Что такое travel поддержка
Тревел-менеджер — кто это?
Организацией командировок в компаниях могут заниматься самые разные люди – от самих сотрудников до секретарей, бронирующих билеты. Понятно, что это не основные их обязанности.
Однако все чаще организации нанимают на работу специалистов, основная работа которых – подготовка деловых поездок сотрудников. Этих людей называют тревел-менеджерами, и сегодня мы поговорим о том, зачем нужны такие работники.
Главная задача тревел-менеджера – разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчетных документов и т.п.
Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками – от составления списков сотрудников, до проверки отчетности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации.
Тревел-менеджер: обязанности
Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:
То есть тревел-менеджер ведет как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.
Как оптимизировать работу тревел-менеджера?
При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.
Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. OneTwoTrip For Business – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.
Отчёт с бизнес-завтрака 12 марта «Travel-поддержка руководителя»
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
3. Виза.
4. Страховка.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
.JPG» alt=»text Travel 1203 » />
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
По требовательности и нетерпеливости в тревел-поддержке русские боссы лидируют
Работать личным помощником руководителя — это как проживать две жизни за раз: его и свою. Такой специалист полностью погружен в бизнес и личные дела босса и его семьи, организацию быта, уход за домом или домами, покупки неожиданных вещей по всему свету и их доставку в разные уголки мира, координацию работы водителей, охраны, домашнего персонала, коммуникацию с родственниками по разным вопросам и, конечно же, оказывает им всем тревел-поддержку. И так круглые сутки.
Требования к функционалу ассистента, объему его работы, вовлеченности в проекты, участию поездках, а также графику 24/7, на мой взгляд, не имеют региональной специфики. Скорее можно говорить о том, что есть боссы, которые делегируют и требуют больше, а есть те, кто с трепетом относится к личному пространству и жизни ассистента и не спрашивает ночью то, что можно спросить в рабочее время.
Знакомый ассистент из цюрихской юридической фирмы рассказывает, что ее руководитель (швейцарец) звонит ей ровно в 8 утра — и ни минутой раньше. Если у него возникают сложности в выходные с поездкой, которую она организовала, он не будет ее беспокоить, а обратится в авиакомпанию или найдет информацию на сайте отеля. Другой знакомый ассистент бизнесмена в Женеве едва успевает выкраивать время на отдых, так как сопровождает руководителя в поездках и на конференциях, а также готовит ему материалы к встречам.
Или еще случай. Помощница вице-президента одного крупного оператора в области частной авиации развивает свой собственный проект внутри компании — программу лояльности для маленьких пассажиров, однако ее руководитель не хочет сокращать ей нагрузку по прямым обязанностям. Тревел-поддержка совладельца авиаоператора становится кошмаром, когда в любом часовом поясе и даже в самолете он продолжает работать и вести дела удаленно по конференц-связи.
На форумах и в закрытых группах ассистенты из разных стран признаются, что, несмотря на профсоюзы, строгие требования местного законодательства и детально прописанные должностные обязанности, переработки и огромные нагрузки скорее норма, чем исключение. Это говорит о том, что работа с собственником бизнеса — особый стиль жизни и призвание.
Только в плане тревел-поддержки можно с уверенностью говорить о том, что русские лидируют по нетерпеливости, уровню требований и ожиданий скидок, запросам на персональный подход. Бизнесменов русского происхождения немало во всем мире, и каждый капризен по-своему.
Расслабленный персонал в таких южных странах, как Испания и Италия, может не всегда отвечать на письма, особенно не на их родном языке. Именно в такие моменты ассистенту пригодится хотя бы минимальное знание местного языка, не только английского.
В странах вроде Франции и Швейцарии работники отелей и консьерж-сервисов стремятся угодить своим клиентам и выполнить любой их каприз, но не всегда готовы к тому, что гость хочет что-то прямо сейчас. По неизвестной ассистентам причине даже на срочное обращение здесь отвечают в течение суток (то есть завтра), а если позвонить по телефону — просят прислать запрос. В России такого не бывает! Срочный запрос решается по телефону.
