Что такое fit gap
Понятие GAP-анализа (анализ разрывов). Цели, назначение, порядок проведения, примеры
Далеко не всегда человеку удается достичь желаемого результата, даже если он тщательно спланирует свою деятельность и каждое действие. На пути к цели обязательно возникнут некие обстоятельства, которые спровоцируют отклонение от плана, что может заметно увеличить путь к конечной точке.
Далеко не всегда человеку удается достичь желаемого результата, даже если он тщательно спланирует свою деятельность и каждое действие. На пути к цели обязательно возникнут некие обстоятельства, которые спровоцируют отклонение от плана, что может заметно увеличить путь к конечной точке.
При выявлении отклонений между запланированными и текущими данными, важно грамотно оценить ситуацию, понять причины отклонений и принять взвешенное решение. Для этого эксперты рекомендуют применять так называемый GAP-анализ.
Что это такое?
GAP-анализ – это уникальная методика, позволяющая оценить «разрыв» между действительностью и запланированными (желаемыми) результатами. Чаще всего этот инструмент применяется при планировании деятельности на фоне решения текущих проблем, корректировки деятельности фирмы в целях повышения ее эффективности, рентабельности и пр.
Применение GAP-анализа
GAP-анализ призван определить степень отклонений, понять причины их появления, оценить возможности компании и откорректировать стратегическую цель, пути ее достижения с минимальными потерями или затратами.
Фактически результаты, полученные в ходе реализации этого метода, позволяют быстро ликвидировать отклонения и быстрее добиться желаемых результатов. В основу анализа ложатся первичные данные (первичный план действий) и текущие показатели.
GAP-анализ был разработан в США. Сегодня он успешно используется в экономике, маркетинге, менеджменте и иных сферах деятельности.
Особенности GAP-анализа
Данная методика предполагает исследование конкретной ситуации, поэтому важно определить: что именно автору предстоит изучить, сравнить и определить и для чего ему это нужно.
Самыми важными сегментами анализа в этом случае будут:
В зависимости от вида ситуации, которая будет подвергаться изучению, можно выделить следующие цели проведения GAP-анализа:
Нужна помощь преподавателя?
Мы всегда рады Вам помочь!
Фактически, GAP-анализ предполагает проведение небольшого исследования, в котором будут сравнивать реальную ситуацию с желаемой (запланированной). В ходе реализации методики автор сможет установить несоответствия, понять, что он делает е так и вовремя скоординировать действия.
Этапы проведения GAP-анализа
Реализацией методики должен заниматься квалифицированный специалист, который сможет не только собрать необходимую информацию, но и грамотно ее проанализировать и представить обоснованные и верные результаты.
Сам процесс действия GAP-анализа сводится к выполнению следующих этапов:
Порядок применения методики GAP-анализа
Для начала необходимо определить цель анализа. Здесь важно установить конкретную сферу, которая будет тотально изучаться. Например, исследователь намерен исследовать продажи компании, в этом случае целью анализа будет повышение резервов для увеличения прибыльности и объема продаж.
Вторым этапом GAP-анализа является изучение и описание текущей ситуации: важно исследователь текущие показатели и определить, какие факторы оказывают на выбранный объект анализа воздействие законодательство, поставщики, конкуренты, клиенты и пр.
Далее необходимо проанализировать: какие цели был поставлены руководством компании, определить плановые показатели на текущий момент.
Следующим этапом GAP-анализа является определение разрыва путем сопоставления плановых и реальных (текущих) данных: где проявляются отклонения и в какую сторону, чем они вызваны и пр.
Завершающей стадией данной методики является разработка плана мероприятий, который позволит ликвидировать выявленные разрыв и отклонения. Здесь необходимо описать алгоритм действий, а также попытаться спрогнозировать эффект от них.
Достоинства и недостатки GAP-анализа
Явными преимуществами GAP-анализа является простота: достаточно сравнить то, что мы имеем сейчас с тем, что желаем иметь (запланированным и ожидаемым).
Плюсы и минусы методики
Данная методика позволяет трезво оценить реальную ситуацию и потенциал компании, тщательно спланировать план по «спасению», минимизировав при этом потери.
GAP-анализ является универсальным методом, который может быть применим для любой компании, любого человека, независимо от его сферы деятельности. Он позволит оценить внутреннюю и внешнюю среду определить границы «внутреннего Я» и внешних требований, совместить возможности и желания.
