Что такое erp system
Что такое ERP-система простыми словами: расшифровка понятия, примеры и классификация программы для управления предприятия
Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами – ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.
Сущность и структура ERP
Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:
Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.
Как узнать, что пришло время ERP
Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.
Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:
Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.
Что такое ERP-системы. Преимущества и недостатки ЕРП
ERP-система – это решение для управления ресурсами бизнеса. Чтобы понять, что это за программа и нужна ли она вашей компании, следует разобраться в том, как работает система на практике, из чего состоит, каковы ее плюсы и минусы.
В нашей статье мы попробуем рассказать, что такое ERP-система простыми словами и дать ответы на распространенные вопросы пользователей.
Что такое ERP-система?
ERP-система (от англ. Enterprise Resource Planning) – как следует из названия, в первую очередь, это инструмент для планирования ресурсов предприятия.
Какие такие ресурсы и зачем их планировать? Когда масштабы компании невелики и многие вопросы можно удержать в голове, то и планировать здесь особо нечего. А если у вас производство в сотни наименований, для которых нужны тысячи комплектующих, а число сотрудников превышает, к примеру, 2 000 человек, то без планирования ресурсов обойтись довольно сложно.
Системы ERP предназначены для хранения и обработки большого объема данных, позволяют связать все информационные ресурсы предприятия в единый механизм.
Полученная информация позволит более грамотно распределять производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения. Именно качественное планирование в крупном бизнесе и приносит ощутимый эффект.
Программа не просто хранит данные о происходящем на предприятии, но и позволяет благодаря встроенным модулям ERP-системы планировать и оптимизировать все виды ресурсов – финансовые, материальные, человеческие, временные и др.
Простыми словами, ERP-система позволяет не только получать актуальную информацию, но и анализировать ее и принимать решения, а также доносить связанные с этим задачи до сотрудников.
Здесь может возникнуть резонный вопрос – зачем нужно внедрение ERP-системы, если предприятие уже и без того оснащено автоматизированными решениями для ведения учета, управления персоналом, финансами и т.п.? Ответ прост: ERP-система, в отличие от других программ, охватывает работу всей компании, а не отдельных подразделений. Современные ERP-системы нужны, чтобы связать все процессы в единый цикл управления. Автоматизация ERP позволяет объединить все бизнес-процессы компании на одной мощной платформе.
Акцент делается именно на объединении. Долгое время считалось, что различные задачи лучше автоматизировать при помощи разных программ, а затем все данные где-то централизовать. Если разработчики таких решений различаются, то интеграция программ может быть затруднительной. Поэтому сегодня тенденция меняется в сторону единых решений, где все: от учета до отчетности ведется в одной конфигурации.
Комплексные системы управления предприятием, такие как ERP, стремятся максимально объединить в рамках единой платформы все процессы, что сокращает затраты на поддержку и обслуживание системы, а также ускоряет работу сотрудников компании.
ERP-система охватывает множество функций предприятия. Перечислим лишь несколько основных. Автоматизация ERP позволит:
Кому необходимо внедрение ERP-системы?
Как мы уже упоминали выше, внедрение ERP-системы чаще всего требуется крупным предприятиям со сложным производственным процессом, большим ассортиментом выпускаемой продукции, широкой филиальной сетью. Именно в этом случае достигается окупаемость системы в перспективе за счет более грамотного планирования ресурсов и точного управления бизнесом.
Учитывая высокую стоимость и сложность внедрения ERP-системы, автоматизация ERP в малом и среднем бизнесе считается нецелесообразной. Такое масштабное решение может, наоборот, замедлить процессы и привести к неоправданным убыткам.
История ERP-систем
Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, стоит совершить краткий экскурс в историю ее возникновения.
В конце 20-го века началось массовое распространение персональных компьютеров и постепенный переход на цифровой формат. Для этих ПК стали разрабатывать программное обеспечение. Началась повсеместная автоматизация бизнеса, появились конфигурации для облегчения работы бухгалтеров, финансистов и других подразделений.
Вся информация постепенно переформатировалась в цифровой вид, уменьшалось количество бумажных носителей. Суть процессов заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но и в появлении новых способов и моделей для анализа и обмена данными.
В результате, такие изменения позволили видеть как деятельность предприятия в целом, так и анализировать ее отдельные направления. Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать правильные управленческие решения. Именно такой способ ведения бизнеса получил название Enterprise Resource Planning, а программное обеспечение для автоматизации этих задач назвали EPR-системой.