Самая большая проблема для ассистентов — специализированные запросы в праздники. Однажды вечером 12 февраля я сделала письменный запрос в консьерж-сервис известного и дорогого парижского отеля на букет цветов для романтического праздника — Дня всех влюбленных. Каждые два часа я получала ответ, что мой запрос получен и будет обработан. В какой-то момент мой руководитель решил, что хочет определиться с цветами, но ответа от консьержа по-прежнему не было ни на мои звонки, ни на письма.
Закончилось тем, что я получила нагоняй за нерадивость, мой руководитель пошел к консьержу отеля и сам заказал цветы, а ответ на мой запрос пришел ночью, то есть тогда, когда он был уже совершенно не актуален. В гневе я обратилась к менеджеру отеля — у меня в голове не укладывалось, как они могли продолжить работать над моим запросом, если клиент уже дошел до них самостоятельно! В качестве извинений я получила из Парижа шоколад ручной работы и путеводитель с рекомендациями отеля по лучшим местам города.
Тревел-поддержка в поездках усложняется двумя факторами — регион и часовой пояс. В Азии трудно найти Mercedes, а сопровождение поездок в США для ассистента — круглосуточный марафон без сна и отдыха.
В одну такую поездку продолжительностью восемь дней мне приходилось ежедневно менять брони ресторанов, отелей и организовывать перелеты между городами. Мой руководитель с семьей путешествовал и хотел посмотреть новые места. Ночью я согласовывала с ним варианты размещения и рейсы, а потом их бронировала. Днем выполняла свои обычные обязанности. На следующую ночь он выбирал то, что мне удалось найти и забронировать, или просил подобрать другие варианты.
В один из таких перелетов случилась необычная накладка, которая не дала спать ни мне, ни оператору компании, через которую я заказывала самолет. В США, в отличие от стран Европы, пассажиру частного борта не предоставляют контактные номера телефонов команды. И когда пассажир хочет с ней связаться, он звонит ассистенту, ассистент — менеджеру брокера, а тот — локальному оператору. Обмен информацией происходит по этой цепочке до тех пор, пока клиент не узнает, что ему нужно. Мой руководитель, конечно же, был недоволен тем, что в календаре не было контактов команды и ему пришлось ждать ответы на свои вопросы.
Что я хочу всем этим сказать? Жизнь ассистента собственника бизнеса не слишком отличается от того, что вы видели в фильме «Дьявол носит Prada», это правда. И здесь лучше определиться сразу — готовы ли к роли Энн Хэтэуэй.
Организация командировок руководителя
Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ
В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.
Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.
Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.
Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ
Обращение к экспертам business travel влечет гарантированное сокращение расходов руководителя и самой компании на командировку.
ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ВЫЕЗДА
ГК Аэроклуб предлагает своим клиентам индивидуальные программы сокращения расходов на командировки. Наши клиенты получают всю необходимую документацию для руководителя и бухгалтерии
Руководителя может заинтересовать обслуживание на платформе имплант/аутплант офисов.
Следует уточнить, какой статус придает сам руководитель командировке – организацию специального гардероба, согласования пребывания, оформления нестандартных документов и т.д.
Организация деловых поездок руководителя – задача для опытных специалистов. Ожидаемый эффект от бизнес-поездок достигается только путем грамотного планирования организационных вопросов.
Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи
Как разработать тревел-политику
Тревел-политика — универсальный инструмент, который одновременно помогает контролировать расходы, вести учет и удерживать удовлетворенность сотрудников на высоком уровне.
Звучит многообещающе, однако на деле написать эффективную тревел-политику гораздо сложнее, чем перечислить ее достоинства. В итоге нередко компания отказывается от четкого свода командировочных правил, получая взамен увеличение расходов и раздражение работников, которым безумно тяжело распоряжаться корпоративными средствами без понимания, что можно, а что — нельзя.