К минусам методики эксперты относят многофакторность: на «разрыв» между планом и фактом может влиять не один критерий, а несколько, притом определить степень воздействия каждого из них может быть крайне сложно. Поэтому GAP-анализ позволяет определить лишь явные причины отклонений.
Также к недостаткам модели следует отнести то, что она исключает возможность внесений корректив в плановые показатели. Инструменты анализа нацелены на то, чтобы исправить положение и добиться запланированного, а не пересмотреть планы. Притом прогнозы альтернативных решений могут быть неточными.
Пример использования GAP-анализа
Допустим, Вы – владелец компании занимающейся оказанием услуг по выполнению студенческих работ. В последнее время объем продаж услуг начал сокращаться. Чтобы выяснить причины можно воспользоваться методикой GAP-анализа.
Использование GAP-анализа на конкретном примере
Для начала необходимо определить разрыв: сравнить плановые и фактические показатели: объем продаж, себестоимость продукции средник поток клиентов за анализируемый период и пр.
Далее необходимо выявить причины появления разрыва: почему клиенты уходят, куда они уходят и пр.
Далее следует разработать план мероприятий по «спасению ситуации»: снижение стоимость услуг, разработка программы лояльности, поиск новых авторов, расширение рынка сбыта (например, если действовали только в одном регионе, то можно выйти на другие) и пр.
Трудности с учебой?
Помощь в написании студенческих и
аспирантских работ!
Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту
Существует множество методов оценки эффективности работы компании в целом или на уровне определенных бизнес-процессов, которые включают в себя выявление «узких мест», описание непосредственно проблематики, выявление разницы между желаемым уровнем эффективности и реальной ситуацией. Я уже рассказывал о том, как на практике можно использовать использовать различные методы для выявления проблемных «узких мест», для планирования работы, для взаимодействия с заказчиком и демонстрации предложенных решений. Все это и многое другое вы можете прочитать в статьях Краткое описание BPMN с примером и Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования.
Сейчас я хочу рассказать еще об одной из распространенных сегодня методик – использовании GAP-анализа. В переводе с английского «gap» означает «разрыв», т.е. этот вид анализа можно назвать полностью по-русски анализом разрывов. Здесь в наглядной графической форме показаны графики желаемого развития событий и реального, видны проблемные «узкие места» в бизнес-процессах, что дает возможность руководителю сконцентрироваться на том участке, который действительно требует переосмысления и внедрения изменений, и, как следствие, принятию грамотных управленческих решений.
Для специалистов в сфере бизнес-консалтинга этот инструмент может стать эффективным помощником в следующих вопросах:
Основные этапы работы по проекту
Сотрудничество компании с приглашенными на условиях консалтинга специалистами чаще всего реализуется в одном из двух вариантов – постоянное сервисное обслуживание и некий проект, ограниченный выполнением определенной задачи в определенных сроки. И если при обслуживании просто оговариваются обязанности, которые на постоянной основе и по мере необходимости должны выполнять приглашенные специалисты, то этапы проекта стоит рассмотреть подробнее.
Основные этапы сотрудничества по проекту (Источник “Управленческое консультирование. Введение в профессию” под редакцией Милана Кубра):
Почему так важна диагностика?
Для начала, давайте разберемся, что ожидает от диагностики заказчик, и какой результат этого этапа важен для исполнителя-специалиста.
Основная цель диагностики – это получение готового перечня задач, согласованных с клиентом, на основе которых можно будет реализовывать последующие этапы работы.
Для заказчика помимо этого также важна стоимость выполнения работ, которую ни один настоящий специалист не сможет назвать до того, как перечень задач будет точно сформирован. Как известно, услуга без цены – это не услуга, а просто перечень идей. А потому согласованный перечень задач и сумма – одинаково важные составляющие результатов диагностики.
В различных случаях этап диагностики может занимать и менее 1 дня, и 2 недели и даже более. Все зависит от сложности поставленных задач и необходимых работ, относящихся к этому этапу. В отдельных случаях (при выполнении предпроектного обследования и т.д.) этап диагностики может быть очень трудоемким, а результат этого этапа будет отдельной оплачиваемой услугой.
