Что такое service desk

Что такое service desk

Если коротко – это служба приема и обработки обращений пользователей. Чаще всего под понятием «Service Desk» понимают программное обеспечение, которое помогает службам поддержки обрабатывать заявки от клиентов или сотрудников внутри организации.

Внедрение в компании service desk системы позволяет перевести любые сервисные службы на новый уровень зрелости. В результате сервис деск может стать единой точкой для обращений по самым разным вопросам.

Не подключается wi-fi, не работает телефония, нужно установить ПО или отремонтировать компьютер – заявка улетает в ИТ. Оформить справку – в HR. Заказать карту – в финансовый отдел. Сломался стул – в АХО. Подписать договор – юристам.

Ежедневно в службе сервис деск могут регистрироваться сотни подобных обращений от пользователей.

Омниканальность сервис деска

Способы оставить заявку могут быть различными: телефон, специальный email, личный кабинет, форма или веб-чат на корпоративном сайте, мессенджеры, мобильное приложение.

Вне зависимости от выбранного канала пользователь получит единый уровень сервиса.

Чек-лист функций сервис деск

К базовым функциям, которые помогают организовать сервисное обслуживание через сервис деск, относятся:

Форматы сервис деск систем

Система Service Desk может быть установлена, как на собственные сервера компании, так и использоваться в виде облачного решения. Второй вариант подходит для небольших ИТ-служб, т.к. в этом случае создание службы сервис деск не требует выделения дорогостоящего аппаратного обеспечения и может быть реализовано в сжатые сроки.

Так же все чаще крупные компании смотрят на «облака» в виду их арендной модели распространения и соответствующей возможности переводить капитальные затраты в операционные.

Источник

Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk

Что такое Service Desk?

Сервис деском или service desk называют:

Какие бывают системы Help Desk и Service Desk

В сфере поддержки пользователей компании, как правило, решают один из следующих типов задач:

На рынке присутствуют десятки систем автоматизации. Каждая из них ориентирована на решение какого-то из этих задач и обладает соответствующим функционалом.

Здесь мы говорим о решениях для работы в B2B — двух последних группах в нашей классификации.

Служба Service Desk и системы Service Desk

Задача сервисной службы — помочь максимально быстро решить проблему, с которой обратился пользователь. Она выполняет роль точки входа для пользователей, сталкивающихся с профильными для компании проблемами. Служба принимает и регистрирует обращения клиентов, используя различные каналы связи. Обрабатывая информацию из обращений, некоторые вопросы специалисты службы могут закрывать собственными силами, а другие они передают в соседние подразделения или вендору. Система Service Desk помогает автоматизировать этот процесс.

Основной объект, с которым работают service desk системы — это обращение пользователя или заявка. Она содержит информацию о вопросе пользователя — что за проблема, с каким оборудованием или ПО и т.п. Эти данные сообщает сам клиент по одному из поддерживаемых каналов (мессенджеры, электронная почта и т.п.) или уточняет диспетчер, принимающий клиентский звонок. В отдельных случаях можно настроить автоматическую отправку данных с проблемного оборудования.

Как правило, в сервисной службе выделяют несколько линий. Первая линия — диспетчера — принимает звонок и обрабатывает входящую информацию, регистрирует заявку.

После создания заявка назначается на одного из профильных специалистов из второй линии.

Иногда для решения проблемы клиента требуется привлекать разработчика или вендора — в этих случаях заявка переназначается на специалистов третьей линии или передается стороннему партнеру.

Некоторые проблемы в процессе решения требуют взаимодействия с пользователем. Service desk система помогает хранить все общение по проблеме прямо в заявке. А после решения проблемы заявка закрывается и сохраняется в архиве, так что при появлении аналогичной проблемы у того же или другого клиента рабочие материалы по старой заявке можно использовать в качестве подсказки. Также service desk система помогает хранить список клиентов и фиксировать правила работы с их обращениями (например, контрольные сроки).

