Что значит систематизировать информацию

Методы систематизации информации

Вы будете перенаправлены на Автор24

Методы систематизации информации — это методы организации исследуемых информационных объектов в определённую систему на основе какого-либо критерия.

Систематизация информации

Для эффективного разрешения поставленных задач требуется быстрая система доступа к нужным информационным данным. То есть в первую очередь требуется обеспечить оптимальный поиск данных и, кроме того, необходимо систематизировать вновь поступающую информацию. Главной начальной ступенью большинства бизнес-проектов, независимо от сферы деятельности предприятия, считается систематизация информации. Хорошо выполненная систематизация информации позволяет получить отличные результаты при налаживании производства и, кроме того, даёт существенную экономию финансов фирмы и усилий её сотрудников. Процесс систематизации информации должен включать в свой состав:

Существуют два способа организации информации:

Структурирование — это последовательность операций по систематизации информации. Чтобы это выполнить применяются стандартные форматы.

Под форматом понимается чистая форма для занесения информации.

Информационные данные могут быть записаны в бумажном варианте, или в файле текстового редактора, или как входные данные помещены в базу данных.

В стандартном формате есть информационные разделы, которые называются полями. Итогом заполнения формата будет законченная форма, называемая записью.

Готовые работы на аналогичную тему

Под базой данных понимается набор записей, который организован для облегчения нахождения конкретной записи или некоторого количества связанных записей, или необходимой информации, находящейся в таких записях. Отличительной чертой правильных баз данных является их способность отдавать когда-то записанные данные в разном виде (с точки зрения содержания — от небольшого количества до исчерпывающего информационного набора, также форма представления их тоже может быть разной, необходимой пользователю).

Систематизация информации подразумевает в некотором смысле классификацию всего документооборота компании по разным подгруппам. Каждая фирма может выбрать самую подходящую для неё методику систематизации информации, классификационные принципы (или набор этих принципов). Наиболее часто все документы компании подразделяются согласно номинальным, предметным, тематическим, хронологическим, авторским и архивным классификациям:

Основные методы систематизации информации

Систематизация информации подразумевает её переработку для формирования определённого её вида, а также выполнение интерпретации информации, что даёт возможность каждому пользователю правильно воспринимать полученную информацию. Обработанная информация располагается по определённым правилам, имеет вполне завершённый формат, что придаёт ей логический смысл и значение. При обработке информации формируются законченные образы, которые люди способны распознавать и понимать правильно. Всё это сопровождается процессом приведения набора сигналов информации до неких простых образных категорий.

Можно выделить три правила как надо обрабатывать информацию, чтобы получить образы:

При формировании баланса фигуры и фона в информационной картине надо выделить, собственно, фигуру, то есть основной смысл картины (образ). И конечно, то что не есть фигура, становится фоном. Чаше всего фигуру можно выделить очень просто, но есть случаи, когда нет чётких границ между фигурой и фоном. Тогда есть вероятность, что после обработки информации, она может кардинально поменять свой образ, и соответственно будет иметь иное смысловое значение. Иногда процедура обработки информации способна привести к формированию неправильных (ложных) образов и неправильной интерпретации действий других людей и, кроме того, вызывать неправильное понимание человеком действий, идущих в его адрес из внешнего окружения.

Люди обычно систематизируют информацию двумя методами:

Восприятие окружающего мира человеком во многом неоднозначный, достаточно непростой и быстро текущий процесс. Неправильно представлять себе, что этапы сбора, переработки и идентификации информации чётко разделены и идут друг за другом в строго заданном формате и по единой структуре. Выработка решения основывается на разнотипной информации.

Источник

Как структурировать информацию: самые популярные методы

Как известно, структура должна быть во всём. Особенно это касается информации – такого ёмкого, глобального понятия, которое просто необходимо упорядочивать. О том, как это делать правильно, расскажем в этой статье.

Структурирование информации – разбираемся в термине

О том, что такое структурирование, знают многие. «Разложить по полочкам» – значит «структурировать». Структурирование информации – это разделение её по отдельным, схожим критериям на группы, а также выстраивание связей логических цепочек между полученными группами. Иными словами, структурировать информацию означает создать некий визуальный скелет, с помощью которого будет легко запомнить ту или иную информацию. Как нетрудно догадаться, нужно оно для того, чтобы проще, легче было её запомнить. Причём информация может являться абсолютно любого типа: текст, числа, учебный материал, развлекательный.

