Что такое 1с документооборот и для чего он нужен
Зачем вам нужен 1С: Документооборот?
Новости
Чат-бот – эффективный помощник для HR-служб. Новые возможности автоматизации.
Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.
1С: Документооборот – это система, которая упростит жизнь ваших документов.
В каждой второй организации сотрудники ежедневно тратят массу времени на то, чтобы найти нужную информацию. Документы теряются, дублируются, возвращаются из-за ошибок. Стандартная ситуация, когда согласование документов происходит по электронной почте, а промежуточные версии хранятся у согласующих и инициаторов на рабочих столах. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости данных.
1С:Документооборот позволяет избежать проблем с документами.
Вы сможете найти нужный документ всего за пару минут, при этом его актуальную версию и посмотреть всю его историю с момента создания в системе. Сможете увидеть, кто создал этот документ, какие замечания были устранены в ходе согласования, кто являлся исполнителем и, когда это все происходило с точностью до минут.
И это всего лишь малая часть того, что даст вам внедрение системы 1С: Документооборот.
Возможность использования системы не зависит от отраслевой принадлежности, сложности организационной структуры, количества сотрудников. Система легко адаптируется под конкретные задачи и требования клиента, благодаря гибкой системе настроек.
Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам делопроизводства.
Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры и мобильное приложение.
1С: Документооборот улучшает взаимодействие сотрудников, позволяет контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину. При этом Вы получаете централизованное безопасное хранение документов и оперативный доступ к ним.
Процессы работы с документами часто пересекают границы типовых решений, 1С: Документооборот обеспечивает простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С: Предприятие». Бесшовная интеграция избавит от переходов между программами. В карточках другой конфигурации просто появятся гиперссылки, по которым вы сможете открыть любые учетные данные из системы 1С: Документооборот: присоединенные файлы, процессы, задачи, историю переписки и т.д.
Используя возможности синхронизации можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами с другими программными продуктами 1С.
В комплект поставки 1С: Документооборот включены правила обмена с системами:
Основные цели, которые достигаются за счет автоматизации делопроизводства и перевода документов из бумажного в электронный вид:
Повышение качества документации за счет использования готовых шаблонов
Система позволяет загружать типовые формы документов и настраивать их автоматическое заполнение. Настроенные правила позволяют избегать частых ошибок, вызванных человеческим фактором, а также ускорить процесс создания документов в системе.
Сокращение времени на обработку документов
Достигается за счет прохождения всех этапов обработки документов с момента их создания/получения до отправки на хранение/уничтожение в электронном виде по заранее настроенным маршрутам бизнес-процессов.
Настройка условий маршрутизации и правил эскалации позволяет создавать универсальные цепочки согласования и сокращать время выполнения бизнес-процесса. При отработке настроенных условий система автоматически изменяет маршрут и привлекает к согласованию нужных сотрудников.
Защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним
Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют доступ в рамках настроенных прав, уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно.
Гибкая настройка прав доступа позволяет ограничить доступ к реквизитам карточки документа или к вложенным файлам в зависимости от состояния документа. Например, запретить редактирование реквизитов карточки документа и файлов, когда документ согласован. Это гарантирует сохранение содержимого данных в неизменном виде.
Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля исполнения задач
Расширенный функционал работы с бизнес-процессами позволяет делегировать задачи, задавать уточняющие вопросы, ставить подчиненные задачи, согласовывать перенос сроков исполнения.
Для руководителей есть удобный раздел «Задачи отдела», где можно увидеть все принятые/непринятые к исполнению задачи подразделения в целом или с детализацией по каждому сотруднику.
Быстрый поиск документов
В систему встроены механизмы полнотекстового поиска, поиска по реквизитам, по штрихкоду. В журналах входящих, исходящих и внутренних документов есть множество отборов, позволяющих быстро найти нужный документ.
Указание в карточке документа дела также упрощает поиск бумажного экземпляра.
Экономия ресурсов на печать документов (рабочее время, бумага и амортизация оборудования).
Стоимость и сроки внедрения 1С: Документооборот зависят от:
Сократите свои затраты и время на обработку документов и повысьте исполнительскую дисциплину с помощью гибкой и производительной системы управления документами и процессами 1С: Документооборот.
Подробнее о редакциях продукта и функциональных блоках системы Вы можете ознакомиться на странице программы.
«1С:Документооборот 8.3»: описание системы электронного документооборота
«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.
Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.
«1C:Документооборот 8»: что это такое?
«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.
Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.
«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.
Какие задачи решает автоматизация документооборота?
Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:
Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?
Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.
Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.
Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:
Преимущества СЭД «1С:Документооборот»
В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
Возможности программы «1С:Документооборот 8»
В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.
