Что такое workflow в разработке
Комплексный Workflow. Решение проблем растущей IT-компании. Часть 1
Привет, хабраобщество!
Давно не писал материалов, всё больше читал чужие. Но вот, выдалась свободная минутка (пока с трёх iMac’ов сливаются свадебные фото c дисков ввиду отсутствия у моего бука привода :) и я решил выложить материал про наш рабочий процесс. Мы — молодая компания Fruitware из солнечной Молдовы, а я сам совмещаю должности коммерческого и исполнительного директора, хотя наиболее опытен я, как ни странно, в веб-программировании.
Наша компания прошла довольно значительный путь длинной в полтора года от «гаражной» студии из 5ти человек до серьёзной организации из 40.
Я скажу вам честно — увеличиться в 8 раз — это не самый безболезненный процесс и нас не раз лихорадило. Но, учась больше на своих ошибках и немного на чужих, мы построили свой порядок работы, начиная с технического оснащения и до управления проектом.
Redmine
Основной инструмент у нас — Redmine с установленной CRM-системой. Там мы храним проекты и консолидируем информацию о каждом в его Вики. На каждого клиента заведена карточка, на организации — несколько. Каждый новый заказ фиксируется сделкой для работы воронки продаж, а каждый платёж предваряется сгенерированным счётом. Также мы используем вехи Redmine для организации работы по спринтам, в задачах проставляем планируемое время и указываем фактические трудозатраты. Эти же данные используются для проверки работы сотрудников и начисления зарплат и бонусов.
Весь код мы храним в GIT, выкладываем его на собственный выделенный сервер в Германии (Hertzner). На каждого нашего разработчика открыт отдельный ftp-аккаунт для логирования любых проблем.
Что касается интерфейса управления GIT’ом — в данный момент мы используем gitosys с интерфейсом n98-gitosis-admin, но смотрим в сторону GitLab.
IDE и стандарты
Есть корпоративные стандарты написание кода, корпоративный же IDE (PHP Storm) и набор практик для работы.
По сути это даёт нам нормальную стандартизацию работы, возможность легко подойти к любому разработчику и привычно для себя на его компьютере или ноутбуке внести правки в код, провести код-ревью или помочь с дебаггом.
Штатное расписание
Рабочий процесс
С иерархией вроде бы разобрались, теперь перейдём к самому важному — процессу работы с проектом.
Начнём с того, что мы знакомимся с новым заказом и наша задача — понять проблематику клиента и предложить решение в сфере рекламы, дизайна или it. Для этого на встречу или переговоры с клиентом обязательно попадают коммерческий директор, арт-директор, системный аналитик и аккаунт (он же менеджер). Вместе мы формируем коммерческое предложение или видение проекта с понятным описанием проблемы, того, чего ждёт от нас клиент и того, что мы готовы сделать для него. На основании этого документа начальниками соответствующих отделов определяются объёмы работы, и формируется бюджет. На этом этапе бюджет может быть примерный или окончательный (всё зависит от размера проектам и его Х-фактора).
Далее, после получения принципиального согласия, формируется постановка проекта — более полное описание функционала. На основе постановки детализируется стоимость и уже после получения аванса начинается самое главное — написание ТЗ. ТЗ пишется системным аналитиком вместе с главой соответствующего департамента, чтобы не выйти за рамки бюджета.
Затем по ТЗ составляется два документа — смета со списком больших задач (без ограничений по времени) и список задач с высокой детализацией (не больше 4х часов на задачу).
Конечные исполнители, аккаунт клиента, системный аналитик и главы задействованных департаментов (в том числе и QA) встречаются и обсуждают проект, чтобы все понимали стоящие перед ними задачи одинаково. После встречи уточняется как смета, так и список задач.
Проводится стендап планирования спринта — здесь уже только исполнители, менеджер, тимлид или заменяющий его глава отдела и при необходимости системный аналитик. Затем в редмайне устанавливается веха на первый спринт, определяются конечные проверяемые индикаторы готовности первой версии, они описываются в вики вехи, задачи из списка добавляются в редмайн и назначаются на конкретных исполнителей с ориентировочным сроком выполнения.
Дальше всё по знакомому многим сценарию — дневные стендапы до 15 минут — что делали вчера, что планируете делать сегодня, какие проблемы возникли.
Спринт заканчивается стендапом с обзором сделанного, показом менеджеру получившегося продукта. Глава департамента перед этой встречей делает обязательный код-ревью. Затем, при необходимости, следует ретроспективный взгляд на спринт и обсуждение возникших проблем.