Service desk система помогает расставлять приоритеты при решении клиентских проблем — работать с очередями и срочностью — а также контролировать сроки закрытия заявок.

Большинство подобных систем также позволяют собирать оценки по каждой заявке и контролировать таким образом тон общения с клиентами.

Кто работает с системой Service Desk

Учитывая механизм работы, доступ к системе service desk должны иметь все сотрудники соответствующей службы, так или иначе связанные с решением проблем по заявкам:

Преимущества внедрения системы Service Desk

Система автоматизации Service desk помогает компании выстроить процесс работы сервисной поддержки, помочь специалистам сосредоточиться на выполнении своих непосредственных задач. Оно позволяет вести учет пользовательских заявок в привязке к обслуживаемой инфраструктуре, ПО, оборудованию.

В целом внедрение сервис деск помогает повысить рентабельность бизнеса.

Основные функции Service Desk системы. Специфика сервиса юридических лиц

Чтобы определить функции, которыми должна обладать система service desk, выделим 7 ключевых областей, специфичных для сервисной поддержки юридических лиц:

Учет клиентов, договоров и этапов оплаты

Для фиксации всех обращений, сбора отчетности, и, конечно, правильной организации процессов Service Desk должен поддерживать ведение базы юридических и контактных лиц и сохранение истории взаимоотношений с ними. Это позволит правильно выстраивать будущие отношения и вовремя предпринимать необходимые меры. Например, для VIP заказчиков можно установить меньшие сроки выполнения заявок или настроить уведомление ответственного лица по всем обращениям.

Service desk система должна предоставлять механизмы учета индивидуальных с каждым клиентом договоров с уникальными параметрами оказания услуг (графиком обслуживания, сроками выполнения заявок и т.д.). Она должна обеспечивать контроль сроков истечения контрактов и этапов очередной оплаты в рамках договора абонентского обслуживания.

Объекты обслуживания, оборудование, ПО

Договор постпроектного или постпродажного сервиса всегда подразумевает то, что именно требуется «обслуживать». Если это была заказная разработка или доработка, то объектом обслуживания будет проект, сайт или информационная система. Если это продажа касс, терминалов, датчиков уровня топлива и т.д. — то оборудование. В любом случае, в системах класса service desk для автоматизации взаимодействия с юридическими лицами необходимо иметь базу обслуживаемой на уровне каждого клиента «инфраструктуры». При этом полезной является возможность вести и учет объектов обслуживания: локаций, офисов и т.д.

Каналы поступления и регистрации заявок

Сервисная поддержка должна обеспечивать полную прозрачность отношений между заказчиком и исполнителем при минимуме усилий со стороны последнего.

Стандартом де-факто в корпоративной среде остается общение по электронной почте. Поэтому автоматическая регистрация заявок по email с автопривязкой к заказчику — необходимая функция при выборе service desk.

В последнее время часть бизнес-общения переходит в мессенджеры. Если ваши клиенты используют их для подачи обращений, лучше рассмотреть service desk, у которого есть боты для соответствующих сетей — например, для Telegram.

Также многие service desk системы позволяют организовать клиентский портал для самостоятельной фиксации инцидентов, переписки, аттача файлов, контроля исполнения обращений и т.д.

Мобильные приложения для заявителей — еще один тренд последних лет. Пусть ваши клиенты сами решают через какой канал взаимодействовать с отделом сервиса и тех.поддержки, главное, чтобы service desk система предоставляла все основные возможности для этих коммуникаций.

Эффективность работы сотрудников. Расчет рентабельности бизнеса

Если сервисная служба достаточно велика (состоит из 5 и более сотрудников) или включает выездных инженеров, важно контролировать реальную загрузку исполнителей. Чтобы планировать их утилизацию и оценивать возможность заключения новых контрактов, стоит обратить внимание на модуль учета и списания трудозатрат. Дополнительное преимущество, если service desk система позволяет формировать отчеты по загрузке. Списанное по всем заявкам время можно перевести в денежный эквивалент и таким образом рассчитать рентабельность контракта поддержки.

