и любой сотрудник может забрать его домой? Покупка пакета офисных программ была произведена несколько лет назад, а после того как она ушла со счета расходов будущих периодов в учете этой лицензии не стало. Но руководство хочет видеть количество и сроки этих лицензий в балансе.
С чего начать?
Правила ведения на забалансовых счетах должны быть утверждены в учетной политике. В идеале к учетной политике составляются корпоративные учетные принципы, в том числе, по забалансовым счетам.
Например, вводится корпоративный учетный принцип «Учет на забалансовых счетах», утвержденный главным бухгалтером компании. Где будет подробная инструкция для бухгалтера на данном участке по отражению информации за балансом.
Стартовой точкой для отражения информации в забалансовом учете является инвентаризация и подготовка соответствующих документов. Оформляется приказ, делается инвентаризация активов и обязательств, подлежащих отражению за балансом. На основании сличительной ведомости информация вводится в учет.
Напомню, что данные за балансом отражаются внесистемно. Поступление – по дебету, списание – по кредиту. Кредитового остатка, соответственно, на забалансовом счете быть не может. При этом данные на забалансовых счетах на сумму баланса влияния не оказывают. При составлении отчетности информация об имуществе за балансом отражается в Пояснениях. Каждая операция по забаласовым счетам должна быть документально подтверждена. А правила инвентаризации активов и обязательств распространяются и для забалансовых счетов.
Что обычно учитывается?
Счет 001 «Арендованные основные средства»
А) Отражаем помещения, которые арендуем. Основанием для отражения является акт приема-передачи помещения, который подписывается при заключении договора. Чаще всего информации о стоимости помещений в договоре нет. Можно запросить у арендодателя данные о стоимости, но скорее всего вы получите отказ. Смысла заказывать оценщика за деньги в данном случае нет, можно использовать условную оценку. Например, 1 руб. за каждый арендованный квадратный метр. Главное – прописать правила условной оценки в учетной политике или корпоративных учетных принципах.
Б) Имущество, переданное вместе с арендуемыми помещениями, согласно акта приема-передачи. Это могут быть кондиционеры, жалюзи, столы, шкафы и т.д.
В) Напольные кулеры, полученные от поставщиков за плату или бонусом полученные к воде, потребляемой в бутылях 18,9 л. Учет ведется по акту о приеме-передачи оборудования в момент получения кулера от поставщика. В этом акте, как правило, указывается залоговая стоимость, по которой кулер отражается за балансом.
Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Чаще всего здесь учитываются бутыли 18,9 л для кулера. В день привоза воды поставщик, кроме стандартной накладной прилагает приходную накладную на бутыли и расходную (или комбинированный вариант). Залоговая стоимость бутылей может быть указана либо в этих приходных-расходных накладных, либо в договоре.
Еще один наиболее часто встречающийся пример того, что учитывается на счете 002 – это коврики, которые принадлежат клининговой компании. Эти коврики регулярно меняются на основании актов приемки-сдачи.
Счет 006 «Бланки строгой отчетности»
Обычно БСО учитываются в условной оценке, а количество подлежащее отражению в учете, определяется методом прямого счета.
Типовые операции, которые учитываются на счете 006:
– чековые книжки, полученные организацией от банка;
– бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
– абонементы, подлежащие выдаче;
– чистые бланки дипломов и удостоверений.
Менее тривиальные варианты использования счета 006:
– исполнительные листы на сотрудников (по которым уплачиваются алименты);
– больничные листы (те, что принесли сотрудники после закрытия больничного);
– учредительные документы (ИНН, ОГРН, листы записи и т.д).
Полезность данного учета заключается в возможности отслеживания ответственных лиц за хранение данных документов.
Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»
Отражается списанная дебиторка. Срок отражения на счете – в течение 5 лет. Основанием для отражения в учете будет бухгалтерская справка и приказ о списании задолженности.
Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»
Полученные гарантии, после получения документа, например, от банка, подтверждающего эти гарантии, должны быть отражены на счете 008. Чаще всего с банковскими гарантиями сталкиваются компании, у которых покупателями являются государственные компании.
Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»
В случае, когда наша компания является поручителем – данная информация должна быть отражена по счету 009, в сумме данного поручительства. Основанием для отражения информации в учете будет договор.
Что обычно не учитывается?
Б) Приобретение антивирусника
В) Покупка программы для ведения учета
Б) Карта в фитнес-клуб, оплаченная компанией
В) ДМС полис, выданный сотруднику за счет компании
Из таблицы видно, что в зависимости от поставленных задач и специфики компании, перечень счетов за балансом может разрастаться. Получаемая информация по забалансовым счетам позволяет руководству искать резервы. А сам забалансовый учет можно использовать как бюджетный инструмент усиления контроля за имеющимися ресурсами.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее