Что такое excel в информатике
Зачем нужен Excel
Изучив возможности приложения, можно сделать вывод, что оно подходит для экономистов и бухгалтер.
Изучив возможности приложения, можно сделать вывод, что оно подходит для экономистов и бухгалтеров.
Excel – это табличный процессор, который оснащен инструментами для создания отчетов, вычислений, составления диаграмм. Но и рядовому пользователю для решения бытовых нужд он пригодится. Эксель – это средоточие полезных функций. Программа помогает автоматизировать рабочий процесс.
При изучении опций становится понятно, что Microsoft Excel – это универсальное средство, которое позволяет:
Интерфейс программы
Мы узнали, что такое Эксель, теперь можно приступать к рассмотрению следующего вопроса. Как выглядит главное окно приложения? В MS Excel – это белый лист, расчерченный в виде таблицы. Минимальная единица – прямоугольник, называемый ячейкой (клеткой). Табличная форма – область создаваемой или редактируемой книги.
При рассмотрении интерфейса приложения пользователей волнует вопрос: «В Excel что это находится над таблицей?». Поле, располагающееся слева от пиктограммы fx, – это строка формул. Предназначена она для ввода текста, формул, функций, числовой информации.
В MS Excel 2007 и выше над строкой формул размещается лента (панель инструментов в развернутом виде). Новшество 2007 версии заключается в наличии круглой кнопки со значком компании. Кликнув на пиктограмму, пользователь откроет меню (аналогичное меню «Файл» в вариации 2003). Справа размещается панель быстрого доступа. Пользователь настраивает ее по своему усмотрению. По умолчанию на ней располагаются кнопки: «Сохранить», «Отменить», «Вернуть».
Строка состояния внизу рабочей области позволяет менять масштаб, вид страницы.
Лента
В Эксель 2007 меню отображается в виде ленты так, что это расположение пиктограмм и команд удобно для пользователя. В ранних версиях меню оформлено в виде панелей инструментов и строки. Юзер создавал рабочую область по своему усмотрению, иногда она становилась слишком громоздкой.
Ориентироваться в ленте просто: кликнув на вкладку, пользователь замечает доступные команды. На каждой вкладке пиктограммы разделены на блоки.
Если в нижней части блока отображается стрелка, то при нажатии на значок пользователь вызывает диалоговое окно. Здесь отображается расширенная версия пунктов меню.
Нововведение в Excel – наличие галереи. Оформлена она в виде графического меню, в котором содержатся образцы (на вкладке «Главная» – «Стили ячеек»).
Панель быстрого доступа
При работе с MS Excel следует изучить: что это за приложение, как им пользоваться для автоматизации работы. Для увеличения работоспособности юзер настраивает панель быстрого доступа.
Она находится справа от кнопки «Office». Пользователь вправе добавить пиктограммы команд, которые чаще всего используются. По умолчанию офисный пакет располагает на панели 3 пиктограммы: «Сохранить», «Назад» и «Вернуть». Справа находится стрелка, раскрывающая список дополнительных команд.
Панель быстрого доступа отображается всегда, независимо от того, какая вкладка активирована.
Работа в Excel
Программа Эксель – это приложение, разработанное для вычислений (в первую очередь). Позволяет производить арифметические действия с внесенной числовой информацией. Если пользователю нужна таблица для отображения текста, проще создать объект в MS Word.
Таблицы Excel
В верхней части этой программы находятся кнопки для редактирования таблицы:
Так они выглядят в программе Microsoft Excel 2003. А вот так – в Microsoft Excel 2007-2010:
После этих кнопок находится рабочая (основная) часть этой программы. Она представляет из себя расчерченную таблицу.
Каждая клеточка этой таблицы называется ячейка.
А теперь обратите внимание на самые верхние ячейки таблицы. Они выделены другим цветом и называются A, B, C, D и т.д.
На самом деле, это не ячейки, а названия столбцов ячеек. То есть, получается, у нас есть столбик с ячейками A, столбик с ячейками B, столбик с ячейками C и так далее.
Также обратите внимание на небольшие прямоугольники с цифрами 1, 2, 3, 4 и т.д. в левой части программы Excel. Это тоже не ячейки, а названия строк ячеек. То есть, получается, таблицу также можно поделить на строки (строка 1, строка 2, строка 3 и т.д.).
Исходя из этого, у каждой ячейки есть название. Например, если я нажму на первую верхнюю ячейку слева, то, можно сказать, что я нажал на ячейку A1, потому что она находится в столбике A и в строке 1.
А на следующей картинке нажата ячейка B4.
