Что соответствует классификации собраний
Виды собраний и совещаний
Виды собраний и совещаний
Собрания и совещания, как и обеды, бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Проведение совещаний
Проведение совещаний Совещание – это эффективный способ общаться с людьми, с которыми вы работаете бок о бок. Не имеет значения, как часто вы видите друг друга в будни. Ваше общение, скорее всего, носит неформальный характер и касается житейских проблем.Запланированные
Причины неэффективности совещаний и собраний
Причины неэффективности совещаний и собраний Хотя собрания – это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили
Принципы проведения собраний и совещаний
Принципы проведения собраний и совещаний Любая встреча проводится с определенной целью, которая задает его темп, ритм и настроение. Люди не просто собираются вместе, но и оказывают влияние на поведение друг друга.Для достижения желаемого результата участники любого
Проведение собраний и совещаний
Проведение собраний и совещаний Если вам предстоит проводить совещание, придерживайтесь нескольких правил, которые непременно обеспечат положительный результат. Начиная совещание с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, вы поможете людям
Организация собраний
Организация собраний Если собрание началось не вовремя, не продуманы вопросы для обсуждения, отсутствует человек, который должен вести протокол, не подан кофе – это указывает на отсутствие организации и способствует появлению множества проблем. Если перед собранием
Преимущества эффективного проведения собраний и совещаний
Преимущества эффективного проведения собраний и совещаний Совещания – неотъемлемая часть современной жизни. Чтобы совещание прошло успешно, уделите внимание его подготовке.Преимущества хорошо подготовленного собрания.• Участники хорошо проинформированы.• У всех
Проведение обзорных совещаний
Проведение обзорных совещаний Помимо выездных семинаров, проводившихся один раз в три месяца, и импровизированных праздников в честь важных вех в реализации проекта, Стив уделял большое внимание жизненно важным обзорным совещаниям по вопросам создания продуктов. Они
Помещения для проведения совещаний
Помещения для проведения совещаний Где собираются работники организации на стадии Младенчества? У них нет времени для посещения совещаний, поэтому в их организации отсутствует специальное помещение для проведения этих мероприятий. Совещания происходят в такси по
Посещение отраслевых собраний клиентов
Посещение отраслевых собраний клиентов Еще один ценный способ выслушать клиентов, поговорить об их интересах и потребностях – пойти туда, где они обычно обсуждают такие вопросы, а именно на отраслевые собрания клиентов. Мои клиенты говорят мне, что ценность от таких
6.9. Практическое упражнение «Виды информации и виды коммуникаций»
6.9. Практическое упражнение «Виды информации и виды коммуникаций» Цель.Развить навыки анализа различных видов коммуникаций и закрепить знания о том, какая информация передается по их каналам.Задание.Проанализируйте перечисленные в табл. 6.6 виды передаваемой в сообщении
Организация основных собраний проекта
Организация основных собраний проекта Несомненно, постоянная поддержка всех представителей аудитории проекта — важное условие успеха. Она зависит от их осведомленности о ходе работ и развитии событий проекта. Ваша задача — обеспечить это условие.Одним из средств
Классификация разновидностей собраний
Нормы Закона дают возможность выделить два варианта классификации собраний участников. Первая классификация связана с периодичностью проведения собрания. В соответствии с ней общее собрание участников может быть двух видов: очередное и внеочередное.
Вторая классификация связана с формой проведения собрания. В соответствии с ней общие собрания участников могут быть также двух видов: проводимые в форме совместного присутствия участников и проводимые в форме заочного голосования (опросным путем).
Очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем один раз в год. Созывается такое собрание исполнительным органом общества, а в случае, если уставом предусмотрено образование совета директоров, этот вопрос может быть отнесен к его компетенции.
Здесь следует отметить один важный момент. В отличие от регулирования акционерных обществ законодательство об обществах с ограниченной ответственностью не содержит понятия годового общего собрания участников, а использует термин очередное общее собрание.
Требование законодательства о проведении очередного общего собрания участников не реже одного раза в год предполагает, что периодичность проведения таких собраний регулируется положениями устава. Если участники видят необходимость проведения очередного общего собрания, например раз в квартал, то, установив в уставе эти сроки, каждое из проводимых собраний будет очередным общим собранием участников.
