Что такое notes в почте
Почта Notes (обзор)
Руководство пользователя
Редакция от 01.01.2001
Электронная почта Notes позволяет осуществлять связь с другими пользователями Notes, а также с пользователями других систем электронной почты. Электронная почта Notes позволяет обмениваться сообщениями, файлами и документами по локальным и глобальным сетям. Если вы не подключены к сети (например, находитесь дома или в гостинице), вы можете осуществлять доступ к почте с помощью модема и телефонной линии.
Сообщение электронной почты Notes ничем не отличается от обычного документа Notes. В сообщении Notes можно изменять цвета, добавлять вложения и объекты OLE, включать таблицы, рисунки, кнопки, гиперобъекты и связи с документами. Каждый пользователь Notes имеет свою базу данных, в которой осуществляется хранение почтовых сообщений.
Если вы уже используете другую программу электронной почты, вы можете продолжать использовать эту программу с Notes. Так, при работе с Notes можно продолжать использовать электронную почту cc:MailTM, а также другие почтовые программы, поддерживающие протокол VIM (Vendor Independent Messaging). Можно работать и с приложениями Microsoft(R), использующими электронную почту, а также с Microsoft Exchange.
Открытие почтовой базы данных
Для открытия почтовой базы данных можно воспользоваться любым из описанных ниже методов.
Дважды щелкните в рабочем пространстве значок электронной почты, на котором указано ваше имя.
Щелкните значок почты в строке состояния и затем выберите Open Mail (Открыть сообщение) из появившегося меню.
Щелкните значок Open Mail (Открыть сообщение) на панели инструментов.
Почтовые папки и представления (обзор)
Ниже перечислены папки и представления, которые электронная почта Notes включает по умолчанию:
Папка Inbox (Входящие) предназначена для хранения приходящих сообщений. Сообщения остаются в папке Inbox (Входящие) до тех пор, пока они не будут удалены или перенесены в другую папку.
Папка Drafts (Черновики) предназначена для хранения всех сообщений, которые сохранены, но не отправлены. К редактированию этих сообщений можно в любой момент вернуться, внести любые необходимые изменения и затем отправить. После отправки сообщения Notes удаляет его из папки «Черновики». При сохранении и отправке сообщения оно помещается в папку Sent (Отправленные).
При создании бланка Notes сохраняет бланк в папке Drafts (Черновики).
В представлении Sent (Отправленные) показываются все сохраняемые при отправке сообщения. В параметрах настройки (User Preferences for mail) может быть задано автоматическое сохранение отправляемых сообщений.
Представление All Documents (Все документы) отображает все сообщения, имеющиеся в базе данных.
Представление Calendar (Календарь) отображает ваш личный календарь, а также все собрания, мероприятия, напоминания и события, которые в него занесены.
Представление To Do (Задачи) отображает состояние всех задач, которые назначены другим лицам, а также всех задач, которые назначены вам. Это представление отображает также сообщения, которые требуют ответа к какой-либо дате.
Представление Meetings (Собрания) отображает список собраний и других календарных записей в почтовой базе данных.
Папка Trash (Корзина) позволяет хранить сообщения, которые необходимо удалить. После помещения сообщений в эту папку их можно удалить или перенести в другую папку.
Представление Discussion Threads (Общая почта) отображает сообщения, сгруппированные вместе с ответами. Это позволяет просматривать все сообщения, связанные друг с другом.
Представление Archiving (Архивирование) содержит список всех документов, которые помещены в архив из этой базы данных, если таковые имеются.
Допускается создание любого числа дополнительных представлений и папок. Работа с папками и представлениями осуществляется так же, как в любой другой базе данных Notes.
Создание почтового сообщения
Для создания сообщения не обязательно открывать почтовую базу данных.
1. Выполните одно из следующих действий:
щелкните значок почты в строке состояния и затем выберите Create Memo (Записка) из появившегося меню
 |
если используется личная адресная книга, перейдите в представление Contacts (Контакты) или Contacts by Category (По категории), выберите имена адресатов, которым необходимо послать сообщение, и нажмите кнопку «Записка».
2. Введите сведения об адресате в поле To: (Кому).
