Что такое gtd в тайм менеджменте
Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает
Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.
GTD: что это такое
GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.
GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.
Что почитать о тайм-менеджменте:
Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает
Ничего не держать в голове
Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.
Проще значит лучше
Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.
Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.
Одна задача в один момент времени
По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.
Составить список действий
Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.
Как работает методология GTD
Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.
Собрать всю информацию по задачам
Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.
Обработать всю информацию
Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.
Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.
Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.
Организовать результат
Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.
Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.
Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.
Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.
В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.
В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.
В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.
Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:
Выберите действие для каждой задачи и выполняйте
Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.
Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.
Какие сервисы подходят для работы по GTD
Заключение
Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.
Методология GTD помогает:
В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.
Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.
GTD: краткий обзор системы
Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.
У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.
Система GTD базируется на трех моделях:
Рассмотрим их по порядку.
Управление рабочим процессом
Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:
1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.
2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:
Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.
3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):
4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.
О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.
5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.
Шесть уровней обзоров
Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:
Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.
Естественное планирование
Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.
Естественное планирование состоит из пяти этапов:
(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).
Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.
Заключение
Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.
Getting Things Done (GTD) или как привести дела в порядок
Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.
Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.
Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:
Остановимся на этих этапах подробнее.
Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:
• Вы ничего не забудете,
• Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.
Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.
Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.
Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.
Организация
Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:
Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.
Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.
Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.
Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.
Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:
Следующие действия
У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.
В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом
Проекты
Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.
В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.
Отложенное
Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.
Когда-нибудь может быть
Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.
В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.
Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.
Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.
Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.
Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.
Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.
На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.
Обзор
Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.
Действия
Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.
Инструменты
В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.
Лотки, стол, бумага
Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток “Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.
Программное обеспечение для GTD
Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.
Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна Вам из дома, офиса и любой точки мира.
Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:
3. круг обязанностей;
4. ближайшие годы (1-2 года);
5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);
Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.
Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе.
Введение в GTD
И это другое есть. Система GTD, которую придумал один умный американец Дэвид Аллен. Вот одна из его цитат:
«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.»
И этот человек учит нас, как разобраться с делами? Да, именно это он и делает. Итак, GTD или Getting Things Done. Пытаться пересказать всю книгу в одной статье блога — занятие совершенно бесперспективное. Поэтому я коротко расскажу, чем для меня стала GTD сейчас, когда я уже не мыслю себя без нее. Итак…
Ты должен всегда иметь под рукой инструмент для записи своих мыслей, дел и идей.
Inbox не требует никакой обработки. Вы должны просто зафиксировать вашу идею. Разбираться с ней будете позже.
Казалось бы, рай для любителей прокрастинации. Переполненный сверх меры inbox — это то, что ждет очень многих решившихся попробовать GTD. Они понимают, что inbox стал очень похож на их многочисленные todo-списки, и бросают это гиблое дело. Они просто не дочитали до конца.
Списки конкретных действий
Очень важный момент. Каждое дело должно разбиваться на несколько маленьких шагов, которые приведут к конечному результату. Рассмотрим ситуацию. Ты едешь в автомобиле как вдруг в стекло твоей машины попадает камень, и стекло дает трещину. Неприятная ситуация. Оправившись от шока и как следует пройдясь по всей родне сотрудников дорожных служб, ты начинаешь искать решение проблемы. Казалось бы, всё просто. Нужно заменить стекло. И вот тут вот наступает ключевой момент. Ты мог бы взять свой todo-list и добавить туда дело «заменить стекло». В общем-то логично, но вот только скорее всего ты приступишь к замене стекла очень нескоро. Эта строчка в списке будет тебя угнетать, мешать тебе жить, ты будешь постоянно переносить это дело пока, наконец, твое терпение не лопнет, ты не начнешь что-то предпринимать для того, чтобы заменить это несчастное стекло.
Каждое дело из списка конкретных действий должно быть отсортировано в контекст и проект.