Кроме этого ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в отличие от ФЗ «Об акционерных обществах» не устанавливает никакого временного ограничения на проведение очередного собрания и не определяет круг вопросов, которые могут быть рассмотрены только на очередном общем собрании. Все эти вопросы регулируются положениями устава. Исключением из правила является собрание, на котором утверждаются годовые результаты деятельности общества. Указанное общее собрание участников общества должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года.
Согласно ст. 35 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» внеочередное общее собрание участников общества созывается:
* исполнительным органом общества по его инициативе, если решение вопросов, связанных с подготовкой, созывом и проведением общего собрания участников общества, отнесено уставом общества к компетенции совета директоров (наблюдательного совета);
* по требованию совета директоров (наблюдательного совета) общества;
* по требованию ревизионной комиссии (ревизора) общества;
* по требованию аудитора;
* по требованию участников общества, обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» не содержит специальных указаний относительно формы и содержания требования о проведении внеочередного собрания. Однако по смыслу норм Закона, регулирующих порядок созыва внеочередного собрания, требование о созыве внеочередного собрания должно представляться в письменном виде и содержать следующую информацию:
* имя (наименование) участника (участников), требующего созыва собрания, с указанием количества голосов от общего числа голосов участников общества (если требование о созыве внеочередного общего собрания участников исходит от участника (участников));
* формулировку вопросов, подлежащих внесению в повестку дня собрания;
* мотивы их внесения;
* подпись лица (лиц), требующих созыва внеочередного общего собрания.
Исполнительный орган общества обязан в течение пяти дней с даты получения требования о проведении внеочередного общего собрания участников общества рассмотреть данное требование и принять решение о проведении такого собрания участников общества или об отказе в его проведении.
Решением должна быть определена форма проведения внеочередного общего собрания участников (совместное присутствие или заочное голосование). При этом исполнительный орган общества не вправе изменить своим решением форму проведения внеочередного общего собрания участников, если требование совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, а также указанных участников общества о проведении внеочередного общего собрания содержит указание на форму его проведения.
Кроме этого исполнительный орган общества не вправе вносить изменения в формулировки вопросов повестки дня внеочередного общего собрания участников.
Однако в отличие от регулирования подобной процедуры в акционерных обществах исполнительный орган общества наряду с вопросами, предложенными для включения в повестку дня внеочередного общего собрания участников, вправе по собственной инициативе включать в нее дополнительные вопросы.
При принятии исполнительным органом общества решения о проведении внеочередного общего собрания участников в форме заочного голосования (опросным путем) должны быть определены:
* форма и текст бюллетеня для голосования;
* дата предоставления акционерам бюллетеня для голосования и иной информации (материалов) в соответствии с уставом общества;
* дата окончания приема обществом бюллетеней для голосования.
Решение об отказе в проведении внеочередного общего собрания участников общества может быть принято исполнительным органом общества только в двух случаях:
* если не соблюден установленный ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» порядок предъявления требования о проведении внеочередного общего собрания участников общества;
* если ни один из вопросов, предложенных для включения в повестку дня внеочередного общего собрания участников общества, не относится к его компетенции или не соответствует требованиям федеральных законов.
Первое основание отказа в проведении внеочередного общего собрания участников, как мы видим, носит обобщенный характер и может включать целый ряд требований. Учитывая требования ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и возможность детализировать этот порядок через положения устава, несоблюдение порядка предъявления требования о созыве внеочередного собрания участников может выражаться в следующих действиях (бездействии).
Во-первых, не соблюдена письменная форма подачи требования о созыве внеочередного общего собрания участников. Письменная форма предъявления такого требования предполагает, что оно должно быть подписано лицом, требующим созыва внеочередного собрания.
Во-вторых, инициатор проведения собрания не имеет права на такую инициативу (например, участник, требующий созыва внеочередного собрания, не обладает не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества). Конечно, речь идет не только об одном участнике, который имеет необходимый процент голосов, но и о нескольких участниках, которые в совокупности имеют необходимый пакет голосов. Отсутствие необходимого пакета легко выясняется через информацию, содержащуюся в требовании о созыве внеочередного собрания.
В-третьих, отсутствует мотив, объясняющий необходимость внесения вопросов в повестку дня. Это требование может иметь место только в том случае, если оно определено уставом общества.
