Что сначала подпись или расшифровка

Подписываем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 7

В настоящее время форме документов уделяется все больше внимания. Это не случайно: любому документу необходимо придать юридическую силу, что без обязательных реквизитов невозможно. Одним из обязательных реквизитов является подпись на документе. О правилах ее оформления расскажем в данной статье.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Анализ указанных ГОСТов позволяет выделить обязательные реквизиты, придающие документной записи юридическую силу:

— наименование документа и его код;

— подпись лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ;

на организационно-распорядительных документах

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).

В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:

— наименование должности лица, подписавшего документ;

— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.

Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.

│ООО «Сосновый бор» Стрелкова А.Р. Стрелкова│

Если документ оформляется на бланке организации, должность указывается сокращенно, то есть без наименования организации.

│Директор Печников М.В. Печников│

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

│ ЗАО «Партнер» Федоров Н.А. Федоров│

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами, находящимися на разных ступенях управления, составные части реквизита «Подпись» располагаются одна под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей.

│Директор Маркелов Л.И. Маркелов │

│Начальник отдела продаж Панкратов А.Д. Панкратов│

Если лица равны по должности, их подписи можно расположить на одном уровне.

│Начальник отдела продаж Начальник отдела кадров │

│Панкратов А.Д. Панкратов Прыгина Е.С. Прыгина│

В документах, составленных комиссией (например, в акте), указывают не должность лиц, подписывающих документ, а их роль в комиссии в соответствии с распределением.

│Председатель комиссии Шнитников В.Д. Шнитников │

│Члены комиссии Соколова А.Н. Соколова │

│ Заморин М.Л. Заморин │

│ Польских Е.Г. Польских │

Для удобства можно расположить фамилии (и подписи) членов комиссии в алфавитном порядке, но это не обязательное требование.

При оформлении протокола подписи на документе ставят председатель совещательного органа и секретарь, при этом наименование их должностей не указывается.

│Председатель Зорин Г.И. Зорин │

│Секретарь Лисова П.Д. Лисова│

Оформляем подпись в трудовой книжке

На титульном листе трудовой книжки предусмотрено место для подписи ее владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Поскольку бланк трудовой книжки требует, чтобы подпись была проставлена разборчиво, рекомендуем специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, вместо личной подписи аккуратно писать свою фамилию.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225.

Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

│ │ Дата │Сведения о приеме на │Наименование, дата │

│ ├─────┬─────┬─────┤работу, переводе на другую│и номер документа, │

│ │ │ │ │постоянную работу, │на основании │

│ N │ │ │ │квалификации, увольнении │которого внесена │

│записи│число│месяц│ год │(с указанием причин и │запись │

│ │ │ │ │ссылкой на статью, пункт │ │

│ │ │ │ │ Инспектор отдела кадров │ │

│ │ │ │ │ Смолина (Л.Е. Смолина) │ │

Если необходимо сделать запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке во время отсутствия лица, ответственного за ее ведение (например, находится в отпуске или болеет), руководитель может самостоятельно оформить работнику трудовую книжку. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, ему следует издать приказ, где указать ответственного за ведение трудовых книжек на время отсутствия уполномоченного лица. Лучше всего назначить лиц, которые будут замещать работников, ответственных за хранение и ведение трудовых книжек, на время их отсутствия, в первоначальном приказе о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Сведения о приеме на
работу, переводе на другую
постоянную работу,
квалификации, увольнении
(с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт
закона)

Наименование, дата
и номер документа,
на основании
которого внесена
запись

Индивидуальный
предприниматель
Занозина (И.Л. Занозина)

Можно ли использовать факсимильную подпись?

Иногда кадровые работники в приказах и трудовых договорах ставят факсимильную подпись руководителя, мотивируя это его занятостью. Давайте разберемся, можно ли ставить такую подпись на документах.

Если ставить факсимильные подписи все-таки хочется, необходимо издать приказ по организации (утвердить положение), определяющий порядок их использования. При этом при приеме работников нужно будет ознакомить их с данным локальным актом организации под роспись, чтоб получить их согласие.

Использование электронной цифровой подписи

В соответствии со ст. 2 Закона N 1-ФЗ электронно-цифровая подпись может использоваться при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях. Поскольку в Законе N 1-ФЗ нет исчерпывающего перечня случаев его применения, можно сказать, что он будет действовать всегда, когда речь идет об электронном документе, так как электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом последнего. Расскажем об ЭЦП только вкратце: ее использование на документах, регламентирующих трудовую деятельность работника, практически исключено.

Закон N 1-ФЗ устанавливает: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, могут использовать для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников.

Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий:

— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания;

— подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена;

— электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Оформление реквизита «подпись»

Проверка проекта документа

С лужба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря 1 ).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Настоящая статья была опубликована в журнале до переноса срока вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 на год позже – с 1 июля 2018 года. Почему это произошло, вы можете узнать здесь

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

См. статью «Делегируем право издания распорядительных документов»

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

См. ответ на вопрос об издании заведующим хозяйственной частью приказов по административно-хозяйственным вопросам

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей. Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.), тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

Если документ подписывается несколькими должностными лицами

Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.

Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.

Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне:

Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.

И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.

Источник

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Генеральный директор
АО «Интелинвест»

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

Зам. директора по финансовым вопросам

Зам. директора по административным вопросам

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

Источник

Что сначала подпись или расшифровка

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Источник