Что значит подлинный документ

Как распознать поддельный документ самостоятельно

Вопрос: Работаю риэлтером и мне по работе часто приходится получать различные документы. Как распознать фальшивый (поддельный) документ? Т.е. самостоятельно провести экспертизу документа.

Ответ: Ведение предпринимательской деятельности нередко сопряжено с появлением документов весьма сомнительного происхождения. Эксперты полагают, что выявить фальшивку несложно. Стоит лишь повнимательнее рассмотреть документ, изготовленный, как правило, собственноручно, посредством традиционного офисного оборудования. Отличить липовые доверенности, накладные, авансовые отчеты помогут некоторые простые советы.

Известный всем со школьных времен метод подчистки — механического удаления цифр с помощью острых предметов установить достаточно легко. Такой способ подделки невозможно осуществить идеально. Поверхность бумаги на месте воздействия бритвы или ножа заметно повреждается. Вооружившись лупой или настольной лампой, можно легко заметить приподнятые волокна, нарушенные линии линовки, остатки вкраплений предыдущей записи, отсутствие однородности глянца.

Результатом травления или смывания является одинаковый результат — исчезновение ненужной информации в трудовой книжке, кассовом чеке, векселе. Вне лабораторных условий такую подделку установить довольно трудно. В какой-то степени поможет разглядывание сомнительного документа на просвет или с помощью лупы. Если повезет, найдутся нарушения проклейки, следы расплывов первоначальной записи, изменения цвета бумаги.

Фальсификация многостраничных документов чаще всего сопровождается подменой целых отдельных листов, оставляя нетронутым последний — с подписью и печатью. Эксперты уверяют, что такую махинацию довольно легко разоблачить. В повторно скрепленном договоре на оригинальных листах величина отверстий от степлера будет шире. Подмененные листы, скорее всего, будут разниться качеством бумаги по своим характеристикам и признакам старения.

Подчас мошенники прибегают к проглаживанию бумаги утюгом, создавая видимость старения. Однако, такие действия делают придают бумаге хрупкость. Естественно, экспертиза установит, испытывал ли документ какое-либо термическое воздействие. Распознать фальшивку можно, пристально разглядев напечатанный текст. Как правило, мошенники стараются подобрать подобный принтер, однако, это получается не всегда. Потому найти отличия между подлинными и замененными листами вполне по силам даже с помощью микроскопа или лупы.

Подавляющее большинство фальшивых автографов появляется в отчетный период на приказах, письмах, декларациях. Но даже внешнее полное сходство подделанной подписи с подлинником устанавливается с помощью увеличительного стекла. Каждый из способов подражания — копирование на просвет, срисовывание карандашом, передавливание штрихами, оставляет свои характерные следы.

Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.

Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.

Источник

Что значит подлинный документ

Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них

1. Общие положения

Нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригиналом.

Для свидетельствования верности копии нотариусу может быть представлен документ любого содержания, назначения, независимо от его юридической и практической значимости, за исключением случаев, установленных законом.

Положения, установленные настоящими методическими рекомендациями для свидетельствования верности копий документов, применяются для свидетельствования верности выписок из документов, а также копий с копии документов, если иное не установлено законом и настоящими методическими рекомендациями и не противоречит существу нотариального действия.

ГОСТом Р 7.0.8.-2013, в частности, определены понятия:

С учетом содержания этих понятий нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и/или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

В соответствии со статьями 103.8 и 103.9 Основ нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе и равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу. В соответствии со статьями 102 и 103 Основ нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения споров в судебных и административных органах.

1.3. Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ.

Документы, представленные для свидетельствования верности копии, не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.

Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (п.3).

Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие.

Существенными недостатками признаются, в том числе:

— подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;

— нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;

— повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;

— иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.

1.4. Нотариус, свидетельствуя верность копий документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.

Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничиваются проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.

В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.

1.6. В случаях, когда документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе.

1.7. Свидетельствование верности копий документов, удостоверяющих личность гражданина (в том числе служебные удостоверения), документов, содержащих медицинскую или иную охраняемую законом тайну либо персональные данные, производится на общих основаниях, в том числе по просьбе третьих лиц, представивших эти документы нотариусу. При этом предполагается (если нотариусу не известно иное), что лицо, представившее документ нотариусу, владеет документом добросовестно.

1.8. Засвидетельствованная нотариусом копия документа должна отвечать требованиям, предъявляемым статьей 45.1 Основ к нотариально оформляемому на бумажном носителе документу. Она может быть изготовлена с помощью технических средств или написана от руки и быть легко читаема, должна соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Удостоверительная надпись на копии должна соответствовать формам, утверждаемым Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи. Например, «Листы N ___ N ___ представленного документа являются копиями».

1.10. В случае сомнений в документе, представленном нотариусу, нотариус вправе, применив нормы статей 15 и 41 Основ, отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом.

2. Лицо, обращающееся за совершением нотариального действия

2.1. За свидетельствованием верности копии документа может обратиться лицо, достигшее 14-летнего возраста, в том числе не являющееся владельцем документа.

По общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.

