Что значит секретарь референт

Секретарь-референт

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Содержание

Список обязанностей

История

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере) [3] или отвечать на телефонные звонки.

Примечания

См. также

Полезное

Смотреть что такое «Секретарь-референт» в других словарях:

секретарь-референт — сущ., кол во синонимов: 2 • профессия (336) • секретарь (21) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

секретарь-референт — секретарь референт, секретари референта … Орфографический словарь-справочник

секретарь-референт — секрет арь рефер ент, секретар я рефер ента … Русский орфографический словарь

секретарь-референт — (2 м 2 м), Р. секретаря/ рефере/нта … Орфографический словарь русского языка

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ В ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ — один из работников вспомогательного персонала психологической консультации, в задачи которого входит прием клиентов и получение от них первичной информации, необходимой для начала психологической консультации, а также информирование клиентов об… … Словарь терминов по психологическому консультированию

Журнал «Секретарь-референт» — Секретарь референт Специализация: секретарское дело, делопроизводство Периодичность: 1 раз в месяц Язык: русский Адрес редакции: Москва, ул. Новослободская, д.18, 2 й подъезд Главный редактор: Иванов … Википедия

секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка. Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь … Словарь синонимов

Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия

Секретарь (значения) — Секретарь может означать: Птица секретарь Секретарь (должность) в том числе Секретарь референт Генеральный секретарь Государственный секретарь (статс секретарь) один из чинов Российской империи Коллежский секретарь, Корабельный секретарь,… … Википедия

Источник

Курсы секретарей референтов. В чем разница между секретарем и референтом

Секретарь — это первый помощник руководящего лица предприятия или организации. В его функции входит: управление, контроль, ведение дел фирмы. Секретарь составляет и оформляет деловые бумаги, документы, занимается корреспонденцией, оказывает помощь директору компании в решении любых задач. Должность секретаря-референта является нужной, он считается представителем организации. Что делает секретарь референт? Он встречает посетителей компании, занимается документами, отвечает на входящие звонки. Данная работа требует ответственности, коммуникабельности, организованности от человека. В дальнейшем, он может занять должность офис-менеджера, далее директора, топ-менеджера компании.

Курсы помогут освоить данную профессию, чтобы быть профессионалом в этом деле. Такой человек нужен в любом предприятии, которая имеет офис для гостей и посетителей. Если вас заинтересовала эта тема, то подробнее можно узнать на курсах секретарей референтов https://spbshb.ru/secretary-referent-course. Обычно данная должность требуется на крупных фирмах, так и в небольших компаниях. Рассмотрим, чем отличается секретарь от секретаря референта. Данные профессии относятся к высшей категории специалистов, на них возлагаются большие обязанности и функции. Их деятельность является ответственной, им предоставляется право принимать различные решения в процессе работы. Расширение обязанностей данных должностей подразумевает то, что у него должно быть высшее образование, он должен знать иностранный язык, иметь определенные навыки, опыт работы.

Референт-это должностное лицо, которое готовит бумаги, корреспонденцию, документы начальнику компании, консультирует по любому возникшему вопросу, предоставляет рекомендательные письма. То есть он выполняет работу вместо начальника, но при этом не несет никакой материальной ответственности. Референт является представителем руководителя компании в решении разных вопросов. Секретарь-референт – помощник директора фирмы, который выполняет переводы, подборку документации, помогает распланировать рабочий график фирмы, сопровождает в командировках, поездках, оказывает помощь на совещаниях (ведет различные мероприятия). Секретарь также отвечает на вопросы по телефону, печатает документы. Например, когда фирма небольшая, то может помочь руководителю, заменить его в ведении различных дел.

Референт это кто?

Слово «референт» означает — должностное лицо, который является докладчиком, консультирует по важным вопросам. Здесь речь идет о помощнике директора в определенной области. Это могут быть банковское дело, торговые сделки, рекламный бизнес и другие направления бизнеса. Президент фирмы дает рекомендации помощнику, просит подготовить документы, провести переговоры с различными представителями компаний.

От референта требуется составление различных документов, перевести их на иностранный язык. Он организует деловые встречи, а также ведет культурную программу. Это всего лишь часть функций секретаря. В коммерческих организациях не существует распределения секретарей по квалификации.