Любая информация нуждается в структурировании, если вы хотите быстро для себя её зафиксировать. Как это делать, читаем далее.

Принципы структурирования информации

В основе данного понятия – её упрощение. Иными словами, нам нужно данный сложный массив логических связей, цепочек разобрать на простые элементы. Важно знать два принципа – на них строится всё упрощение информации:

Методы и виды структурирования информации

Отталкиваясь от указанных принципов, приведём самые популярные и зарекомендовавшие себя методы получения структурированной информации.

«Карта памяти» – метод Бьюзена

Метод довольно прост. Он заключается в построении блок-схемы – в ней будет наглядно изображена вся информация. В основе этого алгоритма лежит автоматизация сборки.

Чтобы изобразить блок-схему, необходимо взять лист бумаги (ватман), ручку. При желании – для большей наглядности – стоит взять ещё цветные карандаши, фломастеры. В центре листа обозначьте название материала, который необходимо запомнить. Если это учебник «История Древнего Египта», так и пишите. «Принцип работы вариаторной коробки в автомобиле» или «Как работает программа 1С» – пишите. Советуется слова заменить символами или картинками, которые точно будут передавать суть темы. Ту же вариаторную коробку наглядно изобразите на бумаге, а 1С – просто обозначить символом программы. При желании можно вырезать, наклеить картинки – как угодно. Лишь бы вам было проще запомнить. Далее, нужно для выбранной темы построить ряд ассоциативных рядов. История Древнего мира – это цепочки «Периоды», «Народы», «Войны». В каждом блоке перечисляем ключевые моменты. И так далее по такому принципу. За счёт наглядности, разбивания материала на блоки запоминание информации произойдёт довольно быстро.

«Римская комната» метод Цицерона

Данный метод существует ещё со времён римского философа Цицерона, поэтому в его эффективности сомневаться не стоит. Суть метода в том, что материал разбивается на отдельные блоки, а затем мысленно расставляется в знакомой вам комнате – скажем, в вашей кухне.

Важно! Все блоки надо расставляться в строго определённом порядке.

Как только вы «расставите» блоки по комнате, в вашей памяти зафиксируется простая цепочка информации, которую вы легко запомните. И теперь, чтобы обратиться к информации, вам достаточно будет вспомнить вашу кухню. Кстати, под кухней необязательно выбирать комнату: используйте улицу, парк, даже шкаф. Главное, чтобы вы чётко понимали, помнили структуру помещения, объекта.

«7плюс/минус2»: метод Миллера

Этот интересный метод основан на способности человека запоминать 9 двоичных чисел, 8 – десятичных, 7 букв, 5 слов, причём это кратковременная память. Таким образом, данными способом получается группу из семи плюс/минус два элементов – её мы можем использовать для создания групп и подгрупп. Однако данный метод чаще применяется для тренировки памяти, но в структурировании информации его тоже частенько используют.

Отдельно стоит поговорить про эффекты запоминания информации, поскольку они тоже помогают её структурировать.

Эффект Ресторффа – эффект изоляции. В нашей памяти произвольно выделяется объект, отличающийся от остальных какими-то выдающимися признаками. Среди флагов всех стран самый запоминающийся – флаг Канады, потому что ни на одном флаге больше нет кленового листа. Флаг Японии – тот же принцип: алый круг посередине. Можно также выделить какой-либо отдельный признак – так запомнить объект намного легче.

Эффект края основан на автоматизированной сборке и на том, что мы привыкли запоминать ту информацию, которая находится в начале, а также в конце структурного ряда. Мы подсознательно лучше запоминаем то, что у нас было впервые: первая любовь, первая учительница, даже зарплата. То же самое касается того, что случилось в последний раз. Эффект края может использоваться в структурировании информации, если на первое, последнее место выносить наиболее яркие, значимые моменты – на них будет строиться каркас мысленных связей.

Все приведённые методы, эффекты структурирования информации должны создаваться таким образом, чтобы вам, и только вам было удобнее запоминать информацию. Сочетать все перечисленные методы – вполне возможно.