Второе основание отказа в проведении внеочередного общего собрания участников, связанное с соответствием предлагаемых на рассмотрение вопросов и компетенцией собрания участников, выявится достаточно легко, если в уставе общества с ограниченной ответственностью будет детально расписана компетенция собрания.
В том случае, если один или несколько вопросов, предложенных для включения в повестку дня внеочередного общего собрания участников общества, не относятся к компетенции общего собрания участников общества или не соответствуют требованиям федеральных законов, они не включаются в повестку дня.
При положительном решении исполнительного органа общества о проведении внеочередного общего собрания участников собрание должно быть проведено не позднее 45 дней со дня получения требования о его проведении. Если в течение пятидневного срока с даты получения требования о проведении внеочередного общего собрания участников не принято решение о его проведении или принято решение об отказе в его проведении, собрание может быть созвано органами или лицами, требующими его проведения. В этом случае исполнительный орган общества обязан предоставить указанным органам или лицам список участников общества с их адресами.
Однако в этом случае расходы на подготовку, созыв и проведение такого общего собрания могут быть возмещены по решению общего собрания участников общества за счет средств общества.
1. Законодательством не устанавливается никаких ограничений на тот круг вопросов (естественно, в пределах компетенции общего собрания участников), который может быть рассмотрен и решен на общем собрании участников этого вида.
2. Указанная форма проведения собрания может быть использована для проведения как очередного, так и внеочередного общего собрания участников.
3. Общее собрание участников, проводимое в форме совместного их присутствия, правомочно (имеет кворум), если на момент окончания регистрации для участия в нем зарегистрировались участники (их представители), обладающие в совокупности более чем половиной голосов общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не определена в уставе общества.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» не содержит нормы, которая бы четко решала вопрос о необходимом для проведения собрания кворуме. Вместе с тем по смыслу ряда норм закона минимальное количество голосов, требуемых для принятия решений по вопросам повестки дня, определяется как большинство голосов от общего числа голосов участников общества. Соответственно и кворум должен определяться таким же образом.
4. Голосование на общем собрании акционеров, проводимом в форме совместного присутствия, может осуществляться как бюллетенями, так и без них. Обязанность голосовать бюллетенями возникает для тех обществ, где в уставе предусмотрен только такой порядок голосования.
Согласно п. 10 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» решения общего собрания принимаются открытым голосованием, если иной порядок принятия решений не предусмотрен уставом.
Исходя из опыта проведения общих собраний участников ряда обществ с ограниченной ответственностью, голосование может осуществляться путем поднятия руки или заполнения бюллетеня.
Следует обратить внимание на несколько важных моментов, характеризующих эту разновидность общих собраний участников.
Во-первых, в форме заочного голосования не может быть проведено очередное общее собрание участников по вопросу об утверждении годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов.
Во-вторых, порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества, и соответственно при принятии решения собранием участников путем проведения заочного голосования не применяются нормы ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», регулирующие порядок проведения общего собрания участников общества.
Внутренний документ общества, определяющий порядок заочного голосования, должен предусматривать:
* обязательность сообщения всем участникам общества предлагаемой повестки дня;
* возможность ознакомления всех участников общества до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами;
* возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов;
* обязательность сообщения всем участникам общества до начала голосования измененной повестки дня;
* обязательность сообщения всем участникам общества срока окончания процедуры голосования.
В-третьих, заочное голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.
Наиболее отработанным на сегодняшний день является вариант заочного голосования через заполнение бюллетеня, форма которого может быть произвольной.
КЛАССИФИКАЦИЯ СОБРАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
«ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И МЕНЕДЖМЕНТА ТЕХНОЛОГИЙ»
БЕЛОРУССКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА ТЕХНОЛОГИЙ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ»
На тему
«Основные правила ведения собраний и совещаний»
3 курса з1651 группы Кулаков Д.
Руководитель Пыко А. В.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Сущность и особенности собраний и совещаний 3
Понятие собрания и совещания 3
Цели и задачи собрания и совещания 4
Классификация совещаний 4
Процесс проведения совещаний и собраний 7
Правила проведения совещаний 7
Особенности проведения совещаний 11
Заключение 15
Список использованной литературы 16
Сущность и особенности собраний и совещаний
Понятие собрания и совещания
В деловых отношениях многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний, они помогают, с одной стороны найти общее решение, а с другой – держать определенную дистанцию, сглаживать острые углы и с достоинством выходить из затруднительных и неприятных ситуаций.