Особенность должности референта состоит в том, что следующая ступень квалификации требует необходимых знаний, навыков от сотрудника. Например, референт, несмотря на то что, он владеет иностранным, отлично знает компьютеры, делопроизводство, должен оперативно отвечать на звонки, если требуется принести кофе, заварить чай, заказать обеды в офис и т.д. Секретарь-референт оказывает помощь в подготовке к важным встречам, деловым переговорам, не пропускает нежелательных посетителей, должен быть любезным и вежливым с посетителями, сотрудниками компании, проконсультировать по любому возникшему вопросу.

Разница между секретарем-референтом, референтом состоит в том, что референт-это творческая деятельность. Например, секретарю, чтобы справляться с обязанностями, достаточно иметь представление о ведении документации. Ему не требуется изучать содержание документов. На должность референта выбирается специалист, в обязанности которого входит не набор текста на компьютере, а нужно печатать текст, приносить его на подпись руководителю. Референт по рекомендации директора, составляет, ведет документацию. Он должен владеть тематикой, а не языком, определенным стилем.

Для секретаря требуется иметь высшее образование в любом направлении, специального филологического образования не требуется. Ему необходимо много работать с документацией, также требуется иметь хорошо поставленную речь, быть грамотным и компетентным. Для этой должности подходит человек с высшим образованием. Претендентка на данную должность должна быть ухоженной, привлекательной, приходить на рабочее место вовремя. Секретарь должен быть не только ответственным, но и уверенным в себе, коммуникабельным. Для претендентов на вакансию офис-менеджера, секретаря необходимо обладать определенными знаниями:

Основным требованием для этой должности является хороший уровень иностранного языка. Профессиональные навыки играют немаловажную роль, опыт и квалификация имеют также большое значение. Референт-человек, который помогает облегчить работу директора фирмы. В современном обществе руководители опираются на помощников, которые подготовят документы, бумаги быстро и оперативно. При этом они наделены определенными полномочиями, выполняют разные поручения, издают приказы, размышления начальника. Обязанности секретарей-референтов включают: делопроизводство, работу с базами данных, координацию связей, оказание помощи начальнику, а также создание рабочей атмосферы в офисе. Данные профессии являются стартовыми для многих людей.

Источник

Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

И снова о правах

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Источник

Секретарь-референт: обязанности, что нужно уметь, какая зп

Особенности профессии

Референт директора – это его главный помощник, фактически правая рука. Вся масса задач, которая стоит перед современным руководителем, практически невыполнима без надежного ассистента. Референту поручается большой объем важной работы, который руководитель в силу недостатка времени сам выполнять не может: прием телефонных звонков, ведение и систематизация документации, взаимодействие с посетителями, организация деловых переговоров, командировок и многое другое. От профессионализма референта напрямую зависят организованность и качество рабочего процесса. Еще говорят, что референт – это лицо организации, потому что это человек, который первым встречает всех заинтересованных в ее деятельности.

Что должен знать и уметь специалист

Справляться с обязанностями референта руководителя будет сложно, если вы не соответствуете перечисленным ниже требованиям или не обладаете указанными навыками и знаниями:

— владение иностранным языком (а лучше – несколькими, на продвинутом уровне);

— знание делопроизводства и архивного дела, включая особенности электронного документооборота;

— знание действующего законодательства;

— грамотность, владение письменной и устной речью;

— владение компьютером и оргтехникой;

— умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время.

Плюсы и минусы профессии

Преимущества

Профессия референта, как и любая другая, имеет как преимущества, так и недостатки. Рассмотрим их.

Основное преимущество, которое отличает должность референта, – востребованность на рынке труда. В условиях рыночной экономики, когда развивается малый и средний бизнес, потребность в секретарях-референтах велика. Начинающему руководителю эффективно развивать свой бизнес без хорошего помощника будет непросто, поэтому даже отсутствие опыта в данной сфере не помещает трудоустроиться.

Если вы достигли высокого профессионализма в должности референта, имеете большой опыт работы и положительные рекомендации от предыдущего руководства, то в дальнейшей карьере вы смело можете рассчитывать на достойную оплату труда.

К еще одному преимуществу помощников руководителя можно отнести те знания и навыки, которые человек обретает, работая личным секретарем-референтом: референты в совершенстве владеют искусством налаживания контактов и ведения переговоров, у них в запасе множество полезных знакомств, у своего руководителя референт может поучиться выстраиванию отношения с подчиненными и т.д. Этот опыт, в самом деле, бесценен. Референт хорошо разбирается в менеджменте, юриспруденции, экономики, поэтому в случае необходимости он сможет легко реализовать себя в других смежных областях.

