Что значит оптимизация работы

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:

Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.

Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.

Источник

Оптимизация: что это, назначение и способы оптимизации

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Мы часто слышим выражения такого плана: «Нужно оптимизировать схему работы городского транспорта», «Необходимо оптимизировать затраты» и т.п.

Что же это такое – «оптимизация», для чего она нужна, и каковы способы оптимизации? Рассмотрим эти вопросы в данной статье.

Оптимизация — это максимум пользы при минимуме затрат

Допустим, есть задача: оптимизировать поставки сезонных овощей в сеть супермаркетов. Что это значит? Это значит, что нужно сделать следующее:

Данный алгоритм описывает меры, которые нужно предпринять, чтобы сезонные овощи всегда были на прилавках магазинов.

Вывод: оптимизация – это ряд действий, которые нужно выполнить для того, чтобы достичь максимально благоприятного результата при минимальных затратах.

В переводе с латинского слово «оптимизация» обозначает «наилучший». Оптимизировать (найти наилучший вариант функционирования из всех имеющихся) можно любой процесс, любое действие и любую цель. Оптимизация возможна в различных сферах деятельности человека.

Математика – точная наука, поэтому термин «оптимизация» в этой области имеет конкретную лаконичную формулировку:

Сайты, размещенные в интернете, также можно оптимизировать.

Это необходимо для того, чтобы контент, размещенный на этих интернет-ресурсах, «увидели» бы как можно больше поисковых систем и прочитало максимальное количество пользователей сети. Подробней о методах продвижения сайтов можно узнать, пройдя по этой ссылке: Что такое SEO-оптимизация.

Далее в статье мы немного подробней остановимся на процессах оптимизации в сфере экономики.

Оптимизация бизнеса

Предприниматель, открывая свой бизнес, делает это с целью получения материальной выгоды, т.е. прибыли. Он ставит перед собой 2 задачи: сначала выйти на окупаемость («выжить»), а затем – развить свое детище.

И если «выжить» еще как-то можно с помощью стартового капитала, упорства и работоспособности предпринимателя, то расширить бизнес невозможно без грамотного управления и выполнения комплекса специальных мер – то есть, без оптимизации бизнеса.

Рассмотрим схематичный алгоритм (что это?) оптимизации бизнес-процесса:

Умение взглянуть трезвым взглядом на свой бизнес и принять решение о его оптимизации – это один из талантов успешных бизнесменов.

Оптимизация производства

Главная цель любого производства – это получение дохода. Чем выше прибыль при минимизированных затратах, тем выше ликвидность (эффективность) кампании. Достичь этой цели возможно, проведя оптимизацию производства.

Это значит, что необходимо выполнить «настройку» производственного процесса таким образом, чтобы затраты на производство были минимально возможными (без потери качества), а прибыль – максимальной при имеющихся входных данных.

Рассмотрим методы, которые могут помочь провести оптимизацию:

Важно: осуществление оптимизации производства возможно только с помощью комплексного подхода.

Так, модернизация средств производства не принесет должного эффекта без переобучения персонала и наличия рынка сбыта продукции. Это касается и других методов оптимизации.

Оптимизация персонала

Задачи какого-либо производственного или иного процесса решаются людьми, которые его обслуживают, т.е. персоналом.

Определение равновесного состояния, при котором выполнение поставленных задач обеспечивается определенным количеством сотрудников, называется оптимизацией персонала.

Задача кадровых работников или сотрудников высшего звена заключается в определении минимального количества работников определенной квалификации для обеспечения максимальной эффективности производственного (или иного рабочего) процесса.

При этом оптимизация может осуществляться несколькими методами:

Данные методы могут применяться как по отдельности, так и в комплексе. Выбор метода зависит от конкретной ситуации, сложившейся в кампании.

В этой статье затронуты лишь некоторые сферы, в которых оптимизация является важным аспектом для достижения нужного результата. Читайте наш блог, и вы будете знать больше других.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (3)

В процессе оптимизации важно сохранять баланс. Так как стремление снизить затраты любыми способами часто сказывается на качестве конечной услуги или товара. А это приведет к потере клиентов, и прибыль снизится, хотя задача была иная.

Что такое «оптимизация» — мы видим на примере отечественного образования. И на примере медицины также. Руководители рассудили рационально, например так: «Зачем в деревне школа, когда родители могут отвозить детей на своей машине в городскую школу»?

А что, верно. Ведь у каждого взрослого человека, проживающего в сельской местности, есть личный автотранспорт. А дороги сейчас в любую глушь идеальные, в отличие от советского периода. Вот это живой пример оптимизации.

Серега: есть такое дело. К сожалению, еще не все либералы из 90-х ушли на пенсию. Многие до сих пор «оптимизируют» и не выковыряешь. Есть и молодые выпускники ВШЭ, у которых мозги не в ту сторону повернули.

Сейчас власти начинают осознавать перекосы. Исправят быстро, я уверен. С дорогами то получается, а ведь никто не верил. Вот бы еще и с дураками так же быстро разобраться.