Учет разовых работ и услуг

В сервисном бизнесе часто используется модель абонентского обслуживания. Если в этом случае требования клиента выходят за рамки включенного лимита затрат, можно предложить дополнительные услуги по прайс-листу и искать service desk, который умеет контролировать стоимость таких работ, задолженности по оплате и т.п.

Некоторые пользователи Okdesk дополнительно мотивируют своих специалистов в виде выплат процентов от совокупной стоимости выполненных разовых нарядов — это также может быть автоматизировано.

Рекомендуем внимательнее посмотреть на service desk, который позволит на основании выполненных задач в один клик формировать счета.

Оценка качества

Удовлетворенность клиента — важный субъективный показатель работы сотрудников службы поддержки и качества оказываемых услуг. Поэтому на этапе выбора системы service desk рекомендуем присмотреться к механизмам самостоятельного подтверждения факта выполнения заявки, а также оценке выполненных работ. Отчетность по удовлетворенности в динамике — хороший повод всегда держать руку на пульсе.

Простой и удобный интерфейс

Многие системы service desk исторически разрабатывались для грамотных в техническом плане ИТ-специалистов. Удобству работы и интерфейсу уделялось недостаточное внимание. Система, которую будут использовать не всегда продвинутые в технологическом смысле люди, например ремонтные бригады, сантехники, электросварщики, инженеры «эксплуатанционщики», должна иметь максимально понятный, простой и удобный интерфейс.

На интерфейс стоит обратить внимание и в том случае, когда к service desk подключаются клиенты (через описанный выше клиентский портал). Удобно, если этот интерфейс можно оформить в фирменном стиле компании.

Выездной сервис, мобильные приложения, заявки на карте

В случае, если ваш сервис «выездной», критически важным становятся инструменты управления работами и инженерами «в полях». Сюда можно отнести полноценное мобильное приложение выездного техника, отслеживание и распределение заявок на карте на ближайшего к объекту исполнителя, интеграция со справочником адресов (КЛАДР) и т.д.

Как выбрать Service Desk?

Выше мы описали, какие системы присутствуют на рынке. Выбирая решение для себя, стоит отталкиваться от задачи. В каждом сегменте есть инструменты под разные запросы и кошелек.

Помимо списка функций рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

Лучше перед внедрением воспользоваться бесплатными тестовыми периодами и оценить удобство интерфейса и доступность функций собственными силами.

Типовые сценарии применения Service Desk системы

Мы публикуем истории наших заказчиков о том, как они настраивают Okdesk применительно к своей ситуации. Рекомендуем ознакомиться с их опытом.

Разработчик оказывает своим клиентам платную поддержку, продавая часы. Работая с крупными заказчиками, компания встраивается в их техподдержку третьей — вендорской — линей. Внедрение Okdesk помогло навести порядок в обращениях, сохраняя все коммуникации по проблеме в одном месте. Появилась возможность контролировать и соблюдать SLA, что обеспечило гораздо больше положительных отзывов клиентов.

Протестировав различные инструменты, доступные на рынке, компания САБ выбрала Okdesk. Реализованная схема работы помогла увеличить количество клиентских договоров на 30%, не расширяя штат. Новый подход помог быстро сориентироваться и уйти на удаленку во время вынужденной самоизоляции 2020 года.

ТРС Саларис в Новой Москве внедрил Okdesk для ускорения реакции на обращения клиентов и арендаторов. В результате взаимодействия сторон стали более прозрачными и конструктивными. Все проблемы фиксируются и устраняются быстрее.

Автоматизация бизнес-процессов в том виде, в каком удобно компании, позволила свести на нет дублирование информации, сократить документооборот, а также существенно ускорить выставление реализации клиентам (что само по себе ускоряет оплату).

В ходе масштабирования сеть «Макси» сделала работу сервисной службы более эффективной. Внедрение Okdesk помогло оптимизировать работу диспетчеров на 30%, а сотрудников — на 20%.