В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго определенное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.
Таким образом, можно сделать вывод, что собрания и совещания направлены на коллективное решение вопросов и проблем на предприятии. Эти два мероприятия различает количество участников, на совещании присутствуют только компетентные сотрудники, на собрании – весь персонал предприятия. Так же они различны характером обсуждения проблем. На совещании чаще рассматриваются текущие проблемы, а на собраниях – более общие, которые накопились за определенный временной период. Так же различны и цели их проведения. Совещание имеет оперативный характер и направлено на совершенствование текущей деятельности, а на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ
Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Такое совещание проводится по схеме: доклады; вопросы к докладчикам; дискуссия; выработка решения.
Задача инструктивного совещания заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые административные решения.
Оперативные совещания – это так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не затяжные. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На оперативном совещании не делают докладов. Главная цель – выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.
Тем не менее, основной целю проведения любого совещания или собрания является принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.
КЛАССИФИКАЦИЯ СОБРАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
Собрания и совещания бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.
Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управленческих функций:
1. Совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;
2. Совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;
3. Совещания по внутренней организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и т.п.;
4. Совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;
5. Совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.
Так же существует классификация совещаний по стилю проведения:
1. Автократические совещания, право выступления и право принятие решения на которых имеет только руководитель. Участники таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Такие совещания проводятся в случае, когда руководителю нужно проинформировать или дать указания своим подчиненным.
2. Свободные совещания не имеют повестки дня. Они могут проводится без председательствующего. Такие совещания сводятся к обмену мнениями, решения по которым не фиксируются. Такое совещание проводится в форме беседы или разговора.
3. Дискуссионные совещания – способ получения решений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерной особенностью данного способа является отсутствие критики и оценки высказываемых идей.
Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально пригашенные люди. Основные составляющие мероприятия:
1. Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);
2. Доклады (изложение сути вопросов);
3. Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);
4. Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);
5. Прения (проведение дискуссии);
6. Голосование (принятие или отклонение предложений);
7. Составление протокола (письменное изложение событий);
8. Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).
На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно, но к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:
1. Список тем для обсуждения;
2. Ведущий мероприятия;
3. Протокол достигнутых соглашений.
Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.
Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.
Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:
• цели, даты, времени и места проведения собрания;
• списка приглашенных лиц;
• перечня обсуждаемых проблем;
• даты следующего собрания.
Дата добавления: 2018-11-24 ; просмотров: 1096 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Как провести собрание, которое не будет всех бесить
Советы из книги «Сделано. Проектный менеджмент на практике» помогут разобраться, не пора ли прекратить регулярные собрания в компании и как сделать эффективными те, которые необходимы.
Я терпеть не могу регулярные запланированные собрания. Если не прилагать колоссальных усилий, чтобы они были короткими и эффективными, они со временем перерастут в раздражающую трату времени. Однако если все-таки постараться, то собрания могут заряжать энергией и указывать нужное направление. Главное, чтобы организатор собрания и его ведущий знали, что они делают.
Для начала подумайте, как дорого обходятся такие «сходки». Если собрание длится час и на нем присутствует 10 человек, то оно стоит 10 человеко-часов. Вместо того чтобы исправлять ошибки и решать проблемы — две гарантированные формы прогресса, — вся команда заперта в конференц-зале и ждет, когда же случится что-то, на что стоило потратить столько времени.
Однако если на собрании требуется обсудить важные идеи, решения, сообщить информацию, которая изменит поведение всей команды, или вдохновить сотрудников и понять, что происходит с проектом, то ценность такого форума намного выше. Вместо тяжелой повинности собрание становится источником информации, которую сложно получить собственными силами.
Пользе нужно содействовать
Собрание будет эффективным, только если кто-то в команде понимает, как содействовать процессу.
Содействие может стать полуофициальной ролью, порученной определенному человеку, который проводит собрание или созвал его. В некоторых командах существует настолько сильная культура содействия, что эта роль в ходе обсуждения совершенно естественным образом переходит от одного участника к другому. Однако чаще всего в большинстве проектов собрания отчаянно нуждаются в «гениях» с талантом содействия.
Фото: Kseniia Vorobeva / Shutterstock
Стоит отметить несколько аспектов содействия.