Источник

Как оптимизировать рабочий процесс: полезные советы и лайфхаки

Оптимизация рабочего процесса

Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:

методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;

лайфхаки, которые займут у вас немного времени.

Оптимизация рабочего процесса: методики

«FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а н аоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для те х к то не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.

Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки

Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.

Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.

Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.

Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.

Планируйте свой день.

Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.

Н еобходимо планировать даже свободное время.

Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.

Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.

Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточит ь ся. Если его пить много, то оно перестает помогать.

Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.

Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.

Если есть возможность, то поспите немного днем.

Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.

В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.

Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.

Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.

Не забывайте поощрять себя за различные достижения.

Заключение

Мы будем очень благодарны

если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.

Источник

Оптимизация и автоматизация рабочих процессов

Бизнес-процесс крупной компании — это огромный механизм, роль шестеренок в котором играют задачи и действия, направленные на достижении цели. Чтобы деятельность была наиболее эффективной по требуемым показателям, бизнес-процесс необходимо оптимизировать — увязать все действия таким образом, чтобы достичь поставленной цели с наименьшими затратами.

Зачем нужна оптимизация: как облегчить бизнесу жизнь

В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.

Под оптимизацией понимаются решения, призванные устранить недостатки и наладить работу каждого звена компании по принципу «процесс-результат». Цели зависят от отрасли и структуры предприятия, но их можно обобщить:

Есть различные подходы к оптимизации бизнеса: построение структурных схем, выделение сильных и слабых мест, постановка задач и граничных условий (по времени или затратам) для их выполнения, анализ информационных потоков, автоматизация работы.

Автоматизация не только ускоряет обработку повторяющихся задач (ответы на письма, звонки, заполнение таблиц), но и помогает централизовать весь бизнес-процесс в едином поле. Менеджеры могут выставлять задачи рабочим и следить за их выполнением, создавать прозрачную отчетность и, что важно, наблюдать, как действия в цепочке процессов влияют друг на друга. Такой анализ помогает держать перед глазами всю картину бизнеса и вовремя реагировать на негативные изменения.

Инструменты и сервисы для оптимизации и автоматизации

Современные инструменты для автоматизации можно разделить на несколько категорий:

Приведем примеры сервисов для оптимизации бизнеса:

Деятельностью любых процессов предприятия является получение максимальной прибыли при минимальных затратах. Это первоначальная задача. Поэтому, когда реструктуризация становится неизбежной, топ-менеджмент принимает решение делать оптимизацию по сокращению затрат по наименее доходным направлениям. Такими неприбыльными «придаточными» сферами деятельности организации являются административные подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат, юристы.

Что касается сокращения кадров, то большинство предпринимателей и наемных управленцев первоначально снижают затраты за счет обслуживающего персонала. Эти кадровые единицы считаются менее востребованными. Однако не все так просто.

К другим, довольно распространенным административным решениям, относятся:

Очень распространены и, так называемые, кадровые перестановки и слияния подразделений, когда из двух отделов формируется один. При этом руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо пополнять штат рядовых сотрудников.

С чего следует начать кадровую оптимизацию на предприятии

Если вам необходимо качественно провести оптимизацию работы персонала, соблюдайте определенный алгоритм действий:

Основные методы оптимизации работы компании:

Сокращение персонала не должно отразится на качестве производства. Никогда не забывайте об этом. Перед тем как начать оптимизацию, следует подумать о качественных изменениях кадрового потенциала фирмы, над его эффективностью использования и нормировании труда.

Не нужно реструктуризировать отрасль, приносящую высокую прибыль компании. Кроме того, следует проанализировать особенности взаимодействия между «доходными» подразделениями и топ-менеджментом. Если коммуникация устойчива и стабильна – оставить все без изменений. Дополнительные требования и отчеты могут нарушить баланс и негативно отразиться на результатах работы отделов и компании в целом. Качественная кадровая рационализация предусматривает увеличение численности высококвалифицированных специалистов.

Очень сложно добиться позитивных результатов в тех подразделениях компании, где затраты превышают доход.

Если для сотрудника «центрального ядра» уровень затрат выше уровня прибыли, следует дополнительно проанализировать объективность этих показателей. Принимать решение о сокращении кадровой единицы следует на основании интересов предприятия, а именно: чем больше разница столбиков доходов и расходов сотрудника, тем очевиднее становится риск его увольнения.

5 советов по эффективной кадровой оптимизации предприятия

До внедрения методов кадрового оптимизирования администрация должна принять все возможные меры для улучшения эффективности работы. Никогда не забывайте, что увольнение – последняя мера, к которой следует прибегать только в самом крайнем случае, когда все доступные способы осуществить оптимизацию оказались недейственными.

Заполните форму и свяжитесь с нашими специалистами для подробной консультации.

3 клика или 1 звонок

Чтобы стать клиентом нашей компании

Оставьте ваши данные и мы перезвоним вам через 15 минут

Источник

Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу компании?

Прежде чем говорить о том, что такое оптимизация бизнес-процессов, давайте уточним, какие аспекты деятельности предприятия вообще можно отнести к данной категории. Более того, многие авторы используют этот термин без пояснений, как интуитивно понятный, хотя сами зачастую не слишком хорошо его понимают и заменяют альтернативными терминами вроде “бизнес-сущности”.

