Что составляет документационную деятельность в правоохранительных органах

Система документационного обеспечения в деятельности правоохранительных органов

Сущность, принципы и задачи документационного обеспечения. Особенности организации системы документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов. Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Основные аспекты рассматриваемой темы

1.1 Сущность, принципы и задачи документационного обеспечения

1.2 Организация документооборота

1.3 Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел

2. Практические основы рассматриваемой темы

Список использованных источников

Составление и обработка новой документации показывает, что умение грамотно и правильно владеть основами делового общения, в соответствии с действующими нормами и правилами для оформления необходимого документа, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалистов и руководителей.

В конечном счете, успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.

Актуальность изучаемой темы определяется тем, что организация документационного обеспечения в управленческой деятельности является важнейшей функцией управления, которая влияет на качество работы предприятий, организацию и культуру труда управленческих работников и от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Таким образом, основная проблема современного управления заключается в том, чтобы рационально организовать документооборот для максимально оперативного прохождения документов.

Предметом курсовой работы является процесс функционирования системы документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов.

Целью курсовой работы является анализ организации системы документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов.

документ правоохранительный обеспечение

1. Основные аспекты рассматриваемой темы

1.1 Сущность, принципы и задачи документационного обеспечения

Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается существенной численностью различных документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с документами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство стало системно изучаться только в XIX в.

Современное делопроизводство стало стремительно совершенствоваться, начиная с XX века под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация существенно расширила сферу этой деятельности [1]. С развитием компьютерных технологий делопроизводство становится доступным любому пользователю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с самыми разными видами документов и создавать электронные архивы индивидуального пользования.

Значение рациональной организации документационного обеспечения состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффективность процесса управления. При этом существующие общие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Поэтому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.

К числу основных принципов деятельности служб ДОУ следует отнести:

3) принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства.

4) принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления;

5) принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач [3].

Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций является структурным подразделением МВД России. На это подразделение возлагается контроль, за соблюдением единой системы делопроизводства [4].

1) обязательность исходных принципов документационного обеспечения учреждений, организаций независимо от форм собственности. Например: государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения.

2) установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например, создание типовых инструкций, образцов документов и другие вопросы.

3) общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления. Например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учёт, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность и т.д.

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положения Конституции Российской Федерации. Такие принципы, как: право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции); право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции) и ряд других являются основой для организации делопроизводства.

Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:

1) приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

2) предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения документа);

4) контроль над сроками исполнения документов;

5) информационно-справочная работа;

9) формирование дел в текущем делопроизводстве. Текущим является ведение дел на протяжении, как правило, календарного года. Каждое дело предназначено для определенной группы документов и носит собственное наименование. Номенклатура дел утверждается начальником органа внутренних дел;

Организационные задачи документационного обеспечения в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач документационного обеспечения относятся:

1) подготовка рабочего места руководителя;

2) обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);

3) организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;

4) организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;

5) подготовка служебных командировок;

6) подготовка совещаний, заседаний, а также стенографирование;

7) подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;

8) обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства [7].

1.2 Организация документооборота

Документооборот призван обеспечить информационный обмен в структуре аппарата управления. Одновременно с этим он служит общим целям делопроизводства, а именно рациональной организации работы с документацией. При этом в документационном обеспечении документооборот является элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении.

Объем документооборота определяется общим количеством документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период.

1) Организация документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях нормативных актов МВД России. В настоящее время основным таким актом является Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации[9].

Помимо этого, непосредственно в каждом органе внутренних дел разрабатывается Инструкция по делопроизводству, Табель документов, Альбом форм документов и Номенклатура дел.

Инструкция по делопроизводству устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан[10].

­ наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел;

­ заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных) составляется Единая номенклатура особой важности.

Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. Практика свидетельствует, что в настоящее время имеется тенденция усложнения системы организации документооборота, кроме того, происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача по сокращению объёма документооборота и его организации на научной основе.

Отчеты по объему документооборота в органах внутренних дел составляются ежеквартально. Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:

1) выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел.

2) выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.

3) оптимизировать маршруты движения документов.

4) совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала).

5) рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки [11].

Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:

1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);

2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);

3) установление срока исполнения документа;

4) справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.

В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.

Помимо ведения учёта документов, секретариаты также организуют контроль над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Они могут определяться различными путями. В частности, срок исполнения конкретного документа может определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (как правило, в распорядительных), либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции.

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела [13]. К таким, признакам относят: номинальный, хронологический, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т.д.

Хронологический признак объединяет документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак берется за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с определённым корреспондентом; например: переписка с органом материально-технического снабжения.

Географический признак указывает общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию; например: переписка с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел[15]. Если комиссия устанавливает, что состав документов соответствует действующей номенклатуре, то последняя не изменяется на очередной год. Вместе с тем номенклатура дел должна утверждаться не реже одного раза в пять лет.

По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУМВД, УМВД действуют отделы (отделения) специальных фондов (спец. фонды), которые осуществляют приём и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специального делопроизводства [17].

В подготовке дел к передаче в спец. фонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными задачами таких комиссий являются:

1) проведение экспертизы научной и практической ценности документов, передаваемых в спец. фонд (ценность документа отражается в сроке его хранения);

2) проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе);

3) оформление дел в соответствии с требованиями спец. фонда [18].

