Что значит отгрузить товар
Отгрузка товаров: основные правила и необходимая документация 12:00, 2 августа 2021 Версия для печати
Ежедневно множество компаний совершают отгрузку товарно-материальных ценностей и передачу грузов выгодоприобретателям. Какие документы необходимо подготовить для сопровождения данного процесса, в каком порядке осуществляется отгрузка товаров со склада – обсудим в статье.
Что такое отгрузка товара
Из названия действия понятно, что это передача заранее оговоренного товара перевозчику или покупателю. Продавец может самостоятельно доставлять продукцию покупателю, а может и воспользоваться услугами компании по грузоперевозкам. После отгрузки право собственности на товар переходит от продавца (поставщика) к покупателю.
В обеих ситуациях процесс регулируется с правовой точки зрения договором, в котором указывается, в какой же момент происходит отчуждение прав собственности на товар.
Примеры разных условий доставки:
В этих случаях, право собственности может переходить к покупателю:
Другими словами, отгрузкой товара называется смена собственника, владельца партии товаров. Одновременно с продукцией приобретатель (покупатель) получает акт приема-передачи с указанием координат доставки.
В данном документе должны содержаться следующие характеристики товара:
Обратите внимание! Факт реальности поставки груза необходимо подтвердить документально.
Иск оппонента не признают правомочным, если в документации отсутствует описание перевозимого товара. В случае утери, порчи или иного убытка суд встанет на сторону покупателя, так как такой документ без описательной части признают незавершенным и незаконным.
Оформление документации
В документах необходимо заранее оговорить возможные риски порчи отгруженного товара в процессе транспортировки и определить, кто несет материальную ответственность за повреждения и иные убытки. Груз может потеряться в дороге, испортиться из-за аварийной ситуации и иных непредвиденных обстоятельств.
Обратите внимание! Продавцу в течение пяти календарных дней после отгрузки товара необходимо выставить правильно заполненный счет фактуру.
Правильно оформленная документация станет доказательством невиновности продавца в случае недоставки груза по назначению, если материальная ответственность была возложена на выгодоприобретателя. Ущерб по закону компенсирует та сторона, на которую была возложена материальная ответственность.
Основные правила
При отгрузке товаров важно соблюдать следующие правила:
— товар необходимо отсортировать, упаковать, опломбировать;
— перед отправкой следует проверить качество продукции, указать массу самого товара и упаковки;
— в процессе передачи товарно-материальных ценностей следует неукоснительно соблюдать установленные законом правила и требования;
— в документации необходимо максимально точно описать перевозимый товар;
— сопроводительные документы можно выслать почтой или передать в руки выгодополучателю, главное, в них должны быть указаны все необходимые характеристики.
Соблюдение всех правил в процессе отгрузки является гарантией, что продавец не понесет убытки в случае непредвиденных обстоятельств.
Как оформить отгрузку
Акт приема-передачи является вторым по важности документом после договора. В таком акте указываются координаты, где продукция будет передана покупателю. Также в этом документе указывают качество товара, его количество и основные характеристики.
При оформлении документов на отгрузку товара следует учесть важные моменты:
Если груз перевозит сторонняя транспортная компания, на нее должна быть выписана накладная. Если покупатель осуществляет прием груза через своего представителя, на него необходимо выписать нотариально заверенную доверенность.
Транспортная накладная
Если груз перевозится не покупателем, а транспортной компанией или экспедитором, необходимо оформлять транспортную накладную. В этом документе говорится о заключении договора транспортировки. К правильности заполнения накладной предъявляются жесткие требования, так как по ней производится вычет по НДС.
В документе указывают:
Следует внимательно отнестись к заполнению всех пунктов документа, так как любые недочеты могут быть оспорены налоговой инспекцией. В этом случае расходы на транспортировку не признают, вычет по НДС не сделают. Перед подписанием документа убедитесь в правильности указанных сведений, еще раз перечитайте все пункты.
Перевозка груза продавцом
Как правильно оформить документы, если доставку груза осуществляет продавец? Налоговая инспекция требует оформления транспортной накладной, несмотря на отсутствие услуг сторонней компании. Это необходимо сделать, чтобы доказать факт затраты ресурсов на перевозку груза. Также без этого документа покупатель не имеет права реализовать купленный товар и применять по нему вычет НДС.
Без транспортной накладной продавец не сможет доказать в суде, что доставил отгруженный товар по адресату вовремя.
К необходимым документам относится накладная на груз (ТОРГ-12), транспортная накладная. Товар может быть доставлен поставщиком, транспортной компанией или покупателем. В первых двух случаях продающая сторона должна оформить транспортную накладную. При самовывозе накладную не оформляют: факт передачи собственности происходит с момента передачи товара в руки покупателя.