В заключение отметим, что структурирование информации – вещь полезная, нужная, особенно если требуется запоминать большие объёмы информации. В этой статье мы постарались максимально подробно рассказать об этом понятии, надеемся, полученные знания пойдут вам на пользу.

Источник

Систематизация информации. Методы поиска информации

Систематизация информации. Для эффективного разрешения поставленных задач требуется быстрая система доступа к нужным информационным данным. То есть в первую очередь требуется обеспечить оптимальный поиск данных и, кроме того, необходимо систематизировать вновь поступающую информацию. Главной начальной ступенью большинства бизнес-проектов, независимо от сферы деятельности предприятия, считается систематизация информации. Хорошо выполненная систематизация информации позволяет получить отличные результаты при налаживании производства и, кроме того, даёт существенную экономию финансов фирмы и усилий её сотрудников. Процесс систематизации информации должен включать в свой состав: Методику сбора и накопления информационных данных. Операцию классификации и индексирования данных. Методы доступа к информационным ресурсам. Методы представления информационных данных. Методы обработки поискового запроса информации. Существуют два способа организации информации: Организация информации в виде чёткой структуры (структурированная информация). Организация информационного массива в форме простого текста..

Методы систематизации информации

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

— методы поиска и накопления информации;

— классификацию и индексирование информации;

способы доступа к информации;

— способы представления информации;

— обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация.

Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.

База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных – возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая – по общей тематике; хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания; авторская – по имени автора документа; архивная – по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1. установление соотношения фигуры и фона;

2. завершение образов;

3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей «картине» информации выделяется то, что является «фигурой», т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизацияпредставляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизацияинформации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

описание содержания документа

назначение документу указателя местоположения

Каталогизация

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Набор правил, например Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS’ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека). (подробнее см. в библиографии)

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Источник

Я — псих! Заметки психолога родителям и детям

Нестандартная психология для всех

Систематизация моря информации или как освободить мозг

В школе нас учат много запоминать, зубрить и так далее:

Пригодилась ли Вам эта информация в жизни?

Многие скажут, что эти знания — показатель культуры и образованности. И, конечно, на определённом этапе навык запоминания нужен для развития интеллекта ребёнка. Но, подумайте, ведь ничего принципиально в жизни не изменится, если Вы сейчас эту информацию забудете.

Тогда почему подобной информации полно в голове у человека?

Помните как Вы краснели, когда чего-то не знали или стеснялись спросить. Становится как-то неловко, даже стыдно, когда чего-то не знаешь. Как у доски перед классом. И как всё это вообще можно запомнить — название улиц, год отмены крепостного права, номер заказа, любимые цветы тёщи, список продуктов на неделю…

Информация… море информации

В Вашей жизни Вы постоянно сталкиваетесь с огромными объёмами информации.

Всё это информация и её очень много. Сто лет назад человек за год получал информации меньше, чем сейчас за один день. Современный человек за один день получает в разы больше информации, чем человек несколько веков назад — в сотни раз больше! Из-за этого появляется огромное количество проблем.

Так как Вас никто не учит работать с информацией, то вся информация в Вашей жизни накапливается и превращается в бардак. Ваш мозг пытается эту информацию разложить по полочкам, не забыть то, что нужно помнить, пытается находить нужную информацию. И что получается:

• Ваш мозг как компьютер, который Вы перегрузили огромным количеством задач. Представьте, что Вы одновременно на своём компьютере запустили несколько фильмов, монтаж видео, скачивание торрентов, слушаете музыку Вконтакте — кучу процессов и комп начинает зависать — Компьютер не справляется с таким объёмом задач

Тоже самое происходит с Вашим мозгом. Он не справляется. А информации становится всё больше и всё хочется разложить по полочкам, чтобы было всё понятно, чтобы всё помнить и т.д. И это проблемы с системой информацией в Вашей жизни.

Для чего нужен Мозг

У Вашего мозга есть две принципиально разные категории задач:

Эти две категории легко сопоставить с механическими (рутинными) и творческими задачами. И человеческий мозг легко и с удовольствием справляется со второй и довольно сложно с первой задачей.

