Что значит составить словарь терминов
Что такое глоссарий, пример его использования
В некоторых книгах или курсовых работах постоянно встречаются такие термины, которые не понятны обывателю. Для того чтобы читателю было легче понимать материал, авторы добавляют в книгу специальный словарь, который называется глоссарием.
Что такое глоссарий, для чего он нужен
Глоссарий – это словарь, в котором содержатся толкования всех слов, которые могут быть незнакомы читателю. Глоссарий значительно облегчает восприятие текста, так как человек в любой момент имеет возможность обратиться к словарю и проверить значение определённого термина.
Кроме того, глоссарий эффективно используется при переводе профессиональных текстов на другой язык. В некоторых языках есть термины, которые не имеют своих аналогов в других.
Кроме того, часто возникает ситуация, когда в тексте встречаются слова, которые обладают несколькими значениями, и далеко не всегда по контексту понятно, что термин обозначает. Глоссарий позволяет максимально снизить вероятность неточного перевода, ведь в таком случае значения определённого термина всегда можно уточнить в словаре.
Глоссарий широко используется при составлении различных юридических документов. Это делается для того, чтобы избежать любых возможных неточностей, что особенно важно в юриспруденции и законодательстве.
Что такое определение термина, пример
Термином называется слово, которое точно объясняет понятие, использующееся в определённой сфере науки. В отличие от общепринятых слов, термин бывает только однозначным, и он никогда не выражает какой-то эмоции. Чтобы определить термин, нужно пересказать суть понятия упрощёнными словами. Рассмотрим конкретный пример.
В литературе часто встречается такое понятие, как амфибрахий. Несведущему человеку будет непонятно, о чём именно ведётся речь. Для того чтобы уточнить значение слова, стоит дать ему определение: амфибрахий трёхсложная стихотворная стопа с ударением на втором слоге. Теперь любому читателю станет понятно, что значит амфибрахий. Тоже самое стоит проделывать с терминами при создании глоссария.
При этом значение некоторого термина может отличаться в различных сферах. К примеру, в анатомии язык это человеческий орган, а в военной среде языком называют пленного, способного поделиться ценной информацией.
Некоторые термины прочно вошли в язык и широко используются, такие как мышление, сознание, язык, в то время как гуманитарий никогда не употребляет слово дифференциал в своей речи.
Здесь то и возникают проблемы при прочтении текста, ведь не все термины получили широкое распространение в языке. Именно для уточнения специальных слов и применяется глоссарий.
Методика составления глоссария
Перед тем, как начать делать глоссарий, стоит понять, какие принципы лежат в основе составления глоссария. Читатель должен полностью понимать смысл изложенного в тексте материала. Соответственно, все слова, которые могут вызвать трудности в понимании, должны быть вынесены в глоссарий.
Определение термина обязано точно и недвусмысленно раскрывать понятие. При этом информация должна быть изложена простыми словами. Читатель не должен испытывать трудностей при поиске определения термина, а потому в глоссарии все слова следует расставлять в алфавитном порядке.
Необязательно использовать именно такой порядок, вполне реально составлять словарь по страницам. Главный принцип – человек, обратившийся к глоссарию, не должен иметь проблем с нахождением требуемого определения.
Определение термина должно быть просто найти
Из всех вышеперечисленных принципов составления словаря исходит весь алгоритм составления глоссария:
Процесс составления глоссария достаточно прост. Перед завершением работы стоит заново перечитать все слова и их понятия и убедиться в том, что все значения внятно объяснены. Не мешает перестраховаться и попросить знакомых и друзей помочь с проверкой.
Пример глоссария
Чтобы внести окончательную ясность, как выглядит правильно оформленный глоссарий, стоит привести конкретный пример. Рассмотрим выдержку из глоссария, который связан с футбольной тематикой. Большинство слов, представленных в этом списке, непонятны простому человеку. Здесь приведены самые яркие примеры терминов, которые должны быть занесены в глоссарий.
Термин
Определение
Оборонительная тактика, при которой игроки занимаются защитой своих ворот и не выходят в атаку.
Гол, который забил игрок команды в собственные ворота.
Нападающий, постоянно забивающий много голов.
Момент, когда футболист обладает отличными шансами забить гол.
Тип тактики, когда футболисты команды ради достижения результата грубо нарушают правило и ведут себя вызывающе.
Удар, который крайне сложно отбить даже опытному и квалифицированному вратарю.
Ситуация, когда среди запасных есть множество игроков, не уступающих по уровню игры футболистам основного состава.
Испанское название Чемпионата Мира, главного футбольного состязания планеты.
Тактика, при которой команда полностью контролирует ситуацию на поле, владеет мячом и атакует большую часть игрового времени.
Большое пространство, в котором не находятся игроки противоположной команды
Нарушение правил, когда футболист в момент паса располагается к чужим воротам ближе, чем 2 игрока противника.
Футболист, который играет ключевую роль при атакующих действиях.
Вид наказания, при котором футболист отдаёт мяч партнёру с места нарушения правил. Прямым ударом забить гол нельзя.
Момент, когда игра возобновится после пробития штрафного или свободного ударов или после введения аута.
Футбольный приём, в котором игрок сразу после приёма мяча возвращает его обратно партнёру в другое место.
Чем так хорош этот пример? Здесь прекрасно видно, для чего создаются глоссарии. Человек, который не разбирается в футболе, скорее всего сразу не поймёт, что значит играть автобусом. Единственная возможность разобраться с таким термином это обратиться к глоссарию.
Более того, определения слов понятны на интуитивном уровне, и читатель сразу понимает, о чём идёт речь в тексте. В этом глоссарии соблюдены все основные правила составления таких словарей – все слова упорядочены в алфавитном порядке, с левой стороны указаны все возможные футбольные термины, а справа чёткие объяснения этих слов.
Составить глоссарий намного легче, чем кажется. Для этого достаточно найти в тексте все термины, который могут вызвать затруднения в понимании, а затем написать исчерпывающее и понятное определение.
В этом видео вы узнаете, как быстро изучать языки:
Как составить глоссарий, чтобы повысить общую оценку работы?
Многие работы не подразумевают составление глоссария. Поэтому, когда студенту приходится столкнуться с такой работой, то он оказывается к ней не готов. Вместе с тем, все чаще преподаватели требуют составлять глоссарий даже к таким простым работам, как доклад или реферат. А если дело касается такого труда, как магистерская диссертация или диссертация на соискание научной степени, то без него, как правило, не обойтись. Что же такое глоссарий? Рассмотрим в данной статье.
Что такое глоссарий?
Глоссарий представляет собой своего рода сборник научных терминов и «професионализмов», разъяснение которых требуется для понимания сути работы. Таким образом, глоссарий является толковым словарем специальных терминов. В него входят термины, которые чаще других упоминаются в работе.
Глоссарий является структурной частью работы. Как правило, он приводится в конце работы после списка литературы или перед ним. Однако все зависит от требований конкретного вуза.
Поэтому целесообразно сначала ознакомиться с методическими рекомендациями по выполнению конкретной работы, в которых будут приведены и требования к оформлению глоссария.
В некоторых случаях глоссарий оформляют в отдельной папке и используют титульный лист.
Правила составления глоссария
Чтобы глоссарий подчеркивал положительные стороны работы, его следует составлять по основным правилам:
Обычно к каждому определению, вынесенному в глоссарий, в основной части работы делается сноска на словарь терминов.
Если студент пишет обычную студенческую работу (реферат, курсовую или доклад), то глоссарий должен, в первую очередь, показать, как он усвоил понятия. Они не являются новыми для преподавателя. В этом случае следует отбирать те понятия, которые помогут студенту лучше усвоить материал. Если же выполняется такая серьезная работа, как диссертация, то словарь терминов играет уже другую роль. Этот аспект будет рассмотрен в другом разделе.
Требования к оформлению глоссария
Мало просто отобрать слова по теме работы. Нужно их правильно оформить в виде словаря. Для этого можно воспользоваться стандартными требованиями (если методические рекомендации ВУЗа не предусматривают иное):
Отдельно следует выделить особенности оформления титульного листа:
Если термины приведены в такой работе, как доклад, реферат или «курсовик», то их следует выучить наизусть. Ведь на защите работы преподаватель будет спрашивать их в первую очередь.
Поэтому не рекомендуется выносить в словарь те определения, которые студент не понимает. Также не следует упоминать их в работе. Иначе это может стать проблемой при защите.
Иногда преподаватели просят студентов представить глоссарий отдельно от работы. В любом случае, требования следует уточнить у того, кто будет проверять работу.
Как будет оцениваться глоссарий? Термины, упоминаемые в нем, должны целиком соответствовать теме дисциплины. В глоссарии должно быть приведено требуемое количество определений. Студенту следует знать наизусть определения терминов из глоссария. Данная работа должна быть правильно оформлена.
Глоссарий для диссертации
Если диссертация содержит много новых профессиональных слов и понятий, то их рекомендуется привести в виде глоссария. Ведь тот, кто будет читать работу, не обязан досконально разбираться в профессиональных понятиях. Поэтому вынесение таких профессиональных жаргонов в отдельный раздел служит своего рода данью уважения к читателям.
Словарь терминов для студенческой работы призван, в первую очередь, помочь студенту разобраться в представленных в нем определениях. То есть он нужен не для преподавателя, а для студента. Словарь терминов в диссертации призван помочь членам комиссии разобраться в сути работы.
Правила составления глоссария следует уточнить в методических рекомендациях по написанию и оформлению диссертаций.
Как правило, глоссарий приводится в виде таблицы. В левой колонке обозначается сам термин, а в правой – его расшифровка. При этом следует выделить «шапки» для колонок:
Однако требования могут разниться в зависимости от вуза.
Правильное составление и оформление глоссария положительным образом скажется на работе и создаст соответствующее впечатление о ней у преподавателя.
Как сделать словарь терминов для научной работы?
Каждая научная работа состоит из нескольких структурных элементов. Как правило, к ним относятся: введение, основная часть, заключение, список используемой литературы и приложения. Однако в некоторых случаях требуется также составить глоссарий. Если студент еще ни разу не приводил его в курсовой работе или реферате, то при написании выпускной квалификационной работы (ВКР) или магистерской диссертации у него могут возникнуть проблемы. Рассмотрим этот структурный элемент работы в данной статье.
Что такое глоссарий?
Как говорит легенда, первый глоссарий появился еще в 25 веке до н.э. С тех пор он претерпел значительные изменения. Теперь он представляет собой словарь профессиональных терминов и определений, аргументированных примерами и комментариями. В некоторых случаях в нем уместно приводить перевод термина на другой язык. Все термины в глоссарии должны быть объединены одной общей тематикой. Например, если вы пишите работу по банковскому делу, то все понятия должны иметь банковскую направленность.
Составление глоссария – настоящее искусство. Существует даже наука, которая этим занимается. Она называется лексикографией и исследует методы создания и составления глоссариев.
Глоссарий – это часть научной работы, как правило, помещаемая перед приложениями и после заключения. В нем должны быть приведены основные термины, встречающиеся в работе. Их следует указывать строго в алфавитном порядке. Глоссарий составляется в табличной форме, но без рамок. Вся информация помещается в трех столбцах. Так, в первом столбце указывается порядковый номер, во втором – название термина, в третьем – его расшифровка.
Глоссарий для научной работы
Как правило, составление глоссария требуется для магистерской диссертации, выпускной квалификационной работы и диссертации на соискание степени кандидата наук. Однако иногда преподаватель может потребовать составление глоссария и для курсовой работы, а также для реферата.
О необходимости составления глоссария должен сказать научный руководитель или другое ответственное лицо. Это также можно узнать из методических рекомендаций по написанию того или иного вида работ. К примеру, многие вузы требуют в обязательном порядке привести глоссарий в магистерской диссертации.