Отгрузка товара – это что такое? Когда между организациями подписывается договор о поставке продукции, то после того как она будет изготовлена, необходимо осуществить ее доставку. Поэтому, помимо самого договора и акта приема-передачи, понадобится еще оформление и других документов. В, частности, необходимо правильно оформить отгрузку. Подробно о том, что это – отгрузка товара, и, как ее правильно осуществить, будет рассказано в статье.
Что сказано в законе?
Как сказано в ГК РФ, а именно в ст. 506, согласно договору поставки, продавец-поставщик берет на себя обязательство в обусловленный срок доставить изготовленные им или закупленные товары покупателю.
В ст. 509 говорится, что поставку осуществляют путем отгрузки (или передачи) товаров покупателю или другому лицу. При этом другим лицом может быть тот, на кого стороны указали в договоре как на получателя.
Определение
Из этого следует, что отгрузка товара – это процесс, по передаче изготовленной продукции либо напрямую покупателю, либо перевозчику. Именно этот момент и является той отсечкой, после которой переходит право собственности от изготовителя (продавца) к приобретателю.
Это правило вытекает из ст. 223 ГК РФ, однако там присутствует оговорка о том, что стороны вольны договариваться, когда именно произойдет этот переход. Например, в момент передачи товара от перевозчика покупателю в каком-либо населенном пункте, откуда покупатель уже своим транспортом доставит товара на свой склад. Или же перевозчик довезет его до самого склада покупателя, и только там последний станет его собственником.
Почему это важно?
Фиксация момента перехода права собственности является очень важным пунктом договора реализации товара. Ведь в процессе транспортировки груз подвергается множеству различных рисков, таких как его утеря или порча, выход из строя отдельных деталей, повреждения, негативно влияющие на внешний вид изделия.
Поэтому необходимо заранее выяснить, на кого ложатся указанные риски, иными словами, кто будет за все это платить. По этой же причине необходимо правильное оформление отгрузочных документов. Ведь только имея их на руках, можно рассчитывать на возможность доказывания своей правоты в арбитражном суде. А, следовательно, и возместить убытки, которые могут быть нанесены при возникновении указанных негативных обстоятельств.
Договор и его предмет
Первым документом, с которого начинаются отношения с контрагентом, является договор поставки или договор реализации товара. В чем их отличие? Первый из них оформляется, когда продавец сам изготавливает продукцию, а второй, когда он ее перепродает. По своей сути поставка является разновидностью купли-продажи. О различии в оформлении документов на отгрузку в первом и во втором случае будет сказано ниже.
Что нужно предусмотреть в соглашении для того, чтобы успешно произвести и оформить отгрузку? Первым необходимым условием без которого в рассматриваемом случае договор считается незаключенным, является условие о его предмете – товаре. Описать его нужно достаточно подробно, так как эти данные обязательно понадобятся при заполнении отгрузочной документации, в частности для накладной на отгрузку товара.
Описание товара
Его наименование можно указать соответствующим:
Другим существенным условием, без указания которого нельзя сказать, что договор заключен, является указание на количество товара. Оно определяется или в единицах измерения, или же в денежном выражении. При этом количество товара обязательно согласовывается по каждому из наименований.
Другие важные параметры
Хотя их отсутствие в договоре изначально и не указывает на его недействительность как незаключенного, оно может впоследствии, при возникновении споров, стать препятствием в представлении доказательств в арбитражном суде. В отдельных случаях суд может признать такой договор незаключенным.
К ним относятся указания на:
Если это договор поставки, то к нему, как правило, прикладывается спецификация. Это документ, в котором указывают наименование каждой из товарных позиций, количество и прочие характеристики.
Основные правила отгрузки
Чтобы обеспечить сохранность и качество поставляемого товара и создать условия для его своевременной приемки необходимо:
Оформление отгрузки
Если товар отгружается в соответствии с договором поставки, то есть он изготовлен самим продавцом, то первым документом (если его приемка осуществляется на складе продавца) будет Акт приема-передачи. Он удостоверяет качество товара, его характеристики, количество, соответствующие указанным в договоре, и подписывается представителями обеих сторон, назначенными приказом.
Следующим документом будет описывающий упаковку товара упаковочный лист. В нем содержится перечень товаров, артикул или номер в каталоге, вес брутто и нетто, номер места. Он вкладывается вместе с товаром в коробку или ящик в двух экземплярах, а третий прилагается к сопроводительным документам.