Мозг больше предназначен для творческих задач и необходимо как-то освободить его от выполнения несвойственных ему рутинных задач. Это же так очевидно — есть две категории задач: это сложно, а это легко, но почему-то большинство людей имеют проблемы со структурированием информации.

Социум-Error

Парадокс в том, что нас приучают с детства заниматься механическими задачами для мозга.

Зубрёжка каких-нибудь исторических дат, зубрёжка формул, зубрёжка какой-нибудь информации, которую Вы потом не будете использовать и никогда не вспомните. Естественно, какие-то базовые знания можно легко запомнить — где какие страны находятся, чтобы было потом интересно куда-нибудь попутешествовать, математика базовая. Но большинство людей не помнят, что такое котангенс и как он считается, про логарифмы и говорить не стоит и т.д.

Это механическая информация, которую сложно запомнить и она распирает мозг. Большинство людей её не применяет, за редким исключением. Но почему-то нас с детства приучают максимально всё запоминать. В итоге, люди к этому привыкают и начинают нести эту болезнь дальше по жизни — сами от этого страдают и передают детям.

Может быть, для ребёнка запоминание разной информации — это неплохо в плане тренировки мыслительных способностей, но проблема в том, что люди превращают это в привычку и начинают полагаться на свой мозг в удержании механической информации, для которой он плохо приспособлен.

В современном мире люди и так пытаются больше знать и больше помнить, но информации становится всё больше и больше и это очень сложно — всё помнить. И сейчас у нас другая задача — не просто набивать свой мозг ещё сильнее, а, наоборот, выгружать из него то, что не способствует продуктивности, что не способствует вашему спокойному хорошему душевному состоянию. Как ни парадоксально — Вы будете меньше помнить мозгом, но при этом будете в жизни более эффективны. Вот только как это сделать?

Информационная система

Все вышеперечисленные проблемы с информацией (бардак, забывчивость, тревога, беспокойство, неразбериха…) — это проблемы с информационной системой. Каждый человек, хочет он этого или нет, имеет в своей жизни информационную систему, которая отвечает за обработку, структурирование, хранение, доступ, передачу и прочие действия с информацией.

Люди в массе своей не имеют упорядоченных информационных систем в своей жизни и у большинства информационная система находится в состоянии бардака.

Если у Вас есть проблемы с информацией, то у Вас есть проблемы с информационной системой.

• Большинство людей даже не знают, что у них есть информационная система и естественно не задумывается о том, как эти проблемы решить

• Либо информационная система предельно проста — блокнотик, в который Вы записали свой список дел, но это очень простая информационная система и которая, к сожалению, часто подводит. Так как информация не систематизирована по значимости и первоочередности задач.

Если Вы хотите, чтобы область информации была у Вас в жизни комфортной и налаженной, то нужно наладить удобную для вас информационную систему.

И каждую неделю обновлять цели, к которым вы движетесь (если вообще движетесь) — анализируйте, что получилось, а что нет, а лучше ставить не одну большую цель, а разбивать ее на стайку маленьких целей.

Если вы перенесли задачу во внешнюю память, то мозг освобождается от необходимости просто и тупо хранить ее, становится в состоянии ее перерабатывать.

Системное вдохновение

Ваша задача — настроить информационную систему в собственной жизни

• Чтобы навести порядок в информации, которая есть и с которой Вы сталкиваетесь.

• Чтобы освободить свой мозг по максимуму от механической информации, переложить рутину на плечи внешней системы.

Иными словами — Вы должны выгрузить из биологической памяти те данные, которые Вам нужны редко, либо которые сложно удержать в голове. Нужно высвободить мозг от механической информации и загрузить мозг интересными творческими задачами, именно так высвобождается истинный потенциал мозга.

Информация в наше время является одним из основных ресурсов и если Вы не умеете с ней работать — это одно и тоже, что если Вы не умеете управлять временем и деньгами, но, если у Вас налажена работа с информацией, то Ваш мозг получает доступ к сверхпродуктивному состоянию. Это результат наработки навыков работы с информационной системой. Каждый по-своему может применить эти навыки, но принцип один и тот же — освобождая мозг, Вы даёте себе доступ к сверхпродуктивному состоянию.

Источник