Обычно объем глоссария ничем не ограничен. Однако каждый специфический термин должен быть в нем упомянут. Как правило, глоссарий включает в себя минимум 25 терминов и профессионализмов.
Однако словарь специфических терминов нужен не только аспирантам. В некоторых вузах составление глоссария требуется даже к курсовым работам.
В некоторых случаях глоссарий будет уместен и в конце научной статьи. Особенно логично это выглядит, когда в ней приводится много терминов и профессионализмов.
Многие высшие учебные заведения требуют составить глоссарий к ВКР. Как правило, в него рекомендуется включить источник информации. Эта информация помещается в четвертой колонке («Источник»). Минимальное количество терминов в глоссарии для ВКР – 10 статей. Все термины должны быть выделены полужирным шрифтом.
Для чего нужен глоссарий?
Главное предназначение глоссария заключается в том, чтобы любой читатель мог понять, о чем идет речь в работе, которая сплошь «усеяна» специфическими терминами и профессиональным жаргоном.
Глоссарий покажет проверяющему лицу, насколько автор работы готов к научной деятельности и профессиональной карьере.
Обычно считается, что в глоссарии приводятся термины и определения, а также их аналоги на иностранном языке. Это лишь отчасти так. Помимо этой информации, в глоссарий можно включать важнейшие даты, факты, сведения о научных деятелях.
Формулировка терминов в глоссарии должна соответствовать определениям из различных словарей, энциклопедий и документов законодательного характера.
Качество составления глоссария учитывается при выставлении конечной оценки.
Методика составления глоссария
Прежде чем приступить к составлению глоссария, следует внимательно прочитать работу еще раз, обращая внимание на специфические термины, которые могут быть непонятны неосведомленным людям. Определите термины, которые встречаются чаще всего. Можно это сделать «на глазок». Другой вариант – воспользоваться специальной программой seo-анализа, например, адвего. Просто загрузите в нее текст, запустите проверку и посмотрите слова, которые встречаются чаще всего.
После того, как вы выделили несколько десятков терминов, следует расположить их в алфавитном порядке и составить список. Следующий этап составления глоссария – написание статей. Статья глоссария представляет собой определение понятия. Она включает в себя две части:
Ниже приведем советы, которые помогут вам правильно составить глоссарий для любого вида работы:
Имейте в виду, что в глоссарии следует приводить лишь факты, не стоит давать свою точку зрения. Будьте объективны и беспристрастны.
В отдельных случаях не возбраняется включать в глоссарий не только отдельные слова, но и целые фразы и словосочетания. Однако этот момент следует уточнить у научного руководителя работы.
Таким образом, к составлению глоссария стоит подойти со всей ответственностью. Ведь этот структурный элемент работы учитывается при выставлении конечной оценки. О необходимости его составления следует узнать у преподавателя или научного руководителя.
Что значит составить словарь терминов
Компании используют десятки терминов и понятий. Часто они имеют отраслевую специфику. Но даже если так, каждая компания «говорит на своём языке». Термины и их описания важны для лучшего понимания бизнес-процессов, они облегчают взаимодействия, коммуникацию, совместную работу. Разговаривать на одном языке нужно и для успешных контактов с внешними контрагентами (партнёрами, подрядчиками).
Я несколько раз создавала Словари Терминов в компаниях. Самый масштабный из них — Словарь Терминов Олимпийских Игр, мы разработали его в Оргкомитете Сочи 2014. Это компания-организатор Олимпийских и Паралимпийских Игр в Сочи в 2014 году. В Оргкомитете я руководила департаментом управления знаниями. Эту инструкцию буду иллюстрировать скриншотами того самого проекта.
Зачем и когда нужен?
Если суммировать уже сказанное выше, Словарь Терминов вам поможет в случае:
С чего начать?
Начинайте с определения цели и понимания результатов. Например, для этого можно использовать чек-лист из утверждений выше. Возможно, вы дополните его и своими причинами. Оцените каждую по пятибалльной шкале. Попросите коллег также заполнить этот чек-лист. Обсудите и проанализируйте результаты: какие утверждения набрали максимальные веса? Это и есть цель создания вашего словарика.