Далее необходимо оформить такие документы, как:
Нюансы в оформлении документов
В завершение изучения вопроса о том, что это – отгрузка товара, будут приведены некоторые важные нюансы оформления отгрузочной документации.
Как правило, бухгалтерия предприятия использует унифицированные документы, утвержденные Росстатом. Но сегодня из этого правила есть исключение. Если руководитель приказом утвердил для предприятия свои формы, в которых есть реквизиты, соответствующие требованиям Закона о бухучете, то можно использовать и их.
Что касается оплаты товара, если она производится путем наличных расчетов, то должна обязательно быть проведена с использованием кассового аппарата, в противном случае это будет являться нарушением закона.
В договоре поставки обычно прописываются условия, касающиеся перевозчика. В зависимости от этого транспорт может нанимать как продавец, так и покупатель. А также перевозка может осуществляться силами одного из партнеров.
В первом случае товарно-транспортная накладная выписывается компанией-перевозчиком, с которой подписывается соответствующий договор. Она выписывает доверенность своему водителю или экспедитору на получение груза.
Отгрузочные документы: что это такое — формирование, оформление и подготовка документации при отгрузке товаров со склада
Формирование отгрузочных документов к документации первичного порядка это важный этап в товарно-денежных отношениях. Договор и акт приема-передачи это далеко не все, что требуется при передаче имущественных ценностей от одного лица к другому (по статье 223 ГК РФ). Участники во время подписания договоренностей вправе определять как, где и кому будет осуществляться переход имущества. В этом процессе может участвовать и третий фигурант в качестве промежуточного звена, передающего объекты в конечный пункт (покупателю). Все участвующие в сделке юрлица или физлица должны получить на руки официальные бумаги для доставления груза и осуществления его отгрузки на месте. Отсутствие одного из них может послужить не на руку кому-то из сторон при возникновении спорных вопросов и подачи искового заявления в суд. Заполнение таких бланков требует соблюдение законодательства, поскольку многие из этих форм унифицированы на уровне государства. Причем принципы перехода ТМЦ по рассматриваемым здесь документам актуальны как в пределах РФ, так и при международных перевозках.
Отгрузочные документы — это какие
При организации перевоза важным аспектом становится формирование необходимой документации. Под основные виды таких бумаг попадают финансовые, транспортные и разрешительные. Цепочка ключевых событий такова: заключение договора между двумя фигурантами сделки, его исполнение (то есть доставление заказанного в срок и в нужное место). Но по адресу прибытия приходится совершать действия поставки и разгрузки, что также требует наличия конкретных документов. По ст.506 ГК, поставщик обязан отгрузить товар покупателю либо третьему лицу. Поэтому подписанных договоренностей и акта приема-передачи будет недостаточно. Требуются отгрузочные документы.
Финансовые бумаги
К таковой относят счета-фактуры и инвойсы – коммерческие счета. Формулировка и оформление подобных товаросопроводительных бумаг ложится на продавца (грузоотправитель).
Комсчёт или «CI»
Здесь указывается тип товаров, их качество и количество, а также единица измерения и общие цены. Сюда же включены названия и адреса участников. Такие документы доказывают, что купля-продажа свершилась. В ней определяется налогооблагаемая сумма для таможни и создается дебиторскую задолженность.
Счёт-проформа
Это так называемый proforma invoice – предварительный задокументированный подсчет по передаваемым предметам и предоставляемым услугам. Он направляется от продавца к покупателю по условиям сделки и не требует совершения платежей. Применяется и в мировой практике (при товарообмене между странами). Не имеет стандартизированной по законодательству формы и не содержит информационную справку по расценкам.
Разница между платформами и коммерческими счетами
Первые обычно используются, когда сама доставка и проплата за нее еще не осуществлена. Это не «чек» на оплату, так как экспортер не заводит кредит у себя по бухгалтерии, а импортер — дебет. Но такие бланки описывают товар и его стоимость, чем схожи со вторым типом документов. Последние же выдаются, чтобы дать таможенным сотрудникам максимум информации по применяемым ввозным пошлинам и правам на ввоз ТМЦ за границу. Они имеют юридическую легитимность и значимы для налогового учета. Соответственно служат фактическим счетом для совершения оплат.
Консульский счёт-фактура
Consular invoice является коммерческими и прописываются отправителем (иностранным экспортером) с обязательной заверкой от консульства того государства, где расположен покупатель. Цель составления — предоставить компетентным госорганам в стране прибытия данные о таможенной стоимости доставляемых изделий, а также демпинг. И осуществить, таким образом валютный контроль.