Зная, как сложно начать работу над тревел-политикой, мы в Starliner разработали это руководство: оно поможет вам не потеряться в обилии задач, правильно выстроить структуру документа и безболезненно интегрировать его в жизнь компании.
Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения
У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!
Прежде чем начать
Сфокусируйтесь на целях
Хотите экономить на командировках?
Выявите потребности всех сотрудников, связанных с тревел-функцией компании
Создание тревел-политики — всегда коллективная работа, ведь с тревел-функцией компании повседневно сталкивается и финансовый отдел, и HR, и, естественно, сами командируемые, поэтому необходимо узнать мнение каждого « участника » :
— Вместе с финансовыми специалистами обсудите особенности документооборота организации и финансовую стратегию компании, чтобы выстроить систему денежных лимитов.
— Старший операционист поможет согласовать тревел-политику с бизнес-процессами компании.
— HR взаимодействует с командируемыми напрямую: кто, как не он, знает, что необходимо бизнес-путешественнику?
— Впрочем, сами бизнес-путешественники знают об этом не меньше, поэтому включать их в общее обсуждение просто необходимо, чтобы уже на этапе разработки правил выявить болевые точки деловой поездки.
Не следуйте шаблонам
Как бы ни была хороша тревел-политика другой компании, она не может подойти вам на все 100%. Так, если у вас одобряются гибкость и личная ответственность, очевидно, что « запрещающую » политику с жесткими лимитами сотрудники встретят саботажем, пусть и в другой организации она справляется со своими задачами на отлично.
Поэтому, чтобы правила командировок исполнялись, они должны стать гармоничным продолжением вашей организации, отражая корпоративные ценности и соответствуя общей атмосфере коллектива.
Конечно, приятно думать, что, разработав тревел-политику однажды, можно забыть о ней навсегда. Однако экономика не стабильна, бизнес, пытаясь подстроиться под эту нестабильность, вынужден постоянно меняться, а потому и правила для командировок не могут оставаться незыблемыми: время от времени необходимо к ним возвращаться, чтобы они были созвучны рынку и тому, что происходит сегодня в вашей компании.
Приступаем к работе
Определите структуру тревел-политики. Например, она может быть такой:
а) цель тревел-политики в контексте корпоративной культуры компании
б) сфера применения: для кого предназначена
в) ответственный за внедрение и исполнение тревел-политики
д) допустимы ли исключения из правил и, если да, какова альтернатива
Приступая к написанию, помните о двух правилах:
Не скупитесь на подробности: тревел-политика должна быть всеобъемлющей. Она должна устранять сомнения, а не вызывать их, поэтому постарайтесь прописать все аспекты деловой поездки, начиная от правил бронирования авиабилетов и заканчивая дополнительными расходами.
Не усложняйте: чем проще вы напишите, тем легче разобраться и запомнить.
Цель тревел-политики
« Тревел-политика должна соотноситься с ключевыми ценностями нашей корпоративной культуры » : эта фраза лишена конкретики, а значит, в документе ей не место. Лучше объясните, какие именно ценности нашли отражение в тревел-политике и почему. Иными словами, избегайте воды и бессодержательной высокопарности: для этого пункта достаточно пары абзацев.
Сфера применения
Кто является « целевой аудиторией » вашей тревел-политики — совет директоров, отдельная группа сотрудников (например, менеджеры по продажам) или же все работники компании? Если у вас большая организация и в ней приняты градации в зависимости от статуса, приготовьтесь к тому, что необходимо создать правила для каждого сегмента бизнес-путешественников.
Назначьте ответственных
Определите, кто будет заниматься внедрением тревел-политики и затем следить, чтобы она исполнялась.