Организация и проведение Игр — очень масштабный проект, в котором участвуют 60+ бизнес-направлений компании. А также множество партнёров и подрядчиков. И все должны работать слаженно, как одна большая команда. Тогда и Игры пройдут без сбоев, как швейцарские часы. Такой большой команде просто необходимо «говорить на одном языке».
Сотрудники ответили в опросах, что хотят лучше понимать друг друга, чтобы взаимодействовать более результативно. А встречи и проекты с партнёрами показали, что стороны «говорят на разных языках» и плохо понимают друг друга. Поэтому ошибки и срывы сроков не редкость, нарушения договоренностей также случаются часто. Так что, Словарь Терминов решит, по крайней мере 5 задач из чек-листа выше. Все бизнес-направления поддержали идею и цели.
«Не являясь директивной, Терминология призвана в перспективе привести к унификации «Языка Игр» и способствовать улучшению взаимопонимания между участниками», так было написано в официальном документе Оргкомитета. И проект начался.
Внимание!
Не приступайте к созданию Словаря, пока не определили цели (и задачи). Они, в свою очередь, должны быть понятны и приняты конечными потребителями.
Теперь поговорим о результате. Оценить и измерить качество Словаря очень важно. Иначе — как вы поймёте, что он сделан наилучшим образом и действительно полезен? Результат можно измерить тремя способами. Самый простой — по его посещаемости. Например, по количеству посетителей в период времени, продолжительности использования одним посетителем, идей и предложений, словом — по вовлечённости его пользователей.
Начинайте с определения цели и понимания результатов
Второй способ — проведите командную короткую сессию «извлечения уроков». Например, по простой схеме After Action Review (Разбора Полетов). Соберитесь вместе с пользователями и ответьте на три вопроса: что мы планировали (подробно)? Какой результат получили? Что нужно изменить?
И третий — оцените результативность и влияние словаря на те бизнес-процессы или проекты, которые вы определили в своих целях. То есть оцените целевые результаты. Изменилась ли ситуация к лучшему? Спросите об этом пользователей и всех заинтересованных. Подробнее про измерения и оценки Словаря читайте дальше.
Для полноты картины используйте все три способа.
Внимание!
Планируйте оценку, анализ результатов и нужные метрики заранее, на самом начальном этапе.
10 простых шагов для создания отличного словаря
В Оргкомитете Сочи 2014 мы создали Словарь Терминов примерно за 2 месяца при количестве бизнес-направлений около 55. После завершения такого проекта обычно следует процесс регулярной актуализации и «докручивания» Словаря.
Перед нами дорожная карта создания Словаря, который будет очень полезен вашей компании. Следуйте по карте, и вы создадите удобный и ценный Словарь Терминов.
Рисунок 1. Маршрутная карта создания Словаря Терминов
Именно так мы и действовали в Оргкомитете. Прежде всего, мы описали алгоритм создания Словаря (примерно такой, как на Рисунке 1) и представили его вице-президентам и директорам, чтобы получить их поддержку. Теперь, когда мы вовлекли заинтересованные стороны, можно было приступать к сбору терминов.
Шаг 2. Собираем команду
Оцените результативность и влияние словаря на те бизнес-процессы или проекты, которые вы определили в своих целях
Поскольку о цели мы уже поговорили, переходим ко второму шагу. Очень частая ошибка — не привлекать будущих пользователей к созданию продукта. Обязательно советуйтесь с ними и по возможности максимально вовлеките их в процесс. Например, вы можете еженедельно проводить короткие встречи, покажите, что уже сделано, спросите совета и рекомендаций.
Но, даже если у вас нет возможности активно вовлечь бизнес-направления в создание Словаря, обязательно информируйте их о ваших намерениях и целях. Хорошо бы провести для этого kick-off проекта с участием будущих пользователей.