Но в любом случае результаты должны быть следующие:
Виды диагностики
В зависимости от сложности необходимых работ, а также от того, что желает получить заказчик, диагностика может быть как очень простой и даже «символической», так и полноценным и сложным этапом.
Самые распространенные варианты я разделяю следующим образом:
Экспресс-диагностика
В этом случае заказчик высылает или озвучивает перечень задач, которые с точки зрения исполнителя являются типовыми. Т.е. исполнитель понимает, каким образом будут реализованы поставленные задачи, может быстро оценить сроки и озвучить цену выполнения работ. Максимум, что может потребоваться в процессе экспресс-диагностики, это проведение интервью с заказчиком или руководителем подразделения, с которым будет проводиться работа, для уточнения тех или иных особенностей работы компании.
Например, может понадобиться уточнить, с какой учетной системой работает компания, на какой CMS реализован сайт, кто является телефонным провайдером или уточнить еще какие-то моменты, способные повлиять на методы реализации и, как следствие, на общую стоимость работ. Этот вид диагностики можно применять в случаях, когда заказчику требуются какие-то виды типовых услуг, которые будут проводиться по шаблону. Длительность этого вида диагностики – до 1 рабочего дня (чаще 1-2 часа). Результат – калькуляция для клиента или выставленный счет к оплате.
Разработка технического задания (ТЗ)
В некоторых случаях клиент высылает готовое ТЗ, тогда диагностика и даже планирование сводятся к минимуму. Но часто специалистам приходится составлять техзадание самостоятельно, на основе интервью с заказчиком и анализа проблем. В этом документе описываются все требования, желаемый результат, полный перечень задач по проекту, необходимых технических решений и т.д. Техническое задание также является основанием для оценки сроков и подсчета стоимости выполнения работ.
ТЗ от заказчика: плюсы и минусы:
В результате очень часто заказчик чаще всего в свободной форме перечисляет все свои пожелания, исполнитель составляет техническое задание самостоятельно, после чего этот документ согласоваться с заказчиком (возможно с привлечением экспертов).
Предпроектное обследование
Такое обследование является само по себе отдельным видом работы, сравнительно сложным и трудоемким. В процессе обследования специалист:
В отличие от техзадания, результатом предпроектного обследования становится отчет, в котором отражаются описание окружения, проблематики, существующей ситуации. Также в отчете описывается, что нужно сделать для решения поставленных задач, какие могут быть стратегические предложения и т.д.
Это уже не просто задание, а некий всеобъемлющий документ, который описывает что имеется в реальности, что нужно сделать, что будет на выходе, и сколько это все будет стоить. Такой документ может занимать от 2-3 страниц до 15 и более. Причем, часто предпроектный отчет при всей своей информационной насыщенности оказывается менее объемным, чем техническое задание.
Причина такого явления – отсутствие в отчете предпроектного обследования необходимых в ТЗ технических данных, часто собранных в таблицы: соответствие и описание определенных параметров, например, соответствие полей в CRM и 1С при постановке задачи интеграции, другие таблицы с техническими параметрами. Одно такое описание вместе с комментариями к нему может занимать 3-5 страниц.
В отчете таких подробных описаний технических деталей нет. Они и не нужны клиенту для принятия решения. Зато здесь присутствует все, что необходимо заказчику: выявленная проблематика, подробное описание решения, информация для оценки возможных рисков. Такой документ содержит много полезной информации и решений, но он сам по себе обычно стоит сравнительно дорого.
GAP-анализ
При проведении GAP-анализа составляется некая нотация бизнес-процессов, где отражается одновременно существующая ситуация в реальности и результатом, который хотел бы получить заказчик. Чаще всего результаты GAP-анализа отображаются в графическом виде. Текстовое описание разрывов также возможно, но в этом случае результаты анализа теряют свою наглядность.
Нотации GAP-анализа позволяют в сжатые сроки оценить наиболее проблемные места, так называемые «разрывы», сконцентрировать на них максимум внимания при выборе решения и подробной разработкой этапов его реализации. В некоторых случаях к GAP-анализу для заказчиков также прилагается вариант решения.
Здесь очень важно понимать грань. Часто специалисты, которые сами выявляют «тонкие места» в бизнесе, предлагают решения для реализации бизнес-процессов так, как они видят, что и как должно быть. При работе с GAP-анализом я всегда показываю разрыв между ситуацией реальной и тем, как должно быть с точки зрения заказчика, в его формулировках, в его видении. Т.е. концентрируюсь на решении поставленных задач. И здесь графические нотации нужны именно для понимания заказчиком всех нюансов.