Источник

Service Desk: что это и как помогает бизнесу

Service Desk — ключевой сервисный инструмент, который используют организации в рамках ITSM-подхода. Это понятие развилось из термина Helpdesk, а его определение сформулировано в библиотеке ITIL (IT Infrastructure Library). В последней редакции ITIL Service Desk занимает центральное место в цепочке создания ценности и определяется как единая точка контакта между поставщиком услуг и пользователями. Рассмотрим это понятие подробнее.

Service Desk — это коммуникационный центр, единая точка контакта (SPOC, Single Point of Contact) для удовлетворения потребностей как пользователей, так и ИТ-персонала. Service Desk также служит для достижения целей клиентов и ИТ-провайдеров. В данном случае «пользователь» относится к фактическому пользователю услуги, а «клиент» относится к субъекту, который оплачивает услугу. Согласно определению ITIL, Service Desk помогает в решении инцидентов и принимает запросы на обслуживание. Но независимо от того, какой вид помощи оказывается, цель службы поддержки — своевременное предоставление высококачественных услуг.

Service Desk vs Helpdesk — в чем разница

Понятия Service Desk и Helpdesk часто путают, но это не одно и то же. Первая служба может выполнять функции второй, но никогда — наоборот.

Helpdesk обрабатывает входящие запросы от конечных пользователей. Они обращаются в службу поддержки, чтобы решить проблемы, которые возникают с продуктом, услугой или системой в целом. Сотрудники службы поддержки отвечают на вопросы и оказывают помощь. При необходимости они передают запросы более квалифицированным специалистам.

Service Desk может содержать компонент Helpdesk, но ее ключевая цель — совершенствование процессов во всей организации. Ее внедрение помогает организации перейти на сервисную модель оказания ИТ-услуг. Service Desk выполняет множество задач: участвует в управлении активами, обеспечивает соответствие соглашению об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA), управляет ключевыми ITSM-практиками (управление изменениями, управление конфигурациями и др.).

Как внедрить Service Desk

Технологии развиваются, а количество решений на рынке продолжает расти. Современные компании используют множество инструментов для автоматизации различных бизнес-процессов. Путь к успешной интеграции Service Desk лежит не только через построение комплексной и ориентированной на сотрудников стратегии управления услугами, но и через слияние этой службы с уже существующими инструментами.

Перечислим составные части процесса внедрения службы Service Desk.

3 функции Service Desk

Service Desk выступает в роли SPOC между провайдером и бизнесом для регистрации всех отчетов об инцидентах, запросов на обслуживание, уведомлений об изменениях и других необходимых коммуникаций. Рассмотрим каждую функцию.

Service Desk отвечает за процесс управления инцидентами. Согласно ITIL, Service Desk несет ответственность за разрешение инцидентов в соответствии с SLA с целью скорейшего восстановления услуг.

Service Desk обрабатывает ИТ-запросы на обслуживание. Помимо управления инцидентами, она принимает рядовые обращения пользователей. Это именно та услуга, которая может быть автоматизирована при помощи каталога услуг (Service Catalog).

Service Desk работает как SPOC. Третья функция заключается в том, что Service Desk связывает бизнес и провайдеров для всех коммуникаций, связанных с ИТ.

Преимущества Service Desk

Помогает выстроить коммуникацию между ИТ и другими департаментами. Service Desk облегчает общение и сотрудничество между ИТ-отделом и другими службами, помогает не только устранять ошибки, но и предотвращать их.

Совершенствует процесс управления активами. Service Desk объединяет в себе все аппаратные и программные активы организации, что упрощает управление ими.

Повышает операционную эффективность. Service Desk помогает стандартизировать ИТ-процессы в соответствии с ITIL. Так ИТ-отделу проще планировать и отслеживать ИТ-стратегии.

Налаживает процесс принятия решений на основе данных. Service Desk собирает и хранит данные о проблемах, продуктах и результатах работы, обеспечивая более простой анализ. Это помогает ИТ-отделу принимать более разумные решения.