Вот здесь мы вплотную подбираемся к отличию GTD от всего остального. Контексты и проекты — это 50% GTD (лично для меня). Если понять, что это такое, то проблем с разбиранием инбокса уже не возникает. В рамках данной статьи я не буду подробно рассматривать эти понятия. Пока что можно считать, что контекст — это описание некоего состояния, в котором будет уместно приступить к выполнению дела, а проект — эта самая главная цель («поменять стекло» из предыдущего пункта). Помнишь у нас в Inbox лежат 8 шагов и собственно «заменить стекло»? Ты как бы делаешь операцию convert to project для элемента «заменить стекло» из inbox, и подчиняешь этому проекту 8 шагов. Получилась вполне рабочая схема.
Теперь, когда проект создан, для каждого дела нужно задать свой контекст. Тема контекстов чрезвычайно обширна и на 100% индивидуальна. Даже если я приведу здесь список своих контекстов, вряд ли ты получишь объективное представление о том, какой должен быть список ваших контекстов. Более того, я уже год непрерывно улучшаю этот список, пытаясь добиться того, чтобы он отражал реальное положение дел в моей жизни.
Попробую дать определение контекста максимально понятно:
Контекст в GTD — это некое состояние, в котором вы пребываете, и которое необходимо для выполнения того или иного действия.
Заумно и сложно. Постараюсь объяснить на пальцах. Допустим тебе нужно позвонить своему страховому агенту. Какой минимальный набор для этого нужен? Скорее всего, это просто мобильный телефон. Так образом, всегда, когда у тебя есть минутка, и у тебя в руках телефон, открой свой GTD-планировщик и посмотри контекст «телефон». Ты сразу увидишь список своих звонков. Второй пример. Тебе нужно купить грелку (просто я недавно покупал грелку и точно знаю, что купить ее можно только в аптеке). Ты заводишь контекст «аптека» и добавляешь его к делу «купить грелку». Совсем круто, если твой GTD-планировщик поддерживает GPS-координаты контекста. В этом случае ты можешь еще и указать какая именно аптека тебе нужна (я, например, указал на карте аптеку, мимо которой я всегда еду домой). Теперь, когда твое устройство обнаружит, что ты рядом с аптекой, и у тебя есть дела там, оно даст тебе знать и ты зайдешь и купишь грелку. Звучит неплохо, правда? А самое главное, это действительно работает! Более подробно о контекстах я обязательно напишу в отдельной статье.
Как не утонуть в потоке задач
Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Но в последнее время у меня резко выросла загрузка на проектах, задач стало больше, только вот работоспособность снизилась.
Дело в том, что при всём эволюционном превосходстве человека, как вида, наши возможности довольно ограничены. Особенно много ограничений у нас в голове. И одно из самых серьёзных — пропускная способность нашего мозга. Нам кажется, что мы все такие умные-разумные, можем делать кучу всего одновременно, решать задачи параллельно, обрабатывать огромные массивы информации, но это не так.
В одной из предыдущих статей мы проводили аналогию между мозгом и компьютером — и там, и там есть что-то типа оперативной памяти, которая решает большинство повседневных задач. Увеличить её нельзя, поэтому в определённый момент, когда задач становится слишком много, мы теряемся, скачем между задачами, берёмся за самые простые дела (их проще сделать, а значит проще добыть дофамин — гормон радости), а сложные и важные — откладываем на потом. Единственный способ ситуацию разрулить — научиться оптимизировать работу с оперативной памятью. Я люблю подходить к проблемам системно, поэтому решила изучить GTD.
Что такое GTD
GTD (или Getting Things Done) буквально переводится, как «доведение дел до завершения». Это методика управления задачами, которую около 20 лет назад в одноимённой книге описал бизнес-тренер Дэвид Аллен. GTD помогает освободить мозг, систематизировать все мысли и задачи, распределить их по сегментам, сфокусироваться на актуальном и важном, а на неважное временно забить.
