Что значит унифицированная форма

Унифицированная форма документа

Источник:

Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций»

Смотреть что такое «Унифицированная форма документа» в других словарях:

унифицированная форма документа — УФД Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие… … Справочник технического переводчика

унифицированная форма документа — 45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации Источник: ГОСТ Р 51141 98:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

унифицированная форма документа организации — 2.28 унифицированная форма документа организации: Унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

унифицированная форма документа, УФД — 2.24 унифицированная форма документа, УФД: Созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

общероссийская унифицированная форма документа — 2.26 общероссийская унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской унифицированной системы документации и обязательная для применения на всей территории Российской Федерации в определенном виде… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа — 2.27 отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документа́ция медици́нская — система документов установленной формы, предназначенных для регистрации данных лечебных, диагностических, профилактических, санитарно гигиенических и других мероприятий, а также для их обобщения и анализа. Во всех однотипных медицинских… … Медицинская энциклопедия

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме. Источник: Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных … Официальная терминология

КАРТОЧКА УЧЕТА В РЕГИСТРЕ — унифицированная форма документа, включающая совокупность реквизитов, установленных для идентификации объекта регистра и расположенных в определенном порядке на бумажном или магнитном носителе … Большой бухгалтерский словарь

Источник

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Источник

Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые УФД, УФД предприятия. Альбом форм унифицированных документов.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа (УФД)– совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятель-и задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать:

при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;

при стандартизации– формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила офор­мления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:

2) отраслевые / ведомственные;

3) формы документов предприятий.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.

ВАльбом унифицированных форм документов включаются:

классификатор унифицир-ных форм док-ов организации;

унифицированные формы документов;

приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)

Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).

Источник

унифицированная форма документа организации

2.28 унифицированная форма документа организации: Унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности.

Смотреть что такое «унифицированная форма документа организации» в других словарях:

унифицированная форма документа — 45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации Источник: ГОСТ Р 51141 98:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документа́ция медици́нская — система документов установленной формы, предназначенных для регистрации данных лечебных, диагностических, профилактических, санитарно гигиенических и других мероприятий, а также для их обобщения и анализа. Во всех однотипных медицинских… … Медицинская энциклопедия

ПР 50.1.019-2000: Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации — Терминология ПР 50.1.019 2000: Основные положения единой системы классификации и кодирования технико экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации: 2.9 алфавит кода: Система знаков (символов),… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Товарная накладная — Товарная накладная первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно материальных ценностей сторонней организации. Унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ 12) утверждена постановлением… … Википедия

Платежная ведомость — Унифицированная форма первичной учетной документации N Т 53 (ОКУД 0301011) утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. N 1. Применение Применяется для выплаты заработной платы работникам организации. Ведомости составляются в … Википедия

РД ЭО 1.1.2.25.0705-2006: Техническое обслуживание и ремонт систем и оборудования атомных станций. Документы программы и регламента. Виды и комплектность. Требования к содержанию и оформлению — Терминология РД ЭО 1.1.2.25.0705 2006: Техническое обслуживание и ремонт систем и оборудования атомных станций. Документы программы и регламента. Виды и комплектность. Требования к содержанию и оформлению: 7.6.1 ВД применяются в комплектах… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и… … Википедия

Рынок — (Market) Рынок это система отношений между продавцом (производителем услуг/товаров) и покупателем (потребителем услуг/товаров) История возникновения рынка, функции ранка, законы рынка, виды рынков, свободный рынок, государственное регулирование… … Энциклопедия инвестора

ГОСТ 25804.1-83: Аппаратура, приборы, устройства и оборудование систем управления технологическими процессами атомных электростанций. Основные положения — Терминология ГОСТ 25804.1 83: Аппаратура, приборы, устройства и оборудование систем управления технологическими процессами атомных электростанций. Основные положения оригинал документа: Аппаратура вида I Аппаратура, имеющая два уровня качества… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Источник

Первичные учётные документы: инструкция по применению

Первичные учётные документы или попросту первичка — это основа для учёта. Без них не будет ни бухгалтерской, ни налоговой отчётности. Поэтому бухгалтеры так настойчиво требуют вовремя составлять их и сдавать в бухгалтерию. Рассказываем, для чего нужна первичка, как её оформлять и хранить.

Для чего нужна первичка

Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.

Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.

Формы первичных документов

Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.

В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.

На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.

Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:

Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.

Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2018 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.

Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).

Когда можно применять только унифицированные формы

Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.

Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.

При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.

Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Можно ли оформлять первичку в валюте

В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.

Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:

Как вносить исправления в первичные документы

Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.

Чтобы внести исправление в бумажный документ, нужно выполнить следующие действия.

Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.

Нужно ли заверять первичку печатью

В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.

Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.

Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.

Как организовать хранение первичных документов

Согласно п. 6 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

После того, как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.

Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.

О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Для большинства документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.

Что делать при утере документов

Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.

Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.

Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.

Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.

Ответственность за отсутствие документов

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.

Станьте пользователем сервиса «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.

Источник