Свое видение того, как должно быть, я могу предлагать заказчикам в рамках предпроектного обследования, так как в таком случае часто заказывают услуги бизнес-консультанта именно для выявления проблем и поиска решений с точки зрения специалиста. Но если поставлена четкая задача, то и работать надо в рамках того, как именно заказчик видит желаемый результат.
Также я обычно предлагаю определенные решения, которые помогут исправить «разрывы», т.е. перейти от того, что есть сейчас, к тем результатам, которые являются желаемыми для заказчика.
Чаще всего подобный вариант анализа проводится в случае работы с определенным сегментом бизнеса, например, описывается отдельно бизнес-процесс отгрузки товара, обработки заявки с сайта и т.д.
Графические решения оформляются в удобном формате, я лично предпочитаю формат BPMN. В любом случае в результате заказчики видят наглядно существующие проблемные места в бизнес-процессе, а также идеи и решения. Заказчик видит в простой и наглядной форме, что вы точно поняли поставленную задачу и предлагаете ее решение.
Преимущества GAP-анализа
О том, что графические нотации – это один из очень удобных и эффективных вариантов работы с заказчиками при обсуждении любых изменений в бизнесе (внедрение IT-программ, оборудования для автоматизации, внедрение изменений в управленческий процесс и т.д.). Графические нотации позволяют избавиться от тысячи слов, а взаимопонимание с заказчиком будет намного выше, чем при отправке многостраничного текстового отчета. При этом экономится время – и ваше, и вашего клиента.
При этом GAP-анализ или, иначе говоря, анализ разрывов – это возможность показать на одной графической диаграмме одновременно и реальную ситуацию, и желаемую, а также увидеть наглядно, на каких именно этапах происходит снижение качества работы. Применение такого вида нотаций удобно и в процессе анализа и поиска эффективных решений поставленной задачи, и на этапе обоснования ваших решений заказчику.
При этом как инструмент в работе GAP-анализ достаточно прост, чтобы им сумел пользоваться не только профессиональный маркетолог, но также и разработчик ПО, занимающийся консалтингом, или любой другой специалист, который предлагает для бизнеса те или иные решения.
Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.
GAP-анализ: короткий путь от желаемого к действительному!
«И хочется, и колется…» Эта поговорка хоть раз в жизни приходила в голову практически любому русскоговорящему человеку. Она как нельзя лучше отображает ситуацию, когда вы вполне себе представляете, чего вы хотите, однако сильно сомневаетесь, что у вас получится сделать или добиться этого. И даже не беретесь предположить, каково соотношение вероятностей успеха и провала и насколько мощным может быть провал, если все пойдет не по плану.
И что именно может пойти не по плану, вы тоже не совсем понимаете. Скорее, чувствуете, что такое возможно, а какую угрозу нужно предотвращать в первую очередь и где «стелить соломку», не представляете. Равно как и не можете оценить, стоит ли «овчинка выделки» и стоит ли вам браться за реализацию своей идеи.
В принципе, вас можно поздравить: вы не одиноки! С подобными проблемами регулярно сталкивается любой динамично развивающийся бизнес, пытаясь преодолеть разницу между желаемым и действительным, а заодно понять, что мешает достичь желаемого и возможно ли это желаемое в действительности.
Только вот в бизнесе в подобных случаях обычно делают gap-анализ и, как минимум, получают ответы на все вышеперечисленные вопросы: вероятность успеха и провала, что может помещать успеху, насколько мощным может быть провал и стоит ли за это браться в принципе? Заметим, что процесс gap-анализа можно адаптировать и к бытовым ситуациям.
Научиться использовать различные бизнес-модели для решения повседневных задач вы сможете на нашей программе «Лучшие техники самообразования». Сразу скажем, что на это потребуется немножко времени, поэтому к планированию лучше подойти с научных позиций, как советует наша программа «Лучшие техники тайм-менеджмента».
Пока же мы рассмотрим сущность gap-анализа, сферы его применения и варианты использования.
Что такое gap-анализ?