После первого спринта всё повторяется до полной готовности проекта. При необходимости промежуточные результаты показываются клиенту.
Преимущества
Будущее
И многое другое.
Спасибо за внимание, буду рад ответить на ваши вопросы.
Введение в Microsoft Workflow Foundation
Заинтересовались — читайте дальше.
Введение
Если оглянуться, то мир вокруг нас — это бесконечная череда сменяющих друг друга процессов. Мы сажаем зерно, оно прорастает, цветет, оставляет потомство, погибает. На его месте вырастает что-то новое. И так день за днем. Люди пытаются описать эти процессы, симулировать их на компьютере, придумывают что-то новое. Для этого создаются различные ментальные модели, которые упрощают описание повседневных процессов. Вводятся уровни абстракции. Например, придумали объектно-ориентированное программирование. С его помощью можно описывать объекты реального мира. Это легко и естественно. Достаточно посмотреть на вещь и в голове уже вырисовывается более или менее точная модель: какими свойствами обладает этот объект, какие действия может совершать.
Но объекты, которые никак не взаимодействуют между собой, не имеют никакого смысла. Жизнь — это движение, зачастую цикличное. С другой стороны в мире существует человек. Он вносит некоторую сумятицу своей разумностью. Многие вещи, которые он делает — непоследовательны. Мотивы не всегда ясны. Сроки не всегда соответствуют ожиданиям. Человек может о чем-то забыть, что-то сделать не так, как задумывал раньше. И в тоже время он тоже оперирует объектами. Будь то объекты реального мира, такие, как камни, цветы, вода, или виртуального: документы, информация, слова.
Именно для описания движения и взаимодействия объектов внутри программ создана технология Microsoft Workflow Foundation. Это связующее звено, которое позволяет создавать взаимодействия, связывающие объекты между собой или процессы, протекающие внутри самих объектов. Workflow Foundation (WF) разделяет все процессы на два основных типа: последовательные процессы (sequential) и процессы, основанные на состояниях (state machine).
Последовательные процессы
Последовательные процессы, в понимании WF, — это такие процессы, которые обычно происходят без вмешательства извне. Также, они занимают относительно немного времени. Хорошим примером такого процесса может послужить копирование файлов из одной папки в другую: мы задали папки в начале процесса, а потом в него не вмешиваемся до завершения. Т.е. это, по сути, отлаженный конвейер. Да, может что-то сломаться и потребовать каких-то действий, но это исключительные ситуации, которые обрабатываются отдельно.
Процессы, основанные на состояниях
Лучший пример процесса, основанного на состояниях, кроется в его переводе. State machine буквально означает государственный аппарат. Это такой процесс, который имеет множество состояний, которые в зависимости от различных событий могут переходить из одного в другое. Все это мы обычно видим в бюрократическом аппарате: государственная страховка, продажа квартиры и т.д. Требуются подписи различных чиновников, которые могут быть в отпуске или на больничном. Такой процесс может длиться очень долго: дни, недели, а то и месяцы. Именно для таких ситуаций создан state-machine workflow.
Что нам дает WF
Давайте теперь посмотрим, что нам дает WF. В первую очередь это наглядность. Все мы постоянно рисуем какие-то схемки, наброски. В более сложных случаях мы детально углубляемся в проектирование, например, рисуем временные диаграммы. Теперь мы можем перенести эти эскизы в Microsoft Visual Stuidio 2008 с помощью встроенного редактора. Вот как это выглядит:
Даже далекий от программирования человек сможет разобраться в том, что происходит на диаграмме.
Но все эти эскизы оторваны от действующей программы, никак с нею не взаимодействуют. Если нам надо изменить течение процесса, то необходимо открыть исходники, вспомнить места, в которых необходимо сделать изменения согласно новому эскизу. Эти задачи позволяет решить WF. Мы можем просто взять и перенести участок кода на другое место. Тут же его скомпилировать и сравнить с исходным вариантом.
Также использование WF помогает более наглядно представить работу системы. Выделить процессы, которые могут быть разделены на составляющие или наоборот, объединены. Также поддерживаются транзакционные системы: можно задать компенсирующий процесс для случая, когда что-то пошло не так. Этот процесс вернет систему в состояние, в котором она находилась до наступления ошибки.