Функционал ERP-системы
Функционал ERP-систем может различаться, особенно если речь идет о зарубежных разработчиках и отечественных решениях, но есть и общие для всех продуктов функции:
Архитектура ERP
Архитектура ERP по большей части схожа. Как правило, стандартная ERP-система включает два блока:
Преимущества ERP-системы
Резюмируя все вышесказанное, выделим пять ключевых преимуществ современных ERP-систем:
Недостатки
У ERP-систем есть два весомых недостатка: внедрять их, как правило, дорого и долго. Расходы на установку такой сложной и дорогостоящей программы должны рассматриваться руководством как стратегические вложения, которые окупят себя и начнут приносить прибыль не сразу, а в перспективе 2-3 лет.
Из менее весомых недостатков ERP выделим следующие:
Как узнать, что пора внедрять ERP?
Три признака, которые помогут определить, что вам нужна автоматизация ERP:
Как выбрать и что важно знать при выборе ERP?
На IT-рынке представлены несколько комплексных ERP-систем как западных, так и отечественных производителей. Какую платформу выбрать – западную или российскую? Мнения по этому вопросу довольно противоречивы.
Зарубежные ERP-системы таких разработчиков, как: SAP, Microsoft, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan могут использоваться на предприятиях любой сферы и являются примерами для подражания. Сильной стороной западных решений принято считать точно прописанный алгоритм действий производственного планирования и большой практический опыт при разработке продуктов. Ключевой недостаток – необходимость доработок программы с учетом особенностей российского рынка и законодательства. Такие доработки потребуют дополнительных финансовых вложений, о которых лучше знать заранее. Также к недостаткам стоит отнести высокую стоимость системы и слишком узкое число квалифицированных специалистов, способных провести качественное внедрение ERP-системы и оказать дальнейшее сопровождение.
Отечественные разработки и их внедрение стоят ощутимо дешевле западных. И, само собой, в них учитывается специфика рынка и поддерживается актуализация программы в соответствии с изменениями законодательства.
Как пример можно привести программное обеспечение фирмы «1C» – «1С:ERP Управление предприятием 2» («1С:ERP»). Это продвинутая система, в которую включены инструменты для комплексного управления производством. По функциональности ERP «1С» является одной из самых мощных программ в своем классе. В ней есть все, что может потребоваться современному предприятию.
Важно понимать, что установка системы класса ERP на предприятии — это всегда трудоемкая задача. При выборе интегратора – компании, с которой будет проводиться автоматизация ERP, нужно учитывать два фактора: ее компетенции и опыт работы с предприятиями смежных отраслей и масштабов. Также следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет организация: техподдержка, доработка ПО, обучение сотрудников и т.д.
Если остановите свой выбор на решении фирмы «1С», то при подборе партнера по внедрению обязательно обратите внимание на наличие статуса «1С:Центр компетенции по ERP-решениям». Наличие такого статуса является гарантией качества услуг по внедрению и сопровождению ERP-системы.
«1С-Архитектор бизнеса» имеет большой практический опыт и владеет отлаженной методологией внедрения «1С:ERP »: от анализа задач до сопровождения системы. Мы поможем вам сократить время на запуск и освоение программы, избежать ошибок в работе. В рейтинге фирмы «1С» среди Центров компетенции по ERP наша компания занимает третье место.
Методы внедрения ERP-системы
Выделяют три ключевых стратегии внедрения ERP-системы:
Этапы внедрения ERP
Длительное и сложное внедрение ERP-системы обусловлено необходимостью всестороннего предварительного исследования работы компании. Это позволит понять, целесообразна ли автоматизация ERP в этой организации или для начала следуют скорректировать определенные бизнес-процессы. Мы рекомендуем не пропускать этот этап, иначе вы рискуете потерять много времени и ресурсов в случае затянувшегося или неудачного внедрения системы.
Если в результате предпроектного исследования выявлено, что у компании все процессы достаточно отлажены и все готово к внедрению, можно приступать к составлению плана проекта. Мы рекомендуем на этом этапе руководству составить подробный список требований к ERP-системе, определить, какие области работы следует охватить, какие подразделения автоматизировать и т.д.
