Что такое event агентство
Event агентство: кому доверить проведение делового, бизнес или развлекательного мероприятия?
Проведение праздников и мероприятий – дело довольно хлопотное. Оно требует от организатора, помимо материальных затрат, наличие свободного времени и креативного мышления. Например, чтобы организовать корпоратив или конференцию, приходится отрывать от основной работы сотрудников предприятия, подыскивать помещение, придумывать сценарий. Все становится гораздо проще, если обратиться в event агентство. Ведь проведение мероприятий – это именно то, чем занимаются специалисты таких компаний. Они обладают огромным опытом проведения ивентов разных форматов.
Что такое event агентство?
Ивент (event) агентство – это компания, которая занимается организацией и проведением мероприятий (ивентов) по заказу. Услуги специалистов и все расходы, необходимые для события оплачивает заказчик.
В мероприятиях принимает участие обычно строго ограниченный круг лиц. Длиться такие события могут от нескольких часов до нескольких дней.
Проведение каких мероприятий, лучше поручить специалистам?
Event агентствам заказывают проведение:
Профессиональные ивент-провайдеры, как правило, имеют в своем арсенале большой выбор различных сценариев и концепций проведения мероприятий самых разных форматов.
Почему организацию мероприятия лучше доверить event агентству?
Причин, почему лучше доверить организацию массового мероприятия event-провайдеру несколько. Главные из них, это возможность:
Все, что потребуется от компании-заказчика – это заключить договор и оплатить услуги. Но, перед тем как решиться на такой шаг, конечно же, нужно выбрать хорошего ивент-провайдера с достаточным опытом в этой сфере и техническими возможностями.
Какие признаки указывают на то, что перед вами хороший event-провайдер?
В настоящее время созданы и успешно работают множество организаций, специализирующихся на организации праздников, юбилеев, тимбилдингов, корпоративов и прочих меропрятий. Но, чтобы выбрать лучшее event агентство нужно обратить внимание:
Организация, которая действительно желает, чтобы ваш праздник удался, обязательно предложит обсудить все детали предстоящего события. Менеджер согласует все нюансы, включая самые, на первый взгляд незначительные.
Event агентство должно предоставить предварительную смету. А после окончательного утверждения и проведения события дать полный отчет по всем позициям расходов.
Хорошо, если event-провайдер может предложить дополнительные услуги. Например, у него имеется возможность организовать заказчику изготовление брнедированых сувениров и подарков, а также полиграфической продукции для сотрудников или гостей праздника.
Профессиональные ивент агентства готовы предоставить полный пакет услуг под ключ, который включает логистику, аренду помещения, подбор обслуживающего персонала, реквизита и т.д.
Хорошим примером event-провайдера может послужить компания DoctorTeam, где организация мероприятий (деловых, маркетинговых и пр.), а также корпоративного досуга, выполняется на высоком уровне с привлечением специалистов из различных отраслей.
Event агентство что это такое
Окружающая нас реальность – мир узких специализаций. Несколько веков назад человек мог самостоятельно обеспечить себя всем необходимым. Сегодня каждый процесс требует специальных знаний, а соответственно, специалиста, который может его обеспечить. Организация событийных мероприятий – не исключение. Еще совсем недавно подготовкой мероприятий разного уровня занимались сами сотрудники. Сегодня ивент акции решают важные задачи и требуют совместной работы разноплановых специалистов, что может обеспечить event агентство.
Яркие события – вехи, ориентиры на жизненном пути любой социальной группы, будь то семья, школьный класс или бизнес команда. В зависимости от направленности, они могут решать ряд задач. Таких, как тимбилдинг, повышение лояльности, создание комфортной психологической обстановки внутри рабочей группы через обеспечение потребностей членов команды в признании, уважении, доверии и т.д. События, ориентированные вовне помогают установить и поддерживать контакты с партнерами, создавать и поддерживать имидж компании.
Event агентство в Москве предложит вам услуги организации и проведения таких мероприятий, как:
Event агентство полного цикла
При реализации проектов услуги event агентства могут предоставлять как отдельные элементы процесса. Например, креативную группу, подбор промо-персонала. Так и весь цикл подготовки, проведения и подведения итогов. В последнем случае это рекламное агентство event полного цикла.
