Что составляет нормативную базу делопроизводства
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
С чем предстоит работать специалисту
Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:
Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:
Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.
Номенклатура дел
Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.
Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.
Специфические вопросы документооборота
Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
Что составляет нормативную базу делопроизводства
ВИАКАДЕМИЯ
Институт переподготовки
и бизнес-экосистема
Электронная библиотека по делопроизводству, кадрам и архивному хранению
Документы доступны только зарегистрированным пользователям.
Если Вы уже авторизовались, то, спустившись ниже, Вы сможете скачать файл с нужным документом.
Нормативно-правовые акты по делопроизводству, кадрам и архивному хранению
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
1807-1 закон – содержит нормы, регламентирующие использование государственного языка и государственных языков республик в различных сферах деятельности: в официальном делопроизводстве, в судопроизводстве и делопроизводстве в судах, делопроизводстве в правоохранительных органах и многих других.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
2-ФКЗ – закон содержит рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах, а также устанавливает порядок официального использования герба РФ. В частности, допускается использование изображение герба России гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, если такое использование не является надругательством над Государственным гербом Российской Федерации.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
1268 Постановление Правительства – устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
Официальные реквизиты документа:
ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.
(утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 « 573-ст)
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне»
5485-1 закон – регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»
1009 Постановление Правительства – содержит правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. В частности, предусмотрено, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде Постановлений, Приказов, Правил, Инструкций и Положений на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
63-ФЗ – закон, который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Закон дает определение терминам «электронная подпись», «ключ электронной подписи», «удостоверяющий центр», «средства электронной подписи», «сертификат ключа проверки электронной подписи» и др., а также подробно регламентирует виды электронных подписей: простую электронную подпись (ПЭП), неквалифицированную электронную подпись (НЭП), квалифицированную электронную подпись (КЭП). Закон устанавливает условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»
162-ФЗ – закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. К документам по стандартизации в соответствии с 162-ФЗ относятся: документы национальной системы стандартизации, общероссийские классификаторы, стандарты организаций, в том числе технические условия, своды правил и иные документы по стандартизации.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
98-ФЗ – содержит перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, а также список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень ответственности за распространение конфиденциальных данных.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
Федеральный закон № 208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах»
208-ФЗ – определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.
Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»
14-ФЗ – определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.
Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
59-ФЗ – регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»
293 Указ Президента – утверждает положение о Федеральном архивном агентстве, согласно которому Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Также данное положение определяет полномочия Росархива.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
71 Приказ Росархива – Правила делопроизводства в госорганах. Разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления. Действие Правил распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
44 Приказ Росархива – утверждает примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Содержит требования к полям, размеру шрифта, абзацному отступу и т.п. Документ содержит множество примеров оформления грифов к документам, примеров оформления подписей должностных лиц, в том числе визирующих документ, резолюций, а также образцы приказов, распоряжений, протоколов, писем, актов.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
236 Приказ Росархива – главный нормативный акт о сроках архивного хранения документов, в том числе образующихся в деятельности коммерческих организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью). Приказ содержит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, в Приказе 236 указаны сроки архивного хранения бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, связанных с трудовыми отношениями и прочих.
Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти и организациях»
526 Приказ Минкультуры – содержит правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Приказ имеет 30 приложений с различными формами документов для организации архивного хранения.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»
1182 Приказ Минкультуры – содержит перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень составлен с учетом положений нормативных актов, регламентирующих создание, состав и обращение документов на различных носителях информации о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности. Перечень применяется при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов в названных выше видах деятельности в архивах и службах технической документации (СТД) организаций, а также при отборе и передаче архивных документов, имеющих научно-историческое, историко-техническое и экономическое значение, на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы; при разработке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также стандартов организаций по управлению документацией.
Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м группам организаций: организациям, составляющим документы, разработчикам документов, заказчикам, эксплуатационным организациям.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»
Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
03-33/пс Постановление ФКЦБ – действует до момента, пока Банк России не утвердит новые правила. В настоящее время устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»
23 Постановление Минтруда – крайне интересный и полезный документ, в котором указаны нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, но он также может применяться в обычных организациях всех форм собственности в качестве основы для учета затрат по времени, необходимых для разных работ по делопроизводству. Так, например, в данном Постановлении указано, сколько времени требуется на подготовку проекта внутреннего положения, на его утверждение, сколько времени требуется на печать, на копирование, на регистрацию обращений, подготовку писем и т.п; указано, как проводить расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением.
Официальные реквизиты нормативного акта:
Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»
Содержание Электронной библиотеки по делопроизводству, архивному делу и кадрам:
Другие библиотеки:
Курсы по банковскому делу. Лучшие во всем интернете! *