Примечание Если на шаге 1 были выбраны имена адресатов из личной адресной книги, Notes автоматически добавит выбранные имена в поле «Кому».
3. Необязательный шаг. В полях cc: (Копия) и bcc: (Секретная Копия) укажите адресатов, которым необходимо отправить копию или скрытую копию сообщения.
4. Введите тему сообщения в поле Subject (Тема).
5. Введите текст сообщения.
6. Необязательный шаг. Нажмите кнопку Delivery Options (Доставка) и измените любые необходимые параметры.
7. Сохраните или отправьте сообщение.
Создание сообщения с помощью личной адресной книги
Существует возможность выбрать имена получателей и создать сообщение адресованное им прямо из личной адресной книги.
1. Откройте личную адресную книгу.
2. Если необходимо перейдите в представление Contacts (Контакты) или Contacts by Category (По категории).
3. Выберите имена адресатов, которым необходимо послать сообщение.
4. Нажмите кнопку «Записка».
Примечание Существует возможность включить дополнительные имена в поля «Кому», «Копия» и «СК» для отправки сообщения адресатам, для которых нет документов «Пользователь» в вашей личной адресной книге.
Создание копии имеющегося сообщения
1. Выделите или откройте необходимое сообщение.
3. Внесите необходимые изменения в сообщение.
4. Отправьте сообщение.
Создание сообщения из календарной записи
1. Выделите или откройте необходимую календарную запись.
3. Внесите необходимые изменения в сообщение.
4. Отправьте сообщение.
Создание сообщения из задачи
1. Выделите или откройте необходимую календарную запись.
3. Внесите необходимые изменения в сообщение.
4. Отправьте сообщение.
Адресация почты
Адресация сообщения с помощью клавиатуры
Если известно точное написание имени адресата, проще всего указать адрес сообщения путем ввода имени адресата.
1. В поле To: (Кому) введите полные имена пользователей или групп, которым вы хотите направить сообщение. Разделяйте имена запятыми.
2. Необязательный шаг. В полях cc: (Копия) и bcc: (Секретная Копия) укажите адресатов, которым необходимо отправить копию или скрытую копию сообщения. Имена адресатов необходимо разделять запятыми.
Подробности
Если общая адресная книга содержит адрес получателя, при вводе адреса пользователя можно лишь ввести его имя. Если в адресной книге нет сведений о получателе, необходимо указывать адрес полностью. Так, полный адрес «Николай Петров@Сбыт» направляет сообщение Notes Николаю Петрову в домене «Сбыт».
Сведения об адресе можно также ввести в личную адресную книгу, так чтобы в будущем можно было указывать адрес вводом только имени адресата.
Быстрая адресация сообщения
Notes позволяет адресовать сообщение с помощью списка адресов, которые можно вводить в полях
. Вместо ввода полного имени можно выбрать имя адресата из списка.
1. В поле «Кому», «Копия» или «СК» введите первую букву или две имени пользователя или группы, которой необходимо отправить сообщение.
2. Если в результате выбора имени Notes выводит имя другого пользователя, введите дополнительные буквы.
3. Когда будет выбрано правильное имя пользователя, выполните следующие действия:
нажмите клавишу ENTER, чтобы ввести имя в поле, и укажите другие имена;
если добавлять другие имена в поле не требуется, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ для перехода к следующему полю.
Если таким способом найти правильное имя не удается, введите полное имя и адрес.
Примечание Существует возможность настроить Notes так, чтобы осуществлялся просмотр имен только в личной адресной книге, или как в личной адресной книге, так и в общей адресной книге. Можно также совершенно отключить быструю адресацию. Все эти параметры устанавливаются в поле Recipient name type-ahead (автонабор имени получателя) документа Location (Место вызова) личной адресной книги.
Адресация сообщения с помощью адресной книги
Указать имена получателей можно выбором их из адресной книги.
1. При создании сообщения нажмите кнопку «Адрес». Notes отображает диалоговое окно «Почтовый адрес», включая список имен из личной адресной книги.
2. Необязательный шаг. Для вывода имен из другой адресной книги раскройте поле со списком и выберите другую адресную книгу.