Политика и процедуры
Что включать:
— принципы оформления виз, паспортов и приглашений;
— принципы бронирования авиа-, ж/д-билетов, номеров в отелях, а также проката автомобилей;
— принципы использования других видов транспорта (например, такси);
— правила проживания в отеле, включая питание, развлечения, Wi-Fi, телефонные разговоры;
— безопасность, связанная с поездками (в том числе при работе с профессиональными инструментами);
— правила, связанные с подарками, которые могут быть получены в ходе поездки;
— процесс утверждения, которому должны следовать сотрудники и руководители;
— система возмещения любых расходов, понесенных во время командировки;
— возможные санкции в случае нарушения тревел-политики.
Можно ли спрогнозировать бюджет на командировочные расходы?
Разные сотрудники путешествуют по-разному, ездят в разные места и с разной частотой. Тем не менее, проанализировав их поведенческие особенности и командировочные расходы за предыдущий период, вы без труда сможете рассчитать среднюю стоимость полета за милю, среднюю стоимость за ночь в отеле, средний чек за еду и расходы на наземный транспорт и на основе этих данных определить годовой бюджет на командировки.
Какова политика компании в отношении командировочных расходов?
Этот пункт определяется тем, насколько « подвижны » лимиты на траты в командировке.
Сообщите сотрудникам, что расходы на транспорт будут возвращены только в том случае, если они касаются бизнеса. Внерабочие поездки или же поездки, связанные с отдыхом, сотрудник должен оплачивать из своего кармана.
Вы можете установить средние цены на номера в каждом отеле и передать сотруднику право выбора. Пропишите, какой номер приемлем с точки зрения комфортности, безопасности и соответствия денежным лимитам, и укажите, будет ли компания покрывать расходы на мини-бар, Wi-Fi и т. д.
* Помните о том, что возможность выбора всегда благотворно влияет на сотрудников, поэтому вы можете позволить бизнес-путешественникам самостоятельно выбирать авиакомпанию или отель, ориентируясь на разрешенный класс обслуживания и « звездность » гостиницы.
Необязательно отдельно прописывать лимиты на завтрак, обед и ужин: вы можете установить суточную норму на питание, и работник сам решит, сколько потратит на тот или иной прием пищи.
Вам стоит определить, что компания подразумевает под этим пунктом — снеки, алкоголь, поход в кинотеатр и т. д. — и прописать, в каком случае работодатель готов возмещать потраченные средства (например, если такой досуг является неотъемлемой частью переговоров с клиентом).
Возмещение расходов
Важно, чтобы сотрудники четко представляли процедуру возмещения расходов. Попросите их указывать в отчетах дату, сумму, категорию трат, место и бизнес-цели, а также решите, стоит ли им заполнять квитанции на все расходы или же только на те, что превышают установленную тревел-политикой сумму.
Не забудьте также определить период, в течение которого работники должны предоставить отчеты, и установите, когда деньги, потраченные на деловую поездку, вернутся на счета сотрудников.
Охрана и безопасность
Прежде всего, необходимо прописать, что делать в экстренной ситуации и куда обращаться.
Если деловые туристы регулярно бывают в странах повышенного риска, организуйте дополнительное обучение по вопросам безопасности перелетов и пребывания в стране с другой культурой.
Также задумайтесь о том, каким образом будет налажена система оповещений о возможных форс-мажорах.
А высшим пилотажем станет разработка рекомендаций по здоровому образу жизни в командировках вместе с профильным специалистом.
Тревел-политика готова: что дальше?
Перемены нравятся только новаторам, остальные же воспринимают любые нововведения скептически. Чтобы тревел-политика надежно обосновалась в вашей компании, необходимо, чтобы сотрудники понимали, зачем она нужна, были знакомы с ее положениями и знали, где ее можно найти при необходимости.
Не забудьте организовать внутрикорпоративную рассылку, чтобы все работники могли еще раз просмотреть документ, и загрузите его на внутренний сайт компании.