Что такое xml формат электронного документа
Что такое XML
Логическая разметка данных
Когда мы говорили о разметке в Маркдауне, то там смысл был такой: есть текст, а мы его размечаем специальными символами, чтобы он хорошо выглядел. Теперь перейдём на этап выше — будем форматировать данные на уровне логики с помощью XML.
👉 XML нужен для работы с техническим текстом, где всё строго, упорядоченно и логично. Его, конечно, можно применить и к художественному тексту, но выйдет так себе.
Что такое XML
XML — это сокращение от eXtensible Markup Language, а переводится это как «Расширяемый язык разметки». Смысл XML в том, чтобы выстроить внутри документа логическую структуру — чтобы было видно, что к чему относится и как всё связано между собой, в каком формате представлены данные.
С помощью XML можно:
И многое другое, где нужен порядок, структура и работа с текстовыми данными.
Сила XML
Сила XML в том, что данные здесь представляются как обычный текст, размеченный тегами (как в HTML). Например, чтобы записать оргструктуру компании в XML, не нужно рисовать схему в графическом редакторе, достаточно правильно разметить текст с именами и должностями. Файлики получаются маленькими, из легко обрабатывать.
И ещё сила XML в том, что эти данные может прочитать и обработать компьютер. Например, если мы передаём ему оргструктуру компании, компьютер поймёт её: кто кому подчиняется, что куда входит и т. д. Для сравнения: если скормить компьютеру схему, нарисованную в графическом редакторе, он её не поймёт.
Если XML хорошо составлен, его также может понять человек.
Как устроен XML
Внешне XML очень похож на HTML — в нём тоже всё пишется в угловых скобках, есть закрывающие теги и параметры: аналоги классов и стилей. Но, в отличие от HTML, здесь нет обязательных тегов или вообще каких-то обязательных элементов. Объясним, как это работает, на примере.
Допустим, у нас есть такой текст, из которого нужно сделать XML-документ:
«По состоянию на 21 октября 2021 журнал Код работает и в редакции есть главред Максим Ильяхов и автор Михаил Полянин»
Первое, что нам нужно сделать — написать в документе, что перед нами именно XML:
Этот параметр говорит, что ниже будет XML-разметка. Иначе программа-обработчик не будет знать, что с ним делать — рисовать как HTML или выводить как просто текст?
Внутри XML-документа всегда есть корневой элемент — внутри него лежит всё остальное. Так как в XML мы придумываем названия для разметки сами, то пусть этот элемент будет называться actual (это название может быть любым):
👉 Комментарии в XML такие же, как в HTML.
Теперь разбираем содержимое. Первое, что мы видим в документе, — это дата, поэтому можем сделать отдельный раздел со статусом издания. В него будет входить значение Active (издание работает) и два параметра — дата последней проверки и статус этой проверки. Сам элемент мы назовём status:
Это очень похоже на стили и классы в HTML, но работает иначе: мы просто указываем параметры и их значения, а не подключаем какие-то внешние данные или правила.
Также вы могли заметить, что мы пишем дату в нестандартном формате (с точки зрения компьютера). Так можно: если мы потом будем писать обработчик этого XML, мы сможем научить его читать именно этот формат даты.
Это история о том, что XML — это просто полочки, на которые мы раскладываем данные. Какие там данные — ему не важно.
Добавим ниже сведения про название журнала:
Новый элемент мы назвали media — так человеку будет проще прочитать и понять, что внутри, а компьютеру всё равно.
Последнее — добавим информацию о составе редакции. Обратите внимание, что появилась вложенная структура: внутри элемента person есть три дочерних элемента: name, lastname и role. Это значит, что они относятся к родительскому элементу, а не живут сами по себе:
Таким способом можно разобрать на логические составляющие любой технический или информационный документ — от инструкции к чайнику до ежегодного отчёта для инвесторов. Главное — не запутаться в элементах и чётко понимать, что от чего зависит и куда вкладывается.
Где нужен XML
XML применяют везде, где нужно выделить логическое содержимое документа, чтобы потом его можно было как-то обработать. Например, если у вас есть размеченный XML-файл с названием и характеристиками товаров, то можно научить сервер обрабатывать его как угодно: выводить название в заголовке или простым текстом, понимать, где лежит цена, откуда брать описание и к какому разделу отнести этот товар.
Ещё XML применяют в API, когда идёт ответ от сервера в виде XML-файлов.