Метод gap-анализа разработан в США в Стэндфордском университете. Название метода происходит от английского слова gap в значении «зазор», «брешь» или «разрыв». Если понимать термин дословно, это анализ разрыва: gap-анализ направлен на исследование разрыва между желаемым и действительным в развитии компании, предприятия или организации.
GAP-анализ основывается на двух проекциях:
По сути, это диагностический аудит, что является одним из инструментов консалтинга. Проведение gap-анализа предполагает сопоставление желаемого результата, который хотела бы достичь компания или организация, с тем, что есть по факту на текущий момент. Далее идет выяснение, чего не хватает для получения желаемого результата.
GAP-анализ предприятия позволяет не просто соизмерить желаемые цели с достигнутыми в реальности, но и оценить их адекватность. И если они адекватны, найти пути их достижения. Либо же отказаться от них, если, как говорится, «овчинка выделки не стоит», и сосредоточиться на других более перспективных проектах.
Собственно, именно для этого и нужен gap-анализ в стратегической перспективе. Поэтому очень часто понятия «gap-анализ», «стратегический анализ» используются, как синонимы.
Кроме того, gap-анализ организации можно рассматривать, как расширенную версию сертификационного аудита. В этом случае аудитор оценивает организацию на соответствие заданному критерию. Например, какому-нибудь стандарту или требованиям лицензии.
Тогда по итогам аудита составляется таблица gap-анализа по всем пунктам-требованиям стандарта или лицензии. И по каждому пункту указывается, что в организации соответствует требованиям, а что нет, что нужно изменить, исправить либо дополнить, чтобы соответствовать требованиям. Кроме того, аудитор выдает свои рекомендации по улучшению общей картины деятельности.
Так или иначе, такой сертификационный gap-анализ организации является анализом разрывов между тем, что есть, и тем, что должно быть. Таким образом, gap-анализ применяют как для анализа разрыва между реальным положением дел и самостоятельно поставленной стратегической целью, так и для анализа разрыва между реальным положением дел и некими официальными требованиями лицензии или стандарта.
Как проводить gap-анализ?
Независимо от того, кто и с какой целью применяет вышеописанную методику, применение gap-анализа имеет свои шаблоны, этапы и закономерности.
Этапы gap-анализа:
Это своего рода «матрица gap-анализа»:
Внутри данной матрицы возможны и часто необходимы более дифференцированные исследования. Например, определение максимально доступного результата, исходя из текущего положения дел, и анализ разрыва между максимально доступным и желаемым результатом. И, соответственно, оценка адекватности желаемого результата.
Условно говоря, если небольшой продуктовый магазин внутри квартала в спальном районе захочет составить конкуренцию супермаркету, находящемуся неподалеку на «бойком» месте возле транспортной развязки, нужно хорошо понимать, что потенциал роста в этом случае ограничен.
Как минимум, площадью торгового зала, доступной для размещения ассортимента, и площадью подсобных помещений для размещения складских запасов. А еще удобством маршрута для живущих на некотором удалении от магазинчика внутри квартала и многими другими факторами.
Это и будет тот самый разрыв между максимально доступным, исходя из текущего положения дел, результатом и желаемой целью «составить конкуренцию супермаркету». Это не значит, что владелец небольшого продуктового магазина не может и не должен иметь амбициозных целей по захвату или расширению сферы влияния.
Это значит, что нужно тщательно проанализировать, что для этого нужно, и выбрать оптимальную стратегию. Нужно определиться, будет ли это строительство собственного супермаркета, интеграция в уже работающую «раскрученную» торговую сеть, открытие еще десятка мелких магазинчиков внутри спального района.
GAP-анализ вполне может помочь оценить необходимые вложения и издержки для каждого варианта. И тогда не исключено, что десяток мелких магазинов в «шаговой» доступности для каждого жителя спального района в сочетании с более низкими ценами, отсутствием лишнего и экономией времени ввиду отсутствия очередей сможет «оттянуть» часть потока покупателей у супермаркета.
К слову, «отсутствие лишнего» зачастую оказывается даже более выигрышной стратегией, нежели традиционно рекомендуемое расширение ассортимента. Условно говоря, выбрать из трех сортов коньяка, водки, колбасы или сосисок всегда легче, чем из пятнадцати, а хорошо знакомые консервы с тушенкой или сардинами купят быстрее, чем консервированных омаров или маринованную крольчатину в соевом соусе. Особенно, если это промышленный район с преобладанием рабочих и инженерно-технического персонала промышленного предприятия среди жильцов соседних с магазином домов.