Типовое внедрение ERP-системы подразумевает автоматизацию предприятия по специально разработанной технологии, в которую, как правило, обязательно входят:
Узнайте о преимуществах ERP-системы для вашей компании! Если вы обдумываете возможность внедрения «1С:ERP» в своей организации и вам требуется более подробная консультация — звоните в нашу компанию. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» проконсультируют вас по всем интересующим вопросам. Вы также можете узнать больше о возможностях «1С:ERP» в нашей статье
Подведем итоги
Комплексные системы управления предприятием, такие как ERP, это, в первую очередь, инструмент для планирования ресурсов предприятия. Системы ERP предназначены для хранения и обработки большого объема данных, что позволит более грамотно распределять производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения. Именно качественное планирование в крупном бизнесе и приносит ощутимый эффект.
Надеемся, что наша статья помогла вам понять особенности программы ERP и разобраться, как выбрать наиболее эффективный продукт, грамотно провести внедрение ERP-системы и добиться в перспективе роста прибыли и существенных улучшений в работе компании.
Что такое ERP?
Определение Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP), или планирование ресурсов предприятия, относится к типу программного обеспечения, которое используется компаниями для управления такими повседневными бизнес-операциями, как бухгалтерский учет, закупки, управление проектами, управление рисками и обеспечение нормативно-правового соответствия, а также управление цепочками поставок. Пакет ERP также включает решение по управлению эффективностью предприятия, которое помогает планировать операции, составлять бюджет и прогнозы и создавать отчеты о финансовых результатах компании.
Системы ERP объединяют многочисленные бизнес-процессы и обеспечивают передачу данных между ними. Собирая общие операционные данные компании из множества источников, ERP-системы устраняют дублирование и обеспечивают целостность данных с помощью «единого источника достоверных данных».
На сегодняшний день ERP-системы играют решающую роль в управлении тысячами компаний любых размеров во всех отраслях. Для таких компаний ERP-системы так же необходимы, как электричество для освещения.
Основы ERP
Системы ERP основаны на определенной структуре данных (схеме), которая, как правило, использует общую базу данных. Это позволяет гарантировать, что информация, используемая на предприятии, стандартизирована и основана на общих определениях, а также опыте пользователей. Затем эти ключевые элементы встраиваются в бизнес-процессы, основанные на рабочих операциях в различных отделах предприятия (например, финансы, управление персоналом, инженерном отделе, маркетинге, производственном отделе). За счет этого обеспечивается взаимодействие между системами и людьми, которые этими системами пользуются. Простыми словами, ERP — это средство для интеграции людей, процессов и технологий в масштабе всего современного предприятия.
Приведем пример. Возьмем компанию, которая производит автомобили, а детали и компоненты закупает у нескольких поставщиков. В этом случае можно использовать ERP-систему, которая не только отслеживает заявки и приобретения, но и гарантирует, что каждый компонент цикла «от закупки до оплаты» использует единообразные и достоверные данные, связанные с рабочими операциями, бизнес-процессами, отчетностью и аналитикой предприятия. Так, если ERP-система соответствующим образом внедрена на автомобильном производстве, то такая деталь, как, например, тормозные колодки переднего колеса, будет единообразно идентифицироваться по имени, размеру, материалу, источнику, номеру партии, номеру детали у поставщика, серийному номеру, цене и спецификации, а также ряду других признаков. Поскольку данные — это основа любой современной компании, ERP-система облегчает сбор, организацию, анализ и предоставление данных любому человеку и системе, которые нуждаются в них для работы.
ERP также сводит эти данные и атрибуты в соответствующие статьи учета в бухгалтерской книге, благодаря чему все расходы отслеживаются и отображаются надлежащим образом. Если бы передние тормозные колодки назывались «передние тормоза» в одной программной системе (или наборе электронных таблиц), «тормозные колодки» в другой и «передние колодки» в третьей, этому автопроизводителю было бы проблематично определить ежегодные затраты на передние тормозные колодки и принять решение о возможной смене поставщика или переговорах по снижению цены.
Основной принцип ERP — это централизованный сбор данных для их широкого распространения. Там, где традиционно использовалось несколько автономных баз данных с огромным числом разрозненных электронных таблиц, системы ERP устраняют хаос и дают возможность всем пользователям — от генерального директора до бухгалтеров — создавать, хранить и использовать одни и те же данные, полученные с помощью одних и тех же процессов. Благодаря безопасному и централизованному хранилищу данных каждый в компании может быть уверен, что данные точны, актуальны и полны. Целостность данных гарантирована для каждой задачи, выполняемой в компании (от квартального баланса до отчета по дебиторской задолженности), причем для этого не используются электронные таблицы, порождающие большое количество ошибок.