Главные принципы GTD
Ключевая идея GTD в том, чтобы хранить максимум информации вне головы (таким образом разгрузить мозг) и регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов, без которых GTD в принципе невозможен.
Всё записывай
Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от стикеров до заметок в телефоне. Главное — носитель должен быть один, чтобы не приходилось думать, а где там у тебя что записано. Вот это место, куда ты будешь скидывать все новые задачи, называется Inbox (или «Входящие»).
Выбирай, что проще
Фиксировать мысли и задачи нужно максимально удобным способом. Кому-то проще пользоваться стикерами или ежедневником, а кому-то — всё выписывать в таск-менеджер (кстати, WEEEK для этого идеально подходит). Найди формат, который удобен именно для тебя.
Важна дисциплина
Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь. Потом будешь разбирать Inbox и распределять задачи по спискам, дням и неделям. Для всего этого нужна дисциплина. Я поначалу очень страдала — было непривычно выписывать всё регулярно. Но я втянулась.
Списки, списки, списки
Одна из важных составляющих GTD — это списки задач. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список). Но для начала можешь выделить два основных — «Первоочередные действия» и «Когда-нибудь». В первый список из Inbox будешь переносить важные и срочные задачи, а во второй — неважные и несрочные (чтобы определить, какие задачи куда нужно перенести, воспользуйся матрицей Эйзенхауэра). Потом можешь эти большие списки делить на более мелкие, по контексту. Задачи в списках нужно постоянно пересматривать — от ненужных избавляться, а нужным повышать приоритет.
Не разрывайся на между задачами
Держи свой разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно. Выделяй самые приоритетные задачи и решай по одной за раз.
Добавляй документы
Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки и т. д. Её нужно тоже фиксировать вместе с задачами, желательно на том же носителе, чтобы было легче оперативно к ней вернуться. Именно поэтому таск-менеджеры подходят для GTD лучше всего.
Как работать по методике GTD
На первый взгляд GTD может показаться запутанной методикой, но это не так. По сути, вся работа с задачами проходит в два этапа:
1. Сбор
Сначала выпиши все мысли и задачи в Inbox Когда у тебя несколько проектов и везде «горят дедлайны», сложно всё запоминать и последовательно решать. GTD поможет подойти к процессу работы более системно и без лишних нервов.
Если только начинаешь работу по GTD, этап сбора съест много времени (придётся выписать всё-всё, что накопилось к этому моменту). Но потом будет попроще — просто в течение дня выписывай всё важное, что приходит в голову.
2. Обработка
В течение дня периодически разбирай Inbox — в конце дня он должен быть пуст, иначе, рано или поздно, ты потеряешь контроль над потоком задач. Проанализируй задачи и выдели приоритетные, которые нужно выполнить в ближайшее время. Для этого по каждой задаче ответь себе на вопросы:
Ответы на вопросы помогут все задачи разделить на сегменты:
Для сортировки задач можешь использовать вот такую схему:
Когда ответишь на вопросы и разделишь задачи по приоритету (раскидаешь их по спискам «Первоочередное» и «Когда-нибудь» или кому-то делегируешь), можешь разделить их ещё и по контексту — какие задачи можно решить дома, какие в офисе, а какие при встрече с друзьями и так далее.
У многих задач будут дедлайны, хотя бы примерные. Если пользуешься таск-менеджером, указывай у задач сроки. В противном случае можешь использовать календарь — выписывать туда задачи на этапе обработки. Оба способа позволят дополнительно разгрузить мозг, а не запоминать все даты и бояться что-то пропустить.
Для меня GTD — не просто методика по решению задач и составлению расписания. Это стиль жизни, когда ты никогда не переживаешь о невыполненных задачах, травмируя психику — здесь все размеренно и последовательно, ты думаешь только о самом важном и никогда не забываешь о каких-то дедлайнах, ведь у тебя «все ходы записаны».