Что дальше
В другой статье придумаем свой XML-формат и научим сервер с ним работать.
Что такое xml формат электронного документа
Формат xml относится к файлам расширяемого языка разметки. Представляет собой обычный текстовый документ, структура которого отображает описание документа и пользовательские теги. Привлекательная особенность xml в том, что он позволяет прочитать и понять содержащуюся информацию и для этого совсем не обязательно знать, в какой программе файл создавался.
Описание
Особенности языка
Обеспечить открытие файлов xml универсальными средствами, без использования дополнительных инструментов, позволяет принцип кодировки Юникод (UTF-8 и UTF-16). Благодаря этому документ доступен для ознакомления, в нём несложно разобраться с символами, содержанием прописанных инструкций и последовательностью запускаемых событий. Язык разметки отличается гибкостью и легко подстраивается под нужды пользователя. Главное — знать и соблюдать основные правила. Начало документа xml, его первая строка должны содержать обязательную конструкцию, указывающую на версию xml, принцип кодировки и подключаемые для этого библиотеки. Этот язык является универсальным и не относится к какой-либо строго определённой программе. Открыть документ в виде читаемого текста, а не набора непонятных символов, совсем не сложно.
Программы для открытия xml
Популярный и активно используемый формат классифицируется как текст и без труда открывается в простом текстовом редакторе. Если пользователь ещё не знаком с подобными файлами и не знает, чем открыть xml, то система может сделать это по умолчанию. Однако следует отметить, что всем известный MS Office Word для этих целей не подходит.
Вывод. Для открытия xml-файлов существует несколько программных возможностей, заложенных в самой ОС Windows. Новичкам этого вполне достаточно, а продвинутые пользователи знают, что в сети есть множество доступных онлайн-сервисов для работы с файлами с расширением xml.
XML формат
1. Что такое XML формат
Применяется формат XML сразу в нескольких направлениях:
Читаемость – главная идея XML-документа. Даже без дополнительных инструментов можно открыть файл и, бегло пробежавшись глазами по описанным символам, легко разобраться, какие инструкции заложены внутри, и какие события запустятся при непосредственном использовании по прямому назначению.
Базируется язык разметки на кодировке Юникод (UTF-8 и UTF-16) и легко подстраивается под любые конкретные нужды (главное соблюдать некоторые обязательные правила – к примеру, размещать в первой строчке документа обязательную конструкцию, определяющую версию XML, кодировке и подключаемых библиотеках). Но то лишь нюансы – куда важнее разобраться, как можно открыть документ XML и получить информативный текст, а не набор неразборчивых символов.
Итак, рассмотрим популярные способы для открытия XML файл.
2. Открыть XML через блокнот
Операционная система Windows в предустановленном состоянии сразу же способна взаимодействовать с файлами практически любых текстовых форматов. Да, не вся информация выглядит в первозданном виде (некоторые символы из-за нечитаемой кодировки отображаются некорректно) и все же уловить основную суть не проблема! Главное – вооружиться терпением и перепробовать все возможные настройки. Какие? Инструкция ниже:
1. Первая задача – загрузить нужный файл на компьютер в любую папку. Дальше остается или заглянуть в пуск, набрав в поиске «Блокнот», а там уж открыть документ.
Или перейти к конкретному каталогу, куда загружен XML документ, и уже оттуда вызывать меню взаимодействия и выбирать нужное действие.
Если же в вызываемом списке не появился «Блокнот», то придется нажать на пункт «Выбрать другое приложение». И уже оттуда нажать на необходимую кнопку.
2. Как результат – документ открыт в первозданном виде. Теги, атрибуты, описание действий. Да, не слишком информативно (в сути разберутся лишь программисты и верстальщики), а потому – стоит искать альтернативные источники вдохновения.
3. Открыть XML через браузеры
Раз уж формат XML появился для экспериментального «строительства» сайтов (на данный момент нишу верстки занимает HTML и таблица стилей CSS), то и Google Chrome и Mozilla Firefox с легкостью воспринимают всю спрятанную в документах информацию. Да еще и выводят все теги и атрибуты не только в виде текста, но и в соответствии с определенным оформлением (если внутри описана таблица, то на выходе появится информация, уложенная по полочкам строчек и столбцов).