Есть возможность опубликовать процесс в качестве сервиса или веб-сервиса, доступного через интернет. Более того, можно создать так называемый Durable web-service, который сохраняет идентификатор сессии и состояние сервиса в промежутках между вызовами, позволяя выполнять процесс в течение длительного времени, не поддерживая соединение. Вы даже можете остановить процесс, сохранить состояние и запустить его на другом компьютере с того же самого места.
Средства разработки
Наиболее удобным средством разработки является визуальный редактор, встроенный в Visual Studio 2008. Он позволяет быстро и гибко создавать и модифицировать процессы. При этом нет необходимости разбираться в том, как это устроено на низком уровне. Также можно создавать процессы, используя язык разметки XAML или при помощи C#.
Давайте взглянем на основные элементы интерфейса для работы с процессами в студии. Вот как выглядит окно в процессе разработки:
Рассмотрим назначение каждой панели.
Это основной документ, в котором мы моделируем процесс. Сейчас мы видим приглашение перетащить туда какие-нибудь элементы для создания последовательного процесса.
Процесс состоит из базовых элементов, называемых Activity. Они находятся в панели Toolbox под номером два. В ней находится множество элементов. Часть из них вполне понятна по их названию. Например, While или IfElse. ConditionedActivityGroup звучит более загадочно.
Естественно, понадобится панель Properties для настройки всевозможных параметров.
Также очень полезна панель Document Outline, обозначенная цифрой четыре. В ней отображается дерево элементов данного процесса, позволяющее быстро переходить от одного элемента к другому.
Заключение
WF предоставляет разработчику более высокий уровень абстракции при работе над проектом. Позволяет пробовать новые идеи, используя имеющиеся наработки. Вы можете создать библиотеку часто используемых процессов и их элементов для повторного применения в других проектах. В следующей статье мы познакомимся поближе с последовательными процессами на примере программы, осуществляющей резервное копирование файлов.
Современная workflow-система. Возможности, инструменты, Value Stream
Компании несут убытки из-за неэффективности рабочих процессов. До появления необходимого ПО люди организовывали, контролировали и стандартизировали этапы работы вручную. Даже сегодня компании часто ведут документацию и отчетность на бумажных носителях. Однако новые бизнес-технологии помогают ускорить процессы и повысить их эффективность. Одним из этапов цифровой трансформации компании может стать внедрение системы Workflow. Далее расскажем про современные модификации таких систем, а также поговорим о перспективах развития технологии в рамках ITIL 4.
Это технология управления и автоматизации, при которой потоки работ организованы в последовательность шагов в соответствии с набором правил. Она направлена на организацию повседневных задач персонала. Система Workflow координирует рутинные процедуры, упрощает и ускоряет их выполнение. При этом фокус направлен на роль конкретных людей и автоматизацию их действий на каждом этапе бизнес-процесса. Workflow — удобный инструмент для координации работы отделов, когда нужно четко определить, кто, что и когда должен сделать.
Концепция появилась в 1990-х параллельно с развитием идеи об управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). Однако не стоит их путать. BPM — комплексный подход, который концентрируется на стратегических задачах, в то время как Workflow направлена на решение задач тактических. Управление бизнес-процессами работает над всей цепочкой взаимодействия с клиентом, а не только над отдельными этапами и видами процедур. Поэтому внедрение BPM требует более сложных изменений, чем Workflow.
Возможности workflow-систем
По мере того как компании становятся более ориентированными на клиентов, цифровая трансформация бизнес-процессов становится необходимостью. Независимо от сложности каждая система Workflow должна поддерживать 3 главных типа функций.
Создание и модификация workflow-процессов. В системе должны быть конкретные инструменты для их моделирования и изменения. Также важно реализовывать принцип If This Then That («если это, тогда то»), чтобы понимать, при каких условиях предпринимаются следующие шаги.
Реализация workflow-процессов. К этой функции относится маршрутизация документов (их перемещение исполнителю и сбор информации об их статусе); управление задачами (их создание и назначение ответственному лицу); управление состояниями (контроль за изменениями, которые вызвал процесс) и уведомление о событиях.
Мониторинг workflow-процессов. Система должна быть прозрачной, чтобы пользователи могли отслеживать состояние запущенных процессов и вносить в них изменения. Также в ней должны быть инструменты для формирования единых отчетов.
В дополнение к этим основным функциям, системы Workflow могут взаимодействовать с популярными пакетами офисных приложений, интегрироваться с системами управления контентом и другим корпоративным ПО. Также они должны обеспечивать конфиденциальность данных. Комплексные системы Workflow помогают организациям соблюдать отраслевые и правительственные правила, например о хранении информации или водяных знаках.
