Эволюция делопроизводства и офисных технологий

История делопроизводства

Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности.

На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый свод законов Киевской Руси «Русская правда», датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.

В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

В 1720 году был утвержден «Генеральный регламент», ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться «коллежской». Делопроизводство получило законодательную основу. В «Генеральном регламенте» была определена законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

В 1773 году Екатерина II издает «Общее учреждение для управления губерний», согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились министерства.

В 1811 году было издано «Общее учреждение министерств», с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.

К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

Источник

Краткая история развития делопроизводства

1.Краткая история развития делопроизводства.

Определение делопроизводства по ГОСТу (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Определение делопроизводства по ГОСТу «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т. е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения в системе управления, жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т. п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 ( название ГОСТа).

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

v Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

v Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

v Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

v Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т. д.

v Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

v Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т. к. формы документов используют достаточно длительное время.

v Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т. е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

v Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

Источник

История развития делопроизводства

Зарождение делопроизводства, этапы, понятия документирования и документа. Особенности приказного делопроизводства, система видов документов. Характеристика коллежского и министерского делопроизводства. Управление и делопроизводство в 1917-1990 гг.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Наше современное общество вступило в новый этап своего развития, под названием «информационное общество». Любой вид деятельности человека, порождает создание документов.

Информация требует определенного документирования: именно в данном виде она приобретает необходимые свойства доказательности, достоверности, действенности. Очень трудно переоценить роль документов в любой сфере человеческой деятельности: в организации досуга или строительства чего-либо, в образовании или в простом почтовом деле. Термин «документ», зародившийся около семи тысячелетий назад, по-прежнему обеспечивает информационно-коммуникационные процессы в обществе.

Учитывая рост в сфере документационной коммуникации, требуется внимательно следить за процессами документирования, обработки или использования информации.

Целью данной работы является изучение понятия документоведения и документ, а так же этапы становления документоведения в целом.

делопроизводство документирование министерский коллежский

Глава 1. Зарождение делопроизводства

Делопроизводство- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация содержащаяся в документах, нужна для стабильной работы любой организации.

В соответствии со стандартом даются следующие определения:

— Документирование- запись информации на носителе по установленным правилам.

— документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Появление первых документов относится к ХХХ веку до нашей эры. Еще в древности, люди начали осознавать, что создание, хранение и движение документов, идет по определенным закономерностям и правилам. Вначале эти правила были негласными, позже вошли в традиции, и уже после они начали появляться в законодательных и нормативных актах.

Документоведение в России впервые появилось лишь XVI-XVII веках, и это было связано с появлением международных, правовых отношений. Именно в это время были положены попытки создать унифицированную форму документа. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документа и правила их составления стали появляться и закрепляться в законодательных актах. Эта работа была вплоть до конца XIX века. В первой половине ХХ века создаются унифицированные системы документации.

Становление делопроизводства прошло 3 важных этапа. Приказное, Коллежское и Министерское делопроизводство.

Глава 2. Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

В целом в приказной период постепенно формировалась система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывались кадры делопроизводственных служащих, создавались устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, пользуясь отрывочными и частными мерами и не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

2.1 Особенности приказного делопроизводства

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы.

2.2 Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот период документы можно сгруппировать по следующим основным видам: указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, челобитные.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.

В заключительной части указной грамоты обозначались дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета такого-то года, месяца в такой-то день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью указывались также имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа.

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (речи использованные при расспросе, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Глава 3. Коллежское делопроизводство

Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра 1. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.

В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов.

В коллежском делопроизводстве возникло большое количество новых видов документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов.

В коллежском делопроизводстве была выделена из текста и стала самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она писалась под текстом с левой стороны листа: «Января 1 дня 1766 года». Самостоятельным элементом стало и наименование документа.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появился ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, о направлении в дело и др.

В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей.

Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Глава 4. Министерское делопроизводство

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют министерским.

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К.Зосимского, В. Вельбрехта.

Само понятие «делопроизводство» обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом.

Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще и исполнительных бумаг».

В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае их крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Все поступающие в министерства дела делились на три категории:

—?текущие (донесения, ведомости, представления, переписка);

—?чрезвычайные, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

—?срочные, «не терпящие времени».

Чрезвычайные и срочные дела рассматривались в первую очередь.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела», можно разделить на две группы:

1)?документы, составляющие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы и т. д.);

2)?документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственную отправку.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения, подчиненным местам и мирам, существовали отдельные журналы. Они предусматривали запись сведений, используемых для контроля исполнения документов, т. к. дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к созданию различных форм документов.

В делопроизводстве появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав их реквизитов включались название учреждения, наименование структурного подразделения учреждения (департамент, отделение, стол), дата составления документа, регистрационный индекс документа.

Обособленное место занимал заголовок к тексту документа: он располагался непосредственно под реквизитами бланка.

Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или «От такого-то» и т. п.

Приобрел устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, это указание должности лица или наименование присутственного места.

Была установлена определенная форма удостоверения документа: подписи и скрепы на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.

Развитию делопроизводства способствовало появление пишущих машинок.

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.

В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

Классовая битва не способствовала стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила к положительным результатам. Тем не менее, период 1920-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследования в области управления, научной организации труда и делопроизводства; вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления; практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.

При Народном комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР был создан Институт техники управления (ИТУ). Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

—?документооборот учреждений и методы его оптимизации;

—?способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

—?контроль за исполнением документов;

Исследовалось движение основных документопотоков учреждений с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращалось количество инстанций прохождения документов и операций, выполняемых с ними.

По результатам детального обследования учреждений был создан проект реорганизации общего делопроизводства, состоявший из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел; во второй части, говорилось о конкретных изменениях делопроизводства, для его улучшения.

Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970-1980 гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы.

Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами.

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1966 г был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и, определения». Он был переработан в1983 г.

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

И наконец, последний этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

Заключение

В данной работе я рассмотрела этапы развития делопроизводства от XVI века и до наших дней. Делопроизводство потерпело множество изменений, из-за чего в настоящее время, в отличии от делопроизводства XVI века, имеется множество определенных требований к оформлению документов.

Я рассмотрела такие этапы становления, как: приказное, коллежское и министерское делопроизводство. А также мною был рассмотрен этап развития делопроизводства от 1917 года, до 1990 г.

Библиографический список

1. Постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. N 829 «О МЕРАХ ПО УЛУЧШЕНИЮ АРХИВНОГО ДЕЛА В СССР»

2. Декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР от 2 марта 1918 года «О ФОРМЕ БЛАНКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ»

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. Кудряев В.А. // «Организация работы с документами». Учебник. М. : ИНФРА-М, 2004г.

7. История делопроизводства // http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/istoriya-deloproizvodstva.html

8. История развития системы государственного делопроизводства// http://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/dokumentacionnoe_obespechenie_upravlenija_uchebnoe_posobie/1_istorija_razvitija_sistemy_gosudarstvennogo_deloproizvodstva/239-1-0-4347

9. КРАТКАЯ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА// http://tanq.hut4.ru/rp/delo/lect/2.htm

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.

курсовая работа [397,6 K], добавлен 30.03.2016

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа [49,7 K], добавлен 29.04.2014

Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа [84,9 K], добавлен 09.02.2011

Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа [35,0 K], добавлен 18.02.2009

реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009

Источник