Это не просто группа маркетологов-креативщиков из нескольких человек. А серьезная бизнес-единица, опирающаяся в реализации всех этапов преимущественно на собственные ресурсы. От креативной группы, дизайнеров, маркетологов, промо-персонала, до производства полиграфии, декораций, организации транспортного обеспечения, решения других вопросов. Это не значит, что услуги сторонних компаний-подрядчиков не используются совсем. Но их доля в реализации проектов достаточно мала. Это дает компании возможность гарантировать заявленный результат без форс-мажоров или срывов.
Партнеры, подрядчики, клиенты
В реализации мероприятий различного масштаба даже ивент-компании полного цикла требуются надежные партнеры- подрядчики. Компании, занимающиеся кейтерингом, арендой площадок, помещений для мероприятий, прокатом оборудования, букингом. Для успешного event агентства Москвы сотрудничество обычно характеризуется постоянством, надежностью. То есть у компании есть ряд проверенных партнеров на все случаи жизни.
Точно так же в отношении с клиентами солидное агентство стремиться к постоянному надежному сотрудничеству. Это выгодно обоим участникам партнерства. При такой организации event агентство может разрабатывать события на год и более. При этом логически увязывая их в единую целевую программу. Клиенту удобно планировать график, бюджет, пользоваться исчерпывающей отчетной документацией по каждому ивенту.
Что такое event-агентство
Отличия от других агентств
Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.
BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.
Структура
В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.
Основные источники дохода
Основные услуги event-агентства
Подрядчики event-агентства
Основные форматы мероприятий
В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.
В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.
Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo
Как превратить жизнь и работу в вечный праздник: открываем эвент агентство
Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.
Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.
Что это такое и в чем суть
Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.
Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.
Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:
То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.
С чего начать
Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:
Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.
Что еще учесть
Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:
Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.
С кого брать пример
Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.
Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.
В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.
Открываем event-агентство: что нужно знать для успешного старта?
Немного статистики, или почему стоит открыть event-агентство?
По данным исследования Ассоциации Коммуникационных Агенств России доля отечественного event-рынка в 2015 году составила всего 15% от общего бюджета рынка BTL-услуг. Это 13.6 млрд. рублей, в то время как в 2005 году данный показатель равнялся всего 2.2 млрд.рублей. При этом самые крупные игроки с оборотом до 1.5 млрд. рублей в год занимают не более 2% рынка каждый. Ещё 5% делят агентства с оборотом до 0.5 млрд. рублей. Весь остальной рынок крайне стихиен и не удовлетворяет стабильно растущий спрос на event-услуги.
Эксперты ВТБ-Капитал прогнозируют рост объёма event-рынка России до 24 млрд. рублей к 2020 году. И это далеко не предел, поскольку спрос будет расти опережающими темпами по меньшей мере ещё 7 лет.
Явные лидеры индустрии организации мероприятий до сих пор не определены, поэтому с точки зрения конкуренции её можно назвать едва ли не идеальной для старта собственного дела.
Допустим, вам стала интересна тема оказания event-услуг. С чего начать и как достичь успеха в этой сфере без существенных вложений? Давайте разбираться.
Бизнес-модель
Прибыль event-агентства – это комиссионный процент от сметы организованного мероприятия, начиная с разработки его сценария и заканчивая финальной очётностью. Следовательно, ваш чек будет прямо зависеть от количества и разнообразия предлагаемых услуг в выбранной нише. Поэтому при выборе идеи для event-агентства желательно хотя бы поверхностно ориентироваться в том виде мероприятий, которые собираетесь организовывать. Выбирайте то, что ближе лично вам, так будет проще подсчитать, что понадобится для мероприятия и сколько это будет стоить.
Не пытайтесь сразу охватить весь регион, начните со своего города или даже района. У вас под боком находятся сотни предприятий и офисов, детские сады и школы, а также тысячи частных клиентов, все они – ваши потенциальные заказчики.
Каждое мероприятие требует составления отдельной сметы. Важно следить, чтобы каждый её пункт оставался в пределах рентабельности.
