Что такое google документ

Как работать с Google Docs: инструкция

Google Docs или Гугл документы — онлайн-инструмент работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями.

В общем и целом, он повторяет функционал MS Office, в чём-то ему уступая, но в отдельных моментах предлагая больше возможностей.

Как устроен Google Docs

Основные продукты — это:

Также имеются инструменты для создания простых схем и рисунков, панель разработки дашбордов Google Data Studio, и некоторые другие менее популярные инструменты.

Плюсы и минусы Google Docs

К основным плюсам онлайн-офиса относят:

Среди недостатков можно выделить:

Google Docs или Word

Обычно пользователи переходят к новому формату из привычного Word. Главные особенности Google Docs заключаются в:

В результате, несмотря на несколько отличающийся интерфейс, Google Docs становится для пользователей гораздо удобнее и функциональнее, чем стандартный Word.

Создание документа в Google Docs

У каждого инструмента в сервисе есть собственная страница и представление, а также доступ через Google Drive.

Чтобы создать тот или иной документ, перейдите на главную страницу Google диска и в специальном меню выберите тип документа:

Наконец, документы можно создавать прямо с десктопа. При установке Google диска на компьютер, вы параллельно устанавливаете доступы к инструментам работы с Google документами.

Ярлыки, ведущие на веб-страницы инструментов в браузере, можно расположить в удобном месте — на рабочем столе или в панели управления, чтобы одним кликом открывать окно браузера с главной страницей инструмента.

Вместе с тем, Google предлагает удобные приложения для телефонов. Скачав каждый инструмент по отдельности, можно работать с документами в любом месте, имея под рукой один смартфон.

Все вычислительные операции выполняются на сервере Google, поэтому от устройства не потребуется высокой мощности. То же относится и к десктопам — не обязательно покупать компьютер, укомплектованный 32 Гб оперативной памяти, чтобы проводить операции с миллионами строк в Excel, когда есть Google таблицы, хотя и там есть ограничения.

Как работать с Google Docs

Google Документы

Аналог MS Word и других редакторов, если учитывать MacOS и Unix-системы — Google документы — предназначен для создания и редактирования текстовых документов.

Это могут быть простые заметки или официальные документы.

Инструментарий текстового редактора дополняется плагинами: интеграции с CRM, инструменты совместной работы, конвертеры и многое другое.

Google Таблицы

Таблицам присущи те же преимущества и проблемы, что и Документам: с одной стороны, мощные плагины, с другой — проблемы конвертации, хотя и преимущественно визуальные.

Таблицы обладают многими полезными функциями, недоступными в MS Excel. Также их можно привязать в качестве источника данных — в частности, для инструментов бизнес-аналитики Google Data Studio, Tableau, Power BI.

Google Презентации

Простой и удобный аналог MS Powerpoint, в котором можно создавать слайды с нуля, редактировать презентации, создавать схемы и рисунки.

Google Формы

Инструмент, используемый для опросов, сбора контактных данных.

Может использоваться, как:

Результаты собираются на странице отчёта, могут быть отправлены пользователю и представлены визуально для презентаций.

25% скидка на любой первый заказ для новых клиентов

Работа с текстом в Google Docs

Благодаря схожему функционалу с Word разобраться в особенностях совсем нетрудно.

Панель инструментов

В панели располагаются инструменты для редактирования текста и управления:

Работа с изображениями

Чтобы добавить изображения, картинку копируют или просто перетаскивают прямо с сайта. Также это можно сделать через раздел «Вставка» — «Изображение».

Картинку можно уменьшить или увеличить, повернуть, задать формат обтекания текстом. Объект связывается с гиперссылкой. Клик на «Настройки изображения» разворачивает меню с параметрами прозрачности, яркости, цветопередачи или обрезки картинки.

Работа со списками

Создать нужный список можно маркированным или нумерованным. Их можно переключать между собой, что значительно облегчает редактирование.