На оформленные к сдаче в ведомственный спец. фонд дела составляются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года [19].

1.3 Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел

Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов. В науке управления, как уже было отмечено выше, в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам, поиска, передачи, хранения[20].

Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.п.[21].

Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение [22].

В органах внутренних дел составляется множество самых различных документов. Уяснению их разнообразия служит классификация документов, которая осуществляется по различным критериям [23]. Применительно к изучению и практическому осуществлению делопроизводства наибольший интерес представляет классификация, произведенная по следующим критериям: по направлениям деятельности органов внутренних дел, по месту возникновения и направлению движения документов, по количеству отражаемых в них вопросов, по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов, по степени секретности содержащейся в документах информации и др.

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на управленческие или организационно-распорядительные (ОРД), оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные, административно-процессуальные[24].

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера [25].

Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания и др.)

Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт или докладная записка, объяснительная записка, справка и др.) [26].

Группа документов общего характера включает в себя разнообразные документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения); акт, протокол, служебной письмо, телеграмма и др.

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД России [27].

Уголовно-процессуальные документы отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и др.). Требования к их содержанию и оформлению во многом определены уголовно-процессуальным законодательством.

Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административных правонарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т.п.) отражают административную деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности [28]. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД России.

По количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы [29]. Документ, составленный по одному вопросу, считается простым. Если в документе содержится информация по двум или большему числу вопросов, он является сложным.

Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, именуют двусторонними (многосторонними). Так, например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы.

В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации они подразделяются на документы, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые) документы. Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (совершенно секретными, секретными) и не подлежащие открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.

Характер деятельности сотрудников органов внутренних дел обусловливает интерес к рассмотрению таких видов документов как официальные документы, подлинные документы и документы-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов достаточно изучения копии документа.

Различают следующие виды копий.

Свободная копия содержит всю информацию документа-подлинника, но без графического соответствия последнему. Свободная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму.

2. ПрактическиеоОсновы рассматриваемой темы

ОП №12 УМВД России по г. Омску

Номер документа Дата составления

о приеме работника на работу

Принять на работу с 18.12.2014 по

Смирнова Сергея Николаевича (фамилия, имя, отчество) в Уголовный розыск (структурное подразделение) Оперуполномоченный (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

Постоянная работа (условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом) 30000 руб. 00 коп. (цифрами)

надбавкой руб. коп.(цифрами)

с испытанием на срок три месяца(ев)

Трудовой договор от “ 18 ” декабря 20 14 г. № 25

Руководитель организации Начальник ОП№12 УМВД России по г. Омску майор полиции Петров Н.А. Петров (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Смирнов “ 18 ” декабря 20 14 г. (личная подпись)

Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Для документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования. Можно сделать вывод, что система документационного обеспечения в управленческой деятельности представляется главной функцией управления, что оказывает большое влияние на качество деятельности предприятий, организаций и культуры работы управленческих работников. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел по их составлению является важной задачей и одним из направлений повышения эффективности их оперативно-служебной деятельности.

Список использованных источников

8. Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.- 257 с.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.- 124 с.

12. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.- 13 с.

15. Номенклатура дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1.

18. Приказ МВД России от 04 мая 2010 г. № 333 «Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях» (ред. от 17 мая 2011 г.).

19. Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.

20. Приказ МВД России от 26 сентября 2012 г. № 890 «Об организации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации».

21. Приказ МВД РФ от 15.08.2011 №935 «Об организации архивной работы в системе МВД России»

24. Указ Президента РФ от 1 марта 2011 г. № 248 «Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации» (ред. от 12 июля 2012 г.) // СЗ РФ. 2011. № 10. Ст. 1334.

25. Указ Президента РФ от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации» // СЗ РФ. 2011. № 10. Ст. 1335.

26. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 28 июля 2012 г.) // СЗ РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.

27. Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (ред. от 06 декабря 2011 г.) // СЗ РФ. 2003. № 22. Ст. 2063.

28. Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. № 390-ФЗ «О безопасности» // СЗ РФ. 2011. № 1. Ст. 2

29. Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты российской Федерации» (ред. от 03.12.2012)

30. Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции» (ред. 03 декабря 2012 г.)

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ). Нормативно-правовая и методическая база ДОУ. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах. Регламентация деятельности службы ДОУ.

дипломная работа [1,1 M], добавлен 23.02.2015

Теоретические основы правовой ответственности в области документационного обеспечения управления. Особенности нарушений в системе документооборота в органах исполнительной власти на примере Министерства труда и социального развития Омской области.

курсовая работа [80,3 K], добавлен 23.11.2010

Правильная организация документационного обеспечения управления в государственных органах. Процесс управления в органах внутренних дел (ОВД). Основные элементы, содержание, виды и задачи делопроизводства в ОВД, его нормативно-правовое регулирование.

курсовая работа [49,2 K], добавлен 27.11.2011

Место правоохранительных органов в политической системе общества, влияние их деятельности на порядок жизни и деятельности государства и общества. История правоохранительных органов, их классификация. Пути совершенствования организации деятельности ОВД.

реферат [52,2 K], добавлен 11.04.2014

Анализ денежного довольствия и жилищного обеспечения сотрудников органов внутренних дел. Оценка уровня социального обеспечения сотрудников в части медицинского обслуживания, санаторно-курортного лечения и обязательного государственного страхования.

дипломная работа [527,8 K], добавлен 24.10.2014

Источник