Например, в ближайшем детском садике находится 100 детей. Подсчитайте во что обойдутся услуги аниматора, фотографа и видеооператора, при необходимости – водителя, доставка блюд из кафе, а также реквизит – воздушные шарики, гирлянды, фейрверки и подарки (разумеется, с вашим логотипом, адресом и телефоном) и т.д. Скажем, на трёхчасовой утренник. Делите сумму на 100 – получите размер взноса родителей каждого ребёнка. Добавьте к этой сумме свой процент за организацию. Такую смету уже можно отправлять администрации садика в качестве коммерческого предложения. Главное, не жадничать, по крайней мере, на первых порах, пока у вас нет хорошего портфолио.
С точки зрения логистики при организации любого мероприятия выгоднее всего действовать на знакомой территории, где вам известны поставщики всевозможных товаров и услуг, помещения под аренду, службы такси, доставки и прочие подрядчики. Мы к ним ещё вернёмся, когда дойдём непосредственно до рабочих процессов.
Идея агентства и изучение конкурентного поля
В выбранном районе необходимо изучить конкурентов. В подавляющем большинстве случаев отечественные event-агенства предлагают организацию любых мероприятий по желанию заказчика без концентрации на какой либо нише. Выделиться на фоне таких конкурентов можно с помощью оригинальной специфики вашего предложения.
Сезонность
Специфика предложения может меняться в зависимости от сезона. Лето – пора свадеб и отдыха на природе, а зима – время новогодних, февральских и мартовских праздников. Своевременно заменяйте свои предложения, попутно разрабатывая концепции мероприятий на следующий сезон. Когда он настанет, у вас уже будет готовый пул оригинальных предложений.
Регистрация бизнеса
Вам необходимо зарегистрировать агенство в качестве юридического лица, поскольку предстоит заключение многочисленных договоров, как с клиентами, так и с подрядчиками. Лучшей формой юр.лица в данном случае является ООО. Это обойдётся примерно в 30000 рублей. Конечно, можно начать с ИП, но в этом случае с вами вряд ли захотят сотрудничать серьёзные организации и придётся ограничиться частными заказами. Не скупитесь, если всё сделать правильно, регистрация юр.лица быстро окупится.
Помещение, оборудование, связь
Если мы говорим о минимальных затратах, на первых порах лучше обойтись без офиса. Аренда помещения в 30-40 квадратных метров обойдётся примерно в 300000 рублей в год. Безусловно, когда у вас будет оборотный капитал, офис понадобится, но на старте он – непозволительная роскошь.
Встречаться с клиентами можно на нейтральной территории, скажем, в кафе. Или предложить выезд event-менеджера в офис заказчика как ваше конкурентное преимущество.
Для связи с клиентами, коллегами и партнёрами дешевле всего обойдётся подключение виртуального номера телефона. Это может быть как городской телефон, так и номер в федеральном коде 8-800. Таким образом, вы развязываете руки себе и коллегам – принимаете звонки на номер компании по своему личному мобильному устройству в любом месте, где есть интернет.
Подключите несколько виртуальных номеров по числу сотрудников с функцией переадресации входящих. Так звонок клиента будет принят одним из ваших коллег, даже если вы заняты, а все сотрудники находятся в разъездах или на мероприятиях.
Вы экономите на прокладке линий, покупке мини-АТС и услугах монтажников. Кроме того, тарифы провайдеров IP-телефонии по обслуживанию виртуальных номеров в среднем в 3 раза выгоднее услуг аналоговой или мобильной связи.
Для учёта всех обращений и пожеланий клиентов event-агенству нужна CRM-система. Сегодня в сети можно найти бесплатные CRM-сервисы, работа с которыми производится на личном ПК, планшете или смартфоне. Для начала этого хватит, а после получения прибыли с первых проектов можно докупить функционал и интегрировать с системой телефонию вашего агентства.
Реквизит для организации собственно мероприятий закупать не стоит. Во-первых, так вы ограничите себя в вариантах сценариев, а во-вторых, всё необходимое уже есть у ваших будущих подрядчиков.