Источник

«На чужих ошибках»: что нужно знать для успешного внедрения Service Desk

Одним из столпов ITIL является Service Desk, единая точка контакта между пользователем и поставщиком услуг. В диспетчерскую службу Service Desk клиенты обращаются при возникновении инцидентов или проблем и вопросов, связанных с предоставляемой услугой. Служба регистрирует, отслеживает и управляет решением проблем, которые были доведены до ее сведения.

За долгую историю ITIL службу Service Desk внедрило множество компаний. Кто-то полагался на готовые инструменты, кто-то шел своим путем. У кого-то получилось с первого раза, а кто-то «набивал шишки». Опыт последних помог нам сформировать список самых распространенных ошибок при внедрении Service Desk — от банальных и легко устраняемых до вполне серьезных — которым мы и делимся в этой статье.

1. Изолированное внедрение

Линда Киркпатрик (Linda Kirkpatrick), старший консультант по управлению ИТ-услугами Flycast Partners, работавшая более чем с 300 различными компаниями, утверждает, что многие клиенты были попросту не готовы к внедрению инструментов ITSM. Или, ее словами, — «если бы мне давали четверть доллара каждый раз, когда я начинала работать с компанией, не готовой к внедрению ITSM, сейчас я сама могла бы нанять себе старшего консультанта по управлению ИТ-услугами».

Компании хотят, чтобы сторонний партнер внедрил Service Desk отдельно от других процессов. В результате организации получают подход, который противоречит ITIL, — вместо акцента на сервисе появляются разрозненные службы, совершающие несогласованные действия.

Решение. Важно работать в тесном контакте с поставщиками ITSM-инструментов и иметь целостное представление о происходящем в организации. Внедрение Service Desk должно стать не самоцелью, а частью плана непрерывного улучшения обслуживания. Для этого проектная команда должна работать вместе с сотрудниками компании, а они, в свою очередь, должны не только разбираться в новых политиках и инструментах, но и понимать, как устроен весь процесс оказания услуги. Так развитие всех служб будет двигаться по единому курсу, что обеспечит синергетический эффект и слаженную работу инструментов.

2. Трата времени на «войну с сотрудниками»

Внедрение Service Desk приводит к большим изменениям в организации с точки зрения культуры работы. Эти изменения персонал не всегда принимает безболезненно. Принципы ITIL, подразумевающие сервисный подход, понятны не всем. Подтверждением тому служит дискуссия на Reddit, в которой руководитель службы Help Desk жаловался на своих подчиненных: у них нет стремления учиться, проявлять инициативу и просить советов.

Переход к профессиональной системе Service Desk может вызвать скептицизм со стороны сотрудников. Так случилось у организаторов мероприятия EuroJam — волонтеры из службы поддержки не хотели пользоваться новым инструментом.

Есть несколько методов реакции на сопротивление сотрудников в такой ситуации: например, игнорирование, насильное внедрение или же убеждение подчиненных в пользе Service Desk. Первые два метода, как правило, не дают положительных результатов — технически Service Desk будет внедрен, но фактически люди продолжат сопротивляться нововведению. Если мнение сотрудников не учитывается, слаженной работы не получится.

В случае с EuroJam решить проблему помогло то, что нововведения внедрялись постепенно и с учетом особенностей мероприятия — руководство не требовало выстраивать весь процесс «идеально». Это же позволило упростить процесс внедрения — если представить изменение в виде нескольких несложных шагов и адаптировать их под особенности организации, шанс на успешное завершение процесса будет намного выше. Например, волонтеры EuroJam по завершении мероприятия стали буквально «евангелистами Service Desk».

Решение. Сотрудники не принимают новое, потому что не видят в нем ценность для себя. Важно объяснить, как новая служба поддержки улучшит результаты их работы. Следует указать на существующие проблемы и продемонстрировать, как Service Desk решит их и облегчит жизнь всей команды.