Как загрузить XML в браузер? Элементарно! Можно спокойненько перетащить требуемый документ в любое открытое окно, а дальше останется лишь наблюдать за результатом.
И вот весь текст на экране, в строке поиска – каталог размещения открывшегося файла, а по центру экрана – несколько рекомендаций непосредственно от браузера. К примеру, Google Chrome может предупредить, нарушен ли где-то синтаксис, нужны ли дополнительные правки и почему, собственно, возникают проблемы.
В Firefox ситуация та же, правда, ошибки и предупреждения выводятся на русском языке!
Стоит ли всегда открывать XML через браузер? Однозначно ответить на вопрос невозможно. С одной стороны – можно сразу же посмотреть, как выглядит формат не «на бумаге», а в действии. Кроме того, кодировку не нужно выбирать (определяется автоматически), да и устанавливать дополнительные программы не нужно. Но то лишь со стороны непосредственного использования. Если же нужны правки, изменения или хоть какое-то взаимодействие с документов, то без дополнительных приложений точно не обойтись.
4. XML файлы через продукты Microsoft Office
Пакет программ от Microsoft с файлами XML взаимодействовать умеет, но лишь по части отображения конечной информации (после выполнения всех процессоров, заложенных в документе), а не для непосредственного взаимодействия и редактирования. И Word, и Excel сработают, как калькуляторы, в которые занесли целый пример, и нажали кнопку «Посчитать». В итоге, на экране и появится результат, без какой-либо дополнительной информации.
4.1. Открыть XML в Microsoft Word:
1. Тут два пути, как и с блокнотом. Можно или сразу открыть приложение и в выпадающем меню выбрать «Открыть».
Или же перейти в необходимый каталог и уже оттуда, нажав правой кнопкой, вызвать список действий.
Как отмечает Word, офисного набора для отображения XML в другом виде недостаточно, нужны дополнительные плагины и инструкции, устанавливаемые «сверху». В ином случае, можно и не рассчитывать на полноценное взаимодействие.
4.2. Открыть XML в Microsoft Excel:
1. Первоначальные действия все те же.
2. Из реальных отличий – необходимость выбрать сценарий при взаимодействии с XML. Стоит ли Excel открывать все данные, как таблицу или же в виде книги с определенными задачами.
3. Перепробовать можно разные варианты, однако результат такой же, как и в Word – текст, появившийся после обработки всех тегов, атрибутов и процессов, но разбитый на ячейки.
Словом, пакет офисных программ от Microsoft не выполняет и половины требуемых задач – не позволяет редактировать текст, не отображает системные данные, да еще и с трудом обрабатывает некоторую информацию и частенько выдает ошибки. Кроме того, в последних версиях Word и Excel за 2016 год, разработчики практически отказались от возможности взаимодействия с XML, а потому и рассчитывать на подобного со скрипом работающего помощника точно не стоит.
5. Официальные редакторы для открытия XML
Список программ, специализирующихся на взаимодействии с XML огромен, из-за чего невозможно перечислить и половины вариантов. А потому – инструкция по использованию на примере XML Marker, бесплатно распространяемом инструменте, воспринимаемом разную кодировку, подсвечивающем синтаксис, отображающем одновременно и древо документа, и всю текстовую информацию. Кроме того, разработчики обещают автоматические обновления, исправляющие некоторые ошибки и недоработки, целую коллекцию дополнительных советов и рекомендаций, позволяющих, к примеру, избавиться от каких-нибудь ошибок при вводе (даже некоторые неправильно заданные теги в конце информационного кода могут привести к проблемам при воспроизведении).
Из дополнительных плюсов – поддержка разных языков, возможность менять формат, а еще – невероятная скорость обработки данных (даже состоящие из тысячи ячеек таблицы открываются за считанные секунды). И, раз уж подобный редактор настолько всесилен, почему бы не приступить к установке?
1. Прежде всего, придется заглянуть на официальный сайт. И в меню слева найти кнопку Download.
На открывшейся странице остается лишь выбрать необходимую для загрузки версию. Доступно несколько вариантов – и совсем «древние» и «тестируемые», и последние со всеми необходимыми обновлениями. Вариантов, с какого сервера все сохранять, тоже несколько – тут уж дело вкуса (в любом случае, дистрибутив весит всего несколько десятков мегабайт).
2. Дальше – запустить дистрибутив, прочитать строки приветствия, нажать Next.
Принять все лицензии и пользовательское соглашение.