3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа

3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, что верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

По смыслу статьи 77 Основ нотариально засвидетельствованная копия документа тождественна понятию «документ». Поэтому не может быть ограничено количество последовательных свидетельствований верности копии с нотариально засвидетельствованной копии или копии, выданной в ином установленном законодательством Российской Федерацией порядке.

В соответствии с действующими в настоящее время нормами Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.83 N 9779-X государственные и общественные предприятия, учреждения и организации свидетельствуют по заявлениям граждан верность копий документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Источник

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.

Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?

Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:

. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».

А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:

Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.

Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):

В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.

К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.

– подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа.

. Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.

. учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента.

Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.

Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.

. 3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

. 3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как оформить учебный отпуск

Кто может рассчитывать на получение учебного отпуска? Кому из обучающихся оплатят этот период? Какие льготы еще полагаются студентам? Как проверить наличие аккредитации у учебного заведения? Объясняем просто и наглядно (с таблицами). Потом переходим к документальному оформлению отпуска: что должно быть в справке-вызове; показываем, как составить заявление работника; приказ работодателя; как отразить учебный отпуск в табеле учета рабочего времени и личной карточке. Какие сроки при этом надо соблюсти.

Номенклатура дел – обязательный документ для организации?

Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.

Архив как «наказание»

Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Источник

Подлинник

Добавлено в закладки: 0

Что такое подлинник? Описание и определение понятия Понятие подлинника

Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа. Словарь синонимов также обозначает подлинник как «оригинал», очевидно, от лат. Originalis, что означает «первоначальный». Во многих словарях слово «оригинал» объясняется через слово «подлинник», подлинная рукопись, авторское произведение.

Оригинал – это текст или изображение, уникальное, индивидуальное в своем роде, предназначенное для копирования или воспроизведения. Все же, несмотря на уникальность характеристики подлинников, довольно часто можно встретить «умноженные» оригиналы, или оригиналы в нескольких экземплярах. Довольно древние договора составлялись в нескольких экземплярах, причем все из них считались оригиналами, потому что договор составлялся между сторонами, имеющими равные права и обязанности. Исходя из этого логично, что каждая сторона имеет право иметь точный, имеющий полноценную юридическую силу экземпляр.

Современная техника сделала передачу документов на расстояние простым, легким и быстрым. Это стало причиной появления так называемых «двукратных оригиналов». Во время телеграфных или радиопередач, если сами теле- или радиограммы не диктуются, возникают два документа: то, что было заранее предъявлено для передачи и сама теле- или радиограмма. Оба экземпляра будут считаться оригиналами и иметь одинаковый текст, однако по внешнему виду и списку реквизитов будут считаться не одним и тем же документом, но разными. Как принятая, так и переданная телефонограмма тоже имеют один и тот же написанный текст, однако отличны по внешним признакам и подписям: секретарей, передавшего и принявшего телефонограмму в разных концах ее пути. Среди подлинников принято выделять аутентичные (от греч. Authentikos – озн. подлинный, из первоисточника).

Аутентичный документ – это документ, который имеет подтверждение подлинности. Достоверность таких документов гарантируют принятые формальности, чаще всего это подписывание и проставление печатей. К примеру, составленный на нескольких языках текст международного договора должен быть рассмотрен как одинаково подлинный и имеющий равную силу.

Беловики и черновики

Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов. Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, но без помарок. Правовые специалисты считают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати.

Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно с помощью дат. Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» обозначает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (к примеру, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря современным технологиям этот способ не всегда помогает установить автора документа. Однако с наличием приписок и исправлений от руки это становится гораздо более возможным.

Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок. Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа. Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.

При необходимости в размножении документов появляются копии, которые могут быть представлены в неограниченном количестве. Копии и их виды Копия – это повторное отображение или воспроизведение подлинника. Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде. Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Изначально при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали называть списками. К примеру, список каких-либо летописей. При эволюции документирования и технологическом прогрессе понятие копии значительно расширилось и уточнилось. Сперва разделим их на те, которые возникают одновременно с оригиналом и те, которые возникают позже. При работе с печатной машинкой люди получали сразу же оригинал и копию документа. Литература советского периода по делопроизводству приводит термин «отпуск».

Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами. Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется.

Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и выглядеть они будут одинаково. В таких случаях выделить из них оригинал можно только путем подписывания и регистрации, остальные будут копиями. Если организация применяет бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а остальные выведут на бумагу и оставят в качестве копий. Также копию можно сделать с части документа. Это называется выписка. В наиболее частых случаях выписки производят из сложных, объемных документов (решения и протоколы заседаний коллегиальных органов, приказы).

Выписку делают только из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или частному лицу. Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а при необходимости и печатью. Есть два основных способа получения копии: ручные и автоматические (факсимильные). Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом. Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воспроизведение любым способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные с помощью фотографирования или копировально-множительной техники. Напоминаем: факсимиле – это название клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Другими словами – фактически копия одного из реквизитов. Чаще всего подписи руководителя.

Способы получения копий

Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можно получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода. Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше. Отдельно стоит выделить микрофотокопии – это копии документа в уменьшенном виде. Чаще всего этот способ копирования применяется в случаях, когда нужно сделать копии с документов в больших объемах. Обычно для этого используют специальную микрофотопленку или микрофиши и применяют в составлении больших архивов. Помимо копий, которые были сняты с оригинала, существует разновидность под названием «кратные копии».