Недостатки

Главным недостатком профессии референта руководителя является ненормированность рабочего дня, что, безусловно, негативно отражается на личной жизни. Референт должен быть на связи в любое время суток, всегда быть готовы принять звонок или ответить на письмо. Кроме того, для работы в таком режиме необходимо держать в память большой объем информации, помнить все запланированные мероприятия и т.д.

Референты нередко сопровождают своих руководителей в командировках, поэтому такую работу сложно совмещать с семейными обязанностями. Нужно также быть эмоционально готовым к частым поездкам. Если вы «легки на подъем» и любите путешествовать, то эта особенность работы станет для вас положительным фактором.

Референт, почти так же, как руководитель, очень занят, перед ним стоит масса задач, которые требуют эффективного решения в максимально короткие сроки. Поэтому такая работа зачастую протекает в стрессовых условиях, при хронической нехватке времени.

Обязанности секретаря референта

Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:

Место работы

Наверняка, мало у кого возникнет вопрос о том, где работать по этой профессии. И, тем не менее, уточним, что местом работы референта директора является офис индивидуального предпринимателя, фирма, предприятие, большая корпорация и любое другое учреждение, у которого есть руководитель, нуждающийся в толковом помощнике. Референт директора выполняет свою работу в отдельном кабинете, его рабочее место оснащено компьютером, средствами связи и оргтехникой. Часто кабинет референта – приемная руководителя.

Курсы обучения на референта

Отвечая на вопрос, как стать референтом, уточним, что для этого необязательно оканчивать высшее учебное заведение по данному профилю. Овладеть навыками референта руководителя можно, пройдя специальные курсы. Сегодня многие образовательные учреждения и платформы предлагают пройти курсы референта руководителя дистанционно, без необходимости ехать в другой город или посещать очные занятия, достаточно будет иметь ноутбук и выход в Интернет, для удобства онлайн-обучение проводится в вечерние часы, что позволит совмещать его с основной работой. На многих курсах референта сегодня не только учат планированию деятельности руководителя организации, наряду с рекомендациями по решению привычных задач, обучающимся рассказывают об особенностях работы с электронной документацией и электронной подписью.

Требования к этой вакансии

Неверно полагать, что должность референта руководителя – это начальная ступень в карьерной лестнице. Сложность стоящих перед референтом задач, сжатые сроки их исполнения, а также ответственность, при которой от его малейшей ошибки или неловкости может пострадать репутация руководителя и всей компании, говорят о том, что без определенного опыта не обойтись.

К среднестатистическим требованиям, предъявляемым к кандидатам на должность референта директора, относится владение деловым этикетом и иностранным языком (чаще всего – английским). Необходимо хотя бы в общих чертах быть знакомым с основами делопроизводства и архивного дела, ориентироваться в современном законодательстве. Невозможно будет получить эту работу, если отсутствуют грамотная письменная и устная речь и навыки продвинутого пользователя компьютером и оргтехникой.

Требованиями к личностным качествам секретаря-референта являются коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении с людьми, умение находить с ними общий язык, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость, исполнительность.

Карьера

На первый взгляд, кажется, какие могут быть карьерные перспективы у помощника руководителя? Карьера референта зависит от того, в насколько крупной организации он работает. Очевидно, что сделать карьеру в офисе простого предпринимателя будет практически невозможно. А вот в больших фирмах или корпорациях референты могут рассчитывать на перевод в другие отделы. В том случае если руководителю помогает целая группа ассистентов, есть возможность стать руководителей группы помощников и координировать их деятельность. В любом случае, опыт, полученный при работе референтом, можно применить в других областях, он поможет, например, начать свой собственный бизнес и успешно развивать его.

Сколько зарабатывает референт

Нередко определяющим фактором в выборе профессии становится оплата труда. Разберемся, сколько получает референт директора.

В крупных городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, заработная плата начинающих референтов колеблется от 20 000 до 30 000 рублей, при наличии опыта работы можно рассчитывать на ежемесячную выплату в 40 000 – 50 000 рублей. В крупных областных центрах зарплаты референтов редко превышают отметку в 20 000 рублей. Как правило, зарплата референта руководителя равна зарплате среднестатистического офисного работника, если не учитывать специальные премиальные вознаграждения, устанавливаемые работодателями в индивидуальном порядке.

Источник