Новые строки проставляются нажатием Enter. Чтобы продолжить текст с новой строки без создания дополнительного пункта, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Имеется несколько шаблонов нумеровки и маркировки, из которых можно выбрать то, что подойдет больше.

Работа с таблицами

Таблицы находятся в меню «Вставка». В окне размерной сетки можно задать нужное число строк и столбцов. Максимальный размер составляет 20х20 ячеек. Такое ограничение действительно только на момент создания таблицы. Позже можно свободно добавлять и убирать элементы таблицы при необходимости.

Заполнять таблицы можно как текстом, так и изображениями. Для этого нужно кликнуть по таблице правой кнопкой мыши и в появившемся окошке выбрать «Вставить».

Работа с диаграммами

Они доступны в меню «Вставка». Виды диаграмм в Google Docs:

Также можно воспользоваться имеющимися таблицами и импортировать диаграмму оттуда. Диаграммы редактируются с применением внешнего приложения «Таблицы». Там для диаграммы формируется специальный Excel-файл.

Работа с рисунками

Рисунки — это инструмент для формирования наглядных схем, карт, добавления надписей и других элементов к изображениям. Работа с рисунками происходит в небольшом редакторе, встроенном в Гугл Документы. Для создания нового объекта необходимо перейти в раздел «Вставка» и выбрать «Рисунок».

Этот редактор дает возможность самостоятельно проектировать фигуры, писать текст, вставлять изображения и прочее. Все созданные элементы можно редактировать, добавлять текстовые поля, создавать заливку, устанавливать шрифты для текста.

Работа с формулами

Формулы расположены на панели «Вставка». После этого необходимо кликнуть на кнопку «Новая формула». В разделе меню представлены разные варианты формул: математические символы, знаки отношений, математические операции, стрелки, а также буквы греческого алфавита. Можно создать дробное выражение.

С помощью этого раздела можно вставить специальные символы в текст. Формулы помогают вычислять различные математические значения, например, квадратный корень.

Как подключить новые шрифты в Google Docs

Свои шрифты здесь установить не получится, такой функции сервис не предусматривает. Однако пользователь может бесплатно подключить те шрифты, которые находятся в библиотеке Гугл. Чтобы добавить новый шрифт, необходимо выполнить:

На выбор представлены разные типы шрифтов: моноширинные, рукописные, с засечками, экранные и другие.

Настройка стилей в Google Документах

Если пользователь всегда работает с определенными настройками форматирования, отличные от стандартных, есть возможность сохранить стиль. Например, сохранять стиль заголовков, чтобы все время использовать один и тот же шрифт вместе с размером текста. Для сохранения стиля предварительно задаются настройки текста с помощью панели инструментов и нужно что-нибудь набрать на клавиатуре.

История изменений в Google Docs

Если в документе работают несколько человек, важность этого инструмента трудно переоценить. «История версий» хранится в меню «Файл». Здесь можно посмотреть всю историю изменений, которая фиксирует этапы редактирования. Пользователь может просмотреть каждое действие и кто из пользователей его совершил, увидеть, чем текущая версия отличается от предыдущей. С помощью этой функции можно копировать фрагменты, которые были уже удалены, или вовсе откатить документ до нужной версии.

Совместная работа над документом

Нередко Гугл Документы выбирают именно за возможность совместной работы в одном файле. В зависимости от формата доступа, который назначает автор файла, одни могут только просматривать файл, другие — редактировать его. Разрешение легко отзывается и документ можно закрыть для всех, кроме создателя.

Комментарии

Их могут оставлять пользователи, получившие доступ к файлу. Необходимо выделить нужный текстовый фрагмент и кликнуть «Добавить комментарий» на панели инструментов или в окошке после клика правой кнопкой мыши. Таким образом можно пояснить сложный момент или оставить напоминание — себе или другим. Комментарии хранятся на полях с правой стороны.

Посоветовать правки

Пользователи, обладающие правом доступа «Комментатор» или «Редактор», могут советовать правки для текста. Такая функция помогает редактированию текста, позволяя дописывать его или удалять имеющиеся фрагменты. Это действие неокончательное и происходит не сразу. Все изменения должны быть одобрены другим пользователем и только после этого они активируются.

