Что такое self management
Самоменеджмент: методы развития и продуктивности
Если человек не научится управлять своей жизнью – он не увидит успеха. Нужно уметь быть самому себе менеджером, уметь совмещать личную жизнь и работу.
Самоменеджмент – это умение управлять собой, умение быть менеджером своей жизни: ставить перед собой цели, контролировать прогресс, оценивать полученный опыт.
Существуют различные методы самоменеджмента. Они помогают находиться в гармонии, и способствуют продуктивной работе.
Но нет единого комплекса техник, которые работают для всех. Самоменеджмент – это очень индивидуальная концепция. Которую тоже внедрять в свою жизнь пошагово, выбирая те приёмы, которые у вас закрепятся.
Ниже предоставлены рабочие методы, основанные на книгах по саморазвитию и психологии, и на жизненном опыте.
Важно не то, что есть в списке, а то, что каждый индивидуально учится управлять собой и придумывает список техник, которые работают для него.
Сформулируйте личную миссию
Если вам нравится ваше дело, то легко потратить слишком много часов на работу и недостаточно времени на сон, занятия спортом, личные дела и отдых с семьёй и друзьями.
Четкая формулировка личной миссии действительно помогает сосредоточиться на том, что важно. Следует мудро выбрать свои цели, чтобы добраться туда, где хочется быть.
Для эффективного самоменеджмента вы должны поставить долгосрочные цели в горизонте 10-20 лет. Цели будут сердцевиной ваших трёх главных векторов жизни. Для этого:
Составив личную миссию вы будете выстраивать каждый вид деятельности соответствует вашим целям. Это позволит легко управлять собой расставив приоритеты в действиях – включая сон, физические упражнения и семейное время.
Привычки – базовый метод самоменеджмента
Формирование привычек, которые изменят жизнь – это фундаментальный метод самоменеджмента. Привычки важны для любого человека, особенно для тех, кто принимает решения.
Привычки уменьшают усталость от принятия решений, позволяя вам сосредоточиться на том, что важно. Ваше концентрированное внимание расходуется не значительно на эти действия.
Как только что-то становится привычкой, вы просто делаете это – будь то кроссы по 10 км в обед или обработка сообщений в Телеграмм вечером.
Хитрость создания привычки заключается в том, чтобы начать с чего-то маленького и легко достижимого. Например, если вы хотите быть в форме и бодро себя чувствовать: начните с того, что ходите в качалку всего по 20 минут раз в неделю. Даже если вы не будете там заниматься, а просто разомнётесь и пойдёте домой – это будет лучше дивана.
Создание ритуалов
Ритуалы – это основа, на которой держатся привычки. Если вы привыкли бегать по пять километров через день, то ритуал – это то, что вы делаете до, во время и после бега.
Когда у вас привычка окружена приятными делами, вы охотнее её сформируете и удержите в своей жизни.
Если у вас есть утренний ритуал, то он помогает построить последовательность и предсказуемость в вашем дне. Утренний ритуал настроит вас на нужный лад, чтобы начать день правильно и сделать его счастливым.
Одним из таких утренних ритуалов может быть ведение дневника. В нём можно записывать:
Сосредоточьтесь на одной цели
Забудьте о многозадачности. Правда заключается в том, что вы снижаете свою производительность, когда пытаетесь делать слишком много вещей одновременно.
Слабые менеджеры тянутся в миллион разных направлений и не имеют много времени, чтобы отступить и сделать столь необходимые глубокие размышления о стратегических или творческих вопросах.
Стратегией занимаются собственники бизнеса. А вы сами являетесь собственником проекта своей жизни – это ключевая компетенция для эффективного самоменеджмента.
Поэтому выберите одну ключевую цель или задачу в день, сосредоточьтесь на ней и доведите её до конца. Или вы можете сосредоточиться на одной задаче, которая делает остальные задачи из вашего списка более лёгкими или не нужными.
Используйте матрицу приоритетов Эйзенхауэра, описанной Стивеном Кови в книге «7 привычек высокоэффективных людей». Этот метод самоменеджмента обеспечит, чтобы вы тратили достаточно времени на важные (стратегические), но несрочные действия.
Точить топор
Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и первые четыре часа я буду точить топор. Авраам Линкольн
Заточить топор на самом деле означает подготовиться к заданию. Речь идет не только о профессиональном росте. Это также включает в себя отдых и нерабочие мероприятия.