3. Неравномерная нагрузка на сотрудников

Управление инцидентами напрямую зависит от системы тикетов. Основная задача тикетов — управление всеми входящими запросами. Поскольку ИТ-отделы, как правило, имеют дело с большим количеством запросов, им требуется система для управления жизненным циклом каждого отдельного запроса — от формирования до разрешения. Эффективная система тикетов позволяет своевременно решать все проблемы. Она также облегчает работу отделов, так как вся информация сохраняется в едином центре для последующего использования.

Что бывает, когда система тикетов выстроена недостаточно основательно, демонстрирует опыт компании Warfare Plugins, разработчика плагинов для WordPress. Компания завела систему управления инцидентами, в которую направлялись вопросы пользователей. Простые запросы могли обслуживать все члены команды, а за сложные отвечал только один человек.

Однажды ему пришлось отлучиться на некоторое время. По возвращении он обнаружил огромное количество скопившихся тикетов. В итоге сотрудник потратил месяц на исправление ситуации. Это сказалось на среднем показателе обработки одного запроса и косвенно — на качестве продукта: тикеты указывали на недостатки плагинов, которые следовало устранить.

/ Wikimedia / Axel Boldt / CC

Решение. Разобрав почтовый ящик, команда ввела новое правило — разрешение любой проблемы в течение часа или двух даже в выходные дни. Это может показаться банальным, но еще на этапе внедрения следует устанавливать четкие KPI, среди которых обязательно должно быть время обработки тикета. Также следует выстроить грамотное распределение запросов между компетентными сотрудниками таким образом, чтобы разрешение инцидента не зависело от одного человека, и объем рабочей нагрузки соответствовал возможностям отделов.

4. Отсутствие логики в распределении полномочий

ITIL предполагает, что у каждой команды и отдельного сотрудника в сервисно-ориентированной системе есть понятный набор обязанностей и полномочий. На этапе внедрения Service Desk важно грамотно распределять ответственные роли. ITSM позволяет комбинировать роли и зоны ответственности, но важно учитывать и компетенции сотрудников.

О важности этого, также довольно очевидного, нюанса пишут, например, исследователи из Университета Канадзава (Япония), которые совместно с китайскими коллегами из Shanghai Wicresoft изучали вопросы внедрения Service Desk в азиатских компаниях. Они приводят кейс одной из китайских организаций, где до полноценного внедрения Service Desk применялся собственный прототип системы управления инцидентами.

Непонимание компетенций и зон ответственности привело к тому, что простые запросы служба поддержи направляла квалифицированным инженерам. Проблема состояла в том, что на решение «дешевых» и «простых» вопросов тратилось время «дорогих» специалистов, которым приходилось отрываться от своих профильных обязанностей.

Решение повлекло за собой не только высвобождение времени у профильных специалистов, но и повышение других сопутствующих показателей: удовлетворенность VIP-клиентов (которыми должны были заниматься более квалифицированные сотрудники) возросла с 60 до 90%, в несколько раз более эффективно стала использоваться база знаний, сократилось время обработки запроса. Вот только на восстановление порядка из хаоса пришлось привлечь дополнительные силы, а весь процесс «реструктуризации Service Desk» занял полгода.

Решение. Введение автоматической сортировки запросов по сложности и направленности на этапе внедрения решает проблему загруженности команд. Автоматизированные инструменты мониторинга гарантируют, что все запросы будут обработаны — вне зависимости от сложности. А создание базы знаний помогает накапливать ответы на технические вопросы для того, чтобы сотрудники могли разрешать простые проблемы в штатном режиме, даже если необходимого специалиста нет на рабочем месте.

Конечно, это не все проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении Service Desk. Однако они относятся к наиболее «популярным» и влекут за собой дальнейшие сложности. Поэтому здесь как никогда актуальна возможность «учиться на чужих ошибках» и заранее предусмотреть подобные варианты развития событий.

Дополнительные источники по теме из нашего корпоративного блога:

Источник