Low Code и No Code Workflow
По мере того как организации переживают цифровую трансформацию, их главным приоритетом становится модернизация процессов. Пользователям без опыта в разработке нужно быть гибкими, чтобы настраивать и модифицировать процессы для удовлетворения быстро меняющихся потребностей рынка. Речь идет не столько о работе со сложными схемами и диаграммами рабочих процессов, сколько об ускорении небольших, но трудоемких повседневных задач. Повсеместная диджитализация привела к появлению систем Low Code Workflow. В них заложены готовые сценарии и шаблоны, которые адаптированы к каждому типу рабочих процессов. Это требует от сотрудников минимальных технических навыков. Еще более прогрессивная концепция — системы No Code. Их разработали для того, чтобы пользователи без знаний в ИТ автоматизировали процессы и повышали эффективность за счет экономии на масштабе. Системы Low Code и No Code позволяют своевременно реагировать на постоянно меняющуюся рыночную среду, быстро создавая и корректируя рабочие процессы.
Система Workflow на практике
Workflow-процессы состоят из ряда последовательных действий, таких как создание новых записей, уведомление пользователей или выполнение определенных сценариев. Каждая система Workflow — это интерфейс для создания и изменения рабочих процессов путем добавления и соединения между собой отдельных операций. Это своеобразный графический редактор, который изображает систему workflow-процессов в виде блок-схемы. Операции представляют собой поля с дополнительной информацией, а переходы от одного действия к другому обозначены линиями. У пользователей системы может быть разный уровень доступа. Одни могут только создавать новые workflow-процессы, у других есть также возможность изменять и удалять их.
Workflow-система позволяет настроить такие параметры, как область применения каждого процесса, условия его запуска, расписание, входные данные и временные метрики. Также она содержит данные об авторе workflow-процесса и историю действий по каждому из них.
Современные workflow-системы: новый этап эволюции управления услугами
ITIL 4, последняя версия библиотеки лучших практик управления ИТ-услугами, была выпущена в 2019 году. Один из основных компонентов ее фреймворка — это сервисная система создания ценности (Service Value System, SVS). Ее основная идея заключается в том, что все процессы в организации направлены на достижение одной главной цели: предоставить ценный продукт конечному потребителю. Основа SVS — это цепочка создания ценности (Service Value Chain, SVC). Эта операционная модель объединяет различные виды деятельности для предоставления услуг. Их можно комбинировать разными способами, что позволяет создавать гибкие потоки создания ценности (Value Stream, VS). Правильно настроенная workflow-система может в этом помочь.
Для того чтобы конечный потребитель получил максимально качественную услугу или продукт, каждому участнику процесса необходимо полностью видеть свою роль и обязанности в потоке создании ценности. Это помогает сотрудникам оперативно решать свои задачи и вносить свой вклад в создание ценности.
Большинство workflow-систем построены по схожему принципу: пользователи могут сформировать процесс, связанный, например, только с инцидентом или же только с проблемой. Несмотря на это, сквозной поток создания ценности можно реализовать с помощью бизнес-правил и запуска Workflow по связанным сущностям. При этом участники процесса благодаря связям ITSM-объектов могут ориентироваться в сквозном потоке и осознавать распределение обязанностей.
Преимущества использования систем Workflow
Согласно исследованию McKinsey, в 2020 году автоматизацией занялось две трети опрошенных компаний по сравнению с 57% двумя годами ранее. Организации, которые включают внедрение workflow-системы в список своих приоритетов, видят следующие позитивные изменения.
Для достижения всех этих целей и удовлетворения других потребностей организаций разработано множество различных систем Workflow (Low Code, No Code). Область управления услугами постоянно меняется и развивается, и сегодня перед workflow-системами стоит новая задача — стать частью потока создания ценности.
Как работает система Workflow в компании
Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса.
Например, если клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, то требуется произвести следующие работы:
В качестве наглядного примера workflow можно привести добавление нового контрагента в систему компании. Данные контрагента вносятся через форму, которая инициирует дальнейший workflow процесс по верификации данных и добавлению контрагента:
Автоматизация Workflow чаще всего требуется в тех случаях, когда становится необходимо повысить скорость обработки заявок. Автоматизация с помощью систем, основанных на данной стратегии, позволяет решить несколько задач:
Системы класса Workflow: назначение, состав, функции
Как работает Workflow? Главным назначением систем данного класса является оптимальная организация потока работ в каждом конкретном отделе. Фокус делается на регламенте работ и контроле за его соблюдением. Немаловажно в данном случае добиться хорошего понимания каждым сотрудником тех этапов и задач, которые должен решать конкретно он.