Товаросопроводительные документы
Не вся обсуждаемая далее документация имеет стандартный вид. Цель их составления — идентификация товара (по всем товарным категориям с их свойствами и количеству единиц). Сюда же включена и информация об участвующих фигурантах, о специфике процесса перевозки и оплате за доставку. Документальный комплект собирается с подстройкой под конкретную ТМЦ-продукцию. Дополнительные документы включаются по желанию сторон.
Контрольный упаковочный лист
Отгружаемое сопровождается Packing list, прикрепляясь к инвойсу. Здесь содержится весь список поставляемых ТМЦ с указанием товаромест для всего (коробы, ящики, паллеты и пр.). Стандартизированного формуляра здесь нет, поэтому каждая организация разрабатывает свой. Так бланк продавца может отличаться от используемых покупателем экземпляров. Но второй обычно принимает высылаемую ему бумагу в любой форме. Логистическим компаниям она также необходима. В обязательном порядке она нужна и таможенным органам при пересечении границы.
Накладная на груз
А точнее — на сам товар. Значит, это ТОРГ12 для отпуска и передачи. При помощи данного документа приобретатель сверяет отгружаемую продукцию (по количеству, объему, качеству и пр.) с приведенной в нем информацией. Реализатор и отправитель в свою очередь учитывает так имущество, оставшееся на складе.
Товарно-транспортная
Когда выдача ТМЦ происходит через самовывоз, обсуждаемая здесь документация не потребуется. Они нужны только при транспортировке до заказчика. Если в этом задействована транспортно-логистическая компания, то документальные оригиналы предоставляются и ей. В них всегда указываются реквизиты перевозчика, транспортного средства и экспедитора.
Обычно доставка совершается с помощью автомобильного транспорта. Тогда применяется два вида бланков: 1-Т и форма, приложенная к ПП № 272 от 15.04.2011 г. о правилах перевозок автотранспортом (приложение 4к). При авиа- и ЖД-перевозках используются иные унифицированные формуляры: ГУ-27 / ГУ-29-О и AWB соответственно.
Грузовая накладная
Это Т-накладная (отличается от обсуждаемой ранее ТТ-накладной). Она требуется согласно ПП №272 от 11 года. Зачастую ее выписывает грузоотправитель (но бывает и иначе, если это предусмотрено соглашениями сторон). Составляется обычно на одну партию. На несколько, если перевоз осуществляется единовременно одним транспортом. Отлична от предыдущей отсутствием товарного раздела.
Какими отгрузочными документами оформляется отгрузка товара на склад покупателя с использованием авиасообщения? Это так называемая AWB-накладная. Но она лишь описывает перевозимое имущество, а не легитимизирует этот процесс.
Сквозной коносамент
Through bill of lading нужен при участии в поставке морских судов. Судоходных линий здесь может быть две и больше. То есть зачастую осуществляется перевалка с одного судна на другое. Документ подтверждает право собственности на отгружаемые ТМЦ.
Connaissement смешанной перевозки
В мировой практике так обычно называется мультимодальная грузоперевозка несколькими видами транспорта. Не только водного, но и наземного. То есть транспортировка морем является только частью общего пути.
Международная транспортная накладная
CMR — главный документ для автомобильной грузопоставки через границу другого государства. Он представляет собой соглашение между отправителем, транспортирующим предприятием (с наземным транспортом) и грузополучателем. CMR-накладная имеет универсальный характер, так как в ней представлены понятные для представителя любой страны сведения. Она подтверждает легальность проводимого перевоза. При отсутствии ЦМР правоохранительные органы могут арестовать перевозимые ТМЦ. Здесь отмечается каждый этап, происходящий с грузом. Будь то передача его экспедитору или конечному получателю. Соответственно так определяется и материальная ответственность лиц в определенный момент времени.
Свидетельство о происхождении
Это бумага о сертификации товара, которая отражает и место его производства. Соответствующие госорганы вносят сюда пометки об изготовлении на территории конкретного государства. Также включается и описание товарных характеристик. В РФ его выдает торгово-промышленная палата. В зависимости от страны-приобретателя здесь проставляется маркировка. Есть также общий формат для некоторых территорий.
Сертификат формы А
Certificate of Origin form A – это универсальный международный документ, котирующийся во многих державах. На таможне он используется для идентификации места происхождения товара. Приобретающая сторона получает по нему льготы и бонусы при растаможивании.
Здесь следует различать несколько понятий:
Заявление о контроле места назначения
Destination control statement делается отправителем и оно отмечается на коммерческих фактурных счетах, коносаментах, авианакладной и в прочих бумагах об экспортировании. Оно необходимо для сопровождения процесса поставки до конечного пункта. Никакой специальной формы оно не имеет и составляется для соблюдения прибытия в конкретную геологическую точку.