Выбрать папку для установки (какой-то гигантской разницы нет).
Последний этап – выбрать, нужны ли ярлыки на рабочем столе и в меню «Пуск», и стоит ли ассоциировать формат «XML» с программой. Если подобной необходимости нет, то все галочки можно спокойно поснимать.
После завершения установки останется лишь запустить инструмент и приступить к непосредственному использованию.
3. Итак, для запуска нужного файла нужно нажать на пункт «File» и вызвать выпадающее меню, затем – кликнуть на «Open» для непосредственного перехода к поиску.
После открытия на экране появится все сохраненная в документе информация, с поддержкой всех атрибутов и тегов. Кроме того, любые данные разрешат править и изменять, а затем – просматривать визуальные копии в дополнительном окне.
Ну, и коротко о ключевых возможностей. Слева – иерархия всех данных (какие теги складываются, какая информация важнее и все остальное), справа – выделенный код, снизу – отображение. Если появятся какие-то ошибки, то система сразу же обо всем предупредит, да еще и выделит место, где нужны срочные изменения.
В общем, идеальный инструмент для тех, кто не просто что-то открывает, а реально взаимодействует и применяет.
Из минусов – цена. Разработчики предлагают или абонентскую плату с переводом денег каждый месяц, или одноразовый платеж. Впрочем, опробовать инструмент можно совершенно бесплатно без функциональных ограничений, но на основе пробного периода.
6. Редактирование XML-файлов онлайн
Если необходимость платить реальные деньги за виртуальный продукт не по нраву, то остается последний вариант – воспользоваться редактором, который читает формат XML онлайн. Ресурсов с подобным функционалом много, но главный помощник расположен по адресу – xmlgrid.net
Из ключевых возможностей – запуск нужного файла через вкладку непосредственного «Открытия». Еще можно вставлять ссылку на документ и применять теги и атрибуты вручную и с нуля. Кроме воспроизведения, можно посмотреть демонстрацию о языке XML, где разработчики постарались объяснить способы применения различных возможностей и варианты использования разметки.
Формат электронных документов
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой
Формат документов в ЭДО
Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.
Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.
Счет-фактура
В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Вопрос-ответ
В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?
При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.
Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:
Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.
Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?
Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.
Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?
В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.
Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.
Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?
В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.
Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.
Поможем организовать работу с формализованными документами
XML для начинающих
Вероятно, вы слышали о языке XML и вам известно множество причин, по которым его необходимо использовать в вашей организации. Но что именно представляет собой XML? В этой статье объясняется, что такое XML и как он работает.
В этой статье
Пометки, разметка и теги
Чтобы понять XML, полезно понимать идею пометки данных. Люди создавали документы на протяжении многих лет и на протяжении всего времени они их помечали. Например, преподаватели могут постоянно пометить документы учащихся. Учащиеся могут перемещать абзацы, уточнять предложения, исправлять опечатки и так далее. Пометка документа определяет структуру, смысл и внешний вид сведений в документе. Если вы когда-либо использовали функцию «Отслеживание изменений» в Microsoft Office Word, то использовали компьютеризированную форму пометки.
В мире информационных технологий термин «пометка» превратился в термин «разметка». При разметке используются коды, называемые тегами (или иногда токенами), для определения структуры, визуального оформления и — в случае XML — смысла данных.
Текст этой статьи в формате HTML является хорошим примером применения компьютерной разметки. Если в Microsoft Internet Explorer щелкнуть эту страницу правой кнопкой мыши и выбрать команду Просмотр HTML-кода, вы увидите читаемый текст и теги HTML, например
. В HTML- и XML-документах теги легко распознать, поскольку они заключены в угловые скобки. В исходном тексте этой статьи теги HTML выполняют множество функций, например определяют начало и конец каждого абзаца (
) и местоположение рисунков.
Отличительные черты XML
Документы в форматах HTML и XML содержат данные, заключенные в теги, но на этом сходство между двумя языками заканчивается. В формате HTML теги определяют оформление данных — расположение заголовков, начало абзаца и т. д. В формате XML теги определяют структуру и смысл данных — то, чем они являются.