В Оргкомитете к тому времени уже сложилась группа сотрудников из всех бизнес-направлений, неравнодушное активное меньшинство, агенты изменений. Так началось формирование профессионального сообщества Координаторов Знаний. Сбор терминов и понятий своего бизнес-направления и создание Словаря Терминов стали одними из первых задач будущих Координаторов.
Внимание!
Вовлекайте будущих пользователей Словаря в его создание. Тогда вы избежите риска ошибок и неприятия ими конечного продукта.
Шаг 3. Собираем термины
Приступаем к созданию словаря. Для начала создадим простой шаблон для сбора и описания понятий. Это упростит задачу бизнес-направлениям и значительно сократит ваше время по обработке терминов.
Например, используйте вот такой. На этом скриншоте четыре термина бизнес-направления управление знаниями. Словарь Терминов в Оргкомитете был двуязычным.
Рисунок 2. Шаблон для Словаря Терминов, пример бизнес-направления управление знаниями
Внимание!
Обязательно создайте простой шаблон, чтобы бизнес-направления его заполнили. Это упростит задачу для всех участников, в том числе и для вас.
Даже если у вас нет возможности активно вовлечь бизнес-направления в создание Словаря, обязательно информируйте их о ваших намерениях и целях
Если у вас уже есть команда «амбассадоров», как это было у нас, проведите короткую встречу, расскажите о сути проекта, объясните задачи, поставьте сроки.
Создайте возможность для коммуникаций с вами — для вопросов и консультаций. Подумайте о мотивации — почему соучастие в создании Словаря важно «амбассадорам»? Кто-то хочет активно участвовать в жизнь компании, кому-то важно признание, а кто-то будет рад символическим вознаграждениям. Можно устроить конкурс на «самого быстрого (или результативного) «амбассадора» с небольшими призами. Другими словами, когда у вас есть помощники, вы запускаете процесс, а затем собираете результаты. Это упрощает задачу и повышает качество результата.
Внимание!
Подумайте о мотивации ваших соучастников, как их поощрить и наградить. Возможно, спросите самих соучастников — что для них важно?
Так и было в Оргкомитете Сочи 2014. Наши «амбассадоры», будущие Координаторы Знаний, получили шаблоны и отправились в свои бизнес-направления — собирать термины. В течение двух недель они собрали и описали больше 900 терминов и понятий. Мы анонсировали эту активность и продвигали будущих Координаторов Знаний, чтобы они чувствовали важность задачи и свою сопричастность. Заполненные шаблоны они прислали нам — в департамент управления знаниями.
Если такого сообщества помощников у вас пока не сложилось, вероятнее всего, придется договариваться с руководителями бизнес-направлений. Они предложат кого-то из сотрудников.
Внимание!
Максимально сократите время, необходимое бизнес-направлениям для заполнения шаблона. Хорошо бы сразу привести примеры описаний.
Шаг 4. Анализируем термины и понятия
Тем или иным способом вы получили заполненные шаблоны с терминами. Проанализируйте их — есть ли повторения? Одинаковые толкования разных терминов? Одни и те же термины, но с разным толкованием? Именно все они и есть предмет следующего и очень важного этапа работы — согласования и поиска формулировок, принятых разными бизнес-направлениями. Выпишите все спорные термины. Назначьте время для обсуждения.
В Оргкомитете Сочи 2014 первоначально мы собрали 940 терминов и понятий. В конечную версию Словаря 700 из них. Около 200 понятий после анализа были объединены или исключены.
Внимание!
Проанализируйте список, выделите спорные термины, пригласите авторов на встречу.
Проведите короткую встречу, расскажите о сути проекта, объясните задачи, поставьте сроки
Шаг 5. Уточняем формулировки
Описания терминов должны быть максимально понятны и просты. Термины нужны для облегчения взаимодействий, а не для сложностей взаимопонимания. Поэтому спорные термины важно обсудить со всеми заинтересованными сторонами. И здесь вам потребуется мастерство модерации и немного фасилитации, чтобы создать условия для результативного обсуждения.