Таким образом, gap-анализ, пример которого мы рассмотрели, позволяет оценить недостатки и преимущества каждого из возможных сценариев развития событий, прибыль и издержки, которые могут быть получены вследствие принятия тех или других решений. При проведении gap-анализа всесторонне изучается «цена вопроса», происходит понимание предполагаемого эффекта от ликвидации разрывов и, самое главное, перспективности идеи. Проще говоря, того, что в народе называют «стоит ли овчинка выделки».
В принципе, этот вывод справедлив по отношению к любой ситуации, где потенциально возможно рассматривать более одного сценария развития событий. Если вы ранее никогда не занимались анализом «разрывов», вы можете для начала воспользоваться готовым алгоритмом проведения gap-анализа.
Общий алгоритм gap-анализа:
GAP-анализ компании и актуальных для исследования тем нельзя считать завершенным после одной встречи и выработки плана действий. Во-первых, жизнь всегда вносит коррективы в любые, даже самые хорошо продуманные планы. Во-вторых, в отсутствие контроля и интереса инициатора процесса у всех остальных падает мотивация и производительность усилий по работе в заданном направлении.
Если вышеприведенный общий алгоритм gap-анализа кажется вам недостаточным, вы можете воспользоваться развернутым алгоритмом, где каждый шаг расписан более подробно и разбит на более мелкие компоненты [hr-director, 2021].
Подробный алгоритм gap-анализа:
Отдельно следует пояснить пункт относительно идентификации главных проблемных зон и глобальных стратегических разрывов. Для этого нужно анализировать не только самоочевидные «слабые места», но и изучить нюансы текущих бизнес-процессов, опросить топ-менеджмент и сотрудников, задействованных в ключевых процессах [hr-director, 2021].
Только в этом случае в ходе gap-анализа можно выявить базовые причины и системообразующие факторы, повлиявшие на появление разрывов между желаемым и действительным. И, следовательно, выработать оптимальные меры и выбрать адекватные инструменты решения возникших проблем. Если у вас нет опыта проведения gap-анализа, эксперты рекомендуют регулярно проверять себя и следить, чтобы в ходе анализа были найдены ответы на следующие вопросы:
Выше мы уже писали о том, что если разница между желаемым и действительным слишком велика, зачастую более выгодно не ликвидировать этот разрыв, а сосредоточиться на более перспективных и менее затратных проектах. Если gap-анализ проведен качественно, он дает исчерпывающую картину, план действий и адекватную оценку ситуации и планов.
Заметим, кстати, что на сегодняшний день накоплен немалый опыт и большое количество примеров использования гап-анализа в самых разных сферах.
GAP-анализ: примеры и сферы применения
Итак, мы уже выяснили, что, по сути, гап-анализ – пример стратегического анализа, эффективный инструмент оценки текущей производительности и поиска путей достижения поставленных целей. Говоря о применении gap-анализа, мы отдадим предпочтение примерам использования данной методики в отечественной экономике.
Такой подход в большей степени отвечает реалиям российского рынка, а примеры из отечественного бизнеса будут более полезной с практической точки зрения иллюстрацией технологии использования метода gap-анализа. Итак, где и как использует gap-анализ российский бизнес и российские предприятия? Рассмотрим основные сферы применения gap-анализа.
Банковская сфера
Для коммерческого банка в условиях нестабильности рынка основной задачей становится управление собственной ликвидностью. Нужно постоянно удерживать баланс между пассивами и активами, между спросом на денежные средства (например, запросы на кредитование) и предложением денежных средств (например, размещение депозитов).
Сложность и многофакторность банковских процессов усложняют не только сам анализ, но и корректную подготовку исходных данных для такого анализа. А ведь от того, какие именно показатели gap-анализа буду взяты за основу, будет непосредственно зависеть корректность выводов и эффективность мер, планируемых по итогам анализа.
В этом направлении весьма интересно исследование «Алгоритм построения таблицы GAP-анализа ликвидности» [Т. Пустовалова, А. Банников, 2014]. Там содержатся рекомендации по составлению баланса банка и анализу различных направлений работы, таких как ценные бумаги, облигации, кредитные линии и т.д.