Сотрудники, партнёры, подрядчики
На первых порах вам по-настоящему нужны лишь два постоянных сотрудника – хороший менеджер по продажам и так называемый event-менеджер, а по сути – талантливый и креативный сценарист будущих мероприятий. Первый отвечает за продажу услуг вашего агенства и приток новых клиентов, второй генерирует оригинальные концепции мероприятий, пишет и выверяет по таймингу сценарии событий, чтобы клиенты не скучали.
Трудно заранее предсказать, что клиент захочет увидеть на своём мероприятии. Поэтому реквизит и подрядчиков стоит подбирать строго по тематике будущего события и только по согласованию с заказчиком.
И это далеко не весь список, могут понадобиться, например, укротители змей, заводчики голубей или факиры. Содержать всех этих людей в штате невозможно. Но важно осозновать – все они ищут клиентов, а вы можете помочь им в этом. Ищите и включайте в свои программы мероприятий различных специалистов, обменивайтесь с ними визитками, договаривайтесь на долгосрочное сотрудничество. Рекомендуйте их, чтобы они рекомендовали вас. Все вы работаете в индустрии развлечений и новые заказы будут приходить тем чаще, чем больше у вас в данной сфере партнёров.
То же самое касается реквизитов. Выходите на оптовых поставщиков фейрверков и воздушных шаров, договаривайтесь с местными рестораторами и владельцами кафе, налаживайте связи с кейтеринговыми компаниями, службами доставки и такси, а также с арендаторами спортинвентаря.
Рано или поздно вы придёте к тому, что вашими подрядчиками станут конкуренты, которые, в свою очередь, будут обращаться к вам, сталкиваясь с экзотическими заказами. Поэтому горизонтальными связями в event-индустрии лучше всего начинать обзаводиться как можно раньше. Помните, продажи нужны всем, а заказчик должен остаться доволен, с кем бы вам для этого не пришлось договариваться.
Маркетинг и реклама
Безусловно, вам понадобится хороший сайт с перечнем возможных услуг и красивыми фото/видео проведённых мероприятий. Однако вкладываться в его продвижение в сети и контекстную рекламу на раннем этапе не стоит, поскольку показ объявлений в сфере event – недешевое удовольствие. Это лишний раз показывает кипучую деловую активность в отрасли. Сайт вы покажете клиенту при личной встрече в качестве портфолио агентства, но рекламировать компанию нужно другими путями.
Начать стоит с распространения ваших визиток по развлекательным заведениям, учреждениям и ближайшим офисам. Доски объявлений, как физические, так и виртуальные – тоже неплохой способ рассказать аудитории о вашем предложении.
Однако локомотивом продвижения event-услуг являются связи и слухи. Люди склонны делиться впечатлениями от праздников со своими друзьями и коллегами. Чем ярче эти впечатления, тем больше клиентов вы получите в самой ближайшей перспективе. Будет не лишним мотивировать довольных клиентов на написание отзывов о вашей работе – создайте для этого специальный раздел на своем сайте.
Доход
Практика действующих сегодня event-агентств показывает, что в первые 2-3 месяца на этапе накопления опыта и портфолио, компании имеют не более 4 заказов в месяц со средним чеком 40000 руб. за одно мероприятие. Однако слухи распространяются быстро и, если ваши клиенты остаются довольны, на 5-6 месяце можно смело расчитывать на 8-9 заказов стоимостью до 90000 рублей в месяц. Повторим, что рынок event-услуг в России не развит, а потому клиенты сами ищут хорошее агентство по организации мероприятий.
Подводим итоги
Несмотря на внешнюю простоту, организация праздников и мероприятий – серьёзное, ответственное и трудозатратное дело, требующее, к тому же, наличия хорошей организаторской хватки. Однако при правильном подходе создание event-агентства обойдётся достаточно недорого, а окупится уже в течение полугода.
Согласно исследованиям, сейчас лучшее время для старта собственного бизнеса в event-индустрии, поскольку конкурентное поле не сформировано, а клиентов больше, чем поставщиков услуг. Вы можете прямо сейчас попробовать себя в сфере организации развлечений, а мы со своей стороны готовы помочь вам в этом.
Воспользуйтесь недельным бесплатным тест-драйвом виртуального номера и получите первых клиентов в первые же минуты после подключения. Это даст вам необходимые средства для реализации всё более сложных и масштабных проектов.