Для перехода в режим правок, нужно выбрать раздел «Настройки доступа», а оттуда вариант «Советовать». Либо выделить текст и нажать правую клавишу мыши. Вариант «Посоветовать правки».

Закладки

Закладки — это ссылки, помогающие ориентироваться в документе. Они ведут к определенному фрагменту, позволяя быстро сориентироваться в большом объеме информации. Благодаря закладкам можно не ссылаться на номер страницы, а просто прислать ссылку на нее.

Чтобы оставить закладку, необходимо выбрать меню «Вставка» и оттуда — «Закладка». В результате с левой стороны появляется флажок голубого цвета. Если на него нажать, появится «Ссылка», позволяющая скопировать ссылку и отправить ее другим пользователям. Ссылка будет вести в то место, которое было отмечено.

Плагины для Google Документов

Имеющихся возможностей Гугл Документов не всегда хватает. Вот несколько плагинов, способных ускорить работу:

Быстрые клавиши в Google Docs

Горячие клавиши значительно упрощают процесс работы при создании и редактировании текстов. Они позволяют автоматизировать ряд действий и сэкономить время, не отвлекаясь от материала. Среди наиболее распространенных комбинаций выделяют:

В справочном разделе Google имеется более обширный список комбинаций.

Полезные сервисы в Google Документах

Есть несколько полезных элементов, способных упростить процесс работы в Гугл Документах. Работу с ними можно начать с помощью раздела «Инструменты» на панели меню.

Статистика

Один из наиболее популярных инструментов у копирайтеров. С его помощью можно получить краткую информационную сводку о документе: число символов, страниц и слов. Просмотреть статистику можно через «Инструменты» или с помощью комбинации Ctrl+Shift+C.

Проверка правописания

Это стандартная функция проверки орфографии, которая реализована так же, как в Word. Проверка демонстрирует ошибочное написание слов и выделяет те слова, которые не представлены в словаре. Сервис предлагает варианты замены неправильно написанного слова, а также возможность добавлять новые слова, чтобы они не отмечались как ошибки.

Автозамена

В Гугл Документах отсутствуют кавычки-елочки — здесь может выручить автозамена. Активировать этот сервис также можно через раздел «Инструменты» — «Настройки» — «Замены». С его помощью на место одних знаков подставляются другие. В открывшемся окошке с левой стороны будут представлены символы в исходном виде, а с правой стороны те, что будут их заменять. По умолчанию в редактор уже встроены некоторые символы, которые при необходимости можно изменить.

Голосовой ввод

Это инструмент, с помощью которого можно диктовать тексты и давать возможность глазам отдохнуть от непрерывной работы. Алгоритм распознает знаки пунктуации, реагируя на команды «запятая», «точка», умеет разделять текст на абзацы. Он активируется в разделе «Инструменты» или нажатием Ctrl+Shift+S.

Заключение

Гугл Докс — удобный инструмент, позволяющий хранить большие объемы информации и редактировать ее в соответствии с разнообразными настройками. Вполне вероятно, что скоро Гугл Документы станут альтернативой более привычному сейчас Word, так как предоставляют более обширный функционал в формате онлайн.

Источник

Самый подробный гайд по возможностям Google Docs

Полезные функции сервиса Google Документы

Расскажем о полезных функциях Google Docs, которые способны существенно облегчить работу с документами.

Работа в офлайн

Google Docs предоставляют полезную возможность просматривать и редактировать документы, даже если соединение с интернетом отсутствует. Если вы отредактировали какой-либо документ, то изменения сохраняться сразу же после того, как связь появится.

Чтобы активировать данную возможность нужно войти в настройки, для этого кликните по значку « Главное меню », которое находится справа в верхней части главного окна документов и имеет вид трёх полосок. В появившемся окне передвиньте мышкой переключатель « Офлайн режим » во включенное положение. После этого вам нужно будет установить расширение для браузера Chrome под названием « Google Документы офлайн ». После выполнения всех указанных действий можно будет работать с документами даже тогда, когда подключение к интернету будет отсутствовать.

Структура и навигация

Google Docs позволяет легко создавать понятную и чёткую структуру документа и облегчает навигацию по нему.

Чтобы указать, что данная строка является заголовком, выделяем её или устанавливаем на нее курсор и выбираем, какому уровню структуры она соответствует.

Чтобы увидеть структуру документа, если она не отображается, нужно кликнуть по значку « Показать структуру документа », которая имеет форму квадратика. Чтобы структура больше не отображалась, нажмите на стрелочку, которая появится на месте значка « Показать структуру документа ». Кроме этого управлять отображением структуры документа можно с помощью пункта меню « Показать структуру документа », находящегося в меню « Вид ».

Чтобы удалить элемент из структуры требуется нажать на крестик, расположенный рядом с ненужным заголовком.

Добавление закладок

Чтобы иметь возможность в любой момент найти нужное место в тексте документа в Google Docs или показать его другому пользователю, можно добавить закладку. Чтобы добавить закладку нужно установить курсор мыши в нужное место, открыть меню « Вставка » и выбрать строку « Закладка ». После этого появится ссылка на нужное место, которую можно будет скопировать, сохранить и отправить другому пользователю.

Расширенный поиск

С помощью функции расширенного поиска можно не только найти требуемую информацию в документе. Она также позволяет найти нужные данные на вашем Google Диске или в интернете. Чтобы воспользоваться расширенным поиском нужно в меню « Инструменты » выбрать раздел « Расширенный поиск », или воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+I.

Совместный доступ

Одной из самых популярных возможностей, которые предоставляет платформа Google Docs для работы с документами это совместный доступ. Благодаря данной функции можно не отправлять разным людям один и тот же документ, а разрешить им редактировать, комментировать его прямо на Google Диске. Чтобы настроить совместный доступ нужно кликнуть по синей кнопке « Настройки доступа », которая находится в правом верхнем углу окна. После этого нужно будет ввести имя документа, под которым оно будет храниться Google Диске.

В результате предыдущего действия у вас появится окно, состоящее из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна вы можете дать доступ отдельным пользователям. Для этого нужно ввести его e-mail адрес в поле « Добавьте пользователей или группы ». После этого указанному пользователю придёт соответствующее оповещение. Данный способ удобен, если вы хотите дать доступ одному человеку или небольшому количеству людей.

Если же доступ к документу нужно предоставить достаточно большому количеству пользователей, то можно кликнуть по ссылке « Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка ». Когда ссылка появится на экране, её нужно будет скопировать и отправить тем, кому необходимо предоставить доступ.

Редактирование

Если вы предоставляете доступ к документу всем, у кого есть соответствующая ссылка, то по умолчанию, любому приглашенному пользователю будет предоставлен уровень доступа « Читатель », то есть он сможет только ознакомиться с документом. Существуют ещё два уровня доступа: « Комментатор » и « Редактор ». Они отличаются тем, что редактор может изменять текст как ему нравится, а комментатор может комментировать и предлагать возможные правки. Чтобы изменить права доступа, предоставляемые по умолчанию нужно кликнуть по выпадающему меню справа и выбрать необходимый уровень доступа.

Комментирование

Пользователи с правами доступа « Комментатор » могут оставлять свои замечания и предлагать правки. Чтобы это сделать нужно, выделить то место в документе, которое нужно прокомментировать и кликнуть по значку « Добавить комментарий », который появится справа. Также можно кликнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и выбрать в контекстном меню опцию « Комментарий ».

Внесение правок

В режиме редактирования нет возможности вносить в документ правки, но можно предложить правки. В этом случае текст, который вы предлагаете, будет выделен зелёным цветом, к нему также можно будет добавить комментарии. Если редактор примет комментарии, то предложенный комментатором текст займёт своё место.

История изменений

В сервисе Google Docs все внесенные в документ правки автоматически сохраняются. Чтобы их увидеть нужно зайти в меню « Файл », выбрать « История версий » и щёлкнуть по пункту « Смотреть историю версий ». Также можно воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+H.

Как отправить Гугл документ по почте

Как известно все сервисы Google интегрированы между собой, в том числе и Google Docs. Поэтому чтобы отправить документ по электронной почте нужно сделать всего несколько щелчков мышью, при этом не нужно будет даже закрывать документ. Нужно только открыть меню « Файл » перейти в категорию « Электронная почта » и выбрать пункт « Отправить по эл. почте ». После этого потребуется ввести электронный адрес получателя, ввести тему письма и добавить текстовое сообщение, если это необходимо. Также можно выбрать формат, в котором будет отправлен документ, по умолчанию используется формат PDF.

Скачивание файла

Иногда может потребоваться загрузить документ на жёсткий диск своего компьютера. Для этого нужно зайти в меню « Файл », нажать « Скачать » и выбрать формат, в котором требуется сохранить документ.

Работа с картинками

Инструмент для работы с картинками, встроенный в сервис Google Docs, по своим функциональным возможностям, кое в чём, даже превосходит аналогичный инструмент из Microsoft Word. Для добавления рисунка требуется зайти в меню « Вставка », перейти в раздел « Изображение » и выбрать способ загрузки. Можно выбрать один из вариантов: со своего ПК, найти в интернете, выбрать из хранящихся на вашем Google Диске, а также можно сделать фотографию камерой, подключённой к вашему компьютеру, и сразу добавить её в документ. После добавления рисунка его можно редактировать: корректировать яркость, контрастность и цвет, регулировать прозрачность и добавлять текст.

Горячие клавиши

Сервис Google Docs поддерживает использование горячих клавиш. Чтобы посмотреть их список необходимо в меню «Справка» выбрать нижний пункт « Быстрые клавиши » или использовать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«/». Далее мы перечислим наиболее часто используемые «горячие клавиши».

Навигация

Для навигации используются следующие комбинации клавиш:

Форматирование текста

Для работы с текстом потребуются следующие комбинации клавиш:

Используйте свои стили

В Google Docs можно изменить заданные по умолчанию стили форматирования. Для этого нужно набрать слово требуемым шрифтом, после чего в выпадающем меню выбора стилей выберите нужный, наведите на него курсор мыши и когда сбоку появится строка « Обновить стиль » кликните по ней.

Персональный словарь

Если система проверки орфографии подчёркивает какое-то слово как написанное с ошибками, то его можно добавить в ваш личный словарь. Чтобы это сделать достаточно перейти в меню « Инструменты », затем в раздел « Грамматика и орфография » и выбрать пункт « Пользовательский словарь ». В новом окне введите слово, которое вы хотите добавить в свой персональный словарь, и нажмите « Добавить ».

Автоматическая замена

В Google Docs также имеется функция автоматической замены. Для её вызова перейдите в меню « Инструменты » кликните по строке « Настройки ». В открывшемся окне перейдите на вкладку « Замены » и укажите, что, на что нужно заменить.

Переводите документы

Для перевода документа на другой язык нужно открыть меню « Инструменты » и выбрать пункт « Перевести документ ». После этого потребуется выбрать язык, на который нужно перевести документ и нажать кнопку « Перевести ».

Используйте галерею шаблонов

Google Docs включает в себя галерею шаблонов, которые можно использовать.

Автоматическая вставка содержания

Оглавление можно добавить несколькими кликам мышкой. Для этого устанавливаем курсор мыши в том месте документа, где должно находиться оглавление, переходим в меню « Вставить » и выбираем пункт « Оглавление ». Есть два типа оформления оглавлений, можно выбрать тот, который лучше подходит именно вам.

Дополнительные плагины

Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню « Дополнения » и кликнуть по пункту « Установить дополнения ». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку « Установить ».

В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:

Пожалуйста, оставьте ваши отзывы по текущей теме материала. За комментарии, отклики, лайки, подписки, дизлайки огромное вам спасибо!

Источник