При описании структуры и смысла данных становится возможным их повторное использование несколькими способами. Например, если у вас есть блок данных о продажах, каждый элемент в котором четко определен, то можно загрузить в отчет о продажах только необходимые элементы, а другие данные передать в бухгалтерскую базу данных. Иначе говоря, можно использовать одну систему для генерации данных и пометки их тегами в формате XML, а затем обрабатывать эти данные в любых других системах вне зависимости от клиентской платформы или операционной системы. Благодаря такой совместимости XML является основой одной из самых популярных технологий обмена данными.
Учитывайте при работе следующее:
HTML нельзя использовать вместо XML. Однако XML-данные можно заключать в HTML-теги и отображать на веб-страницах.
Возможности HTML ограничены предопределенным набором тегов, общим для всех пользователей.
Правила XML разрешают создавать любые теги, требуемые для описания данных и их структуры. Допустим, что вам необходимо хранить и совместно использовать сведения о домашних животных. Для этого можно создать следующий XML-код:
Как видно, по тегам XML понятно, какие данные вы просматриваете. Например, ясно, что это данные о коте, и можно легко определить его имя, возраст и т. д. Благодаря возможности создавать теги, определяющие почти любую структуру данных, язык XML является расширяемым.
Но не путайте теги в данном примере с тегами в HTML-файле. Например, если приведенный выше текст в формате XML вставить в HTML-файл и открыть его в браузере, то результаты будут выглядеть следующим образом:
Izzy Siamese 6 yes no Izz138bod Colin Wilcox
Веб-браузер проигнорирует теги XML и отобразит только данные.
Правильно сформированные данные
Вероятно, вы слышали, как кто-то из ИТ-специалистов говорил о «правильно сформированном» XML-файле. Правильно сформированный XML-файл должен соответствовать очень строгим правилам. Если он не соответствует этим правилам, XML не работает. Например, в предыдущем примере каждый открывающий тег имеет соответствующий закрывающий тег, поэтому в данном примере соблюдено одно из правил правильно сформированного XML-файла. Если же удалить из файла какой-либо тег и попытаться открыть его в одной из программ Office, то появится сообщение об ошибке и использовать такой файл будет невозможно.
Правила создания правильно сформированного XML-файла знать необязательно (хотя понять их нетрудно), но следует помнить, что использовать в других приложениях и системах можно лишь правильно сформированные XML-данные. Если XML-файл не открывается, то он, вероятно, неправильно сформирован.
XML не зависит от платформы, и это значит, что любая программа, созданная для использования XML, может читать и обрабатывать XML-данные независимо от оборудования или операционной системы. Например, при применении правильных тегов XML можно использовать программу на настольном компьютере для открытия и обработки данных, полученных с мейнфрейма. И, независимо от того, кто создал XML-данные, с ними данными можно работать в различных приложениях Office. Благодаря своей совместимости XML стал одной из самых популярных технологий обмена данными между базами данных и пользовательскими компьютерами.
В дополнение к правильно сформированным данным с тегами XML-системы обычно используют два дополнительных компонента: схемы и преобразования. В следующих разделах описывается, как они работают.
Схемы
Не пугайтесь термина «схема». Схема — это просто XML-файл, содержащий правила для содержимого XML-файла данных. Файлы схем обычно имеют расширение XSD, тогда как для файлов данных XML используется расширение XML.
Схемы позволяют программам проверять данные. Они формируют структуру данных и обеспечивают их понятность создателю и другим людям. Например, если пользователь вводит недопустимые данные, например текст в поле даты, программа может предложить ему исправить их. Если данные в XML-файле соответствуют правилам в схеме, для их чтения, интерпретации и обработки можно использовать любую программу, поддерживающую XML. Например, как показано на приведенном ниже рисунке, Excel может проверять данные на соответствие схеме CAT.
Не беспокойтесь, если в примере не все понятно. Просто обратите внимание на следующее:
Строковые элементы в приведенном примере схемы называются объявлениями. Если бы требовались дополнительные сведения о животном, например его цвет или особые признаки, то специалисты отдела ИТ добавили бы к схеме соответствующие объявления. Систему XML можно изменять по мере развития потребностей бизнеса.
Объявления являются мощным средством управления структурой данных. Например, объявление означает, что теги, такие как и
, должны следовать в указанном выше порядке. С помощью объявлений можно также проверять типы данных, вводимых пользователем. Например, приведенная выше схема требует ввода положительного целого числа для возраста кота и логических значений (TRUE или FALSE) для тегов ALTERED и DECLAWED.