Какие документы нужны при отгрузке покупателю товара относительно его качества
Эта документация требуется не только для перечисления характеристик продукции, но и для сверки с получаемой по факту.
Сертификат проведения приёмки третьей стороной
Некоторые приобретатели хотят увидеть свидетельство о проверке незаинтересованным лицом. Затраты на подобные процедуры зачастую несут они же (если иное не оговорено в договоре).
Четыре вида таких операций:
Сертификат испытаний или качества материалов
Для отдельных товарных категорий (химпродукты и сырье) их поставщик предоставляет химсертификаты, с указанием показателей по составу, кислотности, вязкости и пр. Эти сведения выводятся при содействии независимой лаборатории, выбранной самостоятельно сторонами (до отправки или после). Металлические предметы доставляются при проведении сертификации свойств этих материалов.
Общие правила создания первичной документации
Какие документы нужны при отгрузке товара для покупателя это далеко не единственно важный вопрос. Немаловажно соблюдать и принципы их заполнения и оборота. С точки зрения законодательства, надо брать во внимание ст. 9 ФЗ 402 о бухучете от 11 года.
Здесь указаны обязательные разделы, включаемые в документ:
В конце стандартно ставятся подписи людей (из шестого пункта). Для этого прописываются их фамилии и инициалы либо другие идентифицирующие их реквизиты.
Кто принимает участие в транспортных перевозках
Основные два лица: грузоотправитель и получатель. Но чтобы, доставить товар по месту назначения сюда же привлекаются штатные водители или компании-транспортировщики. И им, в свою очередь, тоже представляются такие оригиналы документов, как и сторонам совершаемой сделки. Сторонний транспортировщик может доставлять груз морем, воздухом или по земле. В первых двух случаях и доставка собственными силами обычно в принципе затруднительна.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
ТОРГ-12: правила заполнения
Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.
Подготовка и оформление отгрузочных документов этого типа требует включения разделов:
В конце проставляются подписи фигурантами товарно-денежных отношений. От продавца это работник, одобривший отпуск товара, выдавший его со склада сотрудник и главбух. Расписываются здесь же и представляющие интересы покупателя и грузополучателя лица. Для этого могут быть использованы сведения по доверенностям, на основании которого делается приемка. Документ датируется. Ставятся и печати с обеих сторон, хотя по ст. 9 ФЗ № 402 это вовсе необязательная инициатива.
Обязателен ли образец ТОРГ-12
Приходится учитывать нужные информационные блоки, которые используются большинством участников товарно-денежных отношений. Принципиально они имеют право по согласованию добавлять свои разделы, отражающие некоторую специфику сделки. В целом стандартизированная форма имелась в распоряжении организаций до 2013 года. Затем унификация была отменена. То есть сейчас фигуранты товарооборота вправе брать старый формат для удобства или создавать собственный.
Особенности оформления
Отгрузочные документы от поставщика — это бумаги при отгрузке товара со склада соответственно. Представленные сведения используются при подтверждении операций по поставке, исполненным услугам и при передаче имущественных прав. Подготавливать их нужно в нескольких экземплярах. Как минимум для грузоотправителя, получателя и водителя. Плюс одна копия потребуется для транспортной компании (при ее привлечении).
Кто занимается формированием рассмотренной выше документации? Это продавец либо компания-транспортировщик, которая работает с первым по договору о транспортировке. Проставляемая датировка соответствует дню отгрузки (п.3 ст.9 закона № 402-ФЗ). Накладные оформляются в момент отдачи ТМЦ заказчику или же организации-перевозчику. Дата в УПД и в Т-накладной проставляется не раньше той, что прописана в ТТ-накладных. При несоблюдении этих условий надзорные органы посчитают произошедшую процедуру фиктивной. Тогда вычета НДС приобретателю не положено. Все данные в них также должны совпадать.
Поскольку риск утери и порчи изделий из-за кражи, тряски и погодных изменений велик, надо заранее определить ответственное за это лицо. Оформление и выписка пакета первичных документов на отгрузку товара при передаче его покупателю нужны в качестве доказательств совершения сделки. Все пункты и важные нюансы надо фиксировать документально, в том числе чтобы было с кого спрашивать компенсацию за убытки. Упростить все рутинные процедуры с документами поможет программное обеспечение от «Клеверенс». Мы предлагаем решения различных типов: как индивидуальные предложения, которые персонализированы конкретно под тип хозяйственной деятельности, так и коробочные решения для любых фирм.