Старайтесь ставить реальные задачи (например, одна книга в месяц и одна книга резюме в неделю) и сосредоточиться на темах, которые способствуют достижению ваших целей и личной миссии.
Научитесь говорить нет
Эффективный самоменеджмент заключен в слове «нет». Нужно уметь не делать многого.
Вы не всегда должны иметь чёткий ответ и откликаться на любую просьбу. Часто сказать «я не знаю и не буду узнавать» гораздо эффективнее, чем казаться внимательным к каждому и говорить «я узнаю, дайте мне минутку».
Так делать как кажется не приятно, но это даёт вам возможность быть эффективным и не пускать кого угодно в ваш запас времени.
Время – ваш самый ценный ресурс. Учитесь не растрачивать его зря.
Используйте инструменты саморазвития
Есть много книг и приложений, которые могут помочь вам самостоятельно управлять собой.
Книги, являющиеся источником для некоторых из вышеперечисленных идей:
Полезные приложения для самоменеджмента:
Смысл самоменеджмента
Не быть перегруженным – главный смысл самоменеджмента. Совмещать баланс в работе и удовольствии от обычной жизни, от радости отношений.
Человек, чья жизнь находится в равновесии, будет иметь ясную голову и будет лучше справляться со стрессом.
Это не только улучшит жизнь в целом, но и повысит качество работы человека и то, как он взаимодействует со своей командой.
Вышеприведенные методы самоменеджмента помогут вам добиться большего, научат благодарить и быть примером дома и на работе.
Откуда ваши «проблемы»?
Пошагово разберёте сферу жизни и определите 3 важнейших шага в этой сфере.
SELF-МЕНЕДЖМЕНТ или 5 навыков успешного менеджера
Введение или что такое self-менеджмент?
ИТАК, ЧТО ЭТО ЗА 5 НАВЫКОВ?
№ 1 или Навык правильного планирования
№ 2 или Навык деловых переговоров
№ 3 или Навык управления временем
Еще управление временем можно назвать умением расставлять приоритеты. Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей. Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными? Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных. Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты, а умению их правильно определять можно, при желании, научиться.
№ 4 или Навык лидерства
№ 5 или Самомотивация
Как настроить себя на работу? Как выполнить это задание? Возможно, вы часто задаете себе эти вопросы и не находите ответа. Значит, пора заняться своей самомотивацией. Самомотивация — это способность мотивировать себя на выполнение тех дел, которые не вызывают у вас особого интереса. Это и умение заряжать себя позитивной рабочей энергией, и умение решать рабочие проблемы, не думая о них постоянно и изнурительно. Однако это ни в коем случае не должно означать, что то, что раньше для вас было рутиной, теперь вдруг стало самым интересным и любимым занятием. Задание написать определенное письмо может показаться вам неинтересным. Однако вы можете дать себе положительную мотивацию, сказав, например: «Написав это письмо, я улажу сложившиеся проблемы и извлеку из этого определенную пользу». Или: «Я докажу самому себе и окружающим, что я профессионал в своем деле, если я быстро напишу письмо и вовремя его отправлю». Если вам часто приходится заниматься неинтересными для вас вещами, то чаще обращайте внимание на подобные аспекты, из которых вы можете извлечь пользу. Это лишь один из рычагов самомотивации – умение извлекать пользу из рутины. Другой мотиватор – награда себе любимому при завершении работы. Конечно, бывает очень много работы, пугающей свои объемом, но сделав ее и получив свой «приз», вы и сами не заметите, как быстро будете браться за дела и исполнять их. Ведь Вас ждет заслуженная награда! Понятно, что приз должен быть эквивалентен заданию (отдых в Альпах – это слишком долго, надо закрепить победу здесь и сейчас!).
Поэтому остается вооружиться необходимыми знаниями и умениями и четко, по плану сделать свою работу. И получить не только приз, но и уверенность в себе, как в профессионале. Кстати, они, эти профессионалы, всегда ОЧЕНЬ ценятся )))
Автор: Мария Череповская, генеральный директор Бизнес-школы ITC Group
Самоменеджмент — условие личного и профессионального успеха
«Время — самый ограниченный капитал, и, если не можешь
им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим».
П. Друкер
Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность — его нельзя накопить, передать, взять в кредит, потому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят: время — деньги. Это не просто слова.
Действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется уплатить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономической величины, но и от того, как он распоряжается самым ценным приобретением — временем. Руководитель должен сознательнр и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленной цели.
Самоменеджмент (или таймменеджмент) — техника правильного использования времени. Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Известный специалист в области менеджмента Ален Маккензи утверждал: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным».
Самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей. Самоменеджмент позволяет эффективно пройти все этапы успешного пути к цели, а именно:
У самоменеджмента определен круг правил и функций. Отметим основные из них.
1. Постановка цели
Это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или другие параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда работник хочет прийти и куда он попасть не хочет (но куда его хотят привести другие). Одно из правил эффективного менеджмента гласит: «Случайные успехи красивые, но не гарантированные. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляются и случаются чаще».
Стоит устанавливать краткосрочную цель, согласованную с достижением долгосрочной глобальной цели.
2. Планирование
Призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса — времени. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть заданий и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации цели. Планирование ежедневной работы, средне— и долгосрочных задач означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Главное преимущество, которое достигается путем планирования работы, заключается в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение расходов времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
3. Основные правила планирования времени
3.1. Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (па 60 %). Приблизительно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, потому что работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени как резерв для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, экстренных случаев или в результате недооценки длительности каких-то дел.
3.2. Регулярность — системность — последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.
3.3. Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым работник реально может справиться.
3.4. Заполнение потерь времени. Заполнять потерю времени лучше но возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне.
3.5. Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цель, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были исходно направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.
3.6. Срок выполнения. Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.
3.7. Согласование различных планов во времени. Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, работнику необходимо согласовывать их с планами других людей (начальника, подчиненных, коллег).
4. Принятие решений
Принятие решений допускает выбор первоочередных заданий и дел. Принять решение — значит установить приоритетность. Основная проблема руководителей заключается в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела.
Очередность выполнения заданий можно определять, пользуясь следующими критериями и методами:
Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим правилам: составить список всех будущих заданий;
Делегирование является ключевой деятельностью менеджера. Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает руководителю освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.
5. Реализация и организация
Допускает составление распорядка дня и организацию трудового процесса с целью достижения поставленной цели. Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существуют 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.
Правила начала дня:
Правила основной части дня:
Правила завершения рабочего дня:
6. Контроль
Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все перечисленные выше функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задания:
Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий. Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания. Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.
7. Информация и коммуникация
Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы нуждается в ней. На руководителя ежедневно обрушивается поток информации, с которым ему приходится разбираться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной работы. Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к получению, обработке и использованию информации.
Деловые люди часто сетуют на то, что в сутках всего 24 часа. Успеть за день все запланированное просто невозможно, даже если вести переговоры с помощью конференц-связи и делать макияж стоя в пробке. К тому же и переговоры и макияж при этом не всегда удаются. Обвинять в неудачах можно кого угодно. А можно научиться самоменеджменту, т. е. искусству управлять своим временем и ресурсами с максимальной эффективностью. Тогда окажется, что в сутках есть время не только на сон, но даже на спорт и отдых.
Мифы о самоменеджменте
О том, что такое самоменеджмент, знают или хотя бы слышали сегодня многие. С тем, что управление собой, своим временем и ресурсами полезно и правильно, соглашаются тоже многие. Но почему-то тех людей, которые вечно опаздывает, не знают, за которое из своих двадцати дел хвататься, по-прежнему больше, чем пунктуальных и уверенных. Эти несчастные всегда находят массу причин тому, почему ничего не успевают, и, главное, не хотят учиться успевать. Но, как оказывается, это всего лишь мифы, которые развеиваются специалистами так же легко, как придумываются теми, кто не хочет управлять собой [65].
Миф №1. «Самоменеджмент необходим только руководителям. Вот стану начальником — научусь»
Не станете, если не измените этого убеждения. Ведь основная цель самоменджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства, т. е. добиваться результатов и улучшать качество своей жизни.
Поэтому самоменеджмент важен не только для рядового сотрудника компании, но и для любого человека в принципе. Управление собой позволяет достигать поставленных в жизни целей и чувствовать, что жизнь не проходит мимо. Самоменеджмент как инструментарий важен для всех, кто хочет достичь успеха в жизни, независимо от своего статуса. Однако для топ-менеджеров самоменеджмент еще более важен, так как от их работы зависит достижение компанией своих целей.
Самоменеджмент часто воспринимают как строгое подчинение расписанию, которое нужно еще продумать и составить. Поэтому отсутствие четкости в своих действиях объясняется многими как нежелание подчинять себя графику, особенно если речь идет о работе вне офиса, фрилансе. Но самоменеджмент подразумевает не только планирование своего времени. Самоменеджмент — это умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова — во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Быть организованным независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, значит быть подготовленным. Это позволяет чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями.
