Что значит утрата документа
Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой
Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения. Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить. Как это правильно сделать, читайте в статье.
Причины утраты документов
Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.
Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.
Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.
Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.
Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.
Как задокументировать утрату документов
Без участия МЧС, полиции и других уполномоченных госорганов причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными. Например, если документы пришли в негодность из-за прорыва трубы, в качестве доказательства нужно представить договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 13 сентября 2016 г. № А53-19924/2015).
Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).
По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:
Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.
Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.
Как восстанавливать документы
К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?
Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.
Уведомить инспекцию
О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Утрата документа
– не только полное отсутствие документа, но также утрата признаков платежности в результате ненадлежащего его хранения или по другим причинам.
При утрате документа лицо, утратившее документ на предъявителя или ордерный ценный документ, может обратиться в суд по местонахождению учреждения, выдавшего документ с заявлением о признании утраченного документа недействительным и о восстановлении прав по нему.
В заявлении о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним должны быть указаны признаки утраченного документа, наименование лица, выдавшего его, а также изложены обстоятельства, при которых произошла утрата документа, просьба заявителя о запрещении лицу, выдавшему документ, производить по нему платежи или выдачи.
Судья, принявший заявление, выносит определение о запрещении выдавшему документ лицу производить по нему платежи или выдачи, а также о публикации в местной газете за счет заявителя. Эти действия совершаются с целью предложить держателю документа, об утрате которого заявлено, до истечения 3месячного срока подать в суд заявление о своих правах на этот документ. Если от держателя документа поступит заявление, суд оставляет заявление, поданное лицом, утратившим документ, без рассмотрения. Кроме того, в этом случае суд устанавливает срок, в течение которого выдавшему документ лицу запрещается производить по документу выплаты и выдачи.
Заявитель имеет право предъявить к держателю документа иск об истребовании документа, а держатель документа вправе взыскать с заявителя убытки, причиненные запретительными мерами. Такие последствия наступают при условии, что держатель документа подал в суд заявление о своих правах на документ, обосновал просьбу, содержащуюся в заявлении, и представил суду документ в подлиннике.
Если по истечении трехмесячного срока со дня публикации от держателя документа не поступает заявление, суд удовлетворяет просьбу заявителя, утратившего документ, и выносит решение о признании утраченного документа недействительным.
Держатель документа по какимлибо причинам может не заявить своевременно о своих правах на документ на предъявителя, в отношении которого состоялось решение суда о признании его недействительным. В таком случае после вступления решения в законную силу держатель документа может предъявить иск о неосновательном приобретении или сбережении имущества к лицу, за которым признано право на получение нового документа взамен утраченного.
Статья 294. Подача заявления о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним
1. Лицо, утратившее ценную бумагу на предъявителя или ордерную ценную бумагу (далее также в настоящей главе документ), в случаях, указанных в федеральном законе, может просить суд о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним.
2. Права по утраченному документу могут быть восстановлены и при утрате документом признаков платежности в результате ненадлежащего хранения или по другим причинам.
3. Заявление о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним подается в суд по месту нахождения лица, выдавшего документ, по которому должно быть произведено исполнение.
Статья 295. Содержание заявления о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним
В заявлении о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним должны быть указаны признаки утраченного документа, наименование лица, выдавшего его, а также изложены обстоятельства, при которых произошла утрата документа, просьба заявителя о запрещении лицу, выдавшему документ, производить по нему платежи или выдачи.
1. Судья после принятия заявления о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним выносит определение о запрещении выдавшему документ лицу производить по документу платежи или выдачи и направляет копию определения лицу, выдавшему документ, регистратору. В определении суда также указывается на обязательность опубликования в местном периодическом печатном издании за счет заявителя сведений, которые должны содержать:
1) наименование суда, в который поступило заявление об утрате документа;
2) наименование лица, подавшего заявление, и его место жительства или место нахождения;
3) наименование и признаки документа;
4) предложение держателю документа, об утрате которого заявлено, в течение трех месяцев со дня опубликования подать в суд заявление о своих правах на этот документ.
2. На отказ в вынесении определения суда может быть подана частная жалоба.
Статья 297. Заявление держателя документа
Держатель документа, об утрате которого заявлено, обязан до истечения трех месяцев со дня опубликования указанных в части первой статьи 296 настоящего Кодекса сведений подать в суд, вынесший определение, заявление о своих правах на документ и представить при этом подлинные документы.
Статья 298. Действия суда после поступления заявления держателя документа
1. В случае поступления заявления держателя документа до истечения трех месяцев со дня опубликования указанных в части первой статьи 296 настоящего Кодекса сведений суд оставляет заявление лица, утратившего документ, без рассмотрения и устанавливает срок, в течение которого лицу, выдавшему документ, запрещается производить по нему платежи и выдачи. Этот срок не должен превышать два месяца.