Итак, бизнес-процессом можно назвать регламентированную последовательность действий нескольких сотрудников, направленную на получение определённого результата, имеющего ценность для заказчика процесса (под заказчиком мы понимаем не только клиентуру, но и того сотрудника, который “принимает эстафету” дальнейшей работы с продуктами процесса). Мы говорим именно о нескольких сотрудниках, потому что действия работника всегда хотя бы косвенно связаны с результатами труда других участников процесса: продавец взаимодействует с поставщиками; штукатур — с каменщиками и т. п. Участие людей является обязательным признаком бизнес-процесса, поскольку полностью автоматизированная последовательность действий переходит в другую категорию процессов — технологических.

Следовательно, оптимизация бизнес-процессов компании (Business Process Optimization) — это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.

В чём могут выражаться усовершенствования, какими методами они достигаются, расскажем в этой статье.

Наглядный пример оптимизации бизнес-процесса

Недостатки процесса:

Изучение бизнес-процесса специалистами-аналитиками позволило вдвое сократить время бизнес-процесса и на треть уменьшить использование бумажной документации:

Когда нужно проводить улучшение бизнес-процессов

Для некоторых предприятий оптимизация может оказаться весьма затратным мероприятием, поэтому, прежде чем принимать подобное решение, следует изучить ключевые точки деятельности компании.

Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

Оптимизацию следует отличать от реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг — это однократная революционная методика кардинального изменения деятельности организации, тогда как оптимизация носит эволюционный характер и применяется по мере необходимости и столько раз, сколько это понадобится.

Описание бизнес-процессов

Прежде чем преобразовывать какие-либо процессы, их нужно описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Описание выражается в графическом и текстовом виде.

Как создать информативную модель бизнес-процесса? Профессионалы могут рассказать о критериях, методах и даже специальных языках описания, таких как нотация BPMN, которая считается одним из лучших языков моделирования и существенно упрощает работу проектировщиков.

Однако здесь мы рассмотрим основной алгоритм создания полной и понятной схемы.

Если полученная схема бизнес-процесса понятна даже несведущему в вашем бизнесе человеку, значит, работа по описанию процессов выполнена правильно.

Критерии оценки потребности в оптимизации

Имея в своём распоряжении наглядные схемы, мы можем оценить оптимальность бизнес-процессов и сделать выводы о необходимости их улучшения.

В свою очередь, параметры, по которым проводится оценка бизнес-процессов, тоже следует проанализировать. Так, качество конечного продукта проверяется через отзывы клиентов (рекламации). Промежуточные результаты оцениваются по уровню удобства выполнения следующей процедуры.

Эффективность управления бизнес-процессом оценивается с помощью системы качественных и количественных коэффициентов:

Принципы оптимизации

Методология и эффективные приёмы оптимизации

С чего начать оптимизацию бизнеса? При выборе комплекса методов оптимизации необходимо учитывать параметры, влияющие на целесообразность тех или иных мероприятий:

Основные методы улучшения бизнес-процессов

В зависимости от характера выявленных проблем на конкретном предприятии может применяться индивидуальный комплекс методик:

Способы оптимизации бизнес-процессов

Основные приёмы рационализации бизнес-процессов давно известны и с успехом применяются на предприятиях с различной спецификой производства.

Распространённые ошибки оптимизации

Одна из типичных ошибок оптимизации бизнес-процессов в организации — концентрация на психологически значимых, но объективно несущественных элементах деятельности. В результате степень решения проблем получается очень слабой, а зачастую и уходит в минус. Рассмотрим такую ситуацию. При обсуждении срыва сроков доставки менеджер утверждает, что строго придерживался регламента. Соответственно, руководство начинает модернизировать инструкции. Однако менеджер — не специалист-аналитик, он не может изучить начало и конец процесса, дать оценку работе смежных служб. Если бы эта работа была проделана, могло бы выясниться, что менять нужно не регламент, а, допустим, процесс “продажи”.

Другой недочёт внедрения изменений — интуитивная реорганизация процессов. Источники, по которым можно было бы изучить технологию оптимизации, часто написаны сложным, профессиональным языком и изобилуют непонятными формулами. Подобные “руководства” сложно применить к конкретной производственной обстановке.

И, наконец, самая частая ошибка, которая прослеживается практически в каждой организации, — личное участие высшего руководства в оптимизации. Не являясь специалистами в той или иной области, собственники и топ-менеджеры редко могут действительно грамотно рассчитать объёмы и характер необходимых изменений. Кроме того, они тратят на решение этих проблем своё время, которое могло бы быть использовано для реализации стратегических задач.

Внедрение рекомендаций по оптимизационным мероприятиям

В зависимости от масштаба эти работы могут занимать от шести-восьми недель и более.

На практике последовательность действий выглядит приблизительно так:

Работу можно считать оконченной, когда контролирующий орган отметит повышение эффективности деятельности (достижение запланированных показателей) на данном участке.

Заключение

Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ. Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности. Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации.

Источник