Чем необходимо руководствоваться при заключении трудового договора с дистанционным работником
Правила оформления дистанционной работы в 2021 году
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»
В статье расскажем:
Что такое дистанционная работа
8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Варианты оформления дистанционной работы
3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»
Электронная подпись при оформлении дистанционной работы
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).
При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:
То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:
Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».
Что учесть при оформлении дистанционной работы
Рекомендуем придерживаться алгоритма:
Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»
В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.
Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы
Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:
По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ
Статья 312.2 ТК РФ. Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно (действующая редакция)
Трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие выполнение работником трудовой функции дистанционно, могут заключаться путем обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронными документами в порядке, предусмотренном частью первой статьи 312.3 настоящего Кодекса.
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе.
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. По требованию работодателя данное лицо обязано представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно.
Ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться путем обмена электронными документами.
По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
Комментарий к ст. 312.2 ТК РФ
1. Комментируемая статья закрепляет особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе.
Новеллой настоящей главы является положение о том, что дистанционный работник может и не предъявлять работодателю трудовую книжку, если напишет ему заявление о том, что он просит не вносить в нее запись о дистанционной работе. Если же работник поступает на работу впервые, он также может просить работодателя не оформлять трудовую книжку.
Кроме того, если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство об обязательном пенсионном страховании самостоятельно.
После получения документов и при достижении согласия обеих сторон трудового договора подписать его работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Законодатель не предусматривает формы, в которой это может быть сделано; он указывает только, что такое ознакомление должно быть осуществлено путем обмена электронными документами. Однако возможны и другие способы: предоставление доступа к специальной странице на сайте работодателя, направление по электронной почте скана документов и проч. В любом случае в тексте трудового договора должна быть запись о том, что работник до подписания трудового договора ознакомился под роспись со всеми необходимыми документами.
2. Поскольку кадровое делопроизводство ведется работодателем в бумажном виде, а также в связи с тем, что трудовой договор о дистанционной работе может быть единственным документом, подтверждающим факт работы у данного работодателя и наличие трудового стажа, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
На практике получение усиленной квалифицированной электронной подписи является довольно сложной процедурой, поэтому в реальной жизни трудовой договор с дистанционным работником заключается в следующем порядке: работодатель почтой направляет работнику документы, которые необходимо подписать, которые впоследствии возвращаются работодателю. Сложилась даже практика направления дистанционным работникам специальных листов уведомления, подписывая которые, работник подтверждает, что ознакомился со всеми документами, предусмотренными ст. 68 ТК.
Иными словами, до того момента, пока все кадровое делопроизводство не будет вестись в электронной форме, объем бумажного документооборота, касающегося оформления трудовых отношений дистанционных работников, не уменьшится.
3. Содержание трудового договора о дистанционной работе должно соответствовать требованиям ст. 57 ТК, т.е. содержать следующие сведения и условия.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
1) трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с ТК, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
Глава 49.1 не содержит никаких положений, касающихся срока трудового договора с работником, заключившим трудовой договор о дистанционной работе. Это позволяет применять к данному виду договоров положения ст. 58 ТК, в соответствии с которыми срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК. В случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 59 ТК, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.
Иными словами, с дистанционными работниками по общему правилу должны быть заключены трудовые договоры на неопределенный срок;
3) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Поскольку дистанционные работники сами организуют свой труд, то вся работа оплачивается им в одинарном размере;
4) режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя). Согласно ч. 1 ст. 312.4 ТК режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре. В связи с этим в трудовом договоре с дистанционным работником целесообразно закрепить режим его работы (например, пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями; рабочие часы; время, когда работник должен в обязательном порядке осуществлять контакт с работодателем; сроки сдачи конкретных заданий). Если необходимость взаимодействия с дистанционным работником в режиме онлайн отсутствует, можно установить иной режим рабочего времени (например, рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику).
Условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК и иными федеральными законами должно быть также включено и в договор о дистанционной работе.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности: об испытании; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной); об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя; о видах и об условиях дополнительного страхования работника; об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи; об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.
По соглашению сторон в трудовой договор о дистанционной работе могут быть включены условия: 1) о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2 ТК); 2) о порядке и сроках обеспечения дистанционного работника необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами; 3) о порядке и сроках представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе; 4) о размерах, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств; 5) о дополнительных основаниях прекращения трудового договора.
Кроме того, в трудовой договор о дистанционной работе целесообразно включить вопросы, касающиеся сроков подтверждения электронных документов, сроков сдачи отчетов о проделанной работе, порядке предоставления информации и проч.
В зависимости от конкретных обстоятельств можно включить в трудовой договор о дистанционной работе и иные условия, не противоречащие ТК.
Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов
Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:
Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы
Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):
Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.
Плюсы для работника:
Плюсы для работодателя:
Минусы для работодателя:
Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.
Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.
Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов
Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:
Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.
Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).
По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:
При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.
Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами
С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:
Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.
Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:
«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».
При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.
Место работы дистанционного работника
Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.
Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.
Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:
«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».
Режим рабочего времени и времени отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.
Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе
Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:
Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:
Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:
Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».
Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.
Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:
«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».
Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).
Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.
Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника
Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:
Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника
Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.
В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.
Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника
Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.
Выдача копий документов дистанционному работнику
Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:
Увольнение дистанционного работника
При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Выводы и рекомендации
В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.