Если данные в XML-файле соответствуют правилам схемы, то такие данные называют допустимыми. Процесс контроля соответствия XML-файла данных правилам схемы называют (достаточно логично) проверкой. Большим преимуществом использования схем является возможность предотвратить с их помощью повреждение данных. Схемы также облегчают поиск поврежденных данных, поскольку при возникновении такой проблемы обработка XML-файла останавливается.
Преобразования
Как говорилось выше, XML также позволяет эффективно использовать и повторно использовать данные. Механизм повторного использования данных называется преобразованием XSLT (или просто преобразованием).
Вы (или ваш ИТ-отдел) можете также использовать преобразования для обмена данными между серверными системами, например между базами данных. Предположим, что в базе данных А данные о продажах хранятся в таблице, удобной для отдела продаж. В базе данных Б хранятся данные о доходах и расходах в таблице, специально разработанной для бухгалтерии. База данных Б может использовать преобразование, чтобы принять данные от базы данных A и поместить их в соответствующие таблицы.
Сочетание файла данных, схемы и преобразования образует базовую систему XML. На следующем рисунке показана работа подобных систем. Файл данных проверяется на соответствие правилам схемы, а затем передается любым пригодным способом для преобразования. В этом случае преобразование размещает данные в таблице на веб-странице.
В следующем примере кода показан один из способов написания преобразования. Она загружает данные в таблицу на веб-странице. В этом примере суть не в том, чтобы показать, как написать преобразование, а в том, чтобы показать одну форму, которую может принять преобразование.
В этом примере показано, как может выглядеть текст одного из типов преобразования, но помните, что вы можете ограничиться четким описанием того, что вам нужно от данных, и это описание может быть сделано на вашем родном языке. Например, вы можете пойти в отдел ИТ и сказать, что необходимо напечатать данные о продажах для конкретных регионов за последние два года, и что эти сведения должны выглядеть так-то и так-то. После этого специалисты отдела могут написать (или изменить) преобразование, чтобы выполнить вашу просьбу.
Корпорация Майкрософт и растущее число других компаний создают преобразования для различных задач, что делает использование XML еще более удобным. В будущем, скорее всего, можно будет скачать преобразование, отвечающее вашим потребностям без дополнительной настройки или с небольшими изменениями. Это означает, что со временем использование XML будет требовать все меньше и меньше затрат.
XML в системе Microsoft Office
Профессиональные выпуски Office обеспечивают всестороннюю поддержку XML. Начиная с Microsoft Office 2007, в Microsoft Office используются форматы файлов на основе XML, например DOCX, XLSX и PPTX. Поскольку XML-данные хранятся в текстовом формате вместо запатентованного двоичного формата, ваши клиенты могут определять собственные схемы и использовать ваши данные разными способами без лицензионных отчислений. Дополнительные сведения о новых форматах см. в сведениях о форматах Open XML и расширениях имен файлов. К другим преимуществам относятся:
Меньший размер файлов. Новый формат использует ZIP и другие технологии сжатия, поэтому размер файла на 75 процентов меньше, чем в двоичных форматах, применяемых в более ранних версиях Office.
Более простое восстановление данных и большая безопасность. Формат XML может быть легко прочитан пользователем, поэтому если файл поврежден, его можно открыть в Блокноте или другой программе для просмотра текста и восстановить хотя бы часть данных. Кроме того, новые файлы более безопасны, потому что они не могут содержать код Visual Basic для приложений (VBA). Если новый формат используется для создания шаблонов, то элементы ActiveX и макросы VBA находятся в отдельном, более безопасном разделе файла. Кроме того, можно удалять личные данные из документов с помощью таких средств, как инспектор документов. Дополнительные сведения об использовании инспектора документов см. в статье Удаление скрытых и персональных данных при проверке документов.
Пока все хорошо, но что делать, если у вас есть данные XML без схемы? У Office программ, которые поддерживают XML, есть свои подходы к работе с данными. Например, Excel выдаст схему, если вы откроете XML-файл, который еще не имеет такой схемы. Excel затем вы можете загрузить эти данные в XML-таблицу. Для сортировки, фильтрации или добавления вычислений в данные можно использовать XML-списки и таблицы.
Включение средств XML в Office
По умолчанию вкладка «Разработчик» не отображается. Ее необходимо добавить на ленту для использования команд XML в Office.
В Office 2016, Office 2013 или Office 2010: Отображение вкладки «Разработчик».