Со спорными терминами можно поступить двумя способами. Если это возможно — переформулировать термин, чтобы учесть все его характеристики и толкования. Это получится, когда речь идёт об одном и том же понятии, но его рассматривают с разных сторон. В этом процессе важно участие руководителей бизнес-направлений.
Иногда один и тот же термин означает разные понятия или процессы. Если не удаётся договориться, можно включить в Словарь два термина с аббревиатурами бизнес-направлений.
Внимание!
Обязательно обсудите и переформулируйте спорные термины с участием заинтересованных сторон.
Шаг 6. Пишем ТЗ
Понимаю, что написать ТЗ умеет не каждый. Но в случае со Словарём это несложная задача. Представьте себя на месте пользователя и опишите его шаги и нужные результаты. Сколько кликов он должен сделать, чтобы зайти в Словарь? Как должен выглядеть интерфейс, что на нём будет отображено? Какой функционал должен быть доступен? Обычно есть права «смотреть» и «редактировать».
Сами термины и понятия можно расположить в алфавитном порядке, а можно разбить по бизнес-направлениям. В Оргкомитете Сочи 2014 мы применили второй способ.
Содержание вашего ТЗ может быть примерно таким.
Рисунок 3. Содержание ТЗ Словаря Терминов
Интранет-портал Оргкомитета, включая более 20 инструментов, мы делали на SharePoint. Бизнес-направление «управление знаниями» стало заказчиком портала и только через два года, когда портал был почти готов, мы передали его внутренним коммуникациям. Поэтому и Словарь Терминов также был сделан на SharePoint. Это происходило так. Вместе с нашими «амбассадорами» мы писали ТЗ для Словаря (каким он должен быть, его свойства и качества). Бизнес-направление информационные технологии помогало его правильно сформулировать. И уже после этого уже готовое задание мы передавали подрядчикам. Таков был официальный порядок работы.
Внимание!
Подумайте, как максимально упростить использование Словаря и сделать его доступным для всех, кому он важен. Учтите это при написании ТЗ.
Шаг 7. Определяем правила обновления
Словарь, как и язык, изменяется. Возникают новые понятия, некоторые термины не используются, а часть может со временем приобрести другой смысл. Чтобы Словарь оставался живым, его нужно актуализировать. Можно делать это регулярно, раз в полгода, или же по необходимости.
В Оргкомитете мы составили документ с описанием правил дополнения и обновления Словаря. И даже нарисовали схему бизнес-процесса его актуализации (Рисунок 4).
Рисунок 4. Описание бизнес-процесса обновления Словаря Терминов
Я очень рекомендую визуализировать бизнес-процессы. Это не займёт много времени, а результат очень наглядный, он понятен и хорошо воспринимается. Как пример — схема из Оргкомитета. Хотя, это и не лучший вариант. Самая главная цель описания процесса — понимание, простота и чёткость обновления. Поэтому и схема должна быть наглядной, простой, красивой.
В Оргкомитете за актуализацию Словаря отвечали Координаторы Знаний.
А вот так могут выглядеть поля для обновления Словаря:
Рисунок 5. Обновление Словаря Терминов
Внимание!
Обязательно определите правила, опишите процесс и назначьте ответственных за обновление.
Шаг 8. Разрабатываем и публикуем словарь в общедоступном пространстве
Этот шаг — как подведение итогов всех предыдущих действий. Вы собрали, проанализировали, обсудили термины и понятия компании. Описали порядок их обновления. Написали ТЗ и передали его в работу. И теперь нужно разместить Словарь на сетевом ресурсе, например, в Интранет. Для него не нужно специальных технологий, используйте те, что уже есть.
Затем вы регулярно смотрите версии Словаря, чтобы тестировать их и постепенно привести к вашей задумке. Например, как на Рисунке 6.
Рисунок 6. Словарь Терминов на Интранет портале
Спорные термины важно обсудить со всеми заинтересованными сторонами
Шаг 9. Информируем всех-всех-всех
Если вы думаете, что слава о Словаре разлетится по компании с помощью сарафанного радио, то я вас разочарую. Впоследствии так оно и будет, но не на первых порах. Только малый процент людей готов самостоятельно искать и применять новые инструменты, даже если они очень нужны. Чаще всего их не больше 10–12%.