Управление проектами
Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).
Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.
Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.
Совместная работа сотрудников
«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.
Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).
Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.
Контроль задач
Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.
В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)
Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.
Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД
В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.
Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.
Управление правами доступа
В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.
Поиск документов и штрихкодирование
В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.
Учет входящей и исходящей корреспонденции
В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.
Электронная подпись
Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).
Договорные документы
В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.
Встроенная почта
С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).
Мобильное приложение
Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).
Версии программы «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:
На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.
Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП
Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:
Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.
«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.
У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
1С: Документооборот. Описание программы
1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.
В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.
Возможности программы 1С: Документооборот
Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.
Доступные версии программы 1С: Документооборот
Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:
1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.
Основной функционал программы 1С: Документооборот:
Корреспонденция (входящая и исходящая)
Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.
Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.
Поиск необходимой информации
Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:
В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.
Электронные подписи
Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.
Процессы для работы с договорами
Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.
Обработка файлов
Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.
Встроенная почта
Бизнес-процессы и поручения
Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.
По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:
Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.
Управление проектами
Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).
Трудовое время
Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.
Учет отсутствующих работников
Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.
Контроль исполнения
Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:
Мероприятия
Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.
Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.
Программный форум
Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.
Управление правами доступа
Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.
В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.
Проверяем на самих себе: как развернут и как администрируется 1С: Документооборот внутри компании 1С
Мы в фирме 1С широко используем собственные разработки для организации работы компании. В частности, «1С:Документооборот 8». Помимо управления документами (как следует из названия) это ещё и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей – почта, рабочие календари сотрудников, организация совместного доступа к ресурсам (например, бронирование переговорных), учёт рабочего времени, корпоративный форум и многое другое.
В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.
Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.
Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.
«1С:Документооборот 8» (сокращённо – ДО) позволяет автоматизировать работу с документами на предприятии. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников – электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:
А ещё благодаря подключенному к Документообороту другому нашему продукту – Системе взаимодействия – мы непосредственно в Документообороте получаем функциональность мессенджера – чаты, аудио и видеозвонки (включая групповые, что сейчас стало особенно актуально, в том числе и с мобильного клиента), быстрый обмен файлами плюс возможность написания чат-ботов, упрощающих работу с системой. Ещё один плюс от использования Системы Взаимодействия (по сравнению с другими мессенджерами) – возможность вести контекстные обсуждения, привязанные к конкретным объектам Документооборота – документам, мероприятиям и т.п. То есть Система взаимодействия глубоко интегрируется с целевым приложением, а не выступает просто «отдельной кнопкой».
Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.
Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:
На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?
Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:
В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.
Как обстоят дела с загрузкой серверов?
Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.
Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).
На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.
Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.
Какие есть метрики для определения эффективности работы?
У нас в ДО встроена серьёзная подсистема замеров показателей производительности и вычислений различных метрик. Это нужно для того, чтобы и в текущий момент времени, и в исторической перспективе понимать, что в системе происходит, что становится хуже, что становится лучше. Средства мониторинга – метрики и замеры времени – входят в типовую поставку «1С:Документооборот 8». Метрики требуют настройки на внедрении, но сам механизм типовой.
Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).
Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.
Таких действий больше 30, список под катом.
На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.
Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.
Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.
Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.
Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.
Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).
Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.
На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.
А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.
Один из наиболее важных для нас профилей – «Список ключевых показателей почты с точки зрения потребителей». Этот профиль включает в себя, например, следующие показатели:
Как мы обслуживаем такую большую базу данных?
Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.
Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?
SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.
Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.
Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.
Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.
Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.
Как реализован бэкап при таких объёмах?
Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.
Сколько времени выполняется полный бэкап?
На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.
Есть ли дедупликация?
Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.
Есть ноды только для чтения?
Нод для чтения (выделенные узлы системы, которые обслуживают тех, кому надо получать какие-либо данные на чтение) нет. ДО – не учётная система, чтобы сажать на отдельную ноду BI, но есть отдельная нода для отдела разработки, обмен с которой идёт сообщениями в формате JSON, а типичное время репликации – это единицы и десятки секунд. Нода пока маленькая, в ней порядка 800 млн записей, но она быстро растёт.
А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?
Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.
А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?
Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.
Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.
Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?
Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.
Какие перспективы развития есть?
Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.
На подходе для ДО ещё несколько задач, помимо тех, что он уже решает. Есть общефирменные задачи, а есть уникальные и редкие, нужные только какому-то конкретному подразделению. Необходимо им помогать, а значит, расширять «географию» использования системы внутри 1С – расширять область применения, решать задачи всех подразделений. Это стало бы лучшим тестом на производительность и надёжность. Хотелось бы увидеть работу системы на триллионах записей, петабайтах информации.