Логистика
В условиях растущего международного распределения труда, переноса сборочных производств на другие континенты и в страны с более дешевой рабочей силой эффективность функционирования макрологистических схем обретает особое значение для мировой экономической стабильности в целом.
Особенно с учетом того, что на международную доставку грузов влияет множество факторов: таможенные и налоговые правила, пропускная способность контрольных пограничных пунктов, доступность складских и экспедиторских услуг в том или другом регионе, погодные условия для морских перевозок, политические санкции.
«Использование методики GAP-анализа для оценки эффективности логистической системы распределения» было актуально еще с десяток лет тому назад [В. Марковский, 2012]. Сегодня потребность в формулах и методиках расчета применительно к сфере логистики еще выше в связи с тем, что к извечно существующим факторам добавились ограничения, связанные с пандемией.
Производство
Метод gap-анализа применим для всех видов производства, начиная тяжелым машиностроением и заканчивая мини-пекарнями. Практически на любом производстве, за исключением разве что финансируемого из бюджета по государственному заказу, всегда актуальны вопросы баланса выпуска и сбыта продукции, складских запасов и товарных остатков, совершенствование технологий и сокращение издержек.
Помимо этого, нужно всегда соотносить спрос и предложение, держать «руку на пульсе» и мониторить рынок, чтобы не допустить накопления невостребованной продукции и при этом быть готовыми быстро отреагировать на скачки спроса. Любое современное производство вынуждено пребывать в постоянной динамике изменений разного уровня и масштаба, от корректировки заказов сырья до оптимизации цепочки поставок готовой продукции потребителям.
В принципе, если gap-анализ производства кажется задачей непосильной и слишком ресурсоемкой без гарантии эффективности, вы можете воспользоваться готовым шаблоном оценки ситуации. Большинство проблем, возникающих на предприятии, и разрывов между желаемым и действительным, обусловлено ограниченным кругом причин:
Если на вашем предприятии наблюдается хотя бы что-то из этого «черного списка», вы можете с высокой долей вероятности предположить, что данный фактор в значительной степени стал причиной возникшего разрыва между желаемым и действительным.
В любом случае найденные причины уже приближают вас к решению проблемы. Вы можете внести коррективы в существующую схему производства или поставки конечной продукции или же разработать новый более адекватный стратегический план.
Для производства возможны изменения по следующим направлениям:
Понятно, что некоторые пункты вполне предсказуемо пересекаются. Так, переориентация на другие рынки и сегменты целевой аудитории может вызвать к жизни изменение или дополнение функционала выпускаемой продукции. Но мы решили максимально подробно расписать все возможные варианты, потому что в зависимости от специфики производства «наполнение» и трактовка этих пунктов могут существенно различаться.
IT-сфера
И, конечно, нельзя обойти вниманием применение gap-анализа в такой динамично развивающейся отрасли как IT-технологии. Правда, тут речь пойдет в большей степени про fit/gap-analysis. Слово fit переводится с английского как «соответствие». В данном контексте fit/gap-analysis – это анализ разрывов и соответствий чего-либо требуемому параметру.
Рассмотрим ситуацию на самом простом примере, который будет понятен большинству читателей, хоть раз столкнувшихся с использованием crm- или erp-систем в своей работе [RSM US, 2021]. Уточним «на всякий пожарный», что разработка crm- и erp-систем – это сфера компетенции специалистов в области IT-технологий.
Перспективность использования crm- и erp-систем, прочих облачных технологий в бизнесе уже самоочевидна. Это единый доступ для всех сотрудников, что упрощает переход на дистанционную работу в случае необходимости. Это лучшая защищенность данных, чем если каждый будет их хранить на свое усмотрение в личном компьютере и пересылать посредством общедоступных почтовых сервисов.
Другими словами, облачные технологии становятся важнейшим инструментом, способствующим развитию компаний. Они открывают двери для масштабируемых решений с повышенной безопасностью и помогают компаниям стать более эффективными и конкурентоспособными.
Кроме того, преимущества crm- и erp-систем, прочих облачных технологий расширяются, поскольку постепенно нарабатываются дополнительные возможности, такие как аналитика данных, роботизированная автоматизация процессов (RPA), искусственный интеллект (AI) и многоканальное управление клиентским опытом.