3. В списке имен выберите имя пользователя или группы пользователей, которым необходимо направить сообщение. При необходимости прокрутите список до нужного имени.
Совет Чтобы найти имя еще быстрее, щелкните любое имя в списке имен и затем введите первые буквы нужного имени. Notes отображает диалоговое окно, позволяющее вводить длинные имена. При нажатии кнопки «OK» Notes переходит на первое введенное вами имя.
4. Выберите поле To: (Кому), cc: (Копия) или bcc: (Секретная Копия) для помещения имени в одно из полей адреса сообщения. (Имена пользователей можно также просто перетащить в поля «Кому», «Копия» и «СК».)
5. Повторяйте шаги 3 и 4 до тех пор, пока не выбраны все пользователи и группы, которым должно быть отправлено сообщение.
Изменение параметров доставки сообщения
Указание важности сообщения
Можно указать Notes помечать важные сообщения значком.
2. В раскрывающемся списке Importance (Важность) выберите один из следующих параметров:
Если выбран параметр «Высокая», Notes отображает специальный значок справа от сообщения в базе данных.
3. Выберите любой другой параметр доставки.
4. Нажмите кнопку «OK».
Указание приоритета доставки сообщения
Срочность доставки определяет режим доставки сообщения сервером Notes. При использовании модема или работе с глобальной сетью отправка сообщения с невысокой срочностью можно сэкономить на оплате, если отправлять такие сообщения в периоды низкой загрузки.
2. В раскрывающемся списке Delivery priority (Приоритет доставки) выберите «Высокий», «Обычный» или «Низкий».
3. Выберите любые другие параметры доставки.
4. Нажмите кнопку «OK».
Указание типа исходящего сообщения
Существует возможность указать тип сообщения: личное сообщение, памятка или благодарственное сообщение. Для обозначения типа сообщения Notes отображает слева от сообщения значок типа.
1. При создании сообщения нажмите кнопку Delivery Options (Доставка) – Basic.
2. В раскрывающемся списке Mood stamp (Графическая пометка) выберите тип сообщения.
3. Выделите любые другие параметры доставки.
4. Нажмите кнопку «OK».
Notes отображает значок для каждого типа сообщения за исключением обычного.
Подтверждение доставки сообщения
Предусмотрена возможность отправки Notes уведомления при доставке отправленного сообщения.
2. В списке Delivery report (Отчет о доставке) выберите следующие параметры.
Only on failure (только при сбое)
Confirm delivery (подтвердить доставку)
Trace entire path (проследить весь путь)
3. Установите любые другие параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
Подтверждение прочтения сообщения
Предусмотрена возможность получения подтверждения прочтения адресатом полученного сообщения.
2. Отметьте флажок Return receipt (Уведомление).
3. Выберите любые другие необходимые параметры доставки.
4. Нажмите кнопку «OK».
Подписание сообщений
Notes позволяет включать в сообщения цифровую подпись. Такая подпись гарантирует получателю, что именно вы отправили данное сообщение. Notes можно настроить на включение цифровой подписи в сообщение автоматически, или установить режим подписи каждого сообщения в отдельности.
Подписание всех отправляемых сообщений
2. Щелкните значок Mail (Почта).
3. Отметьте флажок Sign sent mail (Подписывать исходящую почту).
4. Нажмите кнопку «OK».
Подписание отдельных сообщений
2. Отметьте флажок Sign (Подпись).
3. Установите любые другие необходимые параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
Предотвращение копирования или печати сообщения получателем
Можно запретить копирование отправленного сообщения. Запрет на копирование распространяется на копирование сообщения в буфер, пересылку сообщения, создание Reply with history (ответить с), а также печать сообщения.
2. Отметьте флажок Prevent copying (Не копировать).
3. Установите другие параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
Примечание Эта установка просто отменяет команду копирования. Получатели сообщения могут использовать другие средства для его копирования.
Указание даты, до которой необходимо получить ответ
Существует возможность ввести в сообщение поле, указывающее срок ответа на сообщение. Notes отображает такое сообщение в представлении To Do (Задачи) получателя (а не только в папке «Входящие»).
2. Введите дату в поле Stamp message with a `Please reply by` date (Добавить к сообщению Ответьте, пожалуйста до).
3. Укажите любые другие необходимые параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
 |
Направление ответов другому адресату
При отправке сообщения можно указать, что ответы на это сообщение должны направляться другому лицу.
2. Укажите адрес лица в поле Replies to this memo should be addressed to (Ответ на эту записку адресовать) или щелкните кнопку и выберите адрес из адресной книги.
3. Укажите любые другие необходимые параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
Notes отправляет все ответы указанному лицу.
Указание срока действия сообщения
Сообщению можно назначить срок действия. Это позволяет указать получателю, что по истечении данного срока сообщение теряет актуальность. Получатель может архивировать все сообщения, срок действия которых истек. (Эти сообщения могут быть также просто удалены.)
2. В поле Expiration date (Срок действия) укажите дату.
3. Укажите другие необходимые параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
Отправка сообщений по Интернету
Вы отправляете сообщения через Интернет точно также, как и любое сообщения Notes. Однако, поскольку сообщение идет через Интернет, оно может потерять форматирование или его получатели не смогут получить вложения. Чтобы решить эти проблемы, можно:
Указать формат сообщений и вложений, которые отправляются пользователям Notes
Выбрать кодировку для вложений, отправляемых по Интернету
При отправке сообщения по Интернету другому пользователю Notes вы можете задать параметр, сохраняющий форматирование сообщения. Это позволяет получателю просматривать сообщение в Notes в том же виде, в каком оно было создано. Обычно сообщения, проходящие через Интернет преобразуются в текст, и форматирование в основном теряется.
2. Отметьте флажок I am sending this Notes document to other Notes mail user(s) through the Internet (Я отправляю этот документ Notes другому пользователю Notes почтой Интернета).
3. Выберите другие необходимые параметры.
Примечание Выбор параметра Encoding method for Internet Mail attachments (Метод шифрования для вложений почты Интернет) не имеет здесь никакого эффекта, поскольку Notes автоматически выбирает метод шифрования, работающий для всех получателей Notes.
4. Нажмите кнопку «OK».
Примечание Поскольку Интернет представляет собой чрезвычайно разнородный набор программного и аппаратного обеспечения, в некоторых случаях этот параметр может не позволять форматировать сообщение.
Выбор кодировки для вложений, отправляемых по Интернету
При отправке почты по Интернету Notes автоматически шифрует вложение с помощью MIME (Base64). Если известно, что почтовая система получателя не поддерживает MIME (Base64), можно выбрать другой метод кодировки вложений.
Примечание Чтобы эти действия возымели эффект, необходимо чтобы ваша организация использовала протокол Lotus Notes SMTP/MIME MTA. Если вы в этом не уверены, обратитесь к администратору Domino.
2. В поле Encoding method for Internet Mail attachments (Метод шифрования для вложений почты Интернета) выберите метод кодировки.
3. Выберите другие необходимые параметры.
4. Нажмите кнопку «OK».
Отмена отправки и сохранения сообщения
Создание сообщения можно отменить без его сохранения или отправки. Можно также отменить изменения, внесенные в существующие сообщения.
2. Отметьте флажок Discard changes (Отменить изменения).
Примечание Если надо сохранить или отправить сообщение, отметьте флажки : Send and save a copy (Отправить и сохранить копию), Send only (Только отправить), Save only (Только сохранить).
3. Нажмите кнопку «OK».
Сохранение сообщения без отправки
Сохранить черновик сообщения можно без отправки, для последующей доработки.
1. Создайте законченное или незаконченное сообщение.
2. Нажмите кнопку Save As Draft (Как черновик)
Notes сохраняет сообщение в папке Draft (Черновики). Хранящиеся в этой папке сообщения можно изменить или отправить в любое время.
Включение режима уведомления о приходе почты
Предусмотрена возможность включения режима подачи звукового сигнала, вывода в строке состояния сообщения, а также отображения окна диалога. Кроме того, Notes автоматически меняет значок почты в строке состояния на значок папки «Входящие».
2. Щелкните значок Mail.
3. Отметьте флажок Check for new mail every x minutes (Проверять приход почты каждые XX минут).
4. Введите число, показывающее частоту проверки Notes прихода новой почты.
5. Необязательный шаг. Отметьте флажки Audible notification (Звуковое уведомление), Visible notification (Визуальное уведомление) или и то и другое.
6. Нажмите кнопку «OK».
Примечание Если вы не хотите, чтобы Notes уведомляла вас о приходе новой почты, снимите флажок «Проверять приход почты каждые XX минут».
Звуковой сигнал «Звуковое уведомление» имитирует фанфары при приходе нового сообщения. Режим «Визуальное уведомление» выводит на экран диалоговое окно с уведомлением о приходе новой почты. Notes выводит на экран это диалоговое окно даже в том случае, если вы работаете в другом приложении. Это диалоговое окно позволяет сразу открыть почтовую базу данных и прочитать сообщение.
Отправка ответа на сообщение
Ответить на сообщение можно как отправителю, так и всем адресатам сообщения. В ответ можно включить исходное сообщение.
1. Выберите или откройте сообщение, на которое необходимо ответить.
2. Выполните одно из следующих действий:
нажмите кнопку Reply (Ответить) для создания обычного ответа;
нажмите кнопку Reply With History (Ответить с) для создания ответа с включенным в него исходным сообщением.
3. Необязательный шаг. Если необходимо доставить ответ всем адресатам сообщения, нажмите кнопку Reply To All (Всем). Все эти адресаты будут помещены в поле cc (Копия).
4. Необязательный шаг. Добавьте имена других пользователей, которым следует отправить сообщение.
5. Заполните сообщение как обычно.
6. Отправьте сообщение.
Пересылка сообщения или документа
1. Выберите или откройте сообщение или документ.
3. Укажите адрес нового сообщения.
4. Необязательный шаг. Допишите комментарий или ответьте на сообщение.
5. Необязательный шаг. Измените или допишите сообщение или исходный документ.
6. Необязательный шаг. Нажмите кнопку Delivery Options (Доставка) и измените параметры доставки, если это необходимо.
7. Отправьте сообщение.
Направление нескольких сообщений или документов в одном сообщении
1. В любой папке или представлении почтовой базы данных выберите сообщения или документы, которые необходимо отправить.
3. Укажите адрес сообщения.
4. Необязательный шаг. Добавьте пояснение или комментарий к сообщению или документу.
5. Необязательный шаг. Измените или добавьте комментарий к исходному сообщению или документу.
6. Необязательный шаг. Нажмите кнопку Delivery Options (Доставка) и измените любые параметры доставки.
7. Отправьте сообщение.
Редактирование имеющегося сообщения
Редактирование почтового сообщения осуществляется так же, как редактирование любого документа Notes.
1. Откройте сообщение в режиме редактирования.
2. Внесите необходимые изменения.
3. Сохраните или отправьте сообщение.
Удаление почтовых сообщений
Удаление сообщений в Notes является двустадийным процессом. Сначала сообщения помечаются на удаление, а затем удаляются.
Удаление сообщения из панели просмотра
1. Выделите сообщение, которое необходимо удалить. Можно выделить столько сообщений, сколько нужно.
2. Выберите Edit – Clear (Правка – Очистить) или нажмите клавишу DEL.
Notes помечает сообщения для удаления.
Примечание Если необходимо отменить пометку сообщения для удаления, выделите сообщение и снова нажмите клавишу DEL, чтобы снять пометку об удалении.
Удаление сообщений после прочтения
1. Прочитав сообщение, выберите Edit – Clear (Правка – Очистить) или нажмите клавишу DEL.
Notes помечает сообщение для удаления и выводит следующее сообщение.
2. При чтении дополнительных сообщений выберите Edit – Clear (Правка – Очистить) или нажмите клавишу DEL, если сообщение необходимо удалить.
Примечание Если сообщение помечено для удаления ошибочно, откройте папку «Корзина», выделите сообщение и нажмите клавишу DEL, чтобы снять пометку.
Изменение шапки почтового сообщения
Имеется возможность выбора из нескольких стандартных шапок почтового сообщения.
2. Выберите название шапки, которую вы хотите использовать.
Примечание Если шапка не используется, выберите Plain Text (Простой текст).
3. Нажмите кнопку «Готово».
Включение в сообщение данных из других источников
При создании сообщения можно включить в него данные из других документов Notes, а также данные других программных продуктов. Предусмотрены следующие возможности:
Вложение файла в документ
Создание связи с внедренными данными
Вложение файла в документ
Существует возможность вложить копию файла в документ Notes.
1. Находясь в режиме редактирования, щелкните то место документа, куда следует поместить вложение.
2. Выберите File – Attach (Файл – Вложить).
3. Выполните одно из следующих действий:
выберите диск и каталог, содержащие файл, а затем выделите сам файл (в Windows можно выбирать несколько файлов одновременно).
введите имя файла и путь к нему в поле File Name.
4. Необязательный шаг. Чтобы отменить сжатие файла, снимите флажок Compress (Сжать).
5. Нажмите кнопку Create (Создать).
Совет Кроме того, для вложения файла можно использовать кнопку «Вложить файл» на панели инструментов.
Существует возможность поместить в документ связь, предназначенную для перехода к другому документу, представлению, папке или базе данных. Ниже приведен пример создания связи для перехода к другому документу:
1. Выполните одно из следующих действий:
2. Откройте документ, к которому следует добавить связь, в режиме редактирования.
3. Щелкните нужное место документа.
4. Выберите Edit – Paste (Правка – Вставить).
Примечание При создании связи необходимо находиться в форматируемом поле.
Создание личной папки
Личные папки могут быть созданы в любой базе данных, к которой имеется доступ, по крайней мере, на уровне читателя, кроме почтовой базы данных (в которой все объекты являются недоступными другим пользователям). Структура папки может быть основана на любом имеющемся представлении, а также создана заново.
Выделите или откройте базу данных, в которой необходимо создать папку.
1. Выберите Create – Folder (Создание – Папка).
2. В поле Folder name (Имя папки) введите имя новой папки.
3. Необязательный шаг. Чтобы поместить папку в другую существующую папку, выберите эту папку в списке Select a location for the new folder (Размещение новой папки).
4. Нажмите кнопку Options (Параметры) и выполните следующие действия:
чтобы скопировать при создании новой папки структуру существующей папки или представления, выберите существующую папку Inherit design from (Наследовать структуру от);
для создания папки заново выберите элемент Blank (Пустая).
5. Дважды нажмите кнопку «OK».
Перемещение почтовых сообщений в папки
Чтобы облегчить работу с сообщениями, поместите их в разные папки. Одно и то же сообщение может присутствовать в нескольких папках.
Перемещение сообщения путем перетаскивания
1. Откройте папку, в которой хранится сообщение.
2. Выберите сообщение, которое необходимо переместить. Допускается выделение нескольких сообщений.
3. Выполните одно из следующих действий:
для перемещения сообщения в другую папку просто перетащите его в нужную папку;
для копирования сообщения в другую папку так, чтобы оно осталось и в первоначальной папке, нажмите и удерживайте клавишу CTRL при перемещении сообщения.
Перемещение сообщения, открытого для чтения
1. Нажмите кнопку Move To Folder (В папку).
На экране отобразится список папок.
2. Необязательный шаг. Нажмите кнопку Create New Folder (Создать папку) и создайте новую папку.
3. Выберите папку, в которой необходимо сохранить сообщение.
4. Выполните одно из следующих действий:
нажмите кнопку Move (Переместить), чтобы перенести сообщение из текущей папки в новую папку;
нажмите кнопку Add (Добавить), чтобы поместить сообщение в новую папку и оставить копию в исходной папке.
Примечание Перемещение сообщения возможно только из одной папки в другую. Переместить сообщение из представления в представление нельзя.
Сортировка представления с помощью мыши
Если разработчик базы данных разрешил сортировку по одному или нескольким столбцам, сортировку документов можно осуществлять просто щелчком заголовка столбца. В заголовке столбца появится значок треугольника, обозначающего сортировку. Двойным треугольником обозначается столбец, в котором сортировка может производиться как по возрастанию, так и по убыванию.