Обратите внимание, когда Вы нажимаете на ту или иную ячейку, то столбец и строка, в которой они находятся, меняет цвет.
А сейчас попробуем напечатать несколько цифр в ячейке B2. Для этого нужно нажать на данную ячейку и на клавиатуре набрать нужные цифры.
Чтобы закрепить введенное число и перейти к следующей ячейке, нажмите кнопку Enter на клавиатуре.
Кстати, ячеек, строк и столбцов в Excel’е неограниченное количество. Вы можете заполнять таблицу хоть до бесконечности.
Кнопки Excel
Рассмотрим некоторые из кнопок в верхней части программы Excel. В этом уроке мы поговорим о самых популярных кнопках, с остальными же познакомимся в следующих уроках. Кстати, эти же кнопки есть и в программе Word.
— шрифт. То, каким стилем будет написан текст.
— размер букв
— начертание (полужирный, курсив, подчеркнутый)
— при помощи этих кнопок можно выровнять текст в ячейке. Поставить его слева, по центу или справа.
— нажав на эту кнопку, можно отменить предыдущее действие, то есть вернуться обратно на один шаг.
— при помощи этой кнопки можно изменить цвет текста. Чтобы выбрать цвет, нужно нажать на маленькую кнопку со стрелкой.
— при помощи этой кнопки можно закрасить цветом ячейку. Чтобы выбрать цвет, нужно нажать на маленькую кнопку со стрелкой.
Как составить таблицу в Excel
Несколько слов об оформлении таблиц в Excel’e.
Посмотрите на уже составленную в Excel’e небольшую таблицу:
Верхняя часть таблицы – это шапка.
На мой взгляд, сделать шапку – это самое трудное в составлении таблицы. Нужно продумать все пункты, многое предусмотреть. Советую отнестись к этому серьезно, ведь очень часто из-за неправильной шапки приходится переделывать всю таблицу.
За шапкой следует содержание таблицы.
А сейчас на практике мы попробует составить в программе Excel эту таблицу.
Щелкните в ячейке А1 и напечатайте первый пункт «Наименование». Обратите внимание, что слово не помещается в ячейке. Но к этому мы вернемся чуть позже. Щелкните в ячейке В1 и напечатайте следующий пункт – «Количество». Опять же, не обращайте внимания, что слово не поместилось в ячейке.
Заполните оставшиеся ячейки С1 и D1.
А теперь приведем шапку в нормальный вид. Некоторые пункты не поместились в ячейках. Нужно расширить эти ячейки, а точнее столбцы.
Для того чтобы расширить столбец, нужно навести курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую два столбца, в нашем случае на линию между столбцом А и В. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета.
Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте столбец до нужной ширины.
Расширьте столбцы, в которых не поместился текст.
Кстати, то же самое можно проделать и со строками.
Для того чтобы расширить строку, нужно навести курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую две строки. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета.
Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте строку до нужной ширины.
Попробуйте расширить первую строку (шапку). Для этого наведите курсор на линию между строкой 1 и 2. Когда курсор поменяет вид, нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, расширьте первую строку (шапку).
Вернемся к нашей таблице. А точнее к шапке таблицы. Столбцы мы расширили, и теперь названия пунктов помещаются в ячейках.
П ринято, чтобы шапка таблицы отличалась от содержимого. В нашем примере пункты шапки «толще» и «чернее», чем остальная таблица, а также ячейки закрашены серым цветом. Чтобы это сделать, нужно воспользоваться верхней частью программы Excel, а точнее кнопками.
Нажмите на ячейку A1. Этим простым действием Вы ее выделили, то есть «сказали» программе Excel, что собираетесь что-то изменить в данной ячейке. А теперь нажмите на кнопку в верхней части программы. Текст в ячейке стал толще и чернее (жирный).
Конечно, таким же образом можно изменить все пункты в шапке. Но представьте, что у нас не четыре пункта, а сорок четыре пункта. Очень уж много времени это займет. Чтобы это было быстрее, нужно выделить ту часть таблицы, которую мы собираемся менять, в нашем случае, шапку.
Есть несколько способов выделения.
— Выделение всей таблицы Excel.
Для этого нужно нажать маленькую прямоугольную кнопку в левом углу программы, над первой строкой (прямоугольником с цифрой 1).
Нажмите один раз и вся таблица выделится.
— Выделение части таблицы.
Для этого нужно нажать на ячейку левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, обвести ячейки, которые нужно выделить.
Попробуйте таким образом выделить шапку.
— Выделение столбца или строки.