Более того, сегодня доступны стандартизированные и бесплатные для малого числа пользователей решения, предлагающие необходимый минимум функций для организации продаж, генерации лидов, контроля сроков исполнения и других рабочих процессов. Это, например, «Битрикс24», «Мегаплан», retailCRM, amoCRM и другие.
Однако серьезный бизнес предпочитает заказывать crm- и erp-платформы индивидуально под свои запросы. Разумеется, это не значит, что каждый раз каждая фирма и каждый разработчик, взявший заказ в работу, делает все «с нуля» и «открывает Америку» в деле использования облачных технологий для бизнеса.
Естественно, у любого разработчика, выбравшего узкую специализацию, есть базовые шаблонные наработки, имеющие стандартный функционал, нужный любому бизнесу. В принципе, мы можем не уточнять, что первоочередной задачей любого бизнеса является получение прибыли. Так что у разработчика главной задачей становится «подогнать» готовый шаблон под запросы конкретной фирмы.
Вот тут и начинается fit/gap-analysis, т.е. сравнение операционных или бизнес-требований организации с возможностями системы. При таком сравнении выявляются как различия или «разрывы» между имеющимся и желаемым со стороны заказчика (gap), так и соответствия некоторым его требованиям (fit).
Вы уже знаете этапы gap-анализа и поэтому понимаете, что после идентификации и анализа разрывов следующим шагом будет разработка плана по достижению желаемого результата. Ввиду того, что в IT-продуктах все составляющие прочно взаимосвязаны, важно внести изменения и дополнения так, чтобы не пострадали те компоненты, которые полностью соответствуют требованиям заказчика (fit).
Основная сложность fit/gap-analysis – это достичь такого баланса между работающими компонентами и внесением изменений, чтобы система была рабочей, функциональной и выполняла все возложенные на нее задачи. Эта сложность усугубляется тем, что далеко не всегда представители со стороны заказчика четко понимают весь спектр своих ожиданий от нововведения, а иногда и просто не владеют технической терминологией, чтобы внятно объяснить свои требования.
В крупной компании, где у любой внедряемой системы будет много конечных пользователей, основные требования и показатели gap-анализа уточняются в каждом структурном подразделении, у всех ключевых менеджеров и у лиц, принимающих стратегические решения в компании.
Сбор этих требований дает представление о применимости программных продуктов и потенциальных недостатках существующих базовых систем. После завершения сбора информации составляется условная «матрица требований» и рассматриваются первоначальные предложения по ликвидации обнаруженных разрывов при доработке crm- или erp-системы.
Разумеется, первоначальные предложения обычно претерпевают корректировки, иногда существенные. Так, изначально обязательное требование к системе может на поверку оказаться не таким уж принципиальным, а компоненты системы, которые не слишком тщательно обсуждались, могут выйти на первый план.
Тем не менее вышеописанная «дорожная карта» представляет собой итеративный подход, т.е. выполнение задачи параллельно с непрерывным анализом получаемых результатов и корректировкой предыдущих этапов работы [RSM US, 2021].
Отзывы со стороны заказчика помогают уточнить требования, «довести до ума» разработку и получить, в конечном итоге, эффективно работающую систему, автоматизирующую рутинные процессы и открывающую новые возможности для развития бизнеса.
Значит ли все вышеизложенное, что гап-анализ подходит практически для всего, что угодно? Скажем так: это не является преувеличением. Значит ли это, что у гап-анализа нет никаких минусов? Наверное, это не совсем так.
Плюсы и минусы gap-анализа
Разумеется, положительные и отрицательные стороны любого процесса, явления или методики нужно рассматривать в балансе. Начнем с безусловных преимуществ gap-анализа.
Плюсы gap-анализа:
Минусы gap-анализа:
Думается, что найти баланс плюсов и минусов и определить оптимальное использование gap-анализа для решения собственных задач всегда возможно, в чем вы сможете убедиться, если научитесь самостоятельно добывать недостающую информацию и правильно с ней работать. Этому, напомним, мы обучаем на нашей программе «Лучшие техники самообразования».
Тогда gap-анализ сэкономит вам время, которое вы могли бы потратить на совершение и исправление ошибок, если бы не потратили его на проведение gap-анализа. Умело распределять собственное время вы научитесь на программе «Лучшие техники тайм-менеджмента».
Мы желаем, чтобы ваш бизнес и все ваши повседневные дела всегда были в полном порядке, и просим ответить на вопрос по теме статьи: