Что составляет структуру таблицы access

Структура базы данных Access

Практическая работа №12

Название:Создание и редактирование однотабличной базы данных.

Цель работы:1)ознакомится со структурой СУБД MS Access; 2) понять, что такое таблицы, поля, записи, первичные ключи; 3) изучить способы ввода данных в БД и работа с ними.

Теоретическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Access – реляционная СУБД: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

Такая организация данных обладает рядом преимуществ:

· Экономия времени, т.к. одни и те же данные не придется вводить в несколько таблиц;

· Уменьшение размера БД по сравнению с плоской таблицей;

· Сокращение количества ошибок при вводе повторяющихся данных, т.к. информацию достаточно ввести один раз в главную таблицу, а в подчиненной использовать только код (содержимое ключевого поля).

Структура базы данных Access

База данных Access содержит объекты четырех типов:

• Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам.

• Запросы служат для извлечения и обработки данных. С помощью можно объединять данные из разных таблиц производить расчет и обновление данных.

• Формы служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу данными.

• Отчеты служат для подведения итогов и печати данных.

Управление данными в базе данных:

1) данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами;

2) просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм;

3) находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов;

4) анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов;

5) создавать страницы доступа к данным, для работы с базой данных через Интернет или интрасеть.

Таблицы

Все базы данных содержат одну или несколько таблиц. Таб­лица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количест­во полей в записи – 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная табли­ца для каждого большого набора элементов, например, для запи­сей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таб­лицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных.

Создавать таблицы можно тремя способами:

• Создание >Таблица (новая пустая таблица);

• Создание > Шаблоны таблиц > выбрать из списка;

• Создание > Конструктор таблиц (если вы точно знаете, какие пара­метры полей вам нужны).

Поля

Поле – значение определенного атрибута данного объекта, например фамилия клиента, название книги, дата события и т. п. Параметры поля:

1) имя поля содержит до 64 символов (буквы, цифры, пробелы);

2) тип данных (стандартный или определенный пользователем);

4) содержание поля (собственно данные).

Тип данных служит для ограничения сведений, которые мож­но ввести в поле, и их описания (табл. 12.1). Например, назначе­ние для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста. Тип данных также определяет те действия, которые мож­но выполнять над данными в поле. Тип данных помогает в управлении дисковым пространством, занимаемым базой дан­ных, и улучшает быстродействие. Например, назначение число­вого типа поля обычно ускоряет вычисления.

Свойство поля является атрибутом поля, отвечающим за ото­бражение данных и их ввод пользователем (табл. 12.2)

Таблица 12.1. Распространенные типы данных

Таблица 12.2. Свойства полей

Записи

Запись — полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т. п. Запись отображается как строка таблицы. Каждая запись состоит из отдельных полей. Каждая за­пись в каждой таблице должна быть уникальна. Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первично­го ключа.

Первичный ключ – это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уни­кальным для каждой записи. Первичный ключ служит для различения похожих сведений и делает каждую запись уникальной. Он также служит для объединения сведений. С помощью пер­вичного ключа можно связать одну таблицу с другой. Таким образом, обеспечивается совместное использование данных, помогает избежать повторения сведений в одной из таблиц.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в табли­це в определенной последовательности. Сортировка производится по выделенно­му полю кнопками сортировки по возрастанию или по убыванию.

В режиме таблицы можно выделить несколько соседних столбцов, и выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выде­ленного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) – по вто­рому и т. д.

Фильтры

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора под­множества записей.

Обратите внима­ние, что в строке состояния окна таблицы присутствует фраза
С фильтром, а кнопки Фильтр и Удалить фильтр работают в противофазе.

Практическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Создание базы данных

1. В личной папке создайте папку Практическая работа №12.

2. Запустите MS ACCESS.

3. В окне Microsoft ACCESS выполните Office > Создать, введите имя ЗАП_КНИЖКА, укажите путь к файлу и нажмите кнопку Создать.

Заполнение таблицы

1. Переключитесь из режима конструктора в режим таблицы с помощью команды Конструктор > Режим конструктораили команды контекстного меню и заполните таблицу по строкам, т.е. вводите последовательно каждую запись

2. Поле ДЕНЬ_РОЖД заполните произвольно для абонентов с категориями РД (родные) и ДР (друзья) в формате ДД.ММ.ГГ

3. Закройте таблицу.

Создание формы

1. На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы>Мастер форм.

2. В окне диалога Создание формы выберите в качестве источника создания таблицу ТЕЛЕФОН. Работа Мастера состоит из следующих шагов:

· 1 шаг – выберите все поля для построения формы, нажав кнопку >>, Далее>

· 2 шаг – выберите вид формы “В один столбец”, Далее>

· 3 шаг – выберите стиль формы по вкусу, Далее>

· 4 шаг – задайте имя формы ФОРМА_ТЕЛЕФОН и откройте форму для просмотра или ввода данных, Готово.

Заполнение формы

1. Перейдите к последней записи и нажмите кнопку Вперед на одну запись. Заполните еще три пустых карточки

2. Убедитесь, что все записи попали в таблицу, открыв таблицу ТЕЛЕФОН.

3. Обратите внимание, что все записи отсортированы по полю НОМЕР, т.к. оно является ключевым и сортируется по умолчанию.

4. Отсортируйте записи в таблице таким образом, чтобы адреса располагались по алфавиту. Для этого выделите столбец АДРЕС и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию. Затем расположите по алфавиту КАТЕГ.

5. Поменяйте местами столбцы и ДЕНЬ_РОЖД. Для этого выделите столбец и перетащите его за заголовок.

Практическая работа №12

Название:Создание и редактирование однотабличной базы данных.

Цель работы:1)ознакомится со структурой СУБД MS Access; 2) понять, что такое таблицы, поля, записи, первичные ключи; 3) изучить способы ввода данных в БД и работа с ними.

Теоретическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Access – реляционная СУБД: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

Такая организация данных обладает рядом преимуществ:

· Экономия времени, т.к. одни и те же данные не придется вводить в несколько таблиц;

· Уменьшение размера БД по сравнению с плоской таблицей;

· Сокращение количества ошибок при вводе повторяющихся данных, т.к. информацию достаточно ввести один раз в главную таблицу, а в подчиненной использовать только код (содержимое ключевого поля).

Структура базы данных Access

База данных Access содержит объекты четырех типов:

• Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам.

• Запросы служат для извлечения и обработки данных. С помощью можно объединять данные из разных таблиц производить расчет и обновление данных.

• Формы служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу данными.

• Отчеты служат для подведения итогов и печати данных.

Управление данными в базе данных:

1) данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами;

2) просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм;

3) находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов;

4) анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов;

5) создавать страницы доступа к данным, для работы с базой данных через Интернет или интрасеть.

Таблицы

Все базы данных содержат одну или несколько таблиц. Таб­лица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количест­во полей в записи – 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная табли­ца для каждого большого набора элементов, например, для запи­сей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таб­лицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных.

Создавать таблицы можно тремя способами:

• Создание >Таблица (новая пустая таблица);

• Создание > Шаблоны таблиц > выбрать из списка;

• Создание > Конструктор таблиц (если вы точно знаете, какие пара­метры полей вам нужны).

Поля

Поле – значение определенного атрибута данного объекта, например фамилия клиента, название книги, дата события и т. п. Параметры поля:

1) имя поля содержит до 64 символов (буквы, цифры, пробелы);

2) тип данных (стандартный или определенный пользователем);

4) содержание поля (собственно данные).

Тип данных служит для ограничения сведений, которые мож­но ввести в поле, и их описания (табл. 12.1). Например, назначе­ние для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста. Тип данных также определяет те действия, которые мож­но выполнять над данными в поле. Тип данных помогает в управлении дисковым пространством, занимаемым базой дан­ных, и улучшает быстродействие. Например, назначение число­вого типа поля обычно ускоряет вычисления.

Свойство поля является атрибутом поля, отвечающим за ото­бражение данных и их ввод пользователем (табл. 12.2)

Таблица 12.1. Распространенные типы данных

Таблица 12.2. Свойства полей

Записи

Запись — полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т. п. Запись отображается как строка таблицы. Каждая запись состоит из отдельных полей. Каждая за­пись в каждой таблице должна быть уникальна. Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первично­го ключа.

Первичный ключ – это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уни­кальным для каждой записи. Первичный ключ служит для различения похожих сведений и делает каждую запись уникальной. Он также служит для объединения сведений. С помощью пер­вичного ключа можно связать одну таблицу с другой. Таким образом, обеспечивается совместное использование данных, помогает избежать повторения сведений в одной из таблиц.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в табли­це в определенной последовательности. Сортировка производится по выделенно­му полю кнопками сортировки по возрастанию или по убыванию.

В режиме таблицы можно выделить несколько соседних столбцов, и выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выде­ленного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) – по вто­рому и т. д.

Фильтры

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора под­множества записей.

Обратите внима­ние, что в строке состояния окна таблицы присутствует фраза
С фильтром, а кнопки Фильтр и Удалить фильтр работают в противофазе.

Источник

СУБД ACCESS. Таблицы и их структура.

Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:имя поля;тип данных;перечень свойств;описание.

Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «’», «.», «,», «!», « [», «]». Имя не должно начинаться с пробела.

Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие 9 типов полей:

— Текстовый. Короткий текст до 255 символов.

— Поле Memo. Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения до 64 000 символов.

— Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете.

— Гиперссылка.Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.

Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:размер поля;формат поля определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);подпись задает текст, который выводится в таблицах, формах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. условие на значениепозволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение»;обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления.индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки.

ЦЕЛОСТНОСТЬ ДАННЫХ.Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения.

Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. Access позволяет устанавливать связи следующих типов:

Связь один-к-одному, при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.

Связь один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.

Связь многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.

Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.

Access создает связи определенного типа в зависимости от значений связанного поля базовой таблицы. Если связанное поле базовой таблицы не индексировано, то Access не может установить природу связи, и такая связь описывается, как «не определено».

Если связанное поле базовой таблицы индексировано, то тип связи определяется в соответствии со следующими правилами:

если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то имеет место связь типа «один-к-одному»;

если в подчиненной таблице содержатся повторяющие значения в связанном поле, то имеет место связь типа «один-ко-многим».

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

СУБД ACCESS. Запросы

Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.

QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.

SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).

QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.

Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.

Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Запросы на выборку

Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:

— простой запрос на выборку; запрос с параметром;запрос с итогами; запрос перекрестный; запрос с вычисляемым полем;

Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу

Запрос с итогами позволяют производить выборку данных одновременно с их группировкой и вычислением групповых итогов с использованием различных статистических функций. В Access предусмотрено 9 статистических функций:

Sum— сумма значений некоторого поля для группы;

Запрос с вычисляемым полем позволяет произвести вычисления на основе данных, имеющихся в таблицах. В такой запрос вводятся новые дополнительные поля, содержащие формулы вычислений, причем эти поля создаются только в самом запросе, а не в таблицах базы данных.

Запросы-действия

При создании запроса Access по умолчанию создает запрос на выборку. При необходимости с помощью команд конструктора запросов можно указать другой тип запроса.

Существует 4 типа запросов на изменение:

— запрос на добавление;запрос на обновление;запрос на удаление;запрос на создание таблицы.

Запрос на добавление позволяет добавлять записи в указанную таблицу, не только текущей базы данных, но и любой другой базы данных. Структура записи таблицы-запроса необязательно должна совпадать со структурой таблицы, в которую будут добавляться записи. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.

Запрос на обновление позволяет изменить группу записей, отобранную на основе критериев отбора. В запросе на обновление можно указать одно или несколько полей, сделав нужные установки в строке «Обновление». Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение. После выполнения открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновленных записей.

Запрос на удаление позволяет удалять записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

Запрос на удаление удаляет записи таблицы, удовлетворяющие критериям отбора, целиком, поэтому если требуется удалить значения отдельных полей записи, следует создать запрос на обновление.

Запрос на создание таблицы осуществляет создание новой таблицы на основе динамического набора данных. В новой таблице сохраняются имена, типы данных и размеры полей такими, какими они были в базовых таблицах запроса. Другие свойства полей не наследуются.

Источник