Значение ERP для бизнеса
Игнорировать значимость систем ERP в современном деловом мире невозможно. Когда данные и процессы группируются в единых ERP-системах, предприятия могут координировать работу отдельных подразделений и улучшить рабочие процессы, обеспечивая существенный рост прибыли. Преимущества для бизнеса
Краткая история ERP
От перфокарт к мобильным устройствам
История ERP началась более 100 лет назад. В 1913 г. инженер Форд Уитмен Харрис (Ford Whitman Harris) разработал то, что впоследствии назвали моделью оптимального размера заказа (economic order quantity, EOQ). Это система производства на основе бумажных документов, используемая для составления производственных графиков. В течение десятилетий модель EOQ была стандартом для производства. Производитель инструментов Black & Decker изменил правила игры в 1964 г. Это была первая компания, внедрившая решение для планирования потребности в материалах (material requirements planning, MRP), в котором концепции EOQ сочетались с возможностями использования больших ЭВМ.
Решение MRP оставалось стандартом для производителей, пока в 1983 г. не была разработана система планирования производственных ресурсов (manufacturing resource planning, MRP II). Система MRP II включала модули как основной архитектурный компонент программного обеспечения, а также интегрированные базовые производственные компоненты, такие как закупки, нормирование расхода материалов, составление графиков и управление контрактами. Впервые в истории различные производственные задачи были объединены в единой системе. Система MRP II обеспечивала компаниям возможность совместного использования и интеграции данных, а также повышения эксплуатационной эффективности благодаря лучшему планированию производства, снижению необходимых запасов и доли отходов. По мере развития компьютерных технологий в 1970–1980 гг. разрабатывались концепции, подобные MRP II, для таких аспектов бизнеса, не связанных непосредственно с производством, как финансы, управление взаимоотношениями с заказчиками и данные для управления персоналом. К 1990 г. технические аналитики придумали название новой категории ПО для управления бизнесом — планирование ресурсов предприятия (ERP).
Прошлое ERP: от 90-х до нового тысячелетия
Переход с локальной среды на облачную
С 1990-х годов до начала XXI века популярность корпоративных ERP-систем быстро росла. Одновременно начала расти и стоимость внедрения. Требуемое оборудование, как правило, располагалось на объекте компании — это были большие машины в серверной. Оборудование и программные лицензии не только требовали солидных капиталовложений, но и устаревали в течение 5–10 лет. Кроме того, компании почти всегда стремились подстроить свои ERP-системы под свои потребности, что означало дополнительные расходы на ИТ-консультантов и тренинги.
Тем временем ERP-технология освоила Интернет и приобрела новые возможности и функции, такие как встроенная аналитика. Со временем многие компании обнаружили, что их локальные ERP-системы не успевают за современными требованиями безопасности и такими новыми технологиями, как смартфоны.
ERP Cloud.—Новая модель предоставления ERP
ПО как услуга (SaaS)
Переходите на облако, а точнее говоря, на модель «ПО как услуга (SaaS)» для ERP. Если ПО для ERP предоставляется «как услуга» в облаке, это означает, что оно работает в сети удаленных серверов, а не в серверной компании. Поставщик облачных услуг вносит исправления, управляет ПО и обновляет его несколько раз в год — в отличие от дорогостоящих обновлений каждые 5–10 лет, осуществляемых ранее локально. Облако позволяет сократить как эксплуатационные, так и капитальные издержки, так как компаниям больше не нужно приобретать ПО и оборудование или нанимать дополнительный ИТ-персонал. Высвободившиеся ресурсы можно инвестировать в новые направления развития, при этом компании всегда имеют обновленную версию ERP-приложений. Сотрудники могут перенести основное внимание с управления сервисами ИТ на решение задач, создающих добавленную стоимость, например инновации и рост.
7 причин перейти на решение ERP Cloud
Предприятия не могут моментально отказаться от локальных систем и полностью перейти в облако, или сделать это будет им совсем неудобно. В то же время работать как раньше и продолжать игнорировать все преимущества управления ресурсами предприятия как облачного решения — это тоже путь неидеальный. Почему следует подумать об использовании облачных приложений для замены или расширения локальной системы?
1. Быстрее внедряйте новые и развивающиеся технологии SaaS
Технологии нового поколения, такие как искусственный интеллект (ИИ), позволяют облачным системам быстро улучшать свои возможности без необходимости периодических обновлений, в отличие от Вашей унаследованной системы. Сегодня без каких-либо дополнительных или новых действий со стороны конечного пользователя ERP-системы становятся проще в управлении и использовании.
2. Раскройте потенциал имеющихся ERP-систем
Благодаря расширению и интеграции унаследованного программного обеспечения с облачными приложениями важные задачи выполнять проще с использованием дополнительных преимуществ. Такой подход может вдохнуть новую жизнь в существующие ERP-системы и дать компаниям отличный шанс начать внедрение облачных возможностей.
3. Используйте новые технологии
Найдя облачные приложения, дополняющие Ваши унаследованные программные ERP-модули, Вы можете воспользоваться преимуществами быстро развивающихся новых технологий и обновленных парадигм пользователей. Таким образом Вы получаете дополнительные системы, незамедлительно обеспечивающие новые бизнес-возможности и ценность, без необходимости внесения фундаментальных изменений в Ваши операции.
4. Уменьшите зависимость от третьих сторон
Для оперативного создания отчетности и аналитических данных в случае унаследованных систем обычно требуется участие стороннего поставщика. Использование облачных приложений от поставщика Вашей прежней ERP-системы часто позволяет получить такую же или даже лучшую аналитику, то есть нет необходимости привлекать других поставщиков.
5. Модернизируйте свои финансовые системы
Унаследованные системы никогда не претендовали на роль современных инструментов отчетности. Облачные технологии появились и развивались в последнее десятилетие по принципу, совершенно отличному в плане понимания и мышления не только того, что можно было сделать, но и того, что необходимо для успеха ERP-платформам.
6. Более надежные ресурсы обеспечения безопасности
У поставщиков услуг облачных решений есть в штате большие команды, которые круглосуточно занимаются исключительно упреждающим мониторингом и своевременным устранением проблем и угроз облачной безопасности.
7. Привлечение востребованных сотрудников
Новое поколение молодых сотрудников выросло на безупречных технологиях, которые мобильны, просты в использовании и всегда работают. Ни одна компания, которая продолжает использовать исключительно локальные технологии, не сможет нанять лучших сотрудников, независимо от возраста.
Начало работы с ERP
Принимайте лучшие бизнес-решения с помощью Oracle Cloud ERP
Компании всегда стремились найти баланс между высокой стоимостью и сложностью традиционных методов управления эффективностью и потребностью в специализированном гибком функционале, удовлетворяя при этом бизнес-требованиям. Узнайте, как облако Oracle ERP Cloud обеспечивает связь между сотрудниками, унификацию данных и предоставление информации в реальном времени, чтобы помогать Вам и Вашим финансовым специалистам принимать наилучшие бизнес-решения. Развернув в облаке ERP-систему как услугу, Вы подготовите свою компанию к задачам завтрашнего дня и заложите фундамент для будущего успеха.
Одно из достоинств модели SaaS заключается в том, что ПО поддерживается на актуальном уровне за счет новых функций и лучших практик. Облачные поставщики ERP-систем регулярно выпускают обновления (например, ежемесячно, как Oracle). Это означает, что новейшие, прорывные технологии — в частности, ИИ, виртуальные ассистенты, машинное обучение, блокчейн, дополненная реальность и Интернет вещей — становятся доступны подписчикам на регулярной основе.
Имея доступ к этим технологиям, компании могут быстро развивать свои лучшие практики по мере развития ERP. Можно автоматизировать процессы, которые раньше требовали трудоемких ручных операций, например сверку финансовых отчетов. Помимо того, пользователи получают в реальном времени комплексные данные о бизнес-операциях компании не только в точках взаимодействия с заказчиками, но и на складах, в производственных цехах — в любом отделе. Эти данные легкодоступны для авторизованных сотрудников на мобильных устройствах, включая смартфоны и планшеты.
Современное ERP-облако, созданное для цифрового века, охватывает мобильные устройства, социальные сети, инструменты аналитики и новейшие технологии. При отсутствии любого из элементов компания не может развиваться.