Для этого нужно нажать по названию нужного столбца
Попробуйте нажать на название первого столбца – на букву А. После этого нажмите на название первой строки – на цифру 1.
Кстати, таким же образом можно выделить несколько столбцов (строк). Для этого нужно нажать на название столбца или строки левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, тянуть по столбцам или строкам, которые нужно выделить.
А теперь попробуем изменить шапку нашей таблицы. Для этого выделите ее. Я предлагаю выделить строку целиком, то есть нажать на цифру 1.
После этого выделим ее жирным, то есть сделаем буквы в ячейках толще и чернее. Для этого нажмите кнопку
Также в таблице, которую нам нужно сделать, слова в шапке расположены по центру ячейки. Для этого нажмите кнопку
Напомню, что шапка должна быть выделена.
Ну, и, наконец, закрасим ячейки в шапке светло-серым цветом. Для этого воспользуйтесь кнопкой
Чтобы выбрать подходящий цвет, нажмите на маленькую кнопку рядом и из появившегося списка цветов выберите нужный.
Самое сложное мы сделали. Осталось заполнить оставшуюся таблицу. Сделайте это самостоятельно.
А теперь последний штрих. Поменяем во всей таблице шрифт и размер букв. Напомню, что для начала нам нужно выделить ту часть, которую хотим изменить.
Предлагаю выделить таблицу целиком. Для этого нажмите кнопку 
Ну, и поменяем шрифт и размер букв. Нажмите на маленькую кнопку со стрелкой в поле, которое отвечает за шрифт.
Из появившегося списка выберите какой-нибудь шрифт. Например, Arial.
Кстати, шрифтов в программах из набора Microsoft Office очень много. Правда, не все они работают. Убедиться в том, что их много, можно, нажав на маленькую кнопку со стрелкой в конце поля для выбора шрифта и прокрутив колесико на мышке (или передвинув ползунок с правой стороны появившегося окошка).
И поменяйте размер букв. Для этого нажмите на маленькую кнопку в поле с выбором размера букв и из списка выберите нужный размер. Предлагаю выбрать размер 12. Напоминаю, что таблица должна быть выделена.
Если вдруг буквы перестанут помещаться в ячейки, всегда можно расширить столбец, как мы это делали в начале составления таблицы.
И еще один очень важный момент. На самом деле, составленная нами таблица на печати будет без границ (без перегородок). Выглядеть она будет вот так:
После этого нужно нажать на маленькую кнопочку со стрелкой в конце кнопки, которая отвечает за границы.
Появится список. Выберите пункт «Все границы».
Если Вы все сделали правильно, то у Вас получится вот такая таблица.
«Записывание» таблиц Excel в компьютер принято называть «Сохранение». Это означает, что при помощи некоторых действий мы делаем из нашей таблицы фаил, который потом можно будет открывать на компьютере, записывать на диск, на флешку, пересылать по Интернету.
Допустим, мне нужно составить большую таблицу и занести в нее много разных данных. За один день я точно не управлюсь. И вот я сделал какую-то часть работы и решил продолжить составление таблицы завтра. Для того, чтобы это было возможно, мне нужно мою частично готовую таблицу записать, то есть сохранить, на компьютер. Сделав сохранение, я завтра смогу открыть мою табличку и продолжить работу с того места, где я остановился.
Если у Вас уже есть опыт работы в других программах (Блокнот, Microsoft Word, Paint, Photoshop и др.), то с сохранением Вы, скорее всего, уже знакомы. Ведь во всех программах это делается одинаково. Если вкратце, то Файл – Сохранить как… А сейчас разберем эту процедуру подробно и в картинках.
Сохранение Excel
Для того, чтобы сохранить сделанную нами таблицу на компьютер, нужно нажать на надпись «файл» в левом верхнем углу программы.
Если же Вы работаете в программе Excel современной версии (2007-2010), то вместо кнопки Файл у Вас будет круглая кнопка с картинкой (цветными квадратиками) внутри.
Если Вы нажмете на эту кнопку, откроется окошко. В этом окошке нас интересует пункт «Сохранить как…».
 | или |  |
Нажмите на него. Откроется новое окошко. В нем компьютер предлагает нам выбрать то место, в которое нужно сохранить составленную таблицу.
Обратите внимание на верхнюю часть этого окошка. Это то место, куда компьютер «собирается» сохранить нашу таблицу.
Эта часть выглядит следующим образом:
В примере на картинке компьютер предлагает сохранить таблицу в «Мои документы» (Документы).Мы говорили о том, что в «Моих документах» и на «Рабочем столе» лучше ничего не хранить (конечно, если есть альтернатива). Поэтому лучше сохранить таблицу на какой-нибудь Локальный диск, например, на Локальный диск D. То есть, нужно в этом окошке вместо папки «Мои документы» (Документы) выбрать Локальный диск D. Для этого нужно нажать на надпись «Мой компьютер» (Компьютер) с левой стороны.
 | или |  |
И после этого внутри окошка (в белой его части) открыть нужный Локальный диск, то есть нажать по нему два раза левой кнопкой мышки.
Если Вы хотите положить таблицу в какую-то папку, откройте ее в этом же окошке (нажмите по ней два раза левой кнопкой мышки).
После того, как мы выбрали место, в которое хотим сохранить таблицу, нужно обратить внимание на нижнюю часть окошка. А точнее на пункт «Имя файла».
В этой части написано название, под которым таблица будет записана в компьютере. В примере на картинке это название – «Книга 1». Если оно нам не подходит, то нужно его удалить и напечатать новое, подходящее название.
А теперь последний штрих. Для того, чтобы сохранить таблицу, нужно нажать кнопку «Сохранить».
Теперь Вы можете ее закрыть и попробовать найти ее на компьютере в том месте, в которое сохранили. Там должен быть файл с напечатанным Вами названием или стандартным названием «Книга 1».
Вот и все! Не забывайте сохранять нужную Вам информацию на компьютер.
Совет: когда Вы составляете таблицу, лучше время от времени ее сохранять. Ввели 15-20 значений — сохранили. Для такого быстрого сохранения используйте специальную кнопку (вверху программы) 
Нажав на эту кнопку, таблица перезапишется. То есть тот, уже сохраненный Вами вариант, заменится новым.
Дело в том, что иногда компьютер может зависнуть. Или могут неожиданно отключить электричество. В таких ситуациях велика вероятность того, что несохраненная таблица потеряется.
Как посчитать в программе Microsoft Excel
Помимо большой таблицы, программа Microsoft Excel – это еще и большой суперсовременный калькулятор с множеством функций и возможностей. В этом уроке мы научимся пользоваться этим калькулятором.
Все вычисления в Excel называются формулы, и все они начинаются со знака равно (=).
Например, я хочу посчитать в ячейке сумму 3+2. Если я нажму на любую ячейку и внутри напечатаю 3+2, а затем нажму кнопку Enter на клавиатуре, то ничего не посчитается – в ячейке будет написано 3+2. А вот если я напечатаю в ячейке =3+2 и нажму кнопку Enter, то в ячейке все посчитается и будет показан результат, то есть 5.
Запомните это правило:
Все вычисления в Excel начинаются со знака =
И еще важно помнить, что:
После того, как ввели формулу, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре
Пару слов о знаках, при помощи которых мы будем считать в программе Excel. Также эти знаки называются арифметические операторы:
+ сложение, то есть знак плюс
— вычитание, то есть знак минус
/ деление. Есть еще палочка с наклоном в другую сторону. Так вот, она нам не подходит.
^ возведение в степень. Например, 3^2 читать как три в квадрате (во второй степени).
% процент. Если мы ставим этот знак после какого-либо числа, то оно делится на 100. Например, 5% получится 0,05. При помощи этого знака можно высчитывать проценты. Если нам нужно вычислить пять процентов из двадцати, то формула будет выглядеть следующим образом: =20*5%
Все эти знаки есть на клавиатуре либо вверху (над буквами, вместе с цифрами), либо справа (отдельном блоке кнопок). Что касается тех знаков, которые находятся вместе с цифрами, то для того, чтобы они печатались, нужно нажимать и держать кнопку с надписью Shift и вместе с ней нажимать на кнопку с нужным знаком.
А теперь попробуем посчитать в программе Excel. Допустим, нам нужно сложить число 122596 с числом 14830.
Для этого щелкните левой кнопкой мышки по любой ячейке. Как мы уже говорили выше, все вычисления в Excel (формулы) начинаются со знака «=». То есть в ячейке нам нужно напечатать =122596+14830
И для того, чтобы получить ответ, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре.
Вот и все! Мы получили результат.
А теперь обратите внимание вот на такое верхнее поле в программе Excel:
Это «Строка формул». Она нам нужна для того, чтобы проверять и изменять наши формулы.
Для примера нажмите на ячейку, в которой мы только что посчитали сумму.
И посмотрите на строку формул. В ней будет показано, как именно мы получили данное значение.
То есть, в строке формул мы видим не само число, а формулу, при помощи которой это число получилось.
Попробуйте в какой-нибудь другой ячейке напечатать число 5 и нажать Enter на клавиатуре. Затем щелкните на эту ячейку (с цифрой 5) и посмотрите в строку формул.
Так как это число мы просто напечатали, а не вычислили при помощи формулы, то только оно и будет в строке формул.
Формулы Microsoft Excel или Считаем правильно
Только что мы научились считать простейшим способом. В двух словах его можно сформулировать так:
= цифра знак цифра Enter
Конечно, можно таким способ вычислять и более сложные вещи. Главное, не забывать ставить скобки, где нужно.
Пример: =((375*230)+(1263-455))/(120*33) Enter
Но в жизни, как правило, этот способ «счета» используется не так часто.
Мы напечатали вот такую таблицу(см. выше «Как составить таблицу»):
Если Вы ее не составляли, то составьте.
Столбик под названием «Сумма» в этой таблице пуст. Вот мы его сейчас и «посчитаем».
По логике, чтобы получить сумму в нашем примере, мы должны умножить количество на цену по каждой позиции. Другими словами, умножить значения в столбике B на значения в столбике C.
Начнем с первой позиции «Сыр». Щелкните в ячейке D2. Еще раз повторю, что все вычисления (формулы) мы начинаем со знака равно. Напечатайте его.
Затем нажмите на ячейку B2. Нам ведь нужно значение в этой ячейке умножить на значение в ячейке C2.
Напечатайте знак умножения *.
Нажмите на ячейку C2.
И, наконец, нажмите кнопку Enter на клавиатуре. Все! В ячейке D2 получился нужный нам результат.
А теперь нажмите на ячейку D2 и посмотрите в строку формул. В этой строке Вы увидите формулу, при помощи которой получилось данное значение.
Так чем же так хорош этот способ «счета»?! Когда мы считаем этим способом, Excel считает не те самые цифры, которые введены в ячейки, а содержимое ячеек.
Понимаю, звучит сложно. А вот Вы попробуйте в ячейку B2 ввести другое значение. Сейчас у нас там число 213. Удалите его, напечатайте число 190 и нажмите Enter.
А теперь посмотрите в ячейку с суммой D2.
Результат изменился, исходя из нового числа B2.
Давайте еще раз вернемся к нашей формуле. Щелкните по ячейке D2 и посмотрите в строку формул.
Формула у нас следующая: =B2*C2
Это означает, что программа Microsoft Excel умножает содержимое ячейки B2 на содержимое ячейки C2, каким бы оно не было. Выводы делайте сами 🙂
Попробуйте этим же способом вычислить сумму в оставшихся ячейках (D3, D4, D5).
Суммировать (автосумма)
Откройте программу Microsoft Excel (Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Excel).
Введите в ячейку А1 число 111, в А2 — 222, в А3 — 333.
Допустим, нам нужно сложить все эти ячейки. Конечно, можно воспользоваться стандартным способом – щелкнуть в какую-нибудь ячейку, напечатать знак =, нажать на ячейку A1, затем напечатать знак +, нажать на ячейку A2, снова напечатать +, нажать А3 и кнопку Enter. В итоге формула будет выглядеть следующим образом: =A1+A2+A3
Но ладно, если нам нужно сложить несколько значений, а что если их сотни?! Вот здесь нам и поможет функция «Суммировать» (в народе она называется «автосумма»).
Суммировать (автосумма) – это функция, другими словами, некое готовое решение, при помощи которого за несколько щелчков мышкой можно сложить много чисел сразу.
Для того, чтобы сложить значения в ячейках A1, A2 и A3 с помощью этой функции, нужно нажать на какую-нибудь ячейку, в которой мы хотим получить результат. Лучше всего для этой цели выбрать ячейку под цифрами, которые нам нужно сложить. Например, A5.
А теперь нам нужно каким-то образом вызвать функцию «Суммировать». Есть несколько способов, как это сделать, но проще всего для этого нажать на кнопку сигма 
Посмотрите на ячейки с цифрами. Как только Вы нажмете на кнопку сигма, они выделятся.
Ну, и, наконец, нажмем кнопку Enter на клавиатуре, чтобы эти ячейки сложились.
Рассмотрим функцию «Суммировать» (автосумма) подробнее. Для этого нажмите на ячейку с полученным результатом суммирования и посмотрите на строку формул. Формула получилась следующая: =СУММ(A1:A4)
Расшифровывается она так: суммировать ячейки с А1 по А4 включительно.
Кстати, эту формулу можно редактировать. Это можно делать прямо в строке формул. Например, мне нужно поделить получившееся значение на два. Для этого в строке формул я допечатываю /2. Получается следующая формула: =СУММ(A1:A4)/2