Говорят, что «секретари» — люди влиятельные, потому что от них зависят формулировки и акценты. Даже если это не так, отправляя резюме собрания всем участникам, вы предлагаете людям уточнить все, что вы неверно изложили.
Даже если вы не согласны с этими аспектами, надеюсь, вы убедились, что на собраниях нужен лидер. В противном случае они превратятся в пустую трату времени или станут невыносимо скучными. Основной принцип гласит: «Собрания — отстой, их нужно избегать», однако проблема заключается в том, как они проводятся, а не в самой их идее.
Три типа собраний
Главная ловушка для организаторов собраний — забыть, насколько они разные. Не все собрания следует проводить одинаково. Причина, по которой многие собрания скучны для 90% участников, заключается в том, что цели сбора противоречат их структуре и числу участников. Невозможно провести высокоинтерактивное обсуждение, если созвано больше семи-восьми людей, кто бы его ни вел. Как правило, есть три типа собраний с разными ограничениями и назначением. Всегда учитывайте, какой тип больше подходит проблеме, стоящей на повестке дня.
Самые зловредные собрания — те, в которых задачи и организация не соответствуют друг другу. Если в команде больше десяти человек, сложно провести высокоинтерактивное собрание или дискуссию. Не хватит времени, чтобы все высказались, небольшая группа доминирующих людей присвоит себе практически все время (это не всегда плохо). К сожалению, большинство заседаний комитетов проходит именно в этом формате и получает посредственные результаты.
Вред регулярных собраний
На втором месте по зловредности — собрания, которые повторяются (еженедельно, ежедневно, ежемесячно), хотя в них уже нет необходимости. Повторение — это замечательно, так как задает ритм работе и дает людям возможность сойтись вместе в одной комнате. Всевозможные мелкие вопросы можно решить быстро, в неформальной обстановке. Емейлы и звонки не гарантируют ответ, а когда человек сидит рядом с вами, обычно удается добиться нужной информации.
Проблема в том, что повторяющиеся собрания живут намного дольше, чем их ценность. Когда одни участники перестают приходить, а другие используют это время, чтобы проверять электронную почту, что-то не так; на это собрание уже нет смысла тратить время. Менеджеры (и другие организаторы встреч) зачастую боятся, что, отменив собрание, они потеряют контроль над сотрудниками. Все с точностью до наоборот! Мучить команды ненужными собраниями — это верный путь утратить влияние.
Есть хорошее правило — собрания по общему согласию. Придерживайтесь графика регулярных собраний и попросите всех проверить почту и прочитать письмо с повесткой собрания за пять минут до встречи. Если повестка обоснована, организатор отправляет ее всем участникам, и группа собирается. Если повестки нет, отправьте имейл и сообщите это всем участникам, и, соответственно, отмените собрание (на эту неделю). Регулярное собрание следует вовсе отменить, если его нет уже три или четыре недели.
Советы и рекомендации
Здесь нет ничего модного и вдохновляющего: просто моменты, которые нужно учесть, работая с небольшими группами людей.
Собрание должно длиться от пяти до десяти минут максимум. Scrum-процесс предлагает проводить ежедневные собрания стоя для определения статуса проекта и обсуждать только три вопроса: что мы сделали после предыдущего собрания? Что нам мешает работать? Что мы сделаем к завтрашнему собранию? С подобным стремлением экономить время даже самый капризный и раздражительный инженер захочет поучаствовать.
Традиционные сидячие собрания больше подойдут небольшим группам. Стоит хотя бы попробовать в качестве эксперимента; как минимум люди задумаются о том, что собрание, запланированное на один час, не обязательно должно длиться один час.
Если все прошло не так удачно, как хотелось бы, подумайте, что можно было бы сделать по-другому. Скорее всего, проблема в отсутствии подготовки. Хитрость в том, чтобы все обдумать, когда вы отправляете приглашения, и выделить время для необходимой подготовки в собственном графике перед собранием.
Можно попробовать в любом случае начать вовремя, чтобы четко обозначить свою позицию, однако если важные люди отсутствуют, вам придется все заново повторить, когда они придут, — проигрышный вариант.
Никогда не позволяйте людям разойтись без четкого плана относительно следующих шагов. Нужно обозначить, как добиться результата и кто возьмет на себя перечисленные задачи.
Как достичь максимума: памятка по собраниям
Фото на обложке: UfaBizPhoto / Shutterstock; Dylan Gillis / Unsplash.