Кратные копии снимают с копий. Также копии отличаются способом удостоверения. Таким образом, существует авторизированная, заверенная, нотариальная и незаверенная копия. Авторизированной называют копию, которую удостоверил автор.

Заверенная копия – это копия с поставленными на ней реквизитами, которые придают ей юридическую силу. Изначально порядок выдачи копий был регламентирован Постановлением ЦИК и СНК СССР выпущенный 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан». Согласно с этим Постановлением, всем организациям и учреждениям было позволено выдавать копии с документов, выпущенных этим же учреждениям, по запросу заинтересованных лиц. Для этого у каждой организации должны были быть специальные бланки, обозначающие причастность организации к документам, с обязательным заверением печатью.

Регистрировать копию с документов, которые касались личных прав и интересов гражданина, могла только государственная контора или нотариальный стол. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 внес дополнения в данный порядок выдачи копий. Этим указом были подтверждены правила выдачи копий документов, которые были созданы организациями, учреждениями и предприятиями, однако также указ дополнил их следующим отрывком: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков». Постановления 1937 и 1983 годов установили, что верность копий документа подтверждается подписью руководителей или уполномоченных на то должностных лиц и печатью.

Отдельно необходимо выделить требование указывать на копии помимо даты выдачи еще и пометку, в которой указывалось, что подлинник этого документа находится на данном предприятии. Нельзя свидетельствовать копию с документов, в которых изначально текст был напечатан неясно, или который имел бы подчистки, приписки или исправления. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” изложили требования к реквизитам, в частности к отметке о заверении копий. “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

Например: Верно: Секретарь: личная подпись Д.Л. Попова

Удостоверение копий

Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены другим предприятиям и касаются личных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) – эта система органов, которая совершает действия, направленные на юридическое подтверждение прав граждан и предотвращение возможного их нарушения в будущем. Российское законодательство в отношении нотариата постановило, что вышеуказанные действия юридической направленности выполняет специально назначенное ответственное лицо – нотариус. Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.

Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют подтверждения своего соответствия оригиналу. Дубликат является особой формой копии.

Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

Как правило, дубликат выдает то учреждение, в котором был создан оригинал документа. Также существует такое понятие, как архивная копия. С ней часто имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы подтвердить информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.

Архивная копия – это официальный документ, содержащийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с дополнительным указанием его местонахождения: название архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В отдельных случаях, когда нужен не весь документ, а какая-то его часть, на руки гражданину выдается архивная выписка.

Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.

Подлинники и копии электронных документов

На данный момент точного определения понятия «электронный документ» не дано. ГОСТ Р 5141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” есть лишь понятие ” определяет его как “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения” РД 50-613-86 гласят, что что “к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)”. В Федеральном законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дается более полное определение. Здесь электронный документ – это документ, содержащий информацию, записанную в электронно-цифровой форме.

Понятиям “подлинники”, “дубликаты”, “копии документов на машинном носителе” посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники”. В нем есть информация о том, что оригиналом документа на электронном носителе считается первая по учету времени запись документа на любом из электронных носителей при условии, что она содержит запись о своей подлинности. В белорусском законе «Об электронном документе» указано, что “В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами”. Похожие трактовки есть и в постановлениях других стран.

Например, в Малайзии приняли закон «О цифровой подписи». В нем говорится, что оригиналом является любой документ на электронном носителе, который содержит электронную подпись, и его копия, если его автор не выскажет пожелания о том, чтобы оригинал документа был уникальным, то есть был в единственном экземпляре. Копия документа, содержащаяся на электронном носителе, по ГОСТ 6.10.4-84 считается документом, переписанным с оригинала или дубликата документа на электронном носителе информации, аутентичном по содержанию и содержащим указание о том, что это копия. Дубликатами документа на электронных носителях считаются все аутентичные по содержанию, но сделанные позже по времени записи документа. Каждая из них должна содержать соответствующую пометку о том, что это дубликат. Становится понятно, что как такового понятия подлинника и копии электронных документов еще окончательно не сформировали. Также стоит отметить, что с понятием оригинала или подлинника документа тесно связано понятие фальсификации документов.

Оригинальные документы запечатлевают объективную действительность, то, как происходили события на самом деле.

Степень оригинальности или подлинности документа – это определение того, что было изначально и тех сведений, которые содержатся в документе. Подлинников документов много, и иногда среди них можно встретить поддельные, которые были созданы с целью извратить действительность, сфальсифицировать факты в эгоистичных целях. Понятие фальсификации начало быть актуальным с тех пор, как документы стали использовать в целях доказательства. Иногда достаточно фальшивых расписок, хотя довольно часто уделяется внимание целым документам.

Вот несколько видов подделки:

Мы коротко рассмотрели, что такое подлинник: понятие подлинника, беловики и черновики, копии и их виды, способы получения копий, удостоверение копий, подлинники и копии электронных документов. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу

Источник