При этом приложение Workflow в той или иной степени обслуживает бизнес-процессы, однако его фокус сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом.
Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS.
Отличия систем Workflow и BPMS
Если говорить самыми общими словами, то шаблоны Workflow направлены в основном на решение тактических задач, в то время как системы BPM направлены на решение стратегических задач.
В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не просто отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки, и после неё.
В отличие от BPM, Workflow фокусируется на отдельных этапах. Если в центре фокуса систем управления бизнес-процессами находятся сами процессы, то для Workflow важнее всего оптимизировать две вещи:
Таким образом, оба этих инструмента, которые на первый взгляд кажутся весьма разными, могут применяться совместно для достижения положительного результата.
Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM
Перевод на Workflow работы отдела или всего предприятия выгоден, когда нужно улучшить организацию повседневной работы сотрудников путём оптимизации следующих элементов рабочей среды:
Один из самых главных плюсов систем такого типа – их можно внедрить для обслуживания конкретных процессов «незаметно», это не требует глобальной перестройки стратегии работы компании, не подразумевает необходимости для сотрудников осваивать новые принципы работы.
Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow документооборот:
Что касается цифровой трансформации на основе систем BPM (BPMS), то здесь имеется большое количество отличий.
Наиболее часто BPMS является долговременной инвестицией, которая окупается не сразу, а спустя время, когда заканчивается этап настройки процессов и обучения сотрудников.
Сегодня существуют и такие системы, которые не относятся к Workflow и BPM в привычном понимании. Например, Low-code система Comindware Business Application Platform позволяют создавать решения обоих классов – workflow, BPMS – силами бизнес-аналитиков и внедрять их постепенно, без чрезмерных затрат. Таким образом, вы можете начать с внедрения workflow-решения, а при необходимости расширить его функциональность до уровня полноценной BPM-системы.
Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.
Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.
Управление проектами через workflow. Как я наладил производство в два шага
Управление задачами в плотном потоке проектов подобно жонглированию. Упал один шар из дюжины — это уже большая проблема. Пытаться поднять — увеличивать риски уронить остальные. Забыть про него — представление будет неполноценным. И при любом исходе доверие к профессионализму жонглёра подорвано.
Проджект-менеджеру ещё сложнее. Жонглёра ценят за яркое шоу, а труд пиэма должен быть максимально незаметен. Однако, часто в обойме проджекта накапливается такое количество проектов, что постоянные провалы в каждом из них становятся нормой жизни. И пиэма начинают ценить за шоу по поднятию шаров. То есть за потери ресурсов, потраченных на исправление ранее созданных проигрышных ситуаций.
Решение этой проблемы мы видим в использовании корпоративных стандартов моделей управления повторяющимися задачами. Корпоративных — потому что стандарты должны быть разработаны до момента найма пиэма. Менеджер может выбирать оптимальное решение для конкретного проекта/команды самостоятельно, исходя из заранее описанных регламентов, а не изобретать новые правила игры для каждого нового случая.
Что нужно знать о рекламе в мобильных играх
Аналитический обзор Gameloft: рекламные форматы, портрет аудитории, надёжные бенчмарки.
Основа стандартов — 2 типа документов
Воркфлоу (англ., workflow — «поток работ»)
Если новичок не сможет за 1 минуту разобраться, как устроено взаимодействие между участниками проекта и на какие этапы делится выполнение услуги, перед нами плохой воркфлоу. Хороший документ позволяет профессионалу за 5 секунд понять, на ком именно застрял процесс, если проект вдруг встал.
Регламенты
Детализируют воркфлоу, описывая, как именно происходит приемка-передача информации / данных / материалов, и какая технология стоит за выполнением каждой задачи.
Я настроил бесперебойную работу в продакшне «Кинетики» в 2 этапа:
Шаг 1. Определяем единый процесс работы
Ключевые вопросы для формирования единых коммуникационных потоков:
Какова последовательность работ?
Кто несет ответственность за каждый этап?
Какова последовательность коммуникации между сотрудниками/отделами?
Какие именно происходят коммуникации?