2. Одновременно судья разъясняет заявителю его право предъявить в общем порядке иск к держателю документа об истребовании этого документа, а держателю документа его право взыскать с заявителя убытки, причиненные принятыми запретительными мерами.
3. На определение суда по вопросам, указанным в настоящей статье, может быть подана частная жалоба.
Статья 299. Рассмотрение заявления о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним
Дело о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним суд рассматривает по истечении трех месяцев со дня опубликования указанных в части первой статьи 296 настоящего Кодекса сведений, если от держателя документа не поступило заявление, указанное в статье 297 настоящего Кодекса.
Статья 300. Решение суда относительно заявления о признании недействительными утраченных ценной бумаги на предъявителя или ордерной ценной бумаги и о восстановлении прав по ним
В случае удовлетворения просьбы заявителя суд принимает решение, которым признает утраченный документ недействительным и восстанавливает права по утраченным ценной бумаге на предъявителя или ордерной ценной бумаге. Это решение суда является основанием для выдачи заявителю нового документа взамен признанного недействительным.
Статья 301. Право держателя документа предъявить иск о неосновательном приобретении или сбережении имущества
Держатель документа, не заявивший по какимлибо причинам своевременно о своих правах на этот документ, после вступления в законную силу решения суда о признании документа недействительным и о восстановлении прав по утраченным ценной бумаге на предъявителя или ордерной ценной бумаге может предъявить к лицу, за которым признано право на получение нового документа взамен утраченного документа, иск о неосновательном приобретении или сбережении имущества.
Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1 : помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Должна ли организация (источник комплектования) сдавать документы постоянного срока хранения в государственный архив в коробах? Ответ на этот вопрос читателя см. в журнале № 6′ 2018
Невозврат документов из временного пользования
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц.
Что значит утрата документа
Каждый собственник недвижимого имущества должен иметь определенный пакет документов, при отсутствии которого владение, а особенно распоряжение этой недвижимостью весьма затруднительно. Если какой-то из необходимых документов испорчен или утерян, собственнику необходимо своевременно восстановить утраченную документацию.
Документы на недвижимое имущество бывают двух видов:
– правоустанавливающие – документы, на основании которых возникло право собственности (договор купли-продажи, мены, дарения, свидетельство о праве на наследство, договор долевого участия, решение собственника и т.п.);
– правоподтверждающие (свидетельство о государственной регистрации права).
Для восстановления вышеперечисленных документов нужно придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Необходимо обратиться в Управление Росреестра с запросом одним из следующих способов (п.2 Порядка, утв. приказом Минэкономразвития России от 14.05.2010 № 180):
– лично, предоставив запрос на бумажном носителе;
– по почте, направив запрос на бумажном носителе;
– через форму на интернет-сайте Росреестра;
– с помощью веб-сервисов, направив запрос в виде ХМL-документа;
– лично через многофункциональный центр, взаимодействующий с Росреестром, представив запрос на бумажном носителе.
В соответствии с действующим законодательством размер платы за предоставление сведений составляет 200 рублей. Срок подготовки копий запрашиваемых документов – пять рабочих дней (п.2 ст.7 Федерального закона от 21.07.1997 №122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (далее – Закон о регистрации); приложение № 2 к приказу Минэкономразвития России от 16.12.2010 №650).
Сведения могут быть выданы только самим правообладателям или их законным представителям, а также физическим и юридическим лицам, получившим доверенность от правообладателя или его законного представителя (п.3 ст.7 Закона о регистрации).
Шаг 2. В случае если в Росреестре необходимые документы отсутствуют или право собственности возникло до 31 января 1998года (до момента вступления в силу Закона о регистрации) и не было впоследствии зарегистрировано в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним, вам необходимо обратиться:
– к нотариусу, оформлявшему сделку или наследство. У него вы можете получить заверенные копии документов. Стоимость за свидетельствование верности копий документов, а также выписок их них осуществляется в соответствии с установленными тарифами (ст.22 Основ законодательства РФ о нотариате);
– в государственный орган, ранее выдававший вам документы (например, муниципальное предприятие центр технической инвентаризации и землеустройства). В нем вы можете получить копии необходимых документов либо выписку из соответствующего постановления (распоряжения);
– к застройщику, с которым ранее заключался договор;
– к другой стороне по сделке (в случае заключения договора в простой письменной форме в период с 1996 по 1998 годы, когда обязательное нотариальное удостоверение было отменено, а Закон о регистрации ещё не вступил в силу).
Госпошлина за повторную выдачу правообладателю свидетельства о государственной регистрации прав на недвижимое имущество составляет 350 рублей (пп.33 п.1 ст.333.33 Налогового кодекса РФ).
В заключение следует сказать, что главное при утрате документов на недвижимое имущество – не паниковать, а здраво оценить ситуацию. В большинстве случаев получить копии утерянных документов можно, обратившись в органы, выдававшие их.
муниципального отдела по Омскому району
Управления Росреестра по Омской области.