Миф №2. «Самоменеджмент нужно использовать, только когда это необходимо — при ведении сложного проекта или работе в авральном режиме. В другое время он мне не нужен»
Это утверждение не совсем верное хотя бы потому, что приобретение любого навыка на первых порах вызывает спад продуктивности. Таким образом, период выполнения сложного проекта не самое лучшее время для экспериментов. В идеальном случае самоменеджмент это привычка и стиль жизни. Но не все к этому готовы. Самоменеджмент действительно можно использовать как инструментарий во время какого-то сложного проекта или ситуации аврала. Но если он помогает достичь результатов в наиболее сложных ситуациях, почему бы не использовать его всегда?
Кроме того, стоит учесть, что самоменеджмент — навык, который нельзя моментально приобрести в нужную минуту. Это как знание иностранного языка: вы либо говорите по-китайски, либо нет, и думать, что при встрече с китайцем грамотная речь польется сама, не приходится. И так же как язык забывается без практики, умение управлять собой пропадает, если его не использовать.
Миф №3. «Самоменеджменту невозможно научиться»
Как говорила героиня Лии Ахеджаковой в фильме «Служебный роман»: «Даже зайца можно научить курить, а уж для разумного человека тем более не» ничего невозможного». Специалисты уверяют, что научиться самоменеджменту можно с помощью специальных курсов или самостоятельно. Курсы больше подойдут для обучения сотрудников компании, которые лучше проводить в корпоративном формате, чтобы не создавать искусственного разделения сотрудников. И самоменеджменту совершенно точно можно научиться самостоятельно, прочитав соответствующие книги, как теоретические, где описываются стандарты и техники, так биографии и автобиографии великих людей, в которых описываются истории людей, достигших выдающихся результатов.
При этом нужно помнить, что управление собой — вещь очень личная. Из десятков предложенных советов человек должен подобрать только те, что походят именно ему, и заставить их работать на себя. Научиться управлять временем — задача не для слабого человека.
Миф №4. «Я просто не могу себя заставить быть более организованным»
В данном случае «не могу» равно «не хочу». Пока джинсы с трудом, но налезают, диета будет откладываться «до понедельника». Когда джинсы разойдутся по швам на ответственном мероприятии, диета начнется тут же и не будет казаться столь мучительной. Также увольнение из-за очередного срыва всех сроков может стать отличной мотивацией, чтобы заняться самоменеджментом. Но доводить до этого, конечно, не стоит. Лучше найти мотивацию раньше.
Где ее искать? Для начала ответить на вопрос: «А люблю ли я то, чем занимаюсь?» Если ответ отрицательный, мотивации вам не найти. Но «точку опоры» можно отыскать, например вспомнив то, что всегда нравилось или лучше всего получалось. Построение себя возможно как раз через развитие «любимых» компетенций. Может случиться и так: то, чем вы реально хотели бы заниматься, вы делать не умеете. В таком случае придется начинать, скорее всего, со стартовых позиций. Но иногда эффективнее изыскать ресурсы для переориентации, оставаясь на текущем месте. В этом случае планируйте вашу рабочую неделю так, чтобы в ней было как минимум 10 часов, которые вы сможете посвятить исключительно себе.
Самоменеджмент помогает не только добиваться поставленных бизнес-целей, но и просто находить время для себя. Разве желание заняться спортом, рисованием, съездить на Мадагаскар, чаще видеться с друзьями, т. е. найти время на любимые занятия и отдых, не является достаточной мотивацией для этого? Как и желание, например, сделать маме дорогой подарок с первой высокой зарплаты, которая обязательно станет такой, когда вы научитесь эффективно управлять собой.
Знания и навыки самоменеджмента необходимы соискателям в процессе трудоустройства и на других этапах развития карьеры. Службы управления персоналом государственных и коммерческих организаций должны уделять больше внимания развитию навыков самоуправления сотрудников в процессе управления карьерой. Оптимальной формой обучения признаны тренинги и деловые игры, в ходе которых слушатели приобретают и совершенствуют практические навыки управления собой. Кроме того, нужно искать новые информационно емкие технологии для осуществления образовательного процесса.
Можно с уверенностью сказать, что навыки самоменеджмента помогут людям не ошибиться в профессиональном выборе и достичь определенных карьерных высот.
П.Г. Перерва. Искусство самомаркетинга. Трудоустройство без проблем. — Х. 2009.