В каждом регулярном процессе задействованы одни и те же специалисты. В коммуникации принимают участие 4 стороны: Специалисты, PM (проект-менеджер), АМ (аккаунт-менеджер) и Клиент. Одна из задач PM: строго следить за этапами производства и последовательностью коммуникаций.
Для наглядного представления взаимодействия я разбил работу по каждой услуге на блоки:
В схеме используются следующие обозначения:
Реализация воркфлоу через блок-схемы позволяет отразить большое количество информации в сжатом объеме.
Возьмем один фрагмент:
— Проект-менеджер ставит задачу на формирование гипотез (1).
— Пиэм формирует техническое задание на внесение правок на сайт (2).
— После выполнения задания стратег информирует пиэма о готовности к запуску, пиэм проверяет, тестирует вариацию и дает добро на запуск тестирования. Это считается сдачей работ (4).
Детализацию я описал в регламенте: как именно ставить задачи, где брать шаблон для заполнения гипотез, как правильно их генерировать, как тестировать и т.д. Обычно регламентами пользуются новички или джуниоры, а опытные специалисты обращаются только к воркфлоу, т.к. правила работы и технологии им уже известны и находятся в оперативной памяти.
Шаг 2. Ретроспективы. Делаем поток более эффективным
Большой плюс такой схемы — возможность ретроспективы проектов, когда нужно разобрать сбой или какую-то проблему при ведении проекта. Руководителю отдела или директору в этом случае понятно: кто, что и когда делал, с кем общался. За несколько секунд можно определить, на каком этапе возникла проблема и где следует поправить регламент, чтобы ошибка не повторялась.
То же самое относится и к сотрудникам, принимающим участие в проекте; каждый может быстро вспомнить, где у него возникают проблемы в работе, а руководитель оперативно исправит эти моменты.
Наверняка, у многих есть талмуд (своя wiki), где написано «все то же самое». Это здорово, но ускоренное восприятие информации через схему — весомый аргумент в пользу воркфлоу. Опыт показывает, что, по сравнению с текстовыми записями или mindmap схемами, такой воркфлоу откладывается в памяти в разы быстрее.
Актуализация воркфлоу и синхронизация бизнес-процессов
Необходимость в этом возникает в двух случаях:
Добавлена или изменена услуга;
В существующем процессе найден баг (неточность / неполнота / нарушены этапы).
По последнему пункту актуализация составляет 90% работы.
Для того, чтобы это было проще реализовывать, рекомендую следить за строгостью исполнения работ в связке CRM-Воркфлоу-Регламенты-Система управления проектами:
Названия задач и название процессов должны быть строго одинаковыми во всей связке;
Вложенность задач / процедур, должна точно отражать структуру задач / хранения документов.
Названия и связи (я делаю их стрелками в xmind) помогут быстро увидеть, как изменения в одном элементе повлияли на остальные процессы. В сфере интернет-рекламы такие связи довольно сильны, изменения в составе услуги несут корректировки в бюджетировании, а это влияет на договорные обязательства, прайс и коммуникации между исполнителями.
Баги во взаимодействии будут находить и сотрудники (но лучше на них не надеяться), или вы при аудите выполнения задач и фидбеков клиента. Но стоит выделять только повторяющиеся сигналы / недовольства / пожелания, а не бросаться править процессы по первому звонку клиента, ведь обновление процедур — непростой этап, который делится на:
Внесение изменений в регламентирующие документы;
Уведомление о изменениях заинтересованных лиц;
Контроль внедрения изменений (95% времени).
Зачастую все это требует серьезных временных затрат высокооплачиваемых сотрудников.
Разрабатывая воркфлоу, не стоит забывать о том, что чрезмерная упорядоченность ведет к тому, что на ее поддержание приходится тратить слишком много времени, а значит, и денег.
Ошибки и неточности есть везде и после определенной отметки, борьба с ними обходится дороже, чем потери от них самих. В тоже время тотальный контроль удовольствие дорогое и сомнительное. Понимание того, какой именно объем процедур требует описания, приходит с опытом. Мне для этого потребовался год непрерывной практики, и теперь я постоянно вижу улучшения.
Итак, в управлении повторяющимися задачами важна согласованность работы команды и менеджера проектов. Ключевую роль в этом играют наглядное описание (бизнес-) процесcов и удобство работы с этими файлами. Я нарочно не пишу «с этими документами», т.к. люди плохо запоминают сложно структурированную информацию в тексте, будь то PDF или бумажный реферат. Зато блок-схемы воркфлоу усваиваются прекрасно. Попробуйте.