И здесь вам снова понадобиться сообщество ваших единомышленников, которые соучаствовали в создании Словаря. Используйте их (в хорошем смысле) как «амбассадоров» и тестировщиков. Ведь они участвовали в его создании, а значит, наверняка будут и активно использовать.
Отнеситесь к этой задаче как к продвижению изменений.
В Оргкомитете, без сомнения, Координаторы Знаний стали «амбассадорами» Словаря, как впоследствии ещё около 20 инструментов, которые мы вместе создали на Интранет-портале. Мы и сами рассказывали про новый инструмент при каждом удобном случае. И уже через пару недель включили Словарь в обязательную программу для новичков Knowledge Management Induction (Введение в управление знаниями). В дальнейшем, когда сообщество Координаторы Знаний было создано уже официально, в обязанности каждого координатора включили и помощь в использовании Словаря, равно как и ответственность за его актуализацию.
Конечно, наличие «амбассадоров» не отменяет другие результативные коммуникации — рассылки, короткие презентации, листовки в самых популярных местах (кафе, кухня, лифтовые холлы). Используйте каналы коммуникации, уже принятые в вашей компании.
Когда мы разрабатываем другие полезные инструменты, то пользователей просто необходимо обучить их использованию. В случае со Словарем, а это простой инструмент, можно ограничиться наглядной презентацией.
Шаг 10. Анализируем и оцениваем результаты
Итак, мы создали Словарь Терминов, и теперь важно протестировать и оценить его результативность. Тогда будет понятно — нужен ли этот инструмент (вдруг мы переоценили его важность?), а также насколько хорошо мы его сделали. Можно попросить добровольцев, необязательно из числа вашей группы поддержки, тестировать Словарь и найти как можно больше возможностей для его улучшения. Для этого хорошо организовать конкурсы или викторины.
Только малый процент людей готов самостоятельно искать и применять новые инструменты, даже если они очень нужны
В Оргкомитете мы не проводили специальных тестов, а сразу запустили Словарь для общего использования. Это было из-за 100% уверенности в его нужности и срочности задачи. Словарь очень ждали все бизнес-направления. Не случайно он стал первым инструментом Интранет-портала. Результативность Словаря мы измеряли двумя способами. Во-первых, наблюдали за вовлечённостью посетителей. Мы заметили, что первые две-три недели на страницу Словаря Терминов заходили примерно 25% сотрудников. В основном, это были те, кто принимал участие в его создании. Стало понятно, что Словарь недостаточно хорошо известен. Тогда мы провели еще две–три акции — короткую презентацию Словаря для всех желающих (участвовали примерно 35% сотрудников), а также рассказали о нем на общем собрании. Посещаемость повысилась до 45%. Постепенно, с приходом новичков она росла и достигла 60%.
И тогда мы попросили этих посетителей ответить на три простых вопроса. с оценкой по шкале 5 баллов. Часто ли они используют Словарь? Удобно ли его использовать? Помогает ли Словарь Терминов в их работе? Мы также попросили рассказать короткие кейсы, когда Словарь сделал их работу более успешной. 90% участников опроса (а это были 60% сотрудников Оргкомитета) оценили Словарь на 8–9 баллов из 10, 15 человек прислали свои идеи и предложения. Мы также получили 5 историй, когда Словарь помог выполнить работу лучше.
Подводим итоги
В момент создания Словаря Терминов в Оргкомитете он включал 940 терминов и понятий. В конечную версию вошли 700 из них, из которых почти 400 были общими, широко распространенными терминами, обязательными для всех бизнес-направлений. Около 200 терминов мы объединили с другими или переформулировали. Координаторы Знаний в бизнес-направлениях регулярно дополняли Словарь, и он помогал коммуницировать, взаимодействовать, выполнять многофункциональные